高校智慧档案服务平台的研究与实践——以宁波大学为例

◎周洁 霍妍

一、引言

随着数字档案馆（室）的大力推进和无纸化办公的不断推广，档案工作环境、归档内容和服务方式等发生了很大变化，亟须更加智能化、自动化、一体化的档案服务平台，在保障档案资源安全和长久保存的同时提升工作效率，改进工作方法，为用户提供便捷服务。高校作为高知人才聚集地，有着得天独厚的条件，更应该响应政策号召，加快档案服务平台流程重构、系统整合。本文以宁波大学为例，通过“三网隔离”的方式搭建高校智慧档案服务平台，实现档案库房自动化管理、档案服务“最多跑一次”、档案资源全流程管理、档案信息多样化展示的研究，希望能为相关研究者提供参考。

二、高校档案服务平台现状

近年来，很多高校档案馆（室）发挥先锋模范作用，对其档案服务平台进行了改造与升级，并取得了不错的成效。前端管控方面如华南农业大学档案馆实现了电子档案信息按权限共享利用，[1]对分散于各处、存储于前端系统的数据资源进行有效整合与集成；档案利用方面如同济大学档案馆于2013年首次在高校构建网上服务利用系统，[2]通过用户注册与登录、提交办理业务、档案馆后台审核与反馈、档案馆受理业务并办理、快递寄出或用户到馆自取的方式提供档案利用；档案实体库房方面如中南大学档案馆实现了RFID系统和数字档案馆系统的基础数据层、业务逻辑层、用户展示层的融合，既保证了档案实体安全，也为档案系统的使用带来便捷体验。诸如此类的研究举不胜举，从星星之火到遍地开花。[3]

宁波大学档案馆借鉴各高校优秀做法，从用户角度出发，开发高校智慧档案服务平台，通过系统谋划、扎实推进，以期提高学校档案信息化建设水平，构建高校档案工作整体智治新格局。

三、高校智慧档案服务平台构建

高校智慧档案服务平台（以下简称平台）基于OAIS参考模型，采用SOA技术体系结构和先进的MVC开发模式，充分利用J2EE、JAVA等应用技术和XML的数据交换技术，通过微服务集成的方式对分散在不同软件平台上的数据信息进行整合，实现档案信息资源的管理与共享，为用户提供“一站式”档案服务。平台的整体框架如图1所示。

图1 高校智慧档案服务平台整体框架

平台通过“三网隔离”的方式来确保档案资源的安全。因特网与校园网之间通过信息中心的网关、防火墙NAT策略、路由策略等方式实现逻辑隔离，校内用户通过统一身份认证账号连接因特网。局域网与校园网之间进行了物理隔离，通过离线NAS存储器来实现数据通信。整个平台主要围绕档案管理系统工作，其余各系统与档案管理系统进行了功能集成或数据对接。多数用户在实际使用过程中感知不到多个系统的存在，直接在档案管理系统内无障碍使用各系统的功能。下面就从四个具体的应用方向来详细地描述平台的构建机制。

（一）档案库房自动化管理

平台通过搭建虚拟库房，实时自动反映现实库房的档案位置、借阅状态、温湿度环境等情况，为用户提供实体档案库房的直观显示与智能管理。档案库房主要由智能密集架系统、RFID系统、环境管理系统进行管理。

智能密集架系统主要用来保存档案实体。采用电动的方式运行，可通过语音来实现智能开架、关架；可通过人脸识别、指纹锁、PIN码等安全技术保护珍贵档案；可通过电视引导屏来自助查询，列号灯闪烁节层位置信息指引档案位置。架体内部配置樟木板，底部设有防鼠、防倾倒装置，具有良好的防尘、抗震、防鼠、防虫蛀、防潮、防火、防盗和保密功能。

RFID系统主要保护档案实体的安全。档案实体以卷（盒）为单位粘贴RFID标签，RFID标签内包含档号、盒号、库房位置等信息，确保档案实体有码标位、有迹可循、有数可查。除打印RFID标签须登录RFID系统操作，其他上架、下架、借阅、归还、盘点等任务均在档案管理系统上操作，减少了来回切换系统所带来的工作不流畅、操作烦琐等问题。库房门口设有RFID门禁设备，监控档案的非法出入库。

环境管理系统主要是保护库房的安全，营造恒温恒湿、空气净化、无水无火、人员限流的环境。环境管理系统集成了恒温恒湿精密空调、恒温恒湿空气净化一体机、水浸探测器、空气质量采集器、高压细水雾灭火装置、人脸指纹门禁一体机、视频安防监控等设备，实现档案库房全过程一键自动化管理。为了提高工作效率，库房监控视频、RFID门禁报警、温湿度、烟感及漏水、机器运行情况等数据实时自动投影到档案服务大厅的显示大屏上，同时档案工作人员还可以使用手机App在家实时查看和回放库房关键位置的监控视频。

（二）档案服务“最多跑一次”

平台集成了档案利用系统、远程查档系统（网页版和微信端）、RFID系统、电子签章系统等功能，实现了档案服务“最多跑一次”改革。档案服务“最多跑一次”流程如图2所示。校内用户通过统一身份认证系统登录校内端口（档案利用系统），校外用户通过公安实名认证系统中的人脸活体检验登录因特网端口（远程查档系统），这两种登录方式保障了档案信息和个人信息的安全。

