汇文文献信息服务系统编目子系统应用分析

2023-01-09林丽娟

内蒙古科技与经济 2022年17期

林丽娟

(武夷学院，福建武夷山 354300)

汇文文献信息服务系统采用C/S方式，后台数据库是采用Oracle数据库，是一种运用中间件技术创建的开放的基于图书馆文献资源共享和文献服务共享的分布式应用软件系统，它可支持多种操作系统平台，特别是开发者能提供强有力的用户服务与技术支持，实时进行业务咨询服务、网上业务指导及用户服务器的远程维护，因此深得全国许多图书馆的肯定和推崇，至今汇文文献信息服务系统已拥有1 200多家的用户。汇文文献信息服务系统包括采访、编目、典藏、流通、期刊、系统管理、统计等7个模块的子系统，现已升级至Libsys V5.6版本，在实践过程中，与其他文献管理系统相比，汇文文献信息服务系统编目子系统(下文简称“汇文编目系统”)有不少优势，应用汇文编目系统大大提高了编目效率，但仍存在一些需改进和完善的不足之处。

1 汇文编目系统的优势

1.1 在汇文编目系统里可实现不同编目数据的储存、检索

在汇文编目系统里，编目者可根据机读目录、中西文文献著录等相关国际或国家标准以及馆藏的要求，定义MARC字段规则，设定中西文图书、中西文期刊等不同的编目模板，然后根据自己的需要选择模板进行编辑、保存各种编目数据，必要时在模板上通过窗体按钮修改MARC基本信息，进行不同MARC格式的互换。在汇文编目系统里可真正实现不同MARC格式记录的一体化储存、一体化检索、一体化显示。这与不同的编目数据须在不同的子系统里进行的其他文献管理系统(如：妙思文献管理集成系统CNMARC和USMARC分别要在中文献编目子系统和西文文献编目子系统进行)相比，更为灵活便捷。

1.2 获取MARC数据的途径多样，方式快捷

在汇文编目系统里除了通过手工编辑MARC数据进行原始编目外，还可多途径地套录、下载外来数据。

1.2.1 套用套录数据库的数据成为本地MARC。可将书商的MARC数据批量转入汇文编目系统里的套录数据库里，在编目时可按书目的其中一个条件在套录库中检索到所需的MARC数据，通过复制、粘贴形成本地MARC或通过修改直接保存成本地MACR。

1.2.2 通过Z39.50下载所需的MARC数据。在汇文编目系统内嵌的Z39.50中可访问到Internet上的包括CALIS中心在内的许多站点，在站点上检索到所需的MARC，同样也可通过复制、粘贴形成本地MARC或通过修改直接保存成本地MACR。

1.2.3 运用IE浏览器访问下载MARC数据。在汇文编目系统里内置的IE浏览器里可访问到一系列包括国家图书馆的OPAC，通过检索其他图书馆的MARC数据，点击汇文粘贴、log按钮，粘贴到本地修改成适合自身馆藏的本地MARC。

在汇文系统的编目系统中获取MARC数据十分方便快捷，无论是套用套录库的数据还是通过Z39.50或IE浏览器来下载MARC数据，只要分别点击复制、粘贴按钮或只点粘贴按钮即可获取。

1.3 便利的窗体按钮，提高了编目速度

窗体按钮是汇文系统编目系统中编辑MARC数据的主要功能键，包括浏览状态的若干个按钮、编辑状态的若干按钮、新建复制MARC按钮、复制粘贴字段按钮、撤销按钮、打印卡片、书标及工作单按钮、新建复制MARC按钮、查重MARC按钮、固定文件浏览按钮等等，这些按钮操作方便，大多只要按要求点击即可。

1.4 强大的快捷键，提升了编辑效率

汇文编目系统里设置了F1—F12共12个快捷键，如F1为MARC帮助提示快捷键，在编辑MARC时，将光标选中某个字段时，点击F1就会出现各子字段的编目提示框，又如F3为生成相应字段快捷键，把光标分别停在200f、200g、010a等字段，只要点击F3，就会自动生成701a、702a、210a、201c等相应字段。除此之外，F2自动生成拼音、F4选中并复制字段、F5添加选中的财产到打印序，F12分类号主题词相互生成等快捷键都是编目中常用的功能键，这些快捷键的设置大大提升了编目者的编辑效率。

1.5 独特的合并功能,减少了系统里重复的MARC记录

汇文系统里规定正常验收的书目数据是无法直接删除的，这种情况下，合并功能成为解决一书多记录问题的快捷方式。

操作时,先打开两个MARC记录,置于浏览状态,在视图中选择横向平铺,点住右键将其中一个MARC记录工具栏条拖到另一个有用的编目级别较高的MARC记录的相应位置,并删除呈灰色无用的MARC记录，此时财产号也下挂到这条高级别的MARC上，无须重新添加。

