企事业单位会议室的类型与建设管理

2023-01-21北京强度环境研究所崔婧张梦妍殷斌王欣媛李姝睿

办公室业务 2022年24期

文/北京强度环境研究所崔婧张梦妍殷斌王欣媛李姝睿

会议室，顾名思义是召开会议的空间，在现代办公空间中，会议室除了承担会议功能外，还增加了接待、培训、形象展示、组织活动等功能。所以会议空间是综合使用频率最高、各种专业设备最为集中的空间区块。

建设年代较早的企事业单位，随着时代发展，会议室呈现出单一性的特点，但随着会议类型越来越多样化，现有会议室已经无法满足全部会议的需求。这就要求企事业单位要配备一些专业的、设备齐全的，同时对安全性、可靠性及保密性要求较高的会议场所。

根据我国《办公建筑设计规范》（JGJ67-2019）中第4.3.2条的规定，会议室建设应符合下列要求：1.会议室根据需要可分为大、中、小会议室。2.中、小会议室可分散布置。小会议室使用面积宜为30㎡左右，中会议室使用面积宜为60㎡左右；中、小会议室每人使用面积：有会议桌的不应小于2.00㎡，无会议桌的不应小于1.00㎡。对于办公建筑设计规范中的会议室的定义，很难适配到实际会议室的应用中，因为大多数会议室项目对于空间的利用要求很严格。

一、会议室类型

不同形式的会议室，适用于不同类型的会议。多人参加的讨论性会议、一对多的演讲、培训会议以及越来越多的保密性会议，对会议室提出了不同的要求。

（一）讨论型会议。讨论型会议是企事业单位最常召开的会议类型，针对这类型会议的会议室建设尤为重要。根据人数以及谈话内容、方式，可以采用以下几种会议室类型召开：

1.访谈式会议室。访谈式会议室一般采用一对一的形式，主要方便员工进行面试、绩效谈话、员工谈心等活动，一般是在协调间或洽谈室内设置一桌两椅式的访谈式布局，能够达到交谈双方深入、有效交流的目的，是一种打破距离的布局方式。

2.咖啡馆式会议室。咖啡馆式会议室通常适用于4～6人左右的小型讨论式会议，比如小组讨论、头脑风暴之类的短时会议，采用围坐式的方式，也是非常基础的布局方式，有利于参会人员近距离交流。这种咖啡馆式会议室布局可以让讨论者感到放松。

3.会谈式会议室。会谈式会议室在企事业单位中是最常见的一种形式，适用人数范围可根据会议室的大小确定，但一般是10～50人左右的讨论式会议。这种会议室的布置一般采用长条桌或圆桌，将桌子放置在会议室的中间，桌子两边摆放椅子，主桌坐会议代表和会议主席，根据GB50799-2012《电子会议系统工程设计规范》中的术语解释，会议代表是指具有发言、收听、表决设备的与会者；会议主席是指具有发言、收听、表决设备的权限之外，还要主持会议的人员；除了会议主席和会议代表以外的其他与会人员称为列席，列席是指在会议上不发言、只收听，没有发言设备和表决设备的参会人员，如果有列席的会议室需要根据会议室的大小适当搭建扩声系统。这类会议室比较容易搭建，可以简单地将几块方桌拼接起来，就可以营造既正式又不妨碍员工互动交流的布局。

4.岛屿式会议室。岛屿式会议室一般是适用于入职员工培训、集训营等需要有讨论环节的会议。这种类型的会议室是一种可以让分组员工进行交流的布局方式，通常需要的空间比较大，所以需要在大型会议室内使用这种方式。

5.鱼骨式会议室。鱼骨式会议室和岛屿式会议室一样，能够有利于小组或部门之间的员工进行交流和互动，同时又确保每个小组成员都能看到讲台。这种会议室类型的布局，顾名思义就是将桌椅像鱼骨一样摆放，也是一种常见的临时布局方式。但这类会议室存在有效容纳人数会受布局方式而折损的缺点。

（二）演讲、培训型会议。演讲、培训型会议是企事业单位中比较常开的一种会议类型，针对这种会议类型，可以采用以下几种会议室类型召开：

1.课堂式会议室。课堂式会议室主要用来开展具有培训性质的会议或是员工考试，是一种比较不受面积影响的布局方式，既适用于中型会议室，也适用于大型会议室。这类会议室的布局就是在座椅前方摆放桌子，有利于员工或培训人员进行记录和书写。课堂式会议室的布置较为灵活，可以随时根据需要进行调整。

