创新管理手段完善企业档案保密安全工作

2023-01-21神华神东电力有限责任公司教育培训中心刘娇

办公室业务 2022年24期

文/神华神东电力有限责任公司教育培训中心刘娇

在互联网时代，伴随新技术的快速发展，企业档案资料的作用越来越大，对于档案资料保密工作的投入也越来越大。与此同时，工作任务越来越艰巨。此前进行管理时，由于应用的方法过于陈旧，导致资料的保护效果不佳，安全性受到较大影响。在当前5G技术和大数据信息技术的驱动下，档案信息和用户需求总量明显上升，充分利用数字技术，创新管理手段，能够减少繁琐流程和工作环节，实现档案管理的转型升级。因此，相关人员理应提高重视度，及时采取合理措施完成任务，确保安全性达标。

一、做好档案保密安全工作的意义

进入新时代，无论是在物质需求方面还是在精神追求方面，人们的要求都越来越高。创新档案管理手段，将对档案管理的理念、方式、内容产生变革性影响，会使档案管理更加科学智慧。如今企业面临着许多新机遇以及发展方面的问题。全球化竞争十分激烈，使得档案管理工作变成了企业的重要组成部分，是其自身发展的基础支点。一方面，能够对企业规划起到一定的数据支撑效果；另一方面，能让管理人员更好地把握企业发展状况以及经营水平。除此之外，企业档案是全社会对企业效能认知的基础部分。伴随技术条件的全面升级，在企业竞争过程中，档案成为发展中的一项重要载体。因此，各企业理应提高对于保密工作的重视度，确保其有着较高的安全性。如果出现了任何问题，不但会影响企业的建设成果，甚至还会对未来的整体发展带来负面影响。

二、当前企业档案保密工作存在的隐患

（一）信息技术带来的隐患。现如今互联网技术已经变得非常普及，基本上在生活的各个层面都有渗透。而对于企业管理来说亦是如此，在进行档案管理的时候，为了保证运营效果，除了少部分资料仍然采用纸质档案外，绝大多数资料以数字档案为主。将其上传到网络空间，不仅能够随时随地提取，而且储存空间非常大。尽管这种方式给管理工作带来了诸多便利，但同时也在无形之中，出现了诸多隐患。毕竟网络技术本身有着较强的传播能力，在信息传递的过程中，难免会受到病毒的干扰，从而造成档案信息丢失，如果没有及时处理，甚至有可能导致整个系统完全瘫痪。此外，黑客的攻击同样很难应对。尤其是一些技术水平较高的黑客，就算企业应用了防火墙，同时定期进行杀毒，同样有可能受到外部攻击。这样一来，部分重要资料很可能出现泄露的情况。

（二）保密范围不清晰带来的隐患。企业内部尽管已经制定了诸多规章制度，但由于内容缺乏针对性，与企业的实际情况有所脱节，没有实际作用。在落实的过程中，很容易出现诸多问题。此外，部分企业在执行保密制度时，出现了时松时紧的情况，当上级开展检查时，变得极为认真，而在不检查的时候，制度仅仅是一个摆设。长此以往，员工们就会抱着一定的侥幸心理，在档案管理时，对制度内容不会太重视，一些细节处理会忽视制度内容，进而出现隐患。

（三）硬件设施存在一定缺陷。对企业来说，所有档案保密工作都需要相关理论内容提供支持。但是，单纯依靠理论本身，显然不够，还需要额外应用硬件设施奠定基础。无论是硬件还是软件部分，但凡综合质量不达标，都很难确保档案保密工作的效果达到预期。然而从实际情况来看，企业往往是将资金成本和人力成本全部投入未来的发展工作中，而对于设施部分则有着一定的忽视。这样一来，相关工作的正常开展会受到较大影响。

