浅谈高校治理现代化建设与档案资源的整合

文/辽宁省交通高等专科学校 佟娜

2021年开始实施的《档案法》，提出档案工作要适应国家治理体系和治理能力现代化的要求，是档案管理走向依法治理的重要标志，对新时代中国特色社会主义档案事业高质量发展具有深远影响。

一、内涵及意义

（一）时代内涵。高校治理现代化建设是指在学校党委领导下的制度体系建设和运行过程的现代化提升，包括党的建设、教科研建设、学生管理和财务资产建设等。作为国家制度建设和治理体系的有机组成部分，高校治理现代化是建设教育强国的基础支撑和前提条件。高校治理现代化建设与档案资源整合工作，是以学校档案部门与相关职能处室为治理主体，以教务、学生、财务、人事、科研等全部业务信息为治理客体，按照统一指导、归档及时、安全完整、共同治理的原则，以服务师生、优化利用、提升效率为目标，实现学校档案管理与利用现代化、全面化、便捷化。与传统档案管理工作相比，高校治理现代化建设与档案资源整合工作的转变具体表现为：一是治理主体从单一档案管理室向以档案室为主与涉及归档工作的职能处室相配合的多元主体转变。二是档案管理人员由专职档案室人员向以档案专员为主体、相关部门设立兼职档案员共同组建档案队伍转变。三是资料档案由档案室单独管理使用，向由档案室统一管理、在遵循保密等有关要求的前提下各部门共同利用转变。四是学生、教务、人事等档案产生部门单独使用各自数据系统向全校数据集成在统一平台、供平行部门便捷使用转变。五是档案数据的完整准确程度，由档案室一次性收集确定向各有关部门及时归档且负责准确性与完整性转变。通过治理体系治理能力现代化与档案资源整合，达到优化规范档案发展环境的目的。

（二）重要意义。一是立足国家“十四五”规划和《中国教育现代化2035》，在建设中国特色社会主义大学的进程中，推进高校治理现代化与档案资源整合，对于服务国家档案治理现代化、服务国家治理体系和治理能力现代化具有重要现实意义。二是高校治理现代化与档案资源整合，有利于将档案资源作为整体进行全局性梳理，有效整合学校各项业务工作全方面、全过程、全流水的信息数据集，根据高校师生群体实际情况，形成多元主体参与、结构规范完整、信息互动升级的治理体系。

二、国内外治理体系与档案资源整合研究

随着科学技术的不断高速发展，档案资源开发利用向数字、数据和知识多元方向快速发展。加强档案资源整合程度，提升资源开发利用效率，提高档案服务和治理能力，是档案治理现代化的关键。

（一）国外档案资源整合与高校自动化研究进展。1.档案资源整合项目研究情况。国际档案理事会（ICA）年会报告：2014～2015年，国外数字档案资源整合与服务的典型项目共计12个。主要有英国长期保存管理者数字化服务、荷兰国家设计类档案等项目。研究数字档案资源长期保存的项目有加拿大InterPARES和美国数字信息资源保存等。德国BAMP项目研究提出了超越博物馆、档案馆和图书馆界限的概念。欧美等国在图书档案数字化资源整合与服务方面，制定了明确的战略规划。2.档案资源整合的信息技术工具研究。一是在平台开发方面，加拿大的图书馆和档案馆数字标识项目，采用SharePoint应用平台，管理文件和文档，整合业务流程，使工作流自动化。二是在整合技术上，“Digital Vellum”数字档案整合方案，提出通过云技术实现集中共享。欧盟SOIMA项目，运用Icat工具，制定筛选收录文件的评价体系，提高了信息资源管理的效率。3.高校办公自动化研究与应用。20世纪50年代，英、美等发达国家通过外接设备应用和科学、技术理论，处理办公业务，提高办公效率。对OA的研究更倾向于与ERP、CRM、WMS、PDM等多种管理系统的整合。国外高校办公系统软件种类较少，大多致力于综合性管理平台的建设应用，以教育与科技创新相结合，融入网络信息等技术，建立高水平校园网络，建设数字化校园。

