浅析财务共享服务在企业财务管理中的应用

张悦，任洁琼

（南京巨龙钢管有限公司，南京 210061）

1 引言

随着全球一体化的发展，我国企业不断发展壮大，越来越多的企业走出国门，走向世界。在国家有关部门的政策推动下，近年来，我国大型企业集团也兴起了财务共享服务中心建设热潮。企业在集团层面成立财务共享服务中心，将集团内分子公司原有的财务处理职能集中到财务共享服务中心，实现企业财务资源、服务的有效整合运用，提高企业的经营管理效率和核心竞争力，对企业的长远发展来说意义巨大。不过，就目前在中国财务共享服务的实际使用状况而言，未来的发展并不乐观，许多企业尚未意识到财务共享服务的必要性，财务共享服务在许多企业中并未获得良好的使用。

2 财务共享在企业财务管理工作中运用的价值

财务共享服务模式目前正被更多的人接受和重视，许多企业通过财务共享服务管理模式取得了前所未有的进展，企业管理层的资金管控、企业发展管理模式的变革创新等，都是在财务共享管理模式驱动下进行的。具体来说，财务共享模型价值可以从如下几方面理解。

2.1 加强企业对经营成本的控制

大型企业每个分支机构，无论大小，均需设立财务管理部门，配置财务人员。财务人员数量庞大，人工成本较高，且分支机构不同，难以实现地域资源配置优化，给企业造成一定的成本负担。集团企业放弃过去的传统财务管理模型，建设共享服务中心之后，通过调整组织结构，再造业务流程，统一业务处理标准，其财务工作的质量和效果都将大大改善，会计处理速度也将会成倍地提高，同时对财务的人员培训和人才聘请投入也将会大幅减少。通过财务共享服务中心的整合，专业化分工和更加高效的信息化支持，实现一个财务人员可以处理几个公司同类业务的新模式，一定程度上能够帮助企业降低财务成本。与此同时，财务共享服务中心可以实时反映企业财务状况，便于企业对分子公司的财务情况进行监督管控，为企业财务管理提供合理有效的成本管控方案。

2.2 提高财务信息有效性，利于发挥数据价值

由于大型企业的分支机构分布在不同区域，形成不同的地域文化。不同分支机构的财税政策存在差异，财务人员素质参差不齐。通过不同的财务信息传递方式，数据再经层层汇总后，信息质量难以保证，这就制约了企业的财务管理水准，企业各项业务的营运无法得到合理的控制，企业政策的执行效果也难以保障。不可靠的财务信息可能会使管理层对企业未来发展运营的决策造成误判。当实施财务共享服务模式之后，通过统一业务标准，将企业同类业务集中在一同处理，管控标准一致，信息集中度大幅提升，财务信息的质量和及时性也得到了保证。完整准确的财务信息，便于企业管理层进行信息分析和运用，有利于对企业目前的管理运营作出准确合理的判断，为企业未来战略实施的决策提供有效的数据支持。

2.3 优化资源配置，提升管理效率，助力公司战略发展

传统大型企业集团中，往往包含多个分子公司，每个分子公司同时存在提供同类服务的机构和人员。共享服务可以将企业集团同类的服务处理集中在一起，制定有效统一的服务流程和标准，财务管理由分散型转变为集中型。通过资源的合理优化配置，形成内部专业化分工，提升了专业化水平，有效促进企业内部管理的效率提升。有利于企业将更多的工作重心聚焦到核心业务上来，将更多的资源投入高增值业务活动中，提升企业的核心竞争力。在集团通过对外兼并收购战略扩张时，能够以最低的管理成本实现新组织的管理整合和财务整合，达到并购后企业经营、投融资等财务活动的有效管理，实现收益最大化。

3 财务共享融入企业财务管理工作的策略

依靠以上几点财务共享服务的价值，大多数企业的财务管理情况可以得到有效改善。关于构建财务共享服务中心的关键因素，本文从以下几点展开探讨。

3.1 更加紧密的业财结合模式

财务共享的建立，进一步促进了财务组织职能的转型，明确了各层级财务人员的职能分配。财务管控节点推向业务前端，改变了以前财务事后管控的模式。这种业务流程的管理更需要强化业财结合。财务人员的角色从记账型财务和监督型财务向协作性财务转变，将财务嵌入业务流程的各个环节当中。业务部门与财务部门相互配合、数据共享，形成财务人员懂业务、业务人员懂财务的混凝土式业财结合模式。

