企业行政工作中秘书的辅助决策职能探究

顾周东 沈晓力

（1.郑州航空工业管理学院，郑州 450046；2.郑州工程技术学院，郑州 450044）

随着社会发展和企业体制的建立和完善，管理者的职能特点发生了较大转变，在执行决策时遵循科学化、民主化已成为决策共识。作为辅助管理者工作的秘书，为管理者决策提供重要帮助以确保决策的正确性，是秘书工作面临的新挑战。本文围绕秘书在企业行政工作中辅助决策时面临的挑战和提升辅助决策实效的路径展开研究。

一、秘书相关概念

（一）秘书的概念和工作内容

秘书主要是辅助管理者进行综合性公务服务工作的工作人员。他们以综合协调，沟通信息，办文、办会、办事和辅助决策等为主要职能，是企业管理者的参谋和助手。辅助性是秘书的根本属性，服务于企业管理者是根本对象。

秘书的工作职责是在工作中必须完成的具体工作内容，具有具体性与多样性特征，需解决的问题是秘书应当做的问题。职能是秘书在职责范围内的整体功能，具有宏观性和概括性特征，不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

秘书的工作由事务性和政务性两个方面组成，具体内容如下。

1.辅助决策

秘书在决策过程中，在知识、能力、经验和精力等方面给予决策主体补偿，以提高决策的科学性和时效性。

2.协调关系

秘书在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。在协调过程中秘书需要按照先厘清事情情况、找出“症结”、恰当协调、督促落实、检查反馈等一系列流程来进行协调。

3.处理信息

处理信息是秘书工作中比较重要的一项，每天需要面对、接收与处理不同的信息。在处理信息的过程中，秘书需要遵循信息的及时性、保真性、适用性、预测性等原则。根据接收信息的不同时间、不同级别、不同内容对信息进行加工、传递、反馈、储存来决定如何更加合理地处理信息。

4.办理事物

一般秘书办理的事物都有以下特征：综合性、服务性、烦琐性、突击性。要根据办理事物的原则与办事程序来一一解决。

（二）秘书在企业行政工作中辅助决策职能的具体表现

秘书辅助决策并不是丢掉秘书的本职工作，更不是越位替代管理者做决策，而是充分发挥秘书部门的职能，从高层次上去服务、改革、建设和发展，从根本上把握方向。辅助决策是现代秘书的重要素质，辅助决策型秘书必将成为秘书队伍中的主体。决策既包括决策的制定，又包括决策的实施。在现代管理中，决策是领导机关和管理者的基本职能和权力，也就是说管理者是决策的主体。领导过程说到底，就是一个不断制定并实施决策的过程。现代管理中的决策一刻也离不开辅助力量的支持，一旦失去这种支持就会可能导致管理系统的信息失灵、决策失误、目标失控。

秘书部门作为多功能的综合办事机构，在其职业活动过程中，必然发挥辅助决策的职能。现代秘书系统辅助决策活动的经常性、综合性及全过程性是极其重要的，因此秘书应具备辅助决策的意识，提高辅助决策的能力，做综合辅助领导的参谋和助手。但辅助决策不能等同于参与决策，不能主观地夸大辅助决策的职能范围。事实上，辅助决策或者说参谋作用，与参与决策是不能等同起来的。

二、秘书在企业行政工作中辅助决策职能的现状分析

从目前企业行政工作中秘书的工作情况来看，办公室秘书的综合培训与岗位要求不符。随着经济社会的发展和公司的成长，公司承担着越来越多的责任，秘书的工作标准越来越高，秘书工作水平与工作质量和实际业务发展需求之间存在巨大差距。与此同时，公司在招聘中对其职业水平并没有太多的高要求，并且招聘的一些秘书在行使职能之前没有经过正规系统的培训，也很少在招聘后接受过职业培训和专业技能的培训，自身的经验通常是基于过去的经验或团队合作的积累，这样一来通常很难完成领导要求的工作内容。这使企业办公室秘书处于被动位置，企业办公室秘书的工作既庞大又复杂，在许多领域都需要各种要素，并且很难对具体工作中发生的所有事情进行概述，这意味着他们在工作场所通常是被动的。