（二）国内档案资源整合与高校治理现代化建设研究进展。1.数字档案资源整合的理论研究。20年来，我国主要对民生、文化遗产和政务档案三类资源进行整合。马广惠提出应融合并协同发展电子政务与数字档案资源；冉昭华认为，电子政务环境可以为实现档案与社会资源融合提供条件；安小米等提出7个数字档案资源整合与服务的发展趋势；张卫东团队提出将关联数据、内容管理、数据挖掘和数字人文整合的方法，提供面向用户需求的个性化服务；孙俐丽构建了档案资源数字化建设的顶层设计方案；吕元智提出了数字档案资源跨媒体整合框架与实现策略。2.数字档案资源整合的技术与实践研究。我国进行不同领域数字资源的整合，注重整合技术开发和平台建设。档案学界研究比较多的是SOA数字档案资源整合，将服务接口、资源再利用、流程、管制等融为一体，实现数字档案信息资源的共享。OA有效解决了数字档案资源整合兼容性问题。20世纪80年代，建立了三大档案资料目录中心整理历史档案。学者李宗富利用DEMATEL方法、学者李晓构建了数字档案资源服务质量评价指标模型，分别探索研究了数字档案资源与服务的有效结合。3.高校治理现代化建设研究。高校各业务部门使用的内部工作系统是学校重要事项的运行载体，运用各系统完成专项工作并实现资源交互，是提升现代化治理能力与治理体系的重要保障。目前OA系统难以较好满足高校内部各系统现代化治理需求且较难归档。因此，研究开发符合高校实际的现代化治理系统尤为重要。高校一站式网络服务大厅高度集成了教务、学生教育、科研等多个业务管理系统，初步实现“数据多跑路，师生少跑腿”的理念，是高校业务办理和信息处理的重要平台之一。4.高校治理现代化建设与档案整合研究。目前，高校档案管理多以“条块”模式运行，各部门间数据库建设各成体系，比如：学生学籍网络管理系统、教务网络管理系统、网上报销和固定资产统计系统、人才培养数据平台、综合档案管理平台以及科研管理平台等各种应用系统或软件，与档案部门之间缺乏流通渠道，形成“信息孤岛”，难以实现档案资源整合与共享。而且由于部分数据资源不一致，入口不统一，认证方式不同，使用极其不方便。

三、困境分析

（一）缺乏数字化高效化。学校各项工作的良好运行与完成是提升治理水平与治理能力的关键环节，但目前只有少部分高校认为有必要构建各项业务工作的整合系统，用以规范程序、提升工作效率。而学校现有信息自动化管理系统大多功能简单，由于经费欠缺，且实现难度较大，很多工作支撑软件建立不够完善，多数系统只停留在初期使用管理阶段，缺乏工作跟踪与档案管理环节。大部分高校选择以纸介质方式推进一些专项工作程序，后期要通过繁琐的电话、邮件、会议等方式沟通协调。档案资料易出现归档不规范、历史材料归档不完整等现象。高校现代化治理数字化、高效化、档案化比较薄弱，有待进一步加强。

（二）重视程度不够。高校虽然普遍重视治理体系现代化建设，但是大部分高校未形成系统思维，未能广泛运用精细化管理手段推进工作进程。业务工作完成情况较多停留在口头或单独向上级汇报、报送，并未形成系统的业务或专项工作资料档案，不能及时将各项工作完成情况进行梳理总结。甚至个别学校会质疑某些工作材料收集的必要性，忽略了工作衔接和经验总结的重要性。也有个别学校意识到业务或专项工作档案的意义，但是迫于工作强度与工作人员的匹配程度，未能兼顾此项工作。尝试业务系统具备归档功能的高校，归档多是暂时便于系统信息查看，不完全具备与档案管理系统链接的条件。

（三）整合研究较少。多数院校部门业务系统是相互独立的，未与学校总体办公自动化系统形成良好衔接，容易形成“信息孤岛”，出现管理脱节现象，不利于数据统计利用与档案资源整合。部分高校探索数据提取平台解决“信息孤岛”效应，也进行了必要投入，但是数据共享共建是一个过程，各软件与档案管理系统接口不一致，缺乏资源整合性，需要政策、技术、专业等各方面支撑，因此尚未出现非常完善的整合平台，高校现代化治理与档案资源整合正处于起步阶段。

四、实现机制

（一）档案资源管理向治理体系现代化发展，档案资源逐步实现共建共享。1.“推进国家治理体系和治理能力现代化”被写入新的《中华人民共和国档案法》。从此，档案资源治理有了融合整个国家治理能力与治理体系现代化建设目标属性的功能。在此背景下，高校档案治理应向档案资源共建共享、档案服务互联互通以及档案数据治理等方面融合发展。应突破原有思维、更新工作方法，利用大数据技术，打破传统观念，大胆启动网络平台融合、嵌入、对接等研究和建设，尽快推动传统档案数字化、新时代档案整合化的进程。2.增强工作人员的现代化治理意识和资源整合意识。目前，部分相关工作人员对现代化治理与档案资源整合的重视程度并不高，习惯采用传统方式进行收集整理，没有意识到体系的现代化治理是信息的现代化整合。档案作为历史的数据库资源库信息库，整合过程是实现现代化治理的基础保障。只有提升整合意识，才能充分发挥资源共享功能。