3.2 支持财务共享的信息系统

财务共享服务高度依赖管理信息系统，管理信息系统是企业组织结构、信息学技术和管理理念的有机结合。ERP 系统的广泛应用为企业内外部信息集成提供了多组织的管理模式，也为财务共享服务的管理信息系统建立奠定了基础。电子影像系统作为财务共享服务的核心支持板块，将各种实物单据转换为电子影像，实现电子影像的采集、传输、存储和查询功能，实现了财务共享异地会计处理构想。此外，网上报销、电子档案、会计核算系统等一系列信息系统的整合，以及移动互联网在财务共享服务中的运用，使企业业务流程的5A 模式（任何人可在任何时间、任何地点，通过任何设备接入互联网，处理业务相关的任何事）成为可能。

3.3 合理高效的业务流程规划

财务核算工作具有重复性高、业务量大、标准化程度高等特点。财务核算工作是传统的财务共享服务模式中最基础、最核心的业务，主要包括总账管理、采购与付款管理、销售与应收管理、资产管理、成本管理和现金管理。业务流程设计的流畅性很大程度决定了业务执行的效率和质量。共享服务业务设计之初，首先梳理统一全集团业务活动、流程和单据。与集团各级财务人员充分沟通，掌握各环节关键要素。通过进行流程再造，实施规范性的标准和程序，首先在小范围开展试点工作，针对业务流程试运行过程中暴露出的问题进行不断优化改进，继而在全级次逐渐推广实施。合理高效的业务流程设计能够大幅提高财务效率，提升用户体验，能较好地体现财务共享服务价值。

3.4 强化财务流程管理工作方式

要将财务流程管理共享模式的优点完整地反映到运营与管理工作中，企业可以从管理者的思想出发并加以改进，从而确保每一位管理者都能意识到财务流程管理的重要积极意义。企业应该根据财务管理工作的具体问题和需求，加强对财务管理体系的优化，使管理层和基层员工都能够意识到自身的责任和职能，以充分发挥每一个财务工作人员的作用，提高财务管理人员的资源利用率，提升企业财务管理工作的效率和质量。另外，企业应该进一步优化流程管理工作方式，落实监督管理工作，为财务共享服务的形成提供一个强大的财务管理流程，并针对企业业务的实际状况和财务共享模式的发展趋势，研究改变企业财务流程管理工作的方式方法，从企业财务管理流程的合理性出发提高企业财务管理工作的有效性。

3.5 探索RPA 机器人流程自动化及大数据分析的运用

从现阶段的情况可以得出，我国的信息化技术水平已经得到了进一步的提高，尤其是RPA 机器人流程自动化、大数据分析技术的产生，这种数据处理技术的应用在一定程度上为各行各业的发展开辟了新的道路。RPA 功能强大，容易学习掌握，能模仿人在计算机上的操作，大量处理重复性工作，24 小时不间断执行任务。在前期设计好程序后，RPA 能做到零出错，避免人为失误，大幅提升工作效率。大数据的技术应用丰富，从关系数据、数据仓库到联机分析、数据挖掘可视化。大数据分析可以帮助企业在海量数据中挖掘更有价值的信息。财务共享中心逐步成为企业的数据中心，通过大数据分析对企业的财务状况进行充分的了解，可以支持企业管理层作出更科学明智的战略及经营决策。在财务共享服务及财务管理工作中，积极探索新技术的应用有着巨大的优势和价值。

4 财务共享服务中心创建的核心过程

大型企业创建财务共享服务中心不仅仅是信息系统的建立，也不是简单地将财务人员集中在一起办公，而是一个系统性工程。实施过程首先必须要明确财务共享服务中心的战略定位，经过严谨的评估，制定科学的方案，一丝不苟地推进落实，才能实现既定目标，充分发挥财务共享服务的价值。

