大数据时代人事档案信息化建设的思考

罗辉莹

（陕西省宝鸡峡引渭灌溉中心,陕西 咸阳 712000）

伴随着大数据时代的到来,社会各界对技术和信息的需求与日剧增。现代企业在人事档案管理方面,只有与时俱进,跟上时代发展脚步,将信息化趋势有效融入其中,充分利用科技、信息技术,不断改革和创新人事档案管理模式,才能更好地适应中国乃至世界的发展。

1 大数据在人事档案信息化建设中重要作用

1.1 建立较为完整的人事档案信息库

人事档案管理是人事工作中不可或缺的重要组成部分,作为人事信息的主要载体,必须在大数据技术基础上,建设人事档案信息数据库,为人事档案了解和挖掘人才提供必要的信息支持,并结合具体人才实际情况合理配置工作岗位,实现人力资源的充分利用。在此背景下,人事档案信息化建设速度不断加快,因此只有始终坚持以人为本的理念,才能有效提高人力资源开发水平,从而实现人事档案价值的最大化。现阶段,在人才使用上,我们对大数据的应用进行了尝试,采取了以传统档案为主、大数据为辅的手段来为人才进行一个客观的评价。例如,通过大数据,了解其曾经供职的情况、个人征信等,来综合考察一个人的德能勤绩表现。

1.2 有效提升人事档案管理工作效率

在大数据基础上,各单位建立了人事档案管理系统,有效分类存储档案,并详细分析了档案信息相关性,并进一步区分数据之间的关系,为人力资源管理提供优质的人事档案信息,进而准确预测人力资源发展情况。同时,基于大数据技术,顺利推进人事档案管理工作,不仅利于人事档案管理工作效率的提升,还可以有效保证人力资源管理工作质量。

1.3 科学管理人事档案

传统人事档案管理往往更加注重工作经验。在大数据技术持续进步的形势下,档案管理工作人员应及时转变观念,更加重视人事档案管理信息精准性,并从海量人事档案信息中挖掘出有价值的档案信息资源,进而为后续工作顺利开展提供重要的信息支持。传统档案具有原始、直观的特点,但也存在着明显的弊端,主要体现在,当今人员流动性大大增加,而传统档案在数据更新、传递和利用上的缓慢低效难以适应形势需要。在人事档案工作中引入大数据技术后,可以做到档案数据的即时传递,同时档案信息的更新速度也将得到极大的提升。我们在人事档案管理中做了一些尝试,以传统档案为主,以大数据技术为辅,对档案信息进行补充,以完善人个档案信息。对人才做出客观评价。现阶段由于大数据信息的来源尚存在一些缺陷,只能把大数据技术作为人事档案管理的一种辅助手段,相信随着社会的发展,技术的进步,大数据与人事档案管理将会融合地更加紧密。

2 基于大数据的事业单位人事档案信息化建设策略

2.1 树立先进的人事档案信息建设理念,合理分配高素质人才

构建人事档案信息化的先进概念,不仅是人事档案信息化建设的基础保障,而且还是人事档案信息化建设的先决条件,同时还是重要工作开展的指南。落后的思想只会带来消极的工作方法和思维,缺少工作的主动性和创造性。在前沿信息化建设理念指导下,如何有效地提升人事档案信息化建设人才的素质是人才合理化配置的关键。为了有效提高信息化建设质量,应配备具有相应综合能力的档案管理人员,其中包含了研究技术水平高、档案专业知识全面和组织能力强的工作人员；熟悉相关专业知识的专业技术人员,能够为纸质文件数字化的各个方面提供必要的技术支持,具有一定的数字基础知识和熟悉相关操作的人员等。目前,我单位已引进了一名档案管理专业技术人员,并对现有的管理人员进行了计算机业务培训,制定了人事档案信息化方案并完成了基础工作,档案管理工作的效率有了很大提升。

