医院收文工作规范化管理策略探析——以南京市第一医院为例

文/南京医科大学附属南京医院 宇泉锟 曹艳

公文是日常行政工作的重要工具，用于传递党和政府的方针政策、发布企业规章制度、施行管理措施、请示和答复问题、指导部署和商洽工作、反映和报告情况、总结和交流经验。医院收文工作是医院行政工作中必不可少的重要环节，不仅是执行上级机关政策、指示和会议精神等的主要渠道，也是连接院领导意见与医院各部门的纽带，直接体现了医院行政管理的工作效能。在我国推动公立医院高质量发展的背景下，如何科学高效地开展收文工作、提高收文工作水平和文件流转效率、加快优化收文工作规范化管理，真正实现医院管理工作提质增效，是值得深入思考的问题。

一、医院收文工作的现状

针对南京市第一医院近三年（2019、2020、2021）收文工作情况进行统计分析，该院年均呈转院外各级单位来文1147件，包括通知、意见、报告和函等。目前，收文工作由院长办公室的2名工作人员负责，每份公文都需要至少4个以上的处理程序。随着办公自动化技术的逐渐普及，该院公文流转效率稳步提升，文件归档及时规范，保密工作严谨安全。但在日常工作中仍存在一些不可忽视的问题，这就要求院办结合工作实际，优化收文工作SOP（标准作业程序），进一步提升公文处理质量和效率。

二、医院收文工作的特点

（一）专业性较强。医院业务涉及医疗、教学、科研、公共卫生、保健、财务、设备等多种类型，因此所收文件可能涉及大量的医学术语、专有名词等，收文工作人员必须具备一定的医学专业背景，并对医院各部门负责工作熟悉，才能准确把握文件精神，及时快速地传达决策信息，保证医院快速贯彻落实上级政策要求。

（二）时效性要求更高。由于行业的特殊性，医院全年无休，收文工作也应根据业务工作进行实时、动态响应。尤其在面对重大突发公共卫生事件时，对收文处理的时效性要求更高。在抗击新冠肺炎疫情期间，医院需随时响应上级部门政策要求，以最快时间统筹部署，迅速行动，全力做好新冠疫情防控工作。

（三）涉及范围广泛。医院在日常工作中，会接收到国家、省、市、区各级卫生主管部门的文件，同时还会与医疗保障、财政、发展改革等非卫生主管部门进行工作汇报和业务沟通。因此，医院涉及的公文文种相当繁杂，包括决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等，覆盖大部分文种。

（四）内部控制严格。医院作为事业单位，对内部控制管理具有严格的要求。其收文办理程序过程涵盖签收、登记、传阅、承办、催办等多个环节，同时对影响重大、特殊敏感的重要事项要求谨慎处理，工作程序繁杂，且对政治性要求较严格。

三、医院收文工作存在的问题

（一）政治意识不够强。公立医院是政府履行人民群众健康保障和促进职能的载体和实现健康平等目标的重要力量，必须具有坚定的政治性。在收文工作中，机要文件是非常重要的组成部分，是传达党和国家各项政策的主要渠道，医院的重要战略决策都离不开机要文件档案保存和提供的准确信息。然而，由于部分收文工作人员在实际工作中忙于事务性工作，只满足于本职工作的业务学习，忽视政治理论学习，导致政治敏锐性不强，缺乏政治鉴别力，在处理收文时忽略了相关文件的保密性和实效性，给党和国家带来无法挽回的损失。

（二）管理意识有待提高。随着医药卫生体制改革的深入和现代医学模式的转变，对于公立医院来说，注重医院管理模式和管理理念的革新，显得尤为重要。收文工作在医院管理过程中具有承上启下、上传下达的作用，其运行状况的好坏直接影响到医院的管理质量和工作效率。然而，部分医院收文工作人员的管理意识薄弱，对在当前形势下文件处理工作的重要性和保密性缺少必要认知。同时，部分医院的收文工作仅停留于传统的签收、登记、批阅、阅办等，缺乏创新性，加之没有相应的考核制度，收文工作人员积极性欠缺，严重影响收文管理的效率及水平。

