政采云平台在医院后勤物资采购管理中的应用

张丙淑，马玲

1 中国科学院大学附属肿瘤医院·浙江省肿瘤医院 (浙江杭州 310022)；2 中国科学院基础医学与肿瘤研究所 (浙江杭州 310022)

随着医院规模的不断扩大以及医疗技术的不断发展，医院需要采购的物资越来越多，品种、规格越来越繁杂，后勤物资保障工作也随之增多，继而增加了采购人员的工作压力和管理压力。传统后勤物资采购模式存在较多的问题，如采购成本高、采购模式单一、采购行为监督不到位等，所以提高采购效率，完善采购管理机制，规范采购行为，一直是后勤物资保障工作努力的方向。为了适应“互联网+政府采购”的发展趋势[1]，充分发挥政府采购的政策导向功能，优化营商环境，构建公开、透明、高效的网上交易平台，依托互联网和大数据技术的政采云平台应运而生。政采云平台的实施解决了政府采购寻源难、核价难、监管难等一系列难题，打造了采购人员、供应商、平台三方协作发展的新格局。本研究结合医院的实际情况，以后勤物资采购为出发点，分析了传统采购模式存在的问题以及政采云平台的应用优缺点，并提出了针对政采云平台的改进措施。

1 政采云平台的概念

“政采云”是政府采购云平台的简称。政采云平台是全国首个经财政部批准、按云计算架构搭建的政府采购电子卖场试点项目，是以互联网为基础，充分运用云计算和大数据技术，以政府采购电子化交易和管理为重点，涉及政府采购全流程、各领域、多用户，集政府采购、网上交易、网上监管和网上服务为一体的综合型云服务平台。政采云平台是对传统政府采购交易模式的创新和优化，支持多种交易模式，同时提供了涵盖政府采购网、采购软件管理、供应商管理、中介代理机构管理、商品库管理、诚信预警、大数据分析及报表统计的采购业务与财政监管模块，并不断升级迭代，不仅可满足日常小金额零星采购需求，如对于金额相对较低(分散采购限额或公开招标数额标准以下)、市场品类丰富的标准化商品或服务，通过简易的电商直购、在线竞价等方式和简易流程实施采购，还可满足个性化需求，如专业、高效的线上医疗设备交易平台，科研仪器设备及试剂、耗材采购平台，以及面向政府、企业等各类采购人员提供咨询、审计、维修等服务的平台，可全程留痕确保交易行为阳光合规、公开透明、公平公正[2]。目前，大部分医院主要通过网上超市直接订购的方式，直接订购适用于零星采购或者市场价格透明且波动幅度不大的商品，具体流程包括采购人员通过网上超市直接向供应商发起订购，供应商按照约定的时间确定订单并进行配送供货或提供服务等，采购人员在此过程中可通过协商议价的方式降低采购成本。

2 传统采购模式存在的问题

2.1 采购成本高

医院后勤物资涵盖临床、医技科室以及行政管理部门，内容繁杂琐碎。大部分医院的后勤物资具有品种繁多、单次需求量少的特点，基本上很多物资仅是偶尔采购一次，医院不能与供应商建立长期的合作关系，不能全方面了解供应商的供货与服务情况，致使采购的物资价格与质量并不成正比，造成了采购资金的浪费。此外，为了拓宽采购渠道，采购部门需要多家奔走，增加了采购成本，尤其是对于货源比较罕见的物资，很难保证采购到的物资价格在预算范围内且质量好。

2.2 采购模式单一

目前，医院较为常见的采购模式有3种，即政府集中采购、委托招标代理机构的委托采购以及医院自行组织的采购。医院后勤物资品种繁多，对于小金额、不在政府集中采购目录中且急需采购的物资，大部分医院采用现场确认的自行组织采购模式，即采购部门通过线下超市垫资购买，再凭发票走经济业务事后进行报销，极易出现采购过程监督不到位、滋生腐败的现象。对于在政府集中采购目录内通用、小额、零星的物资，如日常办公用品、办公耗材等，常通过组织院内议价的方式，以最低价格确定最终入围供应商，由供应商按照中标的价格进行长期供货，而未中标的供应商将在很长一段时间内失去入围机会，这种情况可能造成因低级错误导致未入围而产生纠纷的情况屡见不鲜，以及采购人员无法得到优质供应商的服务。采购部门采购公开招标数额标准以上的物资，常委托招标代理机构公开招标采购，其采购流程复杂，采购时间过长，无法满足需求较急的科室。

