大数据时代下“互联网+”党校档案管理措施分析

2023-01-19毛宝珍

科学与信息化 2022年15期

毛宝珍

衢州市委党校浙江衢州 324000

引言

据统计，全国档案馆面积已突破800万㎡，藏书数量急剧上升，达到6.5亿册。针对档案管理的新形势，我国档案行政管理部门也在加快改革步伐，以更好地适应档案管理的实际需要[1]。从党的十八大开始，我国的档案管理发生了重大变化，档案管理的质量和效率都有了很大提高。实现上述成果离不开现代新科技、新设备的支撑，特别是计算机技术和互联网信息的支撑，促进了文件管理工作向着更为科学、规范、快捷、有效的方向发展。随着信息通信科技的高速发展以及5G时代的来临，网络信息技术也获得了更广泛的使用与推广，为社会各产业的发展提出了较强大的技术支持。对党的学校档案管理工作而言，在大数据处理等信息时代的大背景下，网络信息技术与学校文件管理工作之间的紧密联系是为了进一步提高学校档案管理技术水平，新技术为档案管理提供了新的发展动力。本文以党校档案管理为例，探讨了新形势下档案管理信息系统的结构和档案信息管理的优化措施，以期对相关人员有所启发。

1 党校档案管理概况

现在，党校档案管理已由传统单一的低效纸质模式，逐渐过渡为现代信息技术和数据管理。在现代信息技术、计算机、网络信息技术以及大数据科学技术的支持下，党校档案保管技术手段也日趋多样化，给党校档案管理工作带来了巨大的便利[2]。党校的信息技术优势，主要体现在如下几方面。

第一，现代信息技术大大丰富了文件管理的表现形式。传统的文档管理大多是以光盘或者纸张为载体，通讯形式大多为物理访问，信息处理的效能低下。使用计算机技术管理和压缩大量的纸质文档，不仅有利于文档的保存与传递，还丰富了文本、图像、视频、实物等的文件形式。

第二，信息技术大大扩大了文件显示和管理平台的范围。以往的文件管理通常受人员、空间、时间的限制。随着存档数量的增加，传统的管理方法的使用不能有效地共享存档信息资源，这消耗了很多员工的时间和精力。信息技术可以在不受时间和空间限制的情况下实现归档信息的接收和使用。

第三，通过信息技术显著改善了服务质量和文件管理水平。传统的文件管理工作方法主要依赖于文字管理人员，不但工作效率低下，还受到了人为因素的影响。信息文件管理实现大量信息的高效传输，短时间收集、发布信息，有效提高文件工作效率，降低手工错误率，满足各方面需求。

第四，在下一个大数据时代，数据将是十分关键的资源。在网络技术和信息技术的帮助下，人们能够进一步发现并运用文本中隐含的数据资料，进行数据资料的研究与合理使用，为党校的日常管理工作提出意见，还可以为企业与社区提供价值。

网络和计算机等技术的普及与使用，给党校的档案管理方式带来了巨大变化。随着党校档案的计算机化建设进度日益加快，党校档案管理服务质量和工作效率将明显提高，这就可以减少党校管理人员的日常成本，使工作人员投入更多的时间和精力调研、探讨与创造。

2 党校档案管理系统“互联网+”建设面临的挑战和问题

党校档案管理工作，对共产党的领导培训学校日常管理工作的实施、党校经验总结与理论研讨、推进档案管理的信息化建设有着重要意义。当建立信息化的档案管理时代，档案工作者必须面对以下挑战和问题：

第一，构建档案信息管理系统的方法不明确。虽然我们在档案管理方面有先进的硬件设施，但是，在使用这些设备和信息设施方面，以及在根据党校档案管理的实际需要优化和改进软件系统方面，仍然存在许多不足。造成这个问题的主要原因是学校档案信息管理系统起步较晚，再加上学校档案管理方的定制需求，没有成熟的经验可供借鉴，建设档案信息管理系统的路径尚不明确，要研究、调整、优化，不断推进难以一步到位的工作。

第二，文件管理单位缺乏全体职工的集体意识。过去的文件管理工作比较粗放，在时间、空间和人力上都无法做到较高行政覆盖，因此信息内容和文字管理工作主体范围较小。但由于网络信息技术的发展，在信息的帮助下，文件管理工作的范围也愈来愈宽，受时间和空间所约束的文字管理工作主体越来越少，文字管理工作的内容和问题也就愈来愈多。以往，能够完成文件的收集、分类、保存的文件管理者的数量是有限的，而且与员工的关系都不紧密，这导致了对档案管理缺乏意识形态意识和认知误解。他们认为，档案管理只是有关部门的责任，与自身无关。如今，随着档案管理问题和内容的增多，以及信息档案管理系统建设进程的加快，每一位员工都与档案管理人员有着更密切的联系。在档案管理思想上，还必须纠正原有的错误或片面的认识。

第三，文件信息管理系统有缺陷。互联网技术和党校档案管理的整合是不断探索和优化的过程。因此，文件信息管理系统也必须不断地经过审查、补充、优化、改善的过程。目前，需要文件信息管理系统的审查和完善，主要建立文件管理流程，实行文件管理责任制。由于传统文件主要是纸质文件，文件管理仍有较大的惯性，观念上也有较大的惯性。档案管理的业务技能和工作流程，以及对机构职责的考核和执行，限制了党校档案信息管理建设过程的重大进展。