（三）文件来源多元分散。随着办公自动化和即时通信工具的普及，存在线上电子文件和线下纸质文件共同运行的情况。上级业务主管部门一般通过政务协同平台、机要交通向隶属医院传达文件，但由于一些医疗任务紧急，上级业务主管部门须在最短时间内将相关文件下达至相关医院，存在绕过院办，通过微信群甚至个人微信下发文件的情况；还存在医保、财政、税务等非卫生主管部门需要与医院进行业务沟通，但政务协同办公平台未联通，存在通过医院邮箱传达工作文件的现象。文件来源多元分散，给文件流转、落实带来阻碍的同时，也给文件去向带来了不确定因素。

（四）保密工作不严密。部分医院对保密工作的重要性和紧迫性认识不足，在文件传递时，未切实履行公文的收发、传递、借阅、清退、归档和销毁等各个环节的登记、签字手续，公文随处丢放；存在涉密信息设备和非涉密信息设备之间交叉使用移动存储介质的情况；没有严格限制文件知悉和传递范围，出现无关人员随意查看、复印领导批示文件现象；文件保存不符合要求，甚至擅自携带秘密文件外出，对文件归档、保密、保存造成了不可逆转的损失。

（五）缺乏监管机制。收文工作是院长办公室的重要工作内容，合理且行之有效的监督管理机制有助于提高文件处理的管理质量和工作效率。目前，医院的收文工作统一由专人负责，在缺乏监督机制的情况下，存在监管上的漏洞，无法有效地监督收文工作人员的工作行为，导致出现台账不完善，没有严格的签收、流转和追踪记录等情况；在分管领导批示后将文件传递给相关部门后就不再督办，对于落实情况一无所知，给收文工作的严谨性与保密性带来了挑战，文件的运转效率和工作落实质量大打折扣。

四、医院收文工作规范化管理的实施策略

（一）坚定政治立场，忠于党和国家。收文工作是医院各类信息传递的枢纽，随着国际形势日渐充满不确定性，加上信息技术的更新迭代，收文工作人员肩负各类机要信息和秘密文件的管理任务。收文工作随时会出现新情况、新问题，既要参照文件处理惯例，又不能犯经验主义的错误。因此，收文工作人员必须坚定政治立场，增强政治敏锐性，时刻保持清醒的政治意识。涉及重大问题的文件批办要严格请示报告、涉及敏感问题或保密文件严控知悉范围、涉及突发事件的文件应第一时间按程序处理。南京市第一医院始终紧绷政治这根弦，在思想和行动上始终自觉与党和政府保持一致，在关键时刻，坚决拥护党的政治方向，严格遵守工作纪律，保证收文工作的顺利完成。通过支部学习、“学习强国”学习等方式，组织学习《习近平法治思想纲要》《论中国共产党历史》等教育读本，系统学习习近平新时代中国特色社会主义思想的精神，时刻保持与党中央精神的对标对表，着力建设信念坚定、对党忠诚、风清气正的收文管理队伍。

（二）加强领导责任，完善组织架构。南京市第一医院根据建立健全现代医院管理制度这一政策背景，多措并举，强化领导责任担当，完善收集工作组织架构。一是全面落实党委领导下的院长负责制，确保院党委发挥把方向、管大局、作决策、促改革、保落实的领导作用，建立健全领导机制和工作机制，实行分级管理、逐级负责，各职能保障部门负责人对需承办的工作任务负责，并保证按期办结。二是选拔、培养政治过硬、有责任心和扎实文字功底的同志充实收文工作队伍，提升收文工作人员的政治素养和业务能力，激发其全身心投入收文工作的积极性和创新性。在医院领导班子的重视和支持下，通过完善组织结构、逐项分解任务、贯彻落实责任，医院的收文工作克服了在运行机制和统筹协调方面的困难，保证了各项文件政策精神和工作任务的快速高效落实。