2.3 采购行为监督不到位

内审科虽然是医院的审计部门，但仍无法把控每种物资的采购环节，仅是对大金额采购项目进行审计，并且无法对事后合同、标书审计、物资采购过程进行全方位、严格的管控。很多医院虽然要求纪检监察部门参与采购活动[3]，但仅限于招投标流程，且过于形式化，不能起到切实的作用。在组织架构上虽然赋予财务科作为医院采购监管部门的职能，但仍会出现化整为零、小金额高频次的采购活动。此外，很多医院对物资采购的认识不足，且内部监督意识相对薄弱，常出现采购人员轮岗时间过长或未进行规范轮岗的情况，增加了采购腐败风险[4]。

3 政采云平台的应用优势

3.1 降低采购成本

政采云平台的线上采购模式不再受距离和时间的约束，可实现跨区交易合作，以及全省统一的商品库、供应商库资源共享共用。此种线上采购模式为采购人员提供的死海量优质供应商，可通过对比价格、质量、生产品牌等多种因素后确定满意的物资，以及通过互联网沟通交流减少交通费用及出差费用，最大限度地降低采购成本。

3.2 提高交易透明度

物资采购从采购人员开始下单到领导审批、供应商发货再到货物验收完毕，所有的环节均是在政采云平台上完成，可避免线下交流导致的采购流程不公平、不公正情况，实现了政府采购全流程线上留痕操作，提高了监管部门的监管效率，规范了采购行为，防止了腐败事件的发生。

3.3 实现在线监督、评价供应商

很多医院因并未进一步对入围的供应商建立评价机制，导致对供应商提供的物资与服务缺乏相应的评价与记录，对供应商档案缺乏实时更新管理。政采云平台通过建立政府采购诚信评价体系，可对供应商的履约行为进行在线评价，将有严重违规行为的供应商列入黑名单，禁止其参加政府采购活动；此外，可对供应商供应物资的质量、服务、价格等进行多方面评价，并将其作为日后选择的参考依据。

3.4 实现采购流程标准化

政采云平台设置了物资采购审批流程，可对其进行规范化、统一化处理。相较于传统的采购模式，其实现了线上办理审批、备案等事项，防止了采购人员的随意行为，缩短了时间成本。此外，政采云平台可以保存采购记录，方便后期查阅、了解采购过程中存在的问题，为制定采购方案提供可靠依据[5]。

3.5 保证物资价格规范化

医院为了规范平台供应商发布物资行为，提高物资信息质量，保障合规性，特制定物资发布规范及管理规则。供应商在物资发布页面均设有销售价、市场价，政采云平台会对物资价格进行审核，只有经过相关主管部门审核通过且采购价格不高于其他电商平台价格的物资才可上架，若上架后供应商私自更改采购价格甚至高于市场价格，则按照平台规则进行下架、冻结、关店等处理。此外，政采云平台建立了统一且标准化的商品库，可实现对供应商物资价格、服务、质量的统一比较，通过数据分析识别恶意降价或者提高价格的行为，以维持正常的价格范围。

3.6 支持多种采购交易模式

为了提高物资采购决策的科学性和透明度，政采云平台为采购人员提供了多种采购方式，如根据不同的采购需求，政采云平台设立了电子卖场(含网上超市、在线询价、反向竞价、协议供货+批量采购、定点服务、特色商品等)和项目采购(含公开招标、邀请招标、单一来源、竞争性谈判、询价)功能模块[6]，可实现多种交易模式，保证采购效率与竞争相结合；此外，为满足个性化需求，设置了单品牌竞价和多品牌竞价，对于达到公开招标数额标准以上的采购需求，可通过项目采购委托采购，由第三方招标代理机构公开招投标，极大地提升了透明度。