2.U形式会议室。U形式会议室的布局是将桌椅摆放成U形，根据需要可以在U形最前方摆放一个主讲台，这种会议室类型布局可以很好地化解传统布局所带来的视觉阻碍，可以更好地让员工进行面对面交流。U形式会议室的布局和课堂式会议室一样，可以通过后期桌椅的调整、拼接得到U形布局。缺点是这类型会议室一般只适用于中小型会议，而且相比同等空间的会议室来说，这种布局所能容纳的人数是最少的。

3.影院式会议室。影院式会议室是同等面积空间里能容纳最多人数的布局方式，这种布局座椅前不设桌子，适用于大型会议室，但这种布局的会议室往往需要事先规划。如果是大型演讲会或报告会之类无须书写、记录的会议，可以安排到影院式会议室。

（三）保密型会议。现如今，保密型会议在企事业单位中是经常召开的一类会议，特别是对于一些军工企事业单位，保密型会议更是必不可少的一类会议。对保密型会议来说,首先要确定会议密级，根据会议密级的不同，保密会议室的保密级别要根据使用单位的要求来设计。以上任何使用功能的会议室都可以设计成保密会议室，保密会议室是当今军工企业召开涉及国家秘密和企业秘密会议的专门场所。保密会议室不得使用无线设备或装置，比如手机、无线话筒、无线网卡、无线键盘、对讲机等，也不得使用不具备保密条件的电视电话会议系统。

除了上述几类会议室，还有一种常用于企事业单位的会议室——多功能会议厅。多功能会议厅，是指能够举办各种会议、学术研讨和演讲的场所；可以进行报告、新闻发布、产品展示、多媒体教学培训、电影放映、中小型文艺表演等。一般占地大，设有舞台、活动座椅和单独的控制室，采用先进的专业音响设备、多媒体显示设备、高清晰摄像技术；智能化集中控制、舞台灯光照明等多种应用，能够适应各种用途，并能够在不同模式下切换使用。

二、会议室的建设与改造

建设年代较早、功能比较单一的会议室，很多已经无法适应现代会议的需求，为了提高会议室使用率，满足多种会议的需求，需要对会议室进行现代化的升级和创意布局。笔者以某事业单位会议室建设改造为例，总结了一些经验做法，对于传统会议室的改造升级有一定借鉴作用。

（一）会议室的环境与布局。会议室在改造设计时，应当考虑不同会议的规模、参会人员数量以及是否有视频会议等情况。

1.会议桌的选择要进行一定考量。圆形桌更能营造无距离的空间感；方形桌更具灵巧性，方便后期拼接进行会议室布局改造；梯形会议桌的设计，可以更好地化解视线的阻碍。但最常用的还是方形桌，可以根据会议内容和人数在会谈式会议室、课堂式会议室、岛屿式会议室、鱼骨式会议室以及U形式会议室之间来回转换，布局非常灵活，并且根据会议室的宽度、纵深、长度和空间高度，能够在有限的空间内充分发挥会议室的利用率。

2.可以考虑采取有效的空间切割方式，进一步扩张容纳人数，更好地解决会议室的紧缺问题。目前可用收纳式隔音墙将两个独立会议室打通，这样一来，整个会议空间既可以充当几个独立的会议室，又可以合成一整个大会议室，一举两得。

3.会议室四周的环境颜色以及桌椅的色调，也是十分重要的考虑因素。会议室的内饰装修应当尽量简朴，一般来讲，避免采用“白色”“黑色”之类的色调，以免参会人员产生不适感，也可以避免在视频会议时，产生“反光”及“夺光”等不良效应。

环境颜色以浅色调（如米黄、浅绿）等较为适宜，桌椅颜色最好选用中性色调，会议室墙壁、桌椅、天花板等应与整体色调相匹配。

（二）会议室的灯光照明。灯光照明是会议室的基本必要条件。由于会议召开的时间持续且随机，自然光的照度和色温会随着时间不断变化，因此会议室应当避免完全采用自然光源，应当以人工光源为主，自然光源为辅。而在采用人工光源时，应当选择冷光源，如三基色灯，光源颜色统一、照明灯光分组可控，尽可能避免混光照明。此外，不采用碘钨灯、白炽灯等热光源作为照明光源使用，防止刺眼、温度过高以及影响室内气氛。召开视频会议的会议室，对光源的要求还会更高。视频会议室的窗户应当避免使用自然光源，完全采用人工光源，照度以摄像机显示的图像效果为标准，并且安装厚遮光的窗帘，防止自然光破坏室内的光平衡。

