现代化治理体系下档案资源管理的SWOT分析

文/石家庄市疾病预防控制中心 朱晓曼

伴随着我国社会主义现代化进程的不断推进，档案管理事业也在逐步自我完善，SWOT分析法被常用于管理学领域，是在全面系统地分析主体内外部优、劣势的基础上，以问题为导向提出有利于主体可持续发展的策略。将此种方法应用在档案资源管理工作中，可以准确抓住当前档案资源管理的发展契机，实现现代化治理体系下，档案资源管理的长足发展。

一、现代化治理体系下档案资源管理态势分析

（一）S：档案资源管理自身优势。近年来，档案资源管理在不断自我革新的过程中取得了一定的成果，这为现代化治理体系下推进档案资源管理工作的进步奠定了相应的基础。首先，档案管人员呈现高素质、高学历和专业化的倾向。据国家档案局最新统计数据显示，当前我国档案工作管理人员中拥有大专以上学历人员占比90%以上；拥有档案专业学习背景的人员占20%以上，可见，当前档案工作队伍中管理人员的综合素质较强。其次，在人们精神文化世界逐渐丰富的前提下，档案资源的历史记录和文化传播功能得到了大众的认可。档案资源管理工作在保护公共记忆的过程中也呈现出了公共服务性的特征，这为培育公共治理理念、推进现代化档案工作管理提供了价值遵循。为满足社会需求，档案资源管理自身也在自我革新中不断成长，充分利用了智能化的资源收集和开放手段，以便为公众提供更为便捷和高效的服务。这种自我革新的动力来源于社会，也发自档案管理工作内部，成为传统档案资源管理变革的活力。尤其是当前数字档案资源管理成为档案工作中的一部分，更加充实了档案资源，同时也提高了用户和管理人员的检索效率。例如，口述档案实施转写技术、文字信息自动归类技术等均为数字档案资源管理提供了丰富的技术支持，展现了现代化治理体系下为民服务、为社会服务的核心理念。

（二）W：当前档案资源管理劣势。在现代化治理体系中推进档案资源管理工作的可持续发展，必须拥有坚实的社会基础，但是在各市、区等相关部门进行档案资源整合的过程中却出现了“信息孤岛”的现象。不同地域的档案资源均独立存在于不同的管理系统中，这使得各地管理系统由于缺乏统一的技术标准而影响了档案资源的共享。尤其是在社会内外部环境均发生改变的背景下，政府现代化治理体系的改革和对相关档案管理工作要求的变革，都对传统档案资源管理工作的合规性和合法性造成了冲击。同时，档案均由专业的技术人员统一管理，对公众的开发程度较低，一定程度上影响了普通公民对档案资源的认知，限制了档案资源采集的范围，即使人工智能技术在不断革新，但是因为较低的开放率，档案资源管理工作也难以做到个人化和大众化。

（三）O：现代化治理体系下档案资源管理的机遇。档案资源管理能力受到社会发展和国家宏观政策的影响，步入新时代后，法治中国和社会治理格局的改变均为推进档案资源管理现代化提供了动力。针对当前档案管理领域的现状，相关法律法规对具体档案整理工作作出了相应的规定，使档案资源管理工作有法可依、有法可循，大大提高了档案工作的规范性和专业性。同时伴随着服务平台和资源整合平台技术的日趋完善，档案资源管理受到了学界的广泛关注，相关领域研究的宽度和广度都得到了提升。当前，智能归档、统计、保管等新技术手段被广泛应用在现实档案资源管理工作中，使得档案资源的利用率不断提高。截至2021年，其档案利用的数量较1998年增加了4倍以上，这充分证明了当前档案资源管理工作在构建现代化社会发展格局中起到了重要的作用。一方面，在市场自由空间进一步扩大的背景之下，我国档案资源管理工作仍然以“为党管档、为民服务”为根本宗旨，这使得在复杂的信息现代化社会中，档案资源管理工作成为现代化治理体系下实现高质量发展的根本展现；另一方面，档案资源管理工作在“共建共治共享”的社会格局中，更加凸显了其社会公众性与国家主体性的统一，其档案资源也成为维护公共记忆和历史文化的重要载体，尤其是在人们对精神文化的需求逐渐提高的过程中，档案资源的社会需求加大，迫使档案资源管理体制进行现代化变革，这为自我管理体制提供了根本的源泉和动力。

