企业存货物资管理存在的问题及对策

2023-01-09王怡力

上海商业 2022年12期

王怡力

一、引言

存货作为企业内部重要的流动资产，在企业现金流管理中占据着极为重要的价值地位。存货本身并不会提升企业的变现能力，但提升企业的存货周转率便可提升企业的资金使用效率。传统意义上的存货管理已无法充分满足企业的管理发展需求，现如今企业发展所面临的机遇与挑战，对于企业提升自身的经营管理水平，强化自身的市场竞争力极为重要。逐步优化企业的物资存货管理水平，细化物资存货管理的每一个程序，可实现企业物资存货收益与存货成本的最佳平衡，进一步提升企业的效益水平。

二、存货管理

存货所包含的是企业所储备的原材料、半成品、待出售的产成品与商品等。物资存货管理是对物资存货进行管理，其中包含存货信息的加工处理、监管存货采购、验收、保管等环节，借助合理的管理手段在保障企业生产销售的同时，最大限度减少企业的物资存货数量，严格控制企业的物资存货成本，加快企业的物资存货周转速度，大大降低企业的平均资金占用比率。部分企业的经营规模相对较小，缺乏相应的资金与技术实力，所采取的传统式仓库管理手段存在较多的局限性，给企业的可持续性发展带来不利影响。科学化存货管理活动的开展，可有效协调原材料半成品以及产成品的数量，有效防止由于库存数量不合理导致企业的生产销售活动被迫停止的情况，同时也能有效防止企业出现大量物资存货积压，加快企业的物资周转率，减少企业的资金占用水平，大大降低企业的存货采购成本、存储成本以及销售成本。此外强化企业的物资存货管理水平，可使企业相关工作人员及时开展存货对比分析工作，为企业管理层科学性决策提供重要的参考。

三、企业存货物资管理存在的问题

1.缺乏行之有效的管理系统

现阶段部分企业缺乏对信息技术的充分利用，企业内部尚未构建行之有效的存货信息化管理系统，在物资采购、保管以及领用环节仍旧以人工操作为主。传统化的存货管理模式下，由于企业存货种类数量繁多，核算的工作量相对较大，极易出现账实不符合的情况，加之管理层缺乏对存货采购、物资出入库的监控管理活动，无法动态高效地掌握存货信息，与此同时也无法做出正确的管理决策，最终导致企业出现管理不善的问题。此外企业的采购部门、生产部门以及销售部门无法及时获得存货数量、存货质量等相关信息，导致企业出现存货过剩或是存货断货的情况，影响企业的正常化运转，造成企业出现运转亏损的问题。

2.企业未重视物资采购活动

现阶段部分企业在物资采购过程中缺乏科学合理的采购申请，而采购人员在物资采购前并未根据企业的实际情况编制采购计划，企业采购物资的计划未能贴合企业的运营状况，物资到货时间未能妥善安排，导致企业物资出现积压或是短缺的情况。此外，在采购供应商选择方面，企业时常会选择与固定供应商进行合作，缺乏充足的市场调研，招投标与定价机制设置并不科学，不利于企业物资采购活动的有效开展。

3.缺乏完善的验收入库机制

企业存在未构建完善的验收入库管理机制，物资验收程序不规范、管理机制不完善的问题，导致企业出入库验收工作无章可循。企业的验收工作人员无法按照制度以及合同的相关要求对所采购的物资、数量、品种以及规划等开展审核验收活动，导致企业无法确保采购物资的质量与数量。同时仓储部门在存货入库时未能及时办理入库手续，在与供应商对账时发现存在差异，对企业物资存货管理带来影响。

4.仓储管理措施的不恰当性

现阶段企业在存货存储环境不重视与保管方法不恰当的情况下，并不主张防雨防潮工作的开展，导致企业部分存货由于锈蚀、霉变而产生损坏。存货分类的不科学以及存货储存缺乏统一规划，导致企业物资存货管理中出现随卸随放以及货物混乱的问题，货物存取与盘点难度过大时，降低企业的物资存货管理工作效率，对于存在质量问题以及数量不符合的情况无法妥善处理。如A企业在库存管理消极的情况下，积压物资长期化不处理，库存信息并不真实，在企业内非正常使用的物资存量高达4865万元，其中已完全失去使用价值的物资近700万元，损失占比13%。

5.企业出库领用手续并不规范

企业物资领用环节往往是最容易出现问题的地方。部分企业并未构建完善的审批机制，部门在领用物资阶段存在较大的随意性，在多领物资时并未办理退仓手续，增加企业的物资耗用水平。同时企业仓储部门对于存货领用发出工作未能严格审核，导致发出货物的数量、规格型号未能符合订单要求，大大增加公司退换货概率，增加企业的销售成本。此外，企业的仓库管理人员在开展货物出库后并未及时登记入账，继而导致企业出现账实不符的问题。如A企业各单位上报存货物资账面总额8849.47万元，实际清查总额17381.26万元，差异（盘盈）8531.79万元，而导致这一问题发生的主要原因在于企业长期实施“以领代耗”的形式，让其出现大量账外库存，造成企业系统出入库与物资实物出入库并不同步，企业出现大量白条抵库的情况，影响企业的经济收益。