作为秘书，既要辅助领导进行决策的有益补充，从而完善领导决策中可能出现的漏洞，借助秘书的优势及辅助决策去完善不足，使公司能有一个更完美的战略目标；又要根据企业的需求成为领导决策的有力助手，从偏重于办文、办事转变为不仅办文、办事也要出谋划策。因此，秘书在做好行政工作的基础上，要主动与领导层沟通，做好决策前、中、后期的各项准备、控制和善后工作，成为领导决策的有力助手。

三、秘书在企业行政工作中辅助决策工作面临的挑战

（一）领导不重视秘书参与决策

由于观念陈旧加上秘书职能转变不及时，领导在做决策时对秘书的意见也只是象征性地去询问，并不能影响最终结果，从而导致辅助决策失去了作用，无法规避那些已经预想到的可能出现的风险。秘书需要做的是需要让管理者对自己有一定的信任基础，有一个良好的参谋环境。辅助决策既包括辅助者能力的大小，也包括辅助对象影响力的大小，这都由秘书的智能素质、思维方式、知识水平、专业能力、工作态度及个人品质决定。辅助决策作用的发挥也与参谋环境有直接关系。在辅助决策中，最好的状态是管理者与秘书能够保持一种互动的关系，但是一般情况下，都是由管理者先向秘书发出需要辅助决策的信息，再由秘书向管理者提出方案建议。

（二）秘书工作不够专业化

秘书工作还存在专业化不强、单一的问题。在我国高校中，秘书专业并不是一个热门专业，导致企业吸收新鲜血液供不应求，目前在岗秘书绝大多数根本没有经过严格的、系统性的培养和培训，没有完整的工作体系概念，导致大部分秘书都需要消耗大量的人力、物力去手把手培养，在工作中摸着石头过河，存在经验主义现象。这样对秘书个人而言固然也有好处，但是对于一个企业来说，却要走很多弯路，领导决策在经过这一过程时也容易出现纰漏。

（三）辅助决策的岗位职责缺失

企业中的大部分秘书在工作中岗位职责不清晰，导致秘书无法产生较大的价值。秘书对于自身的岗位职责认识仍停留在端茶送水和接待等杂务工作中，根本意识不到秘书工作的关键性和整体意义。岗位职责认识不清晰导致秘书在工作中根本没有起到辅助决策的作用，无法将自己的价值最大化实现。除此之外，不少企业管理者也无法全面地认识到秘书的岗位职责，在工作当中为秘书分配了许多本不应该是秘书做的任务，导致秘书的日常工作杂乱无章、效率不高，造成了秘书岗位职责混乱的现象。秘书辅助决策的岗位职责缺失也导致秘书无法在领导决策中进行参与和辅助，在向其他工作者传达决策时，无法表述出决策的根本意义和理念，没能够建立起管理者与执行者之间的一个良好的沟通桥梁，使企业整体走向出现偏差。

（四）秘书缺少辅助决策的综合能力

企业秘书的综合能力还不够。秘书由于工作涉及企业众多事务，工作尤为繁重和驳杂，完成管理者的决策、监督和反馈对一个秘书的综合能力要求较高。一个秘书能做好辅助决策的综合能力包括很多方面，如业务能力、个人能力、个人品质，以及对工作、企业的热情，都是决定秘书辅助决策能力的因素。在工作中，许多秘书存在对领导决策不明确、任务分配不合理及执行不到位的情况，甚至有些秘书在工作中存在应付差事、借口拖延的不良现象，严重影响企业经营管理的发展，更遑论进行辅助决策了。在进行决策或者下达某些命令时，由于级别差异，管理者无法了解每个人的特性，导致被管理者个人价值无法得到最大限度的发挥，这就需要秘书进行辅助决策，根据被管理者的个人优势提出建议，使领导决策更加合理化。

四、秘书在企业行政工作中有效实施辅助决策的路径

（一）管理层要革新对秘书辅助决策职能的认知

管理层应随时代潮流，提高秘书在工作决策中的地位，善于发掘秘书的优势和长处，使之成为领导与员工之间的一个沟通的桥梁。大部分秘书都是为管理者服务的，而管理者又疲于各种琐事，难免会出现一些纰漏，此时就更需要一个优秀的秘书去辅助决策，甚至领导给秘书分权。真正优秀的管理者是学会知人善用，所以企业应从上到下全面培养秘书的辅助决策职能，紧跟时代潮流，否则必将被时代淘汰。

