基于科研型事业单位档案“卷件融合”管理模式的思考

陈婷婷

(黑龙江省水利水电勘测设计研究院，哈尔滨 150080)

现代社会以信息化、智能化、自动化高度发达为根本标志，信息资源价值的实现程度已成为决定企事业单位之间发展竞争成败的核心要素之一。因各种历史因素，档案的开发利用状况距离理想状态始终存在较大差距，严重影响了档案信息资源巨大经济社会价值的真正发挥，故对档案管理的理念与模式进行创新是解决档案工作问题的根本。

2019年伊始，《机关档案管理规定》发布实施(以下简称《规定》)。其中明确提出：“机关档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，逐步推进卷件融合管理”，要实现科研型事业单位档案整编的合理性、科学性、系统性及可操作性，必须首先改进档案管理模式。“卷件融合”管理模式的提出，对摆脱科研型事业单位档案管理中或执行“三体系”全部“立卷”，或执行《归档文件整理规则》全部“组件”，或两者混用无规可循的状态具有极强的指导意义[1]。

科研型事业单位一般来说历史积淀较为深厚，在长期业务发展和工作实践的过程中积累了大量珍贵的历史档案，以水利勘测设计研究单位为例，其中形成和保存的科技类、研究类、工程类档案对本单位、本行业乃至本地区的经济社会发展都具有极高的参考价值。回顾档案管理工作的历史，科研设计单位的档案因形成渠道和内部管理机构的不同，呈现出复杂性和多头管理的混乱，亟需找到更加行之有效的管理模式，从根本上提升档案管理工作的品质。

1 科研型事业单位应用“卷件融合”档案管理模式的必要性和可行性

事业单位档案一般分别在业务部门、综合管理部门、群团组织和下属企业中形成。笔者所在单位包含的业务部门如规划处、水工处、科技信息处、市政处、财务处，这些部门较易于形成独具特色且系统规范的档案资料。但类似院办公室、党委办公室、后勤处等部门材料相对分散，划分为同一类的文件内容经常并不具有必然联系[2]。“卷件融合”模式在这一类部门文件材料的初步整理中应用，更加直观也更具可操作性。如果档案材料系统性较强，容易形成明确的套系，比如按课题成套、按工程建设项目成套等，则以“卷”为单位预立卷较为适用，这样的模式不致破坏业务资料的有机联系。院办公室、党委办公室、人事处等以文书档案为主的综合部门，则应以“件”为单位进行整理，降低预立卷工作的随意和繁琐，仅以“件”作为基本单元，将归档完整的文件排列出件内顺序后移交档案室，档案室依照组织机构分类，运用档案管理软件完成科学化管理，实现便捷和精准的查找使用。当前国内很多高校档案馆就采取这种方式，取消立卷环节后，材料形成部门直接负责收集移交，再由综合档案室负责组件即可。

科研型事业单位档案类别比较复杂，既有文书、人事等行政档案，又有大量技术业务档案。在这种情况下，忽略档案类别，全部立卷或组件的一刀切式管理显然不尽合理，必须有分类明晰、科学规范的管理模式来确保本单位档案的系统性，同时，作为行业重要参考资料的业务档案的价值不致被埋没。 “卷件融合”管理模式既符合系统性、成套性强的档案管理要求，使档案保持完整，同时可以鉴别不同档案的价值，在管理和利用全程中保障信息安全。

2 “卷件融合”管理模式在科研型事业单位档案管理中的推广应用

2.1 科研型事业单位中的业务档案更宜“立卷”

在档案管理工作量较大或管理模式较为成熟的行业及领域，业务档案“立卷”是实际操作中较为有效的管理方式，如律师即为如此。科研型事业单位档案中数量最多、利用率最高的是工程资料、工程图册、项目设计成果等业务档案。笔者所在的黑龙江省水利水电勘测设计研究院馆藏档案共计20000余卷，年均查询利用超过1000人次。有些单位全面实行“卷改件”，这种方法满足精确性的要求，但在各类数据建设中，因著录条目过多工作量过大，导致文件与条目不对应的情况时有发生。根据《规定》中“其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理”的指导思想，以水利勘测设计单位为例，科研型事业单位业务档案应保持原貌，依照年度、专业、工程门类等确立顺序完成“立卷”，在明晰管理的同时实现查找利用便捷。