（四）管理人员的综合素养偏低。对于管理工作来说，无论是设备的使用还是制度的贯彻，所有内容都需要员工自主进行处理。然而从当前情况来看，一些企业内部管理人员的综合素养不高，对于知识内容的了解不到位，少数人虽然清楚制度内容，但是在实践中，仍然出现了偷懒的情况。此外，由于设备和技术每年都在不断更新，因此管理者必须不断完善自我，了解行业发展的状况。但是部分管理者年事已高，思想较为陈旧，对新事物的学习和认知了解不到位，也不愿意努力尝试。正是这一因素的存在，对企业的整体发展造成了巨大影响，导致企业的实际发展受到了诸多阻碍，进而影响了保密工作的效果。

三、企业档案安全保密需要创新管理手段

综上所述，对于企业的档案管理工作来说，无论是从宏观还是微观层面，均有诸多隐患。所以，为了保证档案资料有较高的安全性，一定要创新管理手段。

（一）创新组织领导方式，夯实工作基础。加强对档案安全管理工作的领导，及时调整档案安全保密领导小组，压实工作责任、强化担当意识；重新修订《档案馆安全应急预案》，不定期开展消防安全知识讲座和消防演练，坚决防止和克服松懈情绪、侥幸心理。严格执行每日安全排查和周巡查制度，建立检查巡查台账，安排专人24小时值班值守，及时消除安全隐患。多方争取资金，购置监控、温湿度计、档案消防设施等安全设备，进一步夯实档案安全工作基础。在档案管理工作中，为了保证管理工作的连续性，应当定期抽查监督。通过这种方式，不但能够对相关工作人员起到警醒的效果，让其在日常工作中做到足够细心，认真处理每一项工作事务，思考其中的细节内容。而且还能及时找出当前工作中存在的问题，通过合理措施进行处理。在日常管理中，需要时刻贯彻“谁管理，谁负责”的原则，但凡发现问题，必须追究相应人员的基础责任。如此一来，档案管理工作才能落到实处，每一项细节问题都能得到解决。只有企业的员工均有较强的保密意识，最终结果自然令人满意。

（二）创新制度建设，筑牢保密防线。进一步健全完善《信息安全管理制度》《档案库房安全保密保卫制度》《档案馆安全制度》等安全保密制度，强化涉密载体的保密管理，落实档案安全责任，使保密工作有章可循、有规可依。每月开展一次全方位检查，排查安全隐患、维护服务器、扫描仪、计算机等档案信息化设备和档案信息管理系统，并对档案管理设施设备进行病毒检测，确保设备网络正常、安全运行，全面维护档案信息安全。其一，在制度层面理应对于保密工作的具体范围予以明确，设置对应的保密级别，促使每个部门的人员都能明白自身工作的涉密范围以及对应级别。如果发现资料规范性不高，不满足要求，应当对其重新归档。其二，在进行档案查阅以及借阅时，如果发现部分资料涉密程度较高，那么在应用的时候，必须按照查、借、阅档案管理规定程序走。以防由于管理者的随意，造成重要资料丢失或者机密泄露。所有工作都应做到有章可循，有迹可查。在出现问题时，能及时找到对应的负责人，追究其责任。其三，针对信息系统，理应为其单独设置防火墙，做好防护工作。在文件传输的过程中，应防止病毒侵入，或者黑客攻击。特别是一些涉密信息，更需要定期杀毒，完成隔离，以防因小失大。此外，还需要进一步提高技术，将所有隐患消除干净。在管理的过程中，需要时刻贯彻“管防结合”的基本原则，不断引入最新的防护措施，提升技术水平。

（三）创新管理技术，提高管理效率。加强档案信息涉密管理，全体干部签订保密承诺书，明确规定档案管理网与互联网物理隔离，严禁非规定计算机接入和访问档案管理网服务器，禁止随意通过U盘、移动硬盘等便携设备与档案管理网上的计算机进行数据交换。规范档案信息公开保密审查程序，所有拟公开档案信息在公开前由专人对内容进行保密审查，确保“涉密信息不公开，公开信息不涉密”，切实消除档案信息泄密隐患，确保档案信息安全。数字赋能作为一个新的概念，主要是随着数字技术的超快发展，利用互联网、大数据、网格计算和人工智能等技术通过特定的方式给予我们能力，以此改变传统的工作、生活方式。在21世纪的今天，不论是在物质需求上还是在精神追求上，人们的要求都越来越高，而数字赋能等技术挖掘才是真正能激发市场活力的创新应用。将数字技术应用于档案管理，将对档案管理的理念、方式、内容产生变革性影响，会使档案管理变得更加科学智慧。