（四）T：现代化治理体系下档案资源管理的挑战。伴随着人们物质生活和精神生活水平的提高，大众对档案资源管理的需求不再局限于单位内部，简单的档案资源借阅和查询已经被集成化、智能化的服务需求所取代，多元化的智能档案资源管理模式成为现代化治理体系下的必然趋势，传统的档案资源管理模式受到了挑战和冲击。而现实中档案资源工作的环境适应性能力较差，难以在技术和社会体制快速变革的现代化社会中及时破解体制冲击和制度运行难题。另外，智能和现代化的档案资源管理技术层出不穷，在为工作带来便利和高效服务的同时，也出现了用户隐私安全隐患，在用户隐私信息管理系统并不规范的背景下，信息边界变得模糊。如何处理智能信息收集系统和用户隐私之间的关系成为当下档案资源管理现代化转型过程中，迫切需要解决的问题。

二、现代化治理体系下档案资源管理策略

（一）优势机会策略（SO）。在现代化治理体系下牢牢抓住“档案治理智能化”这把降落伞，成为新时代档案资源管理变革的重要突破口。当前，在高校和社会层面，档案资源管理研究领域方兴未艾，应依托交叉学科之间的优势来打造档案资源研究的专业领域，进而培养档案技术研究的复合型人才，例如，引进人文社科类和工科类的人才，充实档案资源管理工作的力量。要在鼓励档案资源管理领域专业人员研究的过程中，牢牢抓住国家政策的现实优势，建立学科融合课程，以校企合作的模式推进各高校毕业生进入档案管理工作领域。同时，建立跨学科的专业化研究平台，鼓励高校大学生和档案管理工作人员进行现实技术层面上的沟通。另外，在档案管理工作层面，瞄准档案治理智能化技术，设立需求收集和受理的窗口，鼓励广大普通民众对档案工作提出意见。并设置专门的负责人收集当前社会中对档案资源管理智能化的需求，以需求带动研究，将管理人员分为两种类型：第一类是研究人员。在整理需求基础上形成规模化的档案资源管理研究方向。以现代化治理理念为核心，考察当前政府和现实档案资源管理工作中的战略需求和问题，将国外档案资源管理中的数字人文、数据图形等分析模式应用其中，第二类为技术应用人员，在研究人员理论层面基础上进行现实技术实验的推进，保障档案资源的可持续性输出。

（二）劣势机会策略（WO）。在现代化治理体系的春风下，档案资源管理仍面临诸多问题的关键在于档案管理工作的基础薄弱，学科和技术边界较为模糊，以问题为导向实现传统档案资源管理的华丽转型要从抓住高素质的复合型人才入手。新时代，人们的学历水平得到了提升，在国家政策引导和社会发展大潮中，涌现出越来越多懂得管理和技术的双复合型人才。但是由于档案资源管理的人才基础薄弱，很少会有档案专业和管理专业背景的人才出现，这样的人才缺口阻碍了档案资源管理现代化转型的进程。所以在搭建档案专业人才培养的过程中，要分为两个层面：第一个层面，要以补齐该领域人才短板为目标，提升复合型人才的物质保障，以吸引公共管理学、档案学和计算机等学科的人才，同时建立职工终身培养制度，将各类不同的学科体系融入其中，转变传统档案培训过程中的单一授课局面，使得档案学专业的管理人员，也可以学到其他专业领域的知识，在实践和复合型学科教学过程中培养档案资源管理人员的科学思维。第二个层面，是依托产学研教学基地和现有的档案资源管理领域的理论基础，整合单位内部、高校内部和社会中的资源，建立实践学习模板，让老员工、新人才都可以接受专业化、系统化的技术培训，以解决在档案资源管理过程中技术人员稀缺等问题，鼓励老员工学习新技术，并将其成果纳入年终考核。同时产学研教学基地可以从高校入手扩大档案资源管理工作的接触面，使得档案工作接触到更多的高校生。最后，将具体实践中的问题和需求转化为相应学科的研究方向，围绕为社会服务的核心理念，以建立高效简洁的档案资源管理模式为目标，将区块链技术、人工技能技术应用其中，将新型的技术和传统的信息整合，提升管理和技术效率。