3.7 解决交易纠纷

若物资采购人员在与供应商交易过程中发生争议，在无法协商的情况下，可以向政采云平台进行举报、申诉，政采云平台在对相关事实进行认定后对违法行为予以逐级上报，请集采机构或财政监管部门处理。政采云平台可为采购人员提供全流程云服务，供应商应依法履行政府采购合同和政府采购活动中的各项承诺，包括但不限于发货承诺、价格优惠、商品和服务质量保障、发票开具、退换货和售后服务承诺等，此外，供应商应配合和支持采购人员、平台、评审专家、财政监管部门、行政监管部门、审计机关和监察机关等完成相应的平台管理、询问或督查等工作。

4 政采云平台存在的问题及改进措施

4.1 质量管控问题及改进措施

供应商入驻政采云平台的要求是无严重的失信记录。企业根据平台的规定提交注册申请，平台审核通过后，企业最快在24 h内即可免费入驻成为供应商，申请流程简单但容易出现物资质量不合格、交货不及时、服务态度差、不诚信供应商的情况。为了保障采购方的权利，政采云平台应联合交易监管中心从发布、审核、绩效考核等环节进行全方位管控[7]，不定时对供应商和物资质量进行监督、抽查，一经各级监管部门检验、平台抽查检验、采购人员投诉举证物资质量不合格，立即按照平台规则对该供应商进行处理。

4.2 监管力度问题及改进措施

通过政采云平台采购物资的整个流程虽然公开透明，达到了提质增效的目的，但在实际工作中，难以实现监管的初衷。例如，采购人员可以线下与供应商对接实际采购物资的规格型号、品牌数量和价格，供应商再按照此需求进行上架，提供送货服务，因此就出现平台显示的物资品牌、型号、数量、价格与实际线下的物资不一致，导致违规采购更加隐蔽，不能保证采购真正透明化、规范化。为了解决上述问题，政采云平台可建立系统登记机制，要求供应商提供的货物品种均应符合财政部的品目分类标准，并与税务发票系统的仓储进出记录系统连接，要求供应商所配送的货物必须从仓储系统发出；此外，设置交易行风监评员，对达到一定采购量和价值的订单进行不定期跟踪抽查，对违规行为给予相应的处罚。

4.3 个性化服务问题及改进措施

政采云平台可选择的物资品种越来越多，但都是一些日常通用的物资，很难满足研究机构、高校、环境监测、医院的需求，如用于教学和实验的试剂耗材、用于科研的仪器设备以及普通实验材料等，尤其是普通实验材料，其专业性强、种类多、使用量大，虽然现阶段部分高校采用了线上线下相结合的采购方式，但同时增加了采购工作量、降低了采购效率。政采云平台可就高校、研究机构的特殊性，邀请此方面的供应商入驻政采云平台，增加个性化服务板块，为高校采购人员带来多样化选择，为科研人员提供“采、监、供、服”一战式体验的科研服务平台。

4.4 资源共建共享问题及改进措施

目前，政采云平台尚未开通预算指标功能，不支持多种支付方式，为了更加便利，未来应在现有的基础上持续推进，实现与预算管理系统的有效衔接，拓宽支付方式，增加公务卡等网络支付方式；根据法律法规，采用电子签章进行合同确认、签字以及办理验收手续，最大限度地降低采购成本和供应商的运营成本。

5 小结

政采云平台提供了成熟的运营保障和大数据、云计算等技术支持，降低了物资采购成本，提高了政府采购效率，采购流程全程留痕、信息公开，为采购人员提供了更优质的服务及保障，促使政府采购活动不断创新和优化[8]。但其仍存在不足，需要持续优化和改进，不断规范，进一步丰富供应商和物资并对其加强监管，最大限度地满足采购方的需求，使平台的功能发挥至最大，以便更好地服务于供应商、采购方和监管方。