6.未能配备合格的仓库管理者

现阶段企业制定的存货管理制度流于表面性形式，缺乏对存货管理活动的重视，仓库管理人员仅仅起到不让外部人员随意出入仓库，而仓库管理工作人员的年龄普遍较大，专业性并不高，给企业的存货管理活动高效率开展带来阻碍，造成企业出现存货管理混乱问题。

四、企业存货物资管理解决的对策

1.开展存货信息化管理工作

企业需要根据自身的生产经营状况搭建信息化管理平台，实现存货的采购、入库以及出库的共享管理活动，实现对企业存货管理活动的动态化监管，精确获取与存货相关的数据信息，为企业管理层采购部门与生产部门各项工作开展提供行之有效的管理信息，便于企业采购部门能够随时调整采购计划，合理调整企业的物资储备量，妥善解决企业内部存在的物资存货堆积问题。

2.强化企业物资采购管理水平

企业管理人员需要将账内账外材料备件全部纳入公司统一管理活动中，企业各个部门在申购物资前需要在存货管理软件中查询库存物资情况，在确认企业物资存货不足或是无存货时再进行申报。而采购部门需要对各个部门的物资申购情况进行汇总，统筹安排详细化的采购计划，提交相关会议审核后再开展相应的采购活动。同时采购部门需要对市场物资进行多方面的调研询价，在权衡质量、价格以及交货时间等多种因素后再确定供应商，同时实施合同会签制度继而有效杜绝采购人员出现徇私舞弊的行为。企业需要构建完善的供应商考评机制，强化对于供应商的日常监督、管理水平，实现物资供应保障的同时降低物资采购成本。此外需要进一步明确公司的职能，要求其与采购计划至采购执行到库存管理环节中做好公司的物资管理工作，要求其能够全面性了解公司各类材料备件总体需求，全面掌握企业的库存情况，积极主动安排企业各项人员开展物资采购活动，有效控制对于各个单位的物资供应。

3.提升存货质检验收水平

企业管理人员需要构建完善的验收制度，成立专门进行物资存货验收的管理小组，在物资验收过程中，验收小组需要仔细检查采购物品外包装完整性，确保箱内物资的完好性、物资名称、规格型号以及品牌等信息是否与公司发出采购订单的一致性，同时检查物资的合格证书、说明书与送货单资料等的齐全性。在物资验收合格后需要由验收人员在验收单上签字与确认，由仓库人员及时办理入库手续。对于验收并不合格的物资不允许入仓处理，经由采购经办人及时联系供应商开展退货与调货工作，将物资验收质检情况与验收处理结果开展相应的登记，并作为对应供应商考核的重要依据。

4.优化企业存货仓储保管机制

企业管理人员需要采取科学合理的存货管理方法，根据物资类别的不同、存储要求的不同进行分区存放，科学设置物资存货的分类标识，确保库存物资的整齐有序性。企业需要对账内外材料进行统一化管理，对于清查出来的物资按照实物状况进行分类。无效库存的物资需要当作废旧物资进行处置，而这类完全失去使用价值的物资需要由各个相关部门或机构进行清理；对于积压的物资需要聘请专业的评估机构开展价值评定估价活动，按照评估后的价值由各个部门或机构直接销售；对于正常应用的物资需要由各个部门或机构按照账面金额直接销售，而账外的物资则按照“零价值”入账手段录入企业的仓储管理系统中。此外仓库的管理人员需要定期检查库存物资，一旦发现物资存货出现包装破损以及过期变质等问题时，需要及时向仓库主管人员反映。

5.规范企业的存货发出领用手续

企业管理层需要严格执行存货领用审批机制，企业内的物资领用部门需要在管理软件中提出物资领用的申请，列明所需要物资的品名、数量以及规格等等，经由领用申请部门负责人的审批统一之后，派遣部门工作人员到仓库管理人员处领用，根据主管领导批准的领用清单办理领用手续，在物资领用完毕之后领用人员与仓库工作人员需要在出库单上签字与确认。在物资货物出库后仓库工作人员需要及时登记存货的台账与明细账，及时做好库存物资信息的动态更新，超额领用的需办理退仓手续，而退仓物资需要经由仓库工作人员清点，在验收合格后才能放入仓库，对于已经使用但并未清理保养以及损坏的物资不能进行退仓处理。

6.合理配备存货管理人员

企业需要从物流管理人才角度培养物资存货管理人员，培养出严谨认真且拥有优良工作习惯的管理人员。做好对物资存货管理人员信息化管理培训工作，让其根据销售订单、企业生产情况做好物资存货的规划工作。同时企业需要聘请专业的库存管理人员做好大批量物资存货的管理活动，提升企业的物资存货管理水平，实现物资存货管理的透明化与标准化。