独立学院转设背景下办公室工作的困境和对策

文/武汉工程大学邮电与信息工程学院 李灵瑾

学院办公室在所有职能部门中占据首位，其作为核心部门，起着承上启下、沟通协调、内传外达等中枢纽带作用。办公室工作水平彰显着整个独立学院的管理工作水平，对整个学院的教育发展起着至关重要的作用。教育部办公厅印发《关于加快推进独立学院转设工作的实施方案》（以下简称《方案》）后，由于大多数独立学院长期依靠举办高校运行，只设立主要职能部门，没有设立发展规划处，因此，学院办公室由于工作性质等原因，自然而然承接了推进学院转设发展的工作。这一新的领域，对办公室人员的业务水平提出了新的要求，也带来了新的困难。

一、独立学院办公室工作的现状

（一）一岗多责、职权不清。学院办公室作为学院的“大脑”，通常需要协调全院、督查督办，工作任务相对繁重和复杂。在工作中，不仅需要传达院领导的核心思想、汇总各部门意见、总结全院工作，而且工作内容相对严谨，不容有错，一般还需要严格保密。除了常规性的公文处理、文件收发、办文办会等，办公室会经常接到教育厅和举办高校的临时任务，且有时还需协助其他部门完成一些重要工作和大型活动。所以办公室人员除了要完成固定的工作职责以外，也需要完成很多临时性、非常规性工作，那么部门领导对于每件事情的任务分工显得尤为重要，分工不均衡、职责混乱势必会造成工作人员之间互相推诿，不配合工作。

（二）依赖度高、自主性低。由于独立学院的特殊身份，属于举办高校的二级学院之一。因此，很多独立学院高度依靠举办高校办学，工作上常常按部就“搬”，缺乏创新。办公室工作亦是如此，按照举办高校的整体发展规划做工作、按照举办高校的制度拟文件，这确实减少了很多错误的风险，但其实两校在财政收支情况、师生人数比例、办学理念等方面截然不同，若不结合实际情况处理，一味照抄照搬，不仅不能切实处理问题，反而会因为水土不服而带来更严重的后果。

（三）能力不足、参差不齐。学院办公室是一个直接服务和接触院领导的部门，很多工作直接由院领导布置，传达给全院，同时需要督查督办，最终形成总结意见汇报结果。因此对办公室人员的能力和素质有着较高的要求。当遇到重要工作，比方说干部大会、开学典礼等，一般需要全员参与，不可能由一人完成，讲话稿的起草、修改、复核到院领导批阅，每一步都需要有人执笔、修改，而且一般都会修改到最后时刻；同时，还有活动的安排、会议通知，与其他部门的沟通协调，很多时候完成一项活动，一个人身上需要安排多项事物，这无疑对办公室人员的综合素质有着较大的考验。但是由于独立学院的“校中校”特性，人员流动性较大，往往培养好的人，不是调去其他部门就是另谋高就了。遇到重要事项的时候，由于办公室人员水平参差不齐，领导一般安排有经验的人负责，导致工作时有的人可能安排多项工作任务，有的人可能只有一项，甚至没有工作任务。

（四）人心不稳、积极性低。《方案》中明确表明独立学院的举办方要按照“能转尽转、能转快转，统筹兼顾、协调推进，分类指导、因校施策”的工作思路尽快完成转设工作。所有独立学院都必须尽快与举办高校“脱钩”，转设成一所独立的公办高校、民办高校或者终止办学。但是转设工作牵涉甚广，不仅需要平衡举办高校和独立学院的利益，独立学院聘用人员的安置问题、在校生的学籍学历信息是否有变的问题也需要重点关注。2021年，个别独立学院因转设过程中对聘用人员安置不妥当和在校生学籍学历信息不明确导致转设进程“卡住了”，多数未确定转设方案的独立学院持观望态度，按下了暂停键。因此，还未完成转设甚至未确定转设方案的独立学院，因转设的不确定性，造成独立学院聘用人员的不稳定性。未来的不明确，导致很多人抱着观望的心态，甚至有些人骑驴找马，身在其位，不谋其职。

二、独立学院办公室工作的困难和对策

（一）工作人员能力不足，缺乏学习。高校招聘多有年龄限制，且一般对专业无明确要求，招聘入校的人员多以无太多工作经验的年轻教师或应届毕业生为主，缺乏实际工作经验和专业能力。且独立学院多以一线教师发展为主，培训和奖励多有倾斜，行政人员，特别是基层行政人员的发展常常受到忽视。