（二）搭建秘书辅助决策的支撑平台

支撑平台包括信息平台和虚拟平台，秘书在进行辅助决策的工作中必须得到管理者的支持与肯定，管理者应不遗余力地开放支撑平台给秘书，包括搭建数据库、信息平台，以大数据和理论知识体系去支撑秘书的辅助决策，秘书可以通过大量的数据和理论知识去分析策略、评估风险程度，确保决策的正确性。在进行辅助决策时，如果是未知项目，靠的就是管理者与秘书的行业经验、直觉和长远的眼光；而如果是成熟项目，需要的就是已经积累的数据和业务报告，依靠信息平台中的波动数据了解情况，分析出管理层所做决策的漏洞，及时弥补。

（三）把握方向，找准自己的定位

辅助决策服务的对象是领导，辅助的是领导决策，所以应当一切从领导决策出发，紧紧围绕领导决策的需要，这是辅助决策的本质属性。

首先要明确领导决策的根本目的，确定决策方向，涉及企业的总体走向的问题、影响全局的问题、前进方向的起点性问题、瓶颈性问题等都是企业领导所关心的。秘书在进行辅助决策时要根据领导所关心的一系列问题进行研究，或是根据领导决策已经给出的目的在过程上进行改动和建议，这样比较容易取得不谋而合的效果，可以让领导决策受到启发。

要在被动中寻求主动。企业行政工作中，领导起主导作用，秘书辅助决策则处于被动地位。但作为一个出色的秘书，在辅助决策时应积极主动，变被动服务为主动服务，眼光和思路在与管理者同步的基础上，更应超前，想领导之所想，急领导之所急，把领导未考虑的细节提前做好部署，不能等因奉此，将一切危机扼杀在摇篮中。要站在管理者的角度思考问题，如在提出、思考、研究问题时，必须同领导在一个角度和高度上，胸怀企业和全局利益，研究出的问题、出的主意、提的建议及做出的辅助决策才能适领导。因此，秘书在进行辅助决策时必须有“我就是领导”的意识，为领导服务就要把自己放在领导的高度，这也是一个秘书在履行辅助决策职能时的要求。

（四）增强秘书辅助决策的能力素质

企业的逐步向前，对秘书的综合能力素质要求越来越多，加强和提高秘书的综合能力是一个企业必须完善的工作。在新时代的企业竞争中，一个能做好辅助决策的复合型秘书人才显得尤为重要，应具备以下四种能力。

1.大局观

作为企业的行政秘书，最重要的就是具有大局观。因为秘书需要辅助的决策是一个企业的走向，决定一个企业的命运，优秀的秘书所做的辅助决策能让企业飞得更高、走得更远，反之则会消耗企业的生命力。所以，秘书在进行辅助决策时首先需要的就是拥有良好的大局观，不能为一己私利、蝇头小利左右自己的判断，应努力培养大局意识。

2.专业能力

作为企业的行政秘书，其次重要的就是专业能力。秘书的专业能力也近乎各项全能，包括协调、分配、指挥、接待等，但是如果连最基本的这些都做不好，何谈辅助决策，秘书的辅助决策是在一切行政工作都游刃有余的基础上，发挥自己的聪明才智，根据自己在各项日常行政工作中的经验去出谋划策，所以专业能力是基本。

3.协调能力，对各个成员的了解

作为管理者，不可能做到对每个员工的优点和缺点都了如指掌，在分配任务时也不可能面面俱到，这时就需要秘书进行辅助决策，秘书需要在辅助决策时根据每个员工优缺点合理分配任务，提出自己的观点，并在完成决策时进行协调和监督。这要求秘书必须具备相应的协调能力，以及对员工有所了解。

4.创新能力，积极探索

优秀的秘书也需要有一定的创新能力，在当代竞争压力如此之大的市场经济下，拥有创新能力往往能得到出其不意的效果。秘书在做好自己本职工作的情况下，更应积极探索新事物，具备创新能力，推陈出新，完善管理者领导决策，多进谏言。