1.6 复本的拖拽功能，提高了纠正MARC数据下验收错误的财产号的便捷性

当编目员进行复本验收时，不小心把财产号验收到不对应的MARC上，其他的文献管理系统编目子系统只能先删除错误MARC上的财产号，再把这财产号添加到相对应的MARC上，过程相对繁琐。而汇文编目系统中，只要用上复本拖拽的功能就可纠正，即在需要拖拽复本的MARC下，选中需要拖拽的复本(该条背景将变成黑色)，将鼠标右键按住不放，此时鼠标将会变成手拿纸张样式，将鼠标移动到需要拖放到的MARC的复本窗口下，这就简化了其纠正过程。

2 汇文编目系统中的不足及改进建议

2.1 简化删除的繁琐过程，优化删除功能

汇文编目系统里不能轻易删除数据，正常验收的财产号不能删除，流通过的书目数据是无法删除的，只有回溯编目的财产号和MARC数据可删，其中MARC删除过程比较繁琐，必须先删除其索书号及财产号才能被删除，这些固然显示了系统设计的严密性，但也造成编目数据的管理困难。

建议在编目系统里对删除MARC键和删除复本键提供删除方式的设置，允许有无条件的一键删除方式，并给删除记录提供一个存储地方,即类似于Windows系统里的回收站,以备在对数据误删除后随时恢复,进行补救[1]。

2.2 扩大撤销的操作范围，增强撤销功能

汇文编目系统里的撤销键只是针对字段粘贴和字段删除这两个窗体按钮而设置的，即仅对字段粘贴、删除的前一步误操作进行撤销，而对其他的改动都无法撤销，如手动添加、删除、复制粘贴以及MARC合并等操作都无法撤销。

建议增强撤销功能，实现对编目中的任何改动、操作都能撤销，并在未存盘的前提下能撤销之前的若干次操作，并设置相对应的恢复键，随时可恢复误撤销的内容。

2.3 完善MARC检索结果列表的项目，增强统计功能

高校各专业评估中，图书馆须提供各专业相应图书的书名、种数、册数等评估支撑材料，在汇文编目系统里文献资源入藏明细中虽可以统计出具体图书的种数和册数，但关于图书内容检索条件只能从类号这一项来限制检索，而类号仅指图书的分类号和索书号，按此条件检索统计无法确切体现高校各学科专业的图书(特别是一些边缘学科的图书)，MARC检索的条件比较齐全，编目员可通过题名、主题词等选择自己所需要的一个或多个条件进行模糊或精确进行检索统计出各专业的图书，但是检索出的列表中却没有体现种数、册数和馆藏地等内容。因此，建议MARC检索结果列表中增加图书种数、册数、馆藏地等项目，以增强编目系统的统计功能。

2.4 提高MARC审校存盘的灵活性，增加批量普通保存功能

编目员发现通过批量自动验收送编的MARC数据中，有的图书因是单本或没有附件而MARC中的馆藏字段中的卷期、附件等子字段是空的，汇文编目系统将其视为不符合MARC字段规则的数据而不能被审校存盘,更无法进行MARC批量审校存盘，而系统没有设置MARC批量普通存盘功能，只能一条条地进行普通保存，或将每条MARC进行修改,即删除空子字段，再进行一一审校存盘，这就大大增加了编目员的工作量。

建议汇文编目系统能提高MARC审校存盘的灵活性，如在审校存盘设有“是否允许不必备的字段或子字段为空”等条件，让编目员根据需要进行勾选，或增加MARC批量普通保存功能，让编目员能视情况而定。

2.5 明确错误操作提示的具体内容，完善报错功能

编目系统错误信息提示不明确、详细，凡是只是普通存盘而未经审校存盘的编目数据送典藏时只出现“该交接批次尚未完全编目完成，是否确定送典藏”的字样，不够明确，建议应提示为“该交接批次有数据未经审校存盘，是否确定送典藏”后，并连接到未经审校存盘的书目数据，让编目员自行选择是否进行审校存盘。

当要删除无财产号的MARC数据时，常会出“该MARC已被相关记录引用”的提示，未具体指出哪个相关记录，编目员无法知道出错原因；因步操作错误导致无法保存数据，只会出现“内部错误”等字样，没在界面上明确提示具体错误，有的错误即使在错误日志中也没具体说明。

建议完善报错功能，使系统错误信息提示明确、详细，便于编目员快速纠正错误，进入编目的下一步。

2.6 允许不同MARC数据使用同一索书号，加大索书号分配的灵活性

汇文系统绝对不允许不同的MARC数据使用同一索书号，这样就会出现同书名同作者但不同版本或不同开本的图书(无法做在同一条MARC上的)会有不同的索书号，如，本馆外文书库里美国作者Danielle Steel所著的小说很多，索书号已排到I712.45/S814:57，她的不同版本的同名小说也有不少，所著的《WINGS》有两种版本，因此就有两种索书号，分别为I7122.45/S814:6和I712.45/S814:18，这些繁多的索书号造成排架和检索的困难。

建议汇文系统加大索书号分配的灵活性，可以允许应用者根据自己本馆的需要在不同的MARC里使用同一索书号。