办公室作为核心部门，对人员的工作能力和综合素质都有较高的要求，岗位学习培训需要形成制度化和长效化的机制。一是新人进入办公室工作前必须经过岗位培训。不能只是简单的工作交接，业务知识和办公室工作要求的培训也是重中之重，岗前培训不仅会使工作人员尽快上手开展业务工作、遵守办公室工作要求，也能坚定其工作的意志，以在办公室工作为荣；二是在岗人员要制定年度培训计划。编制培训预算经费、提供培训渠道，利用寒暑假时间抓紧培训。校外组织、会议的培训是一方面，部门内“老带新、传帮带”也需计划安排，重要工作设置AB岗，当A岗因故不在岗时，B岗应主动顶岗，及时处理一般性事务或紧急公务。办公室人员应不断学习、提高认识，利用上班空隙时间学习提升，无时间外出，线上也可。若办公室人员无较高的工作能力或一技之长，在学院转设过程中，发展可能会受到限制，甚至被“淘汰”。

（二）岗位人员流动较大，缺岗缺智。独立学院办学初期，多由举办高校派驻本部干部、教授到独立学院各单位、部门当领导，然后带领独立学院聘用人员工作，这种模式导致很多聘用人员因发展受限另谋出路。同时，独立学院因为“校中校”的办学模式原因，在经费预算以及人员编制方面都有一定的限制。不属于体制内的“铁饭碗”，且目前又面临着转设的不确定性，办公室人员流动性较大，人员不足成为常态。

要重视办公室人员的职业规划，建立清晰的办公室人员发展晋升渠道和奖励激励政策。办公室人员属于行政岗，不同于教师和辅导员，不能通过评定职称和教授课程提高收入，工资相对固定，且在所有岗位中发展受限最明显，工作满足感、成就感较低。针对这一现状，应做到如下几点：一是部门可以设置不同级别的岗位，通过综合评定晋升，并相应提高薪资待遇；二是可通过制定学历提升奖励政策、论文课题科研激励政策，鼓励行政人员提升自我竞争能力；三是适时可以进行岗位调动调整，培养多方位管理人才，全面提高行政人员的综合素质和能力。

（三）机构设置不完善，办公室责任重大。办公室工作除了日常程序事务和领导交办事务以外，还要承担很多临时偶发事务以及协调督办事务。由于机构设置单一，大多数独立学院依赖举办高校运转，独立学院一般只设置办公室、招就处、教务处等必须自己运转的部门，而发展规划处、保卫处、图书馆等部门独立学院没有设置，因此一旦有业务需要跟这些部门挂钩，办公室就需要承担此项工作，这无疑给办公室人员带来了更大的工作量。目前独立学院办公室不仅需要做转设相关的工作，处在“十四五”规划编制工作时期，也需要承担规划编制工作。工作量较大，是目前独立学院办公室人员的常态。临时性工作任务较多，工作安排不均，职责不明确，导致出现员工之间互相推诿扯皮、不团结等问题。

要完善健全办公室管理制度，日常事务职责到人，临时事务形成工作任务小组，明确分工，合理安排。办公室领导既不能任人唯才，也不能大包大揽；既要领导好部属，也要科学安排工作分工，让大家心服口服。一是制定日常考核管理制度，在年初确定各工作人员的全年工作任务，年终整体考核，考核结果与年终个人绩效、各项评优评先、职位晋升挂钩，提高大家工作的积极性，而不是被动工作、磨洋工；二是日常性工作任务根据每个人的业务能力分工到人，明确办公室人员工作职责范围。临时性工作任务形成工作小组，指定小组领导，明确小组负责人和成员，合理安排每个人的工作任务和在此项任务中所要承担的责任，并将每项工作纳入日常考核中；三是工作任务不大包大揽，需要其他部门协助协调的，可直接与院领导商量。征得同意后，可与其他部门合作完成工作任务，并根据部门工作职责合理分配工作。

三、结语

综上所述，独立学院办公室工作是高校建设发展的关键。做好办公室工作，不仅要对工作有高度的热情，还需要有扎实的专业能力和较高的综合素质。办公室管理者要制订好管理制度，激励工作人员不断进步、团结一致、和谐共处。办公室人员要坚定信念，要做好领导的参谋，协调各部门工作，协助学院完成转型发展。在转设的背景下，不忘初心、牢记使命，不断提升自我，为学院发展建设贡献力量。