（三）优势威胁策略（ST）。伴随着我国现代化治理体系的深入发展，档案资源管理的高质量发展已经成为必然趋势。首先，要深入了解我国针对档案资源管理制度推出的最新政策，根据当前档案资源管理工作开放度不够的问题，搭建与最新档案法配套的开放制度作为支撑，在遵循“为民服务”这一根本宗旨的同时，不断优化开放档案资源的工具，形成开放包容、标准规范的工作体系和资源开放流程。例如，集中档案工作人员进行新《档案法》的学习，建立学习小组，实现自身实际和社会服务的融合，尤其是针对技术层面上的人员，帮助其将档案制度工作与国家大政方针相贴合，以互相交流和学习带动技术层面上的研究。其次，面对互联网和人工智能给予档案资源管理工作的改变，要积极吸收相关技术岗位的人才，避免出现技术人员断层、科研成果转化能力弱的情况出现。同时，在信息自动化收集的过程中，提高社会公众对档案资源收集技术的认知是推进数字时代档案资源管理工作回归人本主义的关键。要在档案资源管理工作过程中使用现代化智能手段，例如，防火墙技术、智能安全数据保障技术、身份密码验证技术等。在各大媒体中建立数据，完善本单位的个人账号，更新各信息档案资源的具体流向，实现档案管理工作的公开透明，以短片宣传等形式来增强公众对信息资源管理智能手段的信任，技术人员也应强化相应学科内容的研究，增强安全储存和数据风险预警技术，形成与公众之间的良性互动。

（四）劣势威胁策略（WT）。进入新时代以后，社会变革的脚步加快，档案资源管理工作面临着内部和外部的双重风险，而由于其规范性和社会公众性的鲜明特性，为保证其档案资源的真实性和有效性，必须在现代化治理体系下实现制度和相关技术的攻坚，做好档案管理工作中安全和风险的有效评估。深入研究最新修订的档案法中的规定，落实自上而下的开放政策和制度，不断加大在档案资源管理工作相关领域的物质投入和基础研究的支持，争取在现有水平上，提高5%的财政支出。伴随着档案工作在现代化治理体系中地位的提高，在相关基础性研究逐渐增多的情况下，要以有力的政策和资金作为支撑，避免由于成本缺陷给相关研究带来的消极影响。而在档案资源开放程度逐渐加大的背景下，要时刻以公共利益作为根本遵循，不断优化档案资源在开放和整合过程中的技术和流程。例如，设置专门技术相关层面的公众在线咨询窗口，保证社会普通群众在档案资源管理过程中的知情权，以电话连线、网络线上咨询和线下解答等方式，尊重资源收集过程中社会力量的表达权。要照顾到老年人对新技术不熟悉的现状，创新大数据档案资源治理的新模式，改变在档案资源管理过程中普通群众在公共事务管理中话语权较弱的现象。同时借助相关技术的便捷化操作扩大档案资源管理工作在社会公众中的接触面，借此为现代化的资源管理工作注入新的活力。针对当前档案信息资源管理工作存在“信息孤岛”的现象，要联合不同地域之间的档案资源整合系统，建立统一且规范的输入与输出模板和统一网络交流平台，为管理工作人员赋予更多的操作权限，保证同一专业、同一学科之间的信息共享模式的实现。对不同区域之间的管理和技术人员进行统一培训和交流学习，以便相关专业人才可以拥有新理念新技术的交流平台，由此解决不同区域由于信息不对称导致的数字资源异构问题的产生，推进档案资源管理工作形成“共治共建共享”的局面。

三、结语

现代化治理体系和相关管理理论的发展，为档案资源管理工作提供了新的契机，在现代化治理体系背景下，档案资源管理工作要实现“为人民服务”的理念、现代化治理体系和智能技术的交融。三者之间有着不可分割的关系，也是构建现代化档案资源管理工作策略的逻辑起点。“为人民服务”的根本价值理念，体现着档案资源管理工作的服务性，为建立相应管理制度指明了方向，而现代化的管理制度又为智能化技术提供保障。对当前档案资源管理进行SWOT的分析，有助于构建档案资源管理工作的框架，从国家、社会和管理工作本身出发，深入了解当前档案资源管理工作的现实处境，不断丰富档案资源管理的研究内容，为破解现代化档案资源管理中的难题提供实践方向。