（二）构筑多元主体参与结构，标准化法治化档案数字转型管理。1.强化档案法治化标准化建设。通过建立相关的法律法规，科学规范整合工作，逐步完善现代化治理和档案资源融合的工作体系。重点融合传统档案资源与数字档案资源的归集与利用；明确档案信息资源集成标准，实现有价值档案信息的有效存储和管理；提升档案管理部门的服务范围，重点发展数字化档案服务，实现档案信息资源集成服务效果最大化。2.强化多主体参与构建档案治理框架。按专业进行整合，建立专业数据库；按职能部门进行整合，以全局化、规范化、标准化的理念搭建信息共享平台，建立信息资源数据库，并完善库存档案结构，向集成化、智能化方向发展。在开发与利用档案资源过程中不断规范程序，实现高校档案数字库良好对接社会服务的功能与价值。

（三）探寻专业信息技术途径，逐步实现现代化治理与档案资源整合。1.探索实现高校现代化治理与档案资源整合的有效技术途径。在普遍重视要消除“信息孤岛”效应的前提下，因目前各部门涉及的软件与系统较多，较难做到软件或系统间的简单合并，可以尝试从建立两个平台的角度解决此问题。一是建立系统融合平台，既将所有的系统或软件定制接口嵌入平台，将全校系统都集成在系统融合平台内。二是建立数据融合平台。即将所有系统或软件的数据统一汇总到数据平台，方便各部门读取调用。经过两个平台的建立，努力达到登录系统融合平台，可以找到所有系统软件，实现治理现代化；登录数据融合平台，可以调取所有数据，实现档案资源整合。先将两个平台内容建成后，再进一步探索整合机制。2.探索组建具备数据信息与档案管理专业知识的技术队伍。在构建高校治理现代化与档案资源整合系统的过程中，需要有从建立系统到实测系统，经过充分研究讨论，提出解决方案，再进一步调式、实测的反复过程。目前尚无完善的现代化治理系统，仅少部分高校正在初步探索系统构建，并在试运行中，有很多实际工作问题及技术问题需要持续调试。结合当前实际情况，网络平台构建、治理体系建设、治理能力提升、档案资源管理等工作是由不同人员队伍开展的，已经形成各自领域专业化、各自利用的局面。对此，要将具有不同专业背景或工作经历的人员组建成一个团队，明确分工、合作研发，遇到具体问题，由团队分析解决，并经过实际工作检验，逐渐完善系统。因此，组建具备不同知识能力的专业队伍是高校治理现代化与档案资源整合的必要保障。

（四）档案信息资源与治理现代化有效整合，提升档案价值与服务效能。1.档案服务工作的未来发展方向是整合档案资源，建立数据共建共享库，运用网络信息技术提供便捷服务。如开发档案个人查询系统，简化查档程序；解决由于时间长短、工作交接、档案产生过程、收集过程等原因，导致查档时出现资料不完整，甚至缺失问题。同时，培养专业的档案管理员和兼职档案员队伍是保证档案归档质量的重要支撑。2.高校的现代化治理除了建立制度体系外，还需要落实系统服务维度的建设。然而一般成熟的办公自动化系统难以较好满足高校的实际需求，即便在此基础上按照高校要求进行修改，其效果往往也不理想。因此，要进一步深入探索高校各现代化治理软件的组合平台、数据提取平台、档案资源整合平台三者之间的紧密联系，按照高校工作的实际需求，研究开发一套符合高校实际治理体系框架的现代化治理与档案资源整合系统尤为重要。3.整合档案资源是实现档案治理的必要手段，也是现代化治理的一部分，更是大数据时代，方便快捷数据读取的发展趋势。要创新大数据环境下电子与纸质信息一体化、局部与全局信息一体化、专项与整体信息一体化的管理策略，充分发挥大数据、区块链、云计算、人工智能等先进技术在档案资源云管理中的作用，促进档案信息跨事件、跨平台、跨资源融合管理，开拓高校乃至国家治理现代化建设与档案资源整合的新局面。