（三）深化建章立制，实行规范管理。健全的管理机制是高效管理的基础，而管理机制的匮乏，会降低对文件管理者的约束力，在管理工作的开展过程中，诸多不确定因素会对文件管理工作造成影响。南京市第一医院结合工作实际，优化完善收文工作等相关规章制度。一方面，修订了《南京市第一医院公文处理工作规范》，根据办文的时效性，将收文分为紧急公文、重要公文和普通公文，并明确与之相对应的收文办理程序；另一方面，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》等有关规定和要求，修订了《南京市第一医院保密工作制度》，明确组织领导和保密责任、保密范围和要害部门（部位）管理、保密监督检查等内容。从管理机制上规范了医院收文办理程序，为实现收文工作的规范化、科学化、合理化提供了重要基础，更重要的是维护了医院文件的规范性、严肃性和权威性。

（四）加强业务培训，增强保密意识。收文工作的特殊性决定了收文工作人员会接触到党和国家重要政策和秘密信息，这就要求收文工作人员树立保密意识和责任意识，时刻紧绷“保密”这根弦，具备责任心和周到细致的工作作风，认真、细心地做好收文工作的每一个步骤，确保万无一失。一份文件的流转涉及收文工作人员、院领导、承办部门等多个环节，要做好收文相关保密工作，仅依靠收文工作人员具有保密意识远远不够。因此，为适应新形势下医院保密工作发展的需要，南京市第一医院调整保密委员会领导小组成员，对照上级文件精神，不断加强保密教育，定期召开保密工作培训会，与相关科室负责人签订保密工作承诺书，切实增强医院人员的保密意识，进一步提升医院保密工作水平。同时，该院还注重加强对收文工作人员的培训力度，开展相关业务学习活动，提供更多的院内外学习和培训的机会，强化与兄弟医院的沟通交流，增加横向交流机会，对标找差，借鉴兄弟医院办公室的先进经验和做法，切实提高收文工作人员的职业素养和专业化水平，从而实现高效率、高质量的文件管理。

（五）强化监督考核，压紧压实责任。收文督办是推动和保障公文效用尽快实现的控制活动，主要作用是维护公文的实效性。在收文时，南京市第一医院收文工作人员就对文件中需要办理、落实工作的时限要求进行了详细记载，做到心中有数。在落实上级文件精神和任务的过程中，收文工作人员实时关注文件落实动态，对工作办结情况进行跟踪督查，按照文件截止时间督促相关责任部门办结，保证医院各项重要决策、工作落到实处。同时，加强对收文工作的监督管理和考核工作，增加对收文工作人员的监督手段，将常规检查与专项检查相结合，加强对收文工作中的重点领域、重点人群、重点场所的督查力度，将监督工作细化至收文管理的各个环节，实时监督收文工作人员的行为举止、文件传递和借阅等流程，确保责任和权利的细化，为医院收文工作的顺利开展打下坚实的基础。

（六）善用文件资源，发挥资政功能。院长办公室对院领导制定决策、落实政策等具有辅助参谋的职能，是协助、落实和服务院领导决策的参谋助手。在谋划部署、指导推进各项工作时，院办要主动作为，不可消极等待领导安排任务，被领导“推着走”，应当兵位帅谋、服务靠前。院办要紧跟时局，密切关注国家各项政策法规，对党中央关于卫生健康事业的决策部署、习近平总书记的重要指示批示精神深入学习研究，全面掌握上级业务主管部门的最新举措、重点工作和最新政策动态，真正做到“想领导之所想、想领导之未想”，做领导科学统筹、谋篇布局的“高参”。在医院战略性、全局性的工作和重大活动中，掌握最新和全面的第一手资料，及时准确地向院领导反映情况。基于此，南京市第一医院院长办公室紧紧围绕公立医院高质量发展大局，创新工作方法，拓展收文工作内容，利用工作优势，对来自各方面的文件资料进行收集、加工和综合分析，每周形成重要文件政策要点工作报告，并在院长办公会上汇报，充分发挥资政服务功能，协助院领导制定医院发展决策，从容应对各种风险和挑战，推动公立医院高质量发展事业不断前进。