电子文档归档与管理系统构建

骆欣

甘肃省生态环境统计与数据中心 甘肃 兰州 730030

引言

电子文档的归档是智能办公系统建设的重要基础性工作。借助先进信息技术，企业建立通用的文档工作管理机制，推进了OA系统、数字化文档管理系统对接；实现了基于OA系统的电子文档和信息传输接口；促进了企业办公自动化的发展。电子文档利用信息技术，其归档和管理须依赖于信息技术。与管理数字信息相比，由于字体、性质及其属性的差异，对其操作技术要求也有差异。目前，由于数字文档管理系统设计理念和使用环境的限制，其文档管理功能相对比较简单，并涉及较少的组织。因此，必须要不断创新和提升适应电子文档组织的文档管理系统并拓展其功能和相关要求。

1 企业进行电子档案归档和管理的重要性。

电子文档是企业生产过程中，由计算机产生的电子版本的文字、图形、图像、视频等信息，并具有保存价值必须进行存档信息集合。因此必须遵循电子档案归档管理的相关规定和信息系统运行的规律，统一管理、规范标准同时进行必要的安全保密工作。在电子文档管理方面，要完成相关信息的收集、电子文档的提交和处理工作，并与企业的运行紧密结合。为保持文档档案的准确性，办公自动化、文档传输与检以及音像档案管理，必须围绕电子归档的相关标准，并开展将信息技术与档案管理融合。确保了电子档案的安全，提高了企业工作效率，起到了企业信息的保护作用[1]。

电子档案是数字档案创建的基本条件和发展趋势。

在今天，各企业必须要高度重视电子档案的发展，要将电子档案的应用和管理提上日程，为电子信息档案建设创造条件。并不断深化电子文档检索工作，加强对电子文档形成、归档的监督，要建立电子归档传输机制，规范电子归档和检索流程，对促进持续推进企业电子档案馆建设具有重要意义。

2 企业电子档案管理过程中面临的问题

2.1 OA系统与电子档案管理功能接口没有实现良好适配

电子文档的分段建设性质严重影响了档案信息的集成管理。目前企业电子文档系统需要不断进行研发。只关注管理人员的早期参与是不够的。在建立电子文档系统时没有全面考虑文档管理的过程。导致OA系统与文档系统的兼容性不强，无法从电子数据中提取足够电子描述信息，不仅费时费力，且消耗了大量的资源[2]。

2.2 电子文档与纸质文档的建档案号不科学

在企业电子文档的管理和运营中，电子和纸质文档会长期共存。目前归档系统要求电子和纸质文档的建档号合并。根据具体情况，归档频率、按年限进行归档或实施动态归档管理。不同的文档使用频率将，导致不同的文档编号策略。如果仅归档一套电子或正式纸质文档，则必须按保留期限划分编号，并保证档案的具有连续性，而混合电子文档须建立双向检索联系。但目前的企业在建档编号过程中存在许多不合理的操作。

2.3 电子文档和纸质文档的真实性难以保证

电子文档归档是管理电子文档的重要工作部分。在开放式的存取系统中，难以保证文档的唯一性、真实性和可追溯性。由于对于电子文体管理的不足，在信息接收和储存过程中容易导致文档信息被人为操纵、盗窃甚至损坏。须采取更为先进技术措施保证文档内容的真实性以及完整性。同时电子文档的标准化管理也有待加强。文档数据记录时数据的发生、描述和其关系属性，揭示文档的形成、内容和格式。但目前的电子文档管理缺乏对文档格式标准和信息流转过程的相关记录。从电子文档的创建、分类和文档目录整理，缺少对元数据管理。因此难以确保电子文档的有效性[3]。

3 提升电子文档归档管理的措施

3.1 全面推广电子文档一体化管理

要改变传统的文档归档管理观念。施工企业仍然保持着相对落后的档案管理模式，面临着档案数字化转型带来的挑战。文档管理工作要积极取代传统的管理理念。改变思路坚持创新，在企业文档管理中引进先进的管理技术和设备，整合文档协作机制，确保电子文档的闭环管理。形成完整的归档管理过程。同时还要准确的划分组织和归档管理职责。加强电子文档管理流程。由于管理电子文档比纸质文档比较复杂。因此划分相关人员的管理责任，卷宗电子单证管理制度，突出备案责任有重要的现实意义。必须要保证和规范电子单证管理流程。并且其他相关管理岗位，也要全面推行统一的档案备案制度。

3.2 实施统一的数据接口标准

要全面OA系统与电子档案管理无缝对接，对电子文档实时归档，推进电子文档管理的标准化。实现OA系统、文档系统、签名系统、文档安全保护系统的统一。使各应用系统和软件，高度集成、相互协调，实现全面的文档格式可视化和传输问题，保证电子签名和无用数据的过滤问题。同时还要提高各个系统的系兼容性。完成标准和统一化电子文档分类方法。规范电子文档的索引、录入系统、终端访问以及数据库管理程序等，符合档案技术标准和相关法规的要求。实现标题、文档密级、责任者、日期、档案页数、年度等信息的齐全，同时还要对电子目录按二级类目、三级类目排序，并标识归档状态和部门[4]。