（三）会议室的声音系统。大中型会议室和举行视频会议的会议室经常使用公共广播设备。为了实现公共广播设备系统的最佳效果，应重点对会议室的声音系统进行设计和改造。

1.在设计扩声系统时，必须避免语音设备面向语言主扩声扬声器，否则声场容易产生啸声。

2.为了保证扩音效果，天花板和周围墙壁还应安装隔音毯，窗户应使用双层玻璃，进出门时还应设计隔音装置。

3.根据声学技术要求，一定体积的会议室有一定的混响时间要求。一般来说，如果混响时间太短，声音会变得枯燥乏味；混音时间过长，声音混乱。因此，不同的会议室有其最佳的混响时间。如果混响时间合适，可以美化演讲者的声音，掩盖噪音，提高会议效果。

三、会议室的管理与维护

建立健全的会议室管理制度，以服务为宗旨，做好基础工作，加强会议室监管，加强用户培训管理，是高效管理和使用会议室应有之意。

（一）会议室管理权限。一般来说，企事业单位的办公部门负责会议安排和会议室的调配；会议室的具体使用管理、会议室设备设施的维护和管理、会议办公用品的配备和管理，会议的服务保障等工作由安全保障部门管理，保密会议安全措施的检查、指导和控制由保密部门负责管理；会议室的信息技术支持和保障由信息化运维部门负责管理。

（二）会议室的申请使用。使用会议室应当通过会议室管理系统提交使用申请，经过管理人员审批后方可使用。以此避免会议室的使用冲突或者无效闲置，提高会议室的使用效率。若会议室的使用产生冲突时，应当以大局为重，由会议管理人员进行协调安排。原则上会议室的申请占用是按申请的时间顺序排列使用的，即先占先用，但也有特殊情况需要考虑：

1.下级单位服从上级单位的会议安排。如果上级单位和下级单位安排的会议在同一时间，则优先安排上级单位的会议。

2.参会人员相同的会议尽量安排在同一个会议室召开。如果有两个或两个以上会议的参会人员相同，尽量安排在同一天的同一个会议室中召开。

3.临时会议让正式会议。如果正式会议与提前申请的临时会议所用会议室之间发生冲突，则优先安排正式会议。

如会议室的使用预约发生变化，应及时通知管理人员，以便进行相应的安排。

（三）会议室的日常维护。提高用户的设备操作水平，定期进行培训学习，引导参会人员正确使用会议室设备，规范操作设备，制订并编制会议预约流程和设备使用规范，减少因使用操作不当造成的设备故障，提高设备使用寿命，设备开关处可制作并粘贴特殊的温馨提示卡。

提醒操作者在使用时应注意的问题，并掌握正确的设备操作程序。在每次开会后，请指定人员对会议室进行检查。检查项目包括：电气设备是否关闭，门窗是否关闭，桌椅是否恢复，会议室下次使用的维护工作是否做好。

非会议期间，应规范会议室的日常维护工作，如设备检查和卫生，电池充电，设备维护；及时清洁地面，茶杯消毒，桌椅摆放，及时有效地利用，增加使用次数，达到规范化、合理化的目的；定期进行设备检修，以减少故障发生的几率，保证会议的顺利进行，保证设备高效运转；对桌椅进行定期维修，并对其进行更换和维修；定期安排专人进行设备保养，并在会议室内建立设备的保养记录，并将设备的位置、型号、采购日期等记录在案；记录故障时间、故障现象、维修日期；对组件及费用进行更新，保证会议室的环境良好。

（四）会议管理人员的服务。会议管理人员应加强和与会人员的沟通，确保问题得到及时解决。会议管理人员应及时检查会议室的使用情况，根据会议要求、会议时间、参会人员、设备是否需要使用，并及时检查设备是否能正常使用；听取对方意见，及时处理问题，使会议正常有效进行。

会议管理人员应协助和培训相关会议室的工作人员熟悉会场和会议相关物品的使用。会议期间如遇紧急情况，应冷静处理，加强与他人的沟通，确保问题及时解决，不影响会议室的使用。

在会议室的管理与保养方面，由管理员对会议室的类型与数目进行适当安排，引导工作人员做好会前的筹备，并能在会后对紧急情况进行及时处置；会议结束后，要仔细对会议室的设施和设备进行检查，并与有关人员协同工作，确保会议正常进行；全体员工的工作责任感和整体的综合质量要持续提升。