图2 档案服务“最多跑一次”流程图

校内用户可在线检索，平台根据用户角色以及档案鉴定状态来限制可检索范围。档案数字化副本和电子档案在挂接或归档时自动触发OCR识别，并通过ElasticSearch技术建立档案条目索引、全文信息索引，[4]校内用户通过输入多个关键字中间加空格的方式进行一体化检索和全文检索，检索结果匹配度越高查询结果显示越靠前，并红色高亮显示所查信息，方便用户快速找到所需内容。

档案服务“最多跑一次”主要分为电子借阅和实体借阅两种方式，同一份档案在同一批次查档申请中只能选择一种借阅方式，不同档案在同一批次查档申请中可选择不同借阅方式。若所查档案已做数字化，校内用户可以选择电子借阅方式。当档案鉴定状态为完全公开时，档案馆工作人员通过pdf配置对部分敏感信息显示遮挡后提取用户所需页，加盖电子签章后通过限时查看的方式提供利用；当档案鉴定状态为条目公开或完全不公开时，档案馆工作人员还须添加借阅审批流程，将pdf配置好的档案提交利用部门和归档部门审批，有些特殊的档案（如房产证等）还需要分管校领导的审批，平台内所有的审批程序都会以短信等方式提醒，审批通过后方可限时查看。

实体借阅方式和电子借阅方式类似，根据所借档案是否数字化来判断是否添加pdf配置；根据档案鉴定状态是否完全公开来判断是否添加借阅审批流程。若档案已做数字化，打印并加盖公章，用户到馆借阅或邮寄到付给对方；若档案未做数字化或须借出档案实体时，档案馆工作人员下发库房借阅任务。单个或少量档案借阅时，直接将其带出库房，库房门口的RFID门禁设备在人员通过时自动识别所借档案RFID标签，完成借阅任务；大批量档案借阅时，还可通过RFID手持机、智能书车扫描RFID标签完成借阅任务，在借阅任务中的档案数据处于借阅状态，其他用户无法借阅。用户利用完毕后，档案馆工作人员下发库房归还任务，和借阅任务类似，单个或少量档案通过库房门口的RFID门禁设备自动完成归还任务，大批量档案借阅时还可通过RFID手持机、智能书车扫描RFID标签完成归还任务，归还后档案数据变成在库状态，档案实体可再次被利用。

（三）档案资源全流程管理

档案资源全流程管理指的是档案从收集、移交、归档、入库保存、利用、鉴定、到期销毁等整个生命周期内的规范化管理。目前，平台主要通过系统对接和数据抓取的方式进行电子档案的收集。OA系统和研究生论文系统严格按照相关文件要求进行对接，保证电子档案及其元数据的安全可靠。平台通过自动四性检测和人工抽查复核的方式辅助电子档案移交归档。重要网页等通过数据抓取的方式进行主动收集，抓取的网页能脱离原环境查看、展示。采用工作流技术，通过严格的审批程序和全过程所有信息留痕制表保存的方式规范线上移交、归档、利用、鉴定手续等。归档后的档案保存在长久保存系统中，长久保存系统对需要入库的档案数据进行四性检测，检测通过后使用EEP技术封装入库；通过全过程留痕、实时监测、即时短信预警、自动修复的功能，避免档案数据保存期间的病毒感染、人为篡改、硬件被部分损坏等风险。通过用户账号、IP等特殊限制以及严格的审批程序、电子签名核验，控制档案封装包的出库和销毁。

（四）档案信息多样化展示

档案信息多样化展示包括界面显示个性化、不同编研成果主动推送以及档案工作数据动态可视化。平台根据用户功能需求，个性化定制功能显示界面，同时内嵌目录树功能，可以按照年度、密级、保管期限、档案类型等不同字段来树形展示档案数据，满足不同用户需求。平台提供多人合作编研功能，编研成果可以主动推送给指定用户，也可发布在档案门户网站上，通过对档案数据编研成果的推送，让用户更加系统、全面地了解档案。智慧馆藏数据可视化大屏实时采集馆藏档案分布数据、档案移交归档数据、实体档案出入库数据、档案利用数据等，通过数据挖掘技术对这些数据进行整理、统计、分析，使用柱形图、折线图、条形图、饼图、面积图等多种图表进行动态展示，让用户更加直观地了解档案工作全貌。

四、结语

平台解决了档案实体与档案软件不联动问题，实现档案数据与档案实体一体化、自动化、智能化管理；解决档案利用服务不便捷问题，通过档案服务“最多跑一次”改革，在保证查全率、查准率的同时提升查询速度，多方位为用户提供便利；解决线上归档程序不规范问题，实现档案工作线上全流程管理,从而保障档案资源安全；解决档案服务不主动问题，通过档案信息多样化展示，实现档案数据可视化，从而更好地宣传档案工作。

虽然平台搭建以来能够满足绝大多数用户的实际需求，并具一定的智慧性，但还有许多需要深化和完善的地方。在开展全馆档案数字化工作时，特别是对非常重要的教学类档案，在数字化扫描、OCR识别后须对全文信息进行人工校对，确保文字准确率达到100%，只有档案数据化的基础打好，才能进一步实现档案数据智能化；借鉴各档案馆（室）收集电子档案的优秀经验，构建电子档案中间系统，期望通过流程再造、接口标准规范化、前端管控等方式来实现全校所有电子文件的归档，为今后实现电子档案单套制管理奠定基础；研究人工智能、区块链等信息技术用以辅助编研、档案鉴定，图像检索与修复等，[5][6]希望通过以后不懈的努力，将数字档案室提升新台阶。