4.1 开展前期调查和战略定位工作

在落实财务共享服务的前期准备工作时必须做到从严把握，在前期首先要做好对计划执行情况的全面检查，以了解目标企业的经营情况。在前期项目中，做好以下3 个管理工作至关重要：

第一，了解企业机构、经营状况，对企业进行详细分析，摸清企业管理架构和经营的具体细节，如流程、人员的工作效率等，以便对搜集到的内容加以综合总结，为制定财务共享服务工作方案提出关键的依据信息。

第二，研究企业经营成本费用状况，做好成本费用效益报表的制作。制定的成本费用效益报表重点就是把成本费用、经济效益等均加以具体化，考虑周全并获取与现实一致的经济信息。

第三，在前期工作开始时要使企业全体员工都意识到建立财务共享服务的重要性，从而获得员工的理解支持，不仅仅是企业要加强重视，连基层职工也要主动配合财务共享服务建设工作。

4.2 落实共享中心选址与设计实施工作

前期的市场调研管理工作结束以后，就步入了共享服务中心选址与业务流程设计阶段，整个过程有以下4 个阶段：

第一，明确要建设的财务共享中心种类，根据目标，进行财务共享服务中心的选址。选址时要充分考虑建设成本、环境、人力资源和基础设施等因素。

第二，明确运营模式，制定相关制度，革新结构组织。

第三，流程再造，根据财务共享建设目标，兼顾管控需求和执行效率，重新审视设计业务环节，合理设计标准化业务流程。

第四，搭建信息系统云平台。一个高效先进的信息系统是财务共享服务得以实施的载体，它保证了财务共享服务的落实效果。

财务共享服务的创立是企业内部财务管理的一个重大突破，因此，开展企业财务共享服务必然会实现对企业内在财务模式的创新，对财务部门的工作流程加以创新，从而使企业财务共享服务功能得以良好的实现。企业在成功建立了财务共享服务模式以后，根据集团内部财务部门进行的不同职能的分配，适应企业发展的新模式。根据财务共享服务的基本思路，企业集团下属的分子机构将取消财务核算职能和人员，仅保留财务分析、业务支持、报税等财务职能。财务共享中心主要承担集团范围的财务核算职能，还可以承担财务分析等职能。集团总部财务部门则集中精力在企业战略政策制定、管理会计、企业投融资、税务筹划和内部稽查等职能上。企业在进行组织架构的选择时，也应参考国内外较先进的财务共享服务组织架构。

4.3 关注实施过程重点环节

财务信息公共服务中心的成立，可以将企业财务人员从日常行政事务管理中脱离开来，转向开展其他高价值的社会活动，从而促进企业财务从业者由核算型向价值型、决策型的转化，从而达到企业财务精细化、效率化和专业化。财务共享服务中心既是财务管理中心，主要承担着整个集团企业及各成员企业的会计核算业务，包含了会计信息审查、资本结算工作、会计报表编制和会计档案管理工作等各项管理工作，同时又是整个企业的信息处理中枢，能够开展财务管理资源挖掘与分析，并进行多维度数据分析和预警。所以，企业在构建财务服务体系的过程中，应该重点管控各个部门、各个环节。此外，企业还应重视外界因素的影响，例如，财务共享的构建对地理位置的确定有很高要求，财务共享服务中心的构建往往受地域经济社会环境、人员的生活习惯及文明水平和基础设施的制约。在进行财务共享服务中心构建时，需要优秀财务人才的支持。人才管理和培养也是一个需要重点关注的工作。企业应该注重提升财务管理人员的工作能力，以财务共享服务中心的建立为契机，加速推进财务管理人员转型。按照自身的工作方向和技能范围进行专业化分工，匹配适合的工作内容，并建立有效的绩效评级体系，提高员工的财务工作成效。

5 结语

综上所述，财务共享服务是大型企业集团为应对全球化带来的挑战而在内部组织中进行的一项财务管理变革。因此，怎样才能搞好财务共享就成为我们在管理方面所要关注的重要问题。过去的财务管理方式发展到今天已不能适应大型企业集团经济发展的需要，财务共享模型正因其自身的优点和功能得到更多的认同，所以在未来的发展中我们有必要对其加以更加深入的分析和研究。