（四）创新服务管理模式，确保规范运行。把档案安全管理贯穿于档案接收、保管和利用工作的各个环节。利用现代化手段全方位做好档案安全保密防护，加强档案数字化外包服务企业管理，建立档案数字化外包保密制度和档案数字化外包流程操作规程，落实技防措施，安排专人对外包公司现场进行全程监督管理，切实保证档案安全。我公司今年上半年以来，积极开展线上、线下查阅服务，累计服务干部群众386人次。对档案保管工作而言，并非仅是档案管理部门负责，而是在企业管理工作中非常重要的核心内容。但凡有任何关键性资料出现泄露，都会对企业的综合效益带来巨大影响。所以，所有企业员工都需要充分认识到档案安全保密的意义所在，在处理任何工作事务的时候，都需要参照相关规定要求执行，不能盲目展开。特别是一些涉密工作人员，更要清楚保密的复杂性、长期性以及艰巨性。不仅如此，在企业内部，上级领导还需要做好宣传，将保密活动和企业的经营工作整合在一起，促使员工自身的保密意识得到全面强化，进而逐步形成完善的思想防线。传统的档案管理一般采用的是人工编辑、整理、分类、归档，不仅工作繁琐、效率低下，而且经常会出现纰漏。采用数字化管理可以极大地释放人工工作量，减少由于人工操作出现的漏洞。利用数字化储存、机器鉴定整理归档，可以有效提高档案工作效率，提升鉴定标准，实现档案资源数字化、管理智能化、工作流程简单化，大大缩减管理时间和管理成本。

（五）明确保密范围，提升保密级别。在档案保密工作开展的过程中，理应参考和借鉴西方发达国家企业的档案管理标准，对具体范围和级别予以界定。一般而言，企业开发工作的档案资料既有商业方面的机密，又有自身工作以及市场利润方面的机密。因此需要对其进行合理划分，之后再进行归档。如此一来，管理者在实际管理过程中，可以做到有章可循，参照具体制度内容，完成所有基础工作，进而有效提升管理水平。社会信息化提升了信息的地位，而信息安全是任何国家、政府、行业部门都需要重视的问题，尤其是在档案管理工作中，各种档案的保密性和隐私问题尤为重要。在传统的档案管理工作中，档案的保密性没有被充分重视，容易出现信息资源的泄漏遗失。数字化技术可以加密档案信息，改变以往靠封条进行保密的模式。数字赋能将引入密码技术、人脸识别技术、指纹技术、防火墙技术、数字化备份等信息安全相关的技术手段。安全保密措施的引入对于提升档案管理的安全性具有深刻的意义，极大提高了档案的保密性与安全性。

（六）做好人才培养工作。进入新时代，档案保密工作的内容变得极为丰富，技术水平有了较高提升。因此，为了确保档案管理的水平得到提高，企业需要打造一支优秀的技术团队。一般而言，企业可以在内部定期开展知识培训，让员工了解最新的技术内容以及行业发展的情况，促使其综合水平有所提高。毕竟，保密管理工作本身有着较强的动态性，伴随企业技术开发水平的不断提升，保密手段理应不断改进和强化。除了保证系统设备较高的安全性外，无论是数据还是基础设备，都不能出现任何问题。同时，还要确保其运行能力有所提高，达到更高水平，真正做到统筹规划，全面发展。面对当前数字赋能对档案管理的冲击，基于当前管理发展的趋势和档案工作的现状，未来定是理论知识与数字技术、档案工作相融合的新型工作模式，这就必然会促使工作单位不断优化人员配置、加强人员培训，引导员工学习新技术、新方法，提高工作素养，努力适应数字时代档案管理理念和工作操作流程，实现常规管理工作更加科学、便捷、规范和系统。