2.2 行政类一般档案更宜“组件”

在档案逐步电子化、网络化管理的大背景下，科研型事业单位党群类、行政类等档案以“件”为单位归档较为符合工作实际，其原因有以下4个方面：①便于整理和使用。若归档材料体量庞大、内容繁杂，如果以“卷”为单位进行整理，则要耗费大量时间排序、确定页码、写案卷名，以“件”整理显然更为简便。同一部门的档案散落在各处的情况在实际工作中屡见不鲜，若无全文数据库检索，调档极为不便。以件为单位，可以避免档案管理中时间和力量的不必要消耗，有利于深入开展档案材料收集和档案信息的深加工，切实提高档案服务的精准度和服务效率。②做到及时灵活归档。材料已完成全部收集整理的，即可按照“年度-机构-保管期限-件号”归档，确保文件材料归档的及时和完整，另外，同部门的档案集中排列可以方便用户迅速获取信息。③最大程度上减轻对实体档案的损害。一般行政类档案用户通常只调取某一件档案，这样可以避免频繁调取整卷，不会因重复拆装破坏档案。以件为单位，梳理完成后直接分装归档。材料利用时就可直接插件或取放，能够做到更好保持档案原貌。④维护档案信息安全。涉密或涉及个人隐私信息较多的档案，在整理归档时以“件”为单位更符合科学管理的要求。

2.3 “卷件融合”需要科学规范的管理制度作为支撑

档案制度的不断修订完善是档案工作与时俱进的必要保障在信息化、网络化的当今，随着档案环境的不断改善和人们对档案认识水平的不断提高，建立健全符合现实管理需求、符合本单位工作实际的档案工作制度是保障档案工作稳步科学发展的必要条件之一。针对当前科研型事业单位一般按照传统模式管理的实际情况，“卷件融合”模式要进一步推广应用，必须以制度建设为抓手，以法律法规为准绳，才能保障“卷件融合”档案管理的规范、科学、有序。这样的前提，要求科研型事业单位的档案管理体系要更加健全完备，档案工作网络覆盖本单位各工作环节，确保档案工作责任到人，形成了“统一领导、制度完备、分类管理，密切配合”的有效工作机制。

3 “卷件融合”管理模式未来要与数据中心建设相适应

一般科研型事业单位都存在一定数量的科技、业务、财务和人事档案，这些档案通常以“卷”作为基本单位。应加快推进存量档案数字化，纳入数字档案建设项目，提升查询利用效率，保证便捷查询、精确检索。在推进存量档案数字化的同时，逐渐推动增量档案向电子档案单套制过渡。大数据时代的档案管理系统必须紧跟数据管理体制和管理形式的发展要求，通过以云计算技术建立统一的档案数据模型和行业档案“集散中心”，推动建成档案数据集约应用平台，即大数据中心，是科研型事业单位数据中心建设的必然趋势。伴随科研型事业单位档案信息化工作的加速推进，网络基础设施和软硬件设施的持续升级，档案管理复合型人才的培养和配备，大数据中心将成为科研型事业单位开展各项工作的必要基础设施，“卷件融合”档案管理模式必须主动适应这样的发展趋势，为最大限度实现档案为行业发展和科研事业的服务功能奠定坚实基础。

4 结 语

科研型事业单位的档案通常覆盖了行政类和所属专业领域业务档案等多个门类，虽然档案管理多数时候被认为是幕后的基础工作，但长远来看，其工作成效对本单位的改革发展乃至行业的高质量发展具有举足轻重作用，是科研型单位为作为行业智库和服务政府决策的重要技术支撑。然而反观当前管理实际，许多问题致使管理效能低下已经成为科研型事业单位档案管理的通病，管理模式的升级换代已迫在眉睫。“卷件融合”管理模式可以较为有效地解决科研型事业单位在实现档案管理信息化现代化过程中的常见问题，同时有助于档案管理工作与行业信息化管理和大数据中心建设实现科学融合。对于科研型事业单位而言，在信息化时代到来时，采用适合的档案管理新模式是档案信息化建设工作付诸实施的重要前提。