3.3 规范电子文档的归档内容和方式

要规范电子文档的归档内容。由于文档的归档范围和电子档案储存是评估文档价值的最重要依据。因此在进行文档归档选择时，必须要将文档归档的范围进行有效的规范，进行科学的结构和非结构化信息管理，并以单独形式存在和保存的价值的信息，并将电子文档和元数据将一起归档。通常包括电子文档、表格、以附件等。另外还要规范电子文档归档方式。以数字平台为主导，实现在线归档，离线归档。在连接OA系统和数字归档的智能协同系统可在线归档，电子文档通过OA接口发送至数字系统。对于无法在线归档的文档，应在数字归档中设置文档描述信息，创建统一的文档编号，可根据实际情况离线上传或归档[5]。

3.4 统一文档归档档号

文档编号是访问指南和筛选结果的实现，对于纸质文档要遵循电子文档管理文档的新思路。纸质文档的管理档号必须与对应的电子文档内容一致，文档编号必须对应，并且与相关识别文档编号的对应。考虑电子文档归档和纸质文档归档按即时归档和集中归档，关键代码由文档确定，电子文档按年份、机构、保存期限和文档分类目录确定，对代码对合并文档号进行分类。纸质文档需要遵循与编号对应的电子文档进行统一的编号，保证纸质文档与电子文档相同，确保相关文档的对应性和连续性，便于文档的检索和管理。无论有多少类型的载体，对于同一个文档都可以共享文档号。在数据库设置文档类型字段，可通过类型文档号和存储快速检索相关文档。在数字文档管理系统中找到相关的载体，对于相同的归档文档都被编译为唯一的编号[6]。

3.5 对档案采取安全保护措施

随着信息技术的发展，推动了在电子文档归档加入安全检测功能，确保电子文档来源和元数据的真实性。采取特殊技术措施，应从传输和使用方面采取安全措施。在电子文件归档管理中，加密传输确保文档的安全，应用标准加密系统和防火墙技术，可以防止电子文档存储和传输中的非法访问和篡改。保证电子文档的真实性和有效性[7]。

3.6 电子文档归档系统的构建与管理流程的设计

数字文件管理系统的构建大多采用平台面向对象的分布式应用服务，遵循技术标准，基于高安全性多层架构、服务导向系统、独立于平台的远程访问和调用服务等。随着数字技术的发展，多维空间系统的概念将得到应用，特别是在档案管理和系统的建设中。采用优化技术构建智能化的多维操作环境，按照归档分类的标准流程，对于设计应采用循序渐进的操作模式，需要有弹出界面，支持场景驱动的多维预览。在手动文件组织环境中操作，支持系统根据元数据信息自动完成操作，定义操作规则。在分步操作中，系统自动生成默认值，定义操作规则和数据信息，还可以提供操作人员确认，通过虚拟场景进行操作。系统可以自动提供不同类别的顺序，如文档处理和跟踪过程等。系统根据预定义的条件检查操作是否标准，并确定是否可以进入下一个流程。对于人机界面的设计必须面向场景和多维视角，力求操作程序的简洁快捷，以实现信息的智能生成和流程化操作。基于相同的技术原理，构建整体归档和分类流程。在操作上采用独特的方法，对于上道工序完成后，通过合法性验证，方可进入下一工序，然后直到整个备案和归类过程完成。对于系统自动生成并下发标准化报表，如归档文档登记表和电子文档目录等，自动完成后完成归档文件的操作流程。对于电子文件的分类，对于分页的价值应用较好，尤其是对于从OA系统中抓取的多类别的原始电子文档，在其分类和过程中加入分页具有实际的意义。对于综合文件管理和使用需求，可以采用根据文件应用环境的要求确定，可以定义电子文件所需的处理方式。数字档案的管理需要智能化和系统化的平台，对于电子文件管理归档系统是其主要部分之一，需要完整高端的解决方案。根据文件的属性和应用环境，构建分类功能需要更加智能的环境，必须利用一些新的信息技术来设计开发多维场景[8]。

4 结束语

综上所述，协同文档工作机制，是跨越了文档与档案工作的界限，实现电子文档及时归档归档的数字化工作。在电子文档管理不仅是企业管理的重要部分，也是电子文档管理的精髓，能全面促进企业文档归档的科学化和规范化，促进了文档集成管理与企业的发展。计算机技术的成熟，改变了传统的存储方式，也为文档的储存和管理提供了新方向。根据电子文档要求和管理规定，及时对文档进行处理和文档归类，并由相关部门对文档信息包进行测试，由负责人审批，分配交付标志。电子文档与纸制文档的内容信息必须一致。电子档案归档管理，要基于先进的计算机技术优势，以更好地发挥其作用，不断提高企业为档案信息管理水平。