第四，计算机化电子文件的风险防止控制级别不高。大数据时代，文件的形式发生了很大的变化。电子归档在归档类别中占有越来越大的份额。与普通商业档案相比，党校档案安全与国家、社会、经济关系更为密切[3]。因此，电子文件管理的安全性也更为重要。目前，信息档案的电子化管理链中有很多环节，存在着一些潜在的风险。因为在某一环节上出现了缺陷，很容易引起对外界负面影响的干扰与破坏，从而造成大量文件被盗、流失甚至破坏，经济损失不可估量。当前，党校对电子文档的风险防范能力并不高，这也是在网络等信息技术背景下党校档案管理的又一问题。

3 党校“互联网+”管理体系建设的措施和途径

3.1 搞好规划档案信息管理系统建设

党的学校档案信息管理系统的建立并非一蹴而就，而是它系列化、长期化、持续优化的工作。在实践工作中，不仅关注我国档案事业改革与发展的大方向，而且关注了党校档案管理的现实需求，并提出了党校档案信息管理建设的阶段性规划，各阶段的计划都要分成具体任务与工作目标。为党校档案信息管理系统的建立，指明了具体的方向。随着各阶段管理工作的有效进行，文件管理系统的结构应灵活，前提是总方向不变。一方面要积累党校企业的档案管理成功经验，另一方面也要主动学习外地企业先进成熟的行业管理经验，并进一步总结策略，处理现实问题。

3.2 宣传现代档案管理的重大意义，以增强全体档案保管员的政治思想觉悟

要实现档案管理信息化的最高目标，不仅要注重档案管理硬件的优化和现代化，还要努力提高全体员工的思想水平。从调整优化档案保管组织开始，逐步设置专门的档案保管机关，逐渐形成档案管理体制和档案责任制度。专用文件管理系统确保文件管理的集中统一，尽快制定具体的文件管理标准和要求，统一文件管理格式，明确文件管理流程，建立由员工集体参与的档案工作理事会，确定了档案管理工作负责人，并确定了各部门的归档保管工作范围，把个人档案管理作为绩效考核系统，提升了全员的归档保存与思想管理水平，进一步提高了全员责任感，开拓了全员归档、个人档案管理工作的崭新局面。

3.3 努力构建科学合理的文件网络安全体系

档案管理部门和档案工作者必须顺应网络发展的趋势，使档案真正发挥网络平台的作用。例如，可以使用文件管理部门或该部门的内部服务网络。公共服务社会化网络通过不同的形式和网络渠道，发挥和反映档案的作用和价值，为档案的管理、保护和应用提供广告和辅助服务。文件信息的安全主要包括两个方面[4]：一是防止文件信息的损坏和丢失；二是保密。为了防止信息的破坏和丢失，我们必须加强信息安全，建立和完善信息管理系统，确保信息的机密性，访问控制和认证是网络安全中常用的有效工具。文件信息化建设的最终实施取决于人，人是文件信息管理安全的第一屏障。因此，档案管理人员应始终保持警惕，通过严格细致的安全体系确保信息系统的安全。在“互联网+”的框架内，档案管理部门和档案从业人员必须适应当前的发展趋势，实现档案与互联网技术的有机结合。例如，文件管理可以为内部或外部服务提供服务网络。通过多种方式和手段，实现档案价值，使互联网技术成为可能，归档管理的保护和应用服务。因此，需要购买计算机或其他硬件设备，并提供足够的硬件来保证文件的有效管理。同时，要加强软件开发，更好地实现文件管理的保护和应用。根据文件的内容和形式，开发并使用相关软件。满足下载各种网络传输资源和软件的需要，构建实用性强、信息量大的文件网络系统。

3.4 提高工作人员业务素质，加快档案信息化建设

随着数据时代的到来，党校档案管理也有了新的手段和模式。在新形势下，档案工作者必须加快工作思路和工作观念的转变和适应，与党校档案信息管理建设同步推进，提出新标准，加快个人业务能力的提高[5]。但是，需要根据最新的文件制度和工作标准规范全体人员，向职工进行具体的引导与参考。另一方面，通过组织相关人才专业训练，在理论思维、精神观念和实际操作能力等方面全面提高人员素质与技术水平，从而更好地推动中国文书信息化建设进程，以达到中国文书管理工作的最高目标。

3.5 目的加强档案管理队伍建设

为了促进档案管理的现代化，促进档案与互联网的有机结合，首先需要在建设专业档案队伍的基础上培养自己的互联网意识。在互联网环境下，人是确保档案管理信息结构的决定性因素。文件管理是高度科学化的工作。因此，理解文件管理和保护，培养具有软件开发、网络维护和应用能力的人才是互联网背景下文件管理现代化的前提。建设文件管理专业素质高、网络素质好的综合人才队伍。聘请专职人员进行管理。这也促进了“互联网+”条件下档案管理现代化发展的人才培养[6]。具体来说，我们可以做几个方面的工作：第一，设立专门岗位和专门人员。我们不能接受迄今为止任意制定一个人兼职管理的方式，我们应该定义职位和员工。第二，加强档案管理人员的档案学和计算机科学专业培训，提高“互联网+”的能力和使用水平，提高文件管理水平。第三，创新人才引进机制，吸引网络应用能力强的专业人才，充实档案管理团队，重新配置档案管理和保护思想在互联网上的发展方向和实现路径。