2.2 不断优化完善人事档案管理信息化管理机制

在大数据时代背景下,有效加强人事档案信息化建设,不仅有利于提高人事档案管理的整体水平,而且还能最大程度发挥人事档案价值,为事业单位长足发展贡献力量。在实践中,为保证事业单位人事档案信息管理活动有序开展,有必要根据具体情况制定相对完善的管理机制。从人事档案的收集、分类、整理到归档、查询、利用,制定非常详细的操作规程,实现统一管理。特别是在文件查询、使用、下载等众多环节,需要为不同的用户设置不同的权限。同时,人事档案数据来源相对宽泛,格式多种多样。为了方便跨系统操作,还需要进一步明确人事档案的格式标准,便于使用和管理。

2.3 不断补充完善人事档案信息管理系统

在多媒体技术和互联网技术发展的基础上,人事档案信息的建设必须紧跟时代发展步伐,及时更新原有档案管理软件和数据库,从而有效提高人事档案管理水平。实践中,相关工作人员要积极构建科学化、便捷化的人事档案管理系统,进而实现人事档案信息资源的统一管理。使用大数据技术构建人事档案信息管理平台时,既可以统一存储人事档案信息,又可以实时存储和查阅相关人事档案信息。只有这样,才能有效提升人事档案管理工作效率,同时提高档案资源利用效率,推动人事档案管理向着网络化、信息化发展,同时,发挥人事档案管理工作的最大价值。

2.4 加大基础设施建设力度

为了合理分配软硬件设施,人事档案信息化建设需要不断完善基础设施,认真落实物质基础保障工作,及时补充基础架构,结合自身实际情况,选择适合的人事档案管理软件。同时,制定完善的档案管理系统,统一数字档案格式,为以后的人员档案信息收集和资源共享提供必要的支持。另外,要对网络建设进行合理规范,并将网络连接、设备配置以及相应安全工作落实到实处,确保人员档案信息的安全性。

2.5 确立健全的数据库

当前,大数据技术被广泛运用到各行各业中,工作人员借助大数据技术建立人事档案信息数据库,从而为后续人事档案管理工作顺利开展奠定坚实基础。在人事档案信息化建设期间,原始数据在其中占据着非常重要的位置,必须引起重视。因此,身为人事档案管理员,首先要树立良好的责任心,及时归纳整理相关档案信息,重点审核原始资料信息,确保原始档案信息的可靠性和真实性,从而为人事档案管理提供重要参考,为信息建设顺利发展奠定坚实基础。档案信息审核工作完成后,有必要进一步建立人事档案数据库框架,建立统一的档案信息分类标准,进一步保证档案信息录入的真实性和可靠性。当数据库建成之后,工作人员还应在固定时间检查和维护数据库系统,确保其安全性,一旦发现漏洞,必须第一时间进行修复,这样,才能更好地保障人事档案信息的安全,防止档案信息发生泄漏。

2.6 整体提高档案管理人员专业能力

在事业单位人员档案管理中,管理人员的综合素质对档案管理效果影响较大。此外,大数据时代对管理人员的综合素质要求日益提高。因此,具体实践过程中,高校也需要重点关注档案管理人员的培训和再教育。一方面要提升其人事档案管理专业知识；另一方面还要不断提高其信息化水平,确保人事档案管理人员能够灵活运用计算机输入、组织和存储档案信息。此外,单位有必要积极引导人事档案管理人员掌握更多档案学科知识,如信息科学知识和图书馆学知识,为更好地开发和利用人事档案打下基础。

3 结语

伴随着计算机技术和互联网数字化在现代企业中的不断发展和普及,传统落后的人事档案管理模式得到很大改善,并在不断升级更新中。在现代企业管理中,人事档案的信息化建设有利于数据的分析和利用,不仅大大解放了劳动力,而且还节约了大量人力、物力,为企业用工和考核提供必要保障,促进了工作效率的提升。不断健全人事档案管理的信息化建设,是每一个档案管理者的重要职责。只有这样,企业和员工才能相互促进,充分利用内部所有可用资源,实现效益最大化。