事业单位财务管理信息化建设探讨

文/宋雅伟（中国地震局地震预测研究所）

继我国正式颁布《新政府会计制度》以来，事业单位财务管理迎来全新机遇和挑战。随着社会经济的蓬勃发展，信息技术的地位愈加重要，基于新政府会计制度运行的背景下，事业单位如何灵活应用信息技术手段服务财务管理是一项值得深思的议题。同时，政府部门为更好履行社会职能，提升单位工作效率，务必要推进政府会计制度改革进度。事业单位依据新政府会计制度，适度调整会计管理内容，利用信息技术满足新政府会计制度要求，提高整体财务效率。为此，本文就事业单位财务信息化相关内容进行阐述，结合事业单位财务管理信息化建设现状，基于新政府会计制度下提出事业单位财务管理信息化的优化策略。

一、事业单位财务信息化阐述

财务管理信息化是指事业单位会计工作与信息技术的紧密结合，进而提升工作效率和质量。财务管理信息化是在电算化基础上，利用先进技术手段，帮助会计信息从采集、处置、输送、应用等环节，优化财务管理，节约成本，实现价值最大化。推进财务信息化对事业单位财务工作带来的影响可以从两个角度阐述：一是有效提升了财务工作效率，大大精简了基础财务工作量。信息化建设将大数据、AI等技术应用到财务工作中，通过财务机器人来代替人工展开各类数据的整合、分析、比对等，借助系统功能自动编制报表、进行数据比对等，数据核对失误、丢失概率大幅下降，数据传输、整合等效率则大幅提升，同时也减轻了财务人员基础财务工作处理工作量，为财务人员转型提供了有力支撑。二是对事业单位财务工作流程、程序、人员能力等提出了新的要求。财务信息化的实施要求将单位财务工作从线下转移到线上，组织架构需向扁平化管理转变，财务人员工作重心也从基本的会计核算、数据编报等转向决策分析、业务分析等方面。随着财务信息化的推进，事业单位财务管理模式也急需变革，否则很难发挥财务信息化优势，财务管理价值难以有效发挥。

二、新政府会计制度下事业单位财务管理信息化建设现状

（一）预算编制层面具体问题

新政府会计制度实施后，尤其对事业单位财务管理预算工作的开展提出了新要求，在“双基础、双分录、双体系”下，事业单位预算工作实操中也存在不少问题。基于预算角度来看，单位财务管理信息化建设问题主要体现在以下几方面：

1.内部职责不明确，预算编制不合理

事业单位预算编制归口管理部门是财务部门，部分事业单位未能合理编制部门职能，有效设置岗位，明确岗位职责，导致财务工作与业务工作无法有效结合。财务部门对业务部门的相关业务情况不了解，导致无法依据项目实际情况开展预算管理工作，也无法对业务部门的项目可行性进行专业的预算执行分析，造成预算编制不合理。业务部门的项目负责人对预算管理了解不充分，时常导致预算编制与实际支出情况不符，影响了预算管理工作顺利开展，也难以进行预算绩效评价，导致绩效目标难以实现、资金浪费等问题。

2.预算编制简单化，预算编制不精细

一是预算编制方法层面。预算编制方法缺乏科学性、规范性。多数基层事业单位采取传统“增量预算编制法”，导致预算编制结果与实际工作需求不符，增加年中预算调整频次；二是预算编制时间层面。每年预算编报时间不足，导致业务人员与财务人员不能进行充分沟通，时间紧、任务重，导致预算编制不细致，考虑层次不全面，无法合理预估不可预见费用，大大降低编制工作真实性与客观性，可能会过度依赖历史数据，难以从实际出发，结合新情况新问题，导致预算预测精准性大大降低。

3.预算项目库建设不健全

事业单位项目库建设管理是做好预算编制工作的基础。目前，部分单位还存在依靠表格等形式登记项目库。另外，预算项目库的管理经验缺乏，不能够充分发挥预算项目为预算编制工作提供向导的积极作用。还有部分事业单位对项目管理未进行有效规划，不能及时更新预算项目库信息，导致项目库信息缺失，信息不完善。此外，因为项目库信息系统建立不完善，综合导致预算编制过程中，预算编制系统无法直接从预算项目库调取项目信息，只能重新梳理项目情况，影响预算编制的效率与质量，以及预算管理工作的时效性。

（二）传统模块与新业务需求不契合

新的政府会计制度实施以后，很大程度上提高了会计信息的可比性和真实性。但与此同时，也对财务管理信息化水平提出了更高要求。新制度下要求会计核算实行双制度、双分录、双报表，对研发出能够操作简便、设置合理的信息系统提出新挑战。原有的财务系统从填写报销单、出纳付款、会计审核记账等流程，只需简单考虑收付实现制下的记账规则，但新制度执行后，同比业务需要同一时间考虑权责发生制和收付实现制两种制度下的记账规则，无疑对财务管理系统协助财务人员做好财务管理及记账工作提出更高要求。

新制度实施后，对事业单位而言，原有的财务管理模式完全不符合权责发生制的要求，比如资产计提折旧，原财务制度下，事业单位的资产不予计提折旧，只需简单录入叠加即可，长此以往，造成资产数量庞大、年代久远、账目不清，很有可能存在账实不符的情况。另外，在新的制度下，财务会计对合同款的管理，预算会计对往来款的管理提出更为复杂的要求，如果不通过财务管理系统在相关业务办理中予以提示或加以限制的话，很容易造成漏记、误记错误的发生。

目前，事业单位诸多审批还处于人工审批模式中。各类财务资料均需经办人寻找相关领导面签，若数额较大还需各单位负责人进行面签，由于领导时常出差或开会，造成每次报账相对麻烦，整套报账流程连贯性缺失，大大减弱财务系统运行的稳定性、持续性和实用性。

（三）数据系统孤岛现象普遍

在信息化高速发展的过程中，财务信息系统建设初期未能形成系统规划观念，仅将其视财务记账的工作手段，缺乏全方面工作部署，导致各部门因工作需要各自研发办公系统，单位内部存在多个系统，包括项目管理系统、合同管理系统、资产管理系统、工资模块系统等，系统的多样性增加了数据交互以及共享的难度。实操中，各部门在日常工作中均以本部门工作为中心，与其他部门信息交互时主要通过微信和QQ媒介渠道，并未能将单位办公数据全部导入同一系统，导致与财务相关项目数据、预算数据、财务数据、资产数据、合同数据及各类审批等均未在单位财务系统中达到共享化、流通化，不能实现数据共享，难以考核单位整体运行情况。

（四）财务管理系统信息化监督缺乏

财务信息系统运用是将单位一项项财务制度流程化，是各项制度运行的一种表达方式。财务信息系统中各项流程的设置，包含审批权限、报销标准、预算指标、票据真伪等都要严格按照相关制度要求进行设定，但财务信息系统中有些模块在设计时存在漏洞，导致相关制度不能有效实施，比如系统中对预算执行时超预算支出的限制，对不同级别人员住宿费的标准限制，对不同人员住宿费标准的限制，对合同款未按期收回或支付提示，对资产购置中是否按采购程序开展等都未能做到及时有效的监督，如果在财务信息系统中不能将这些风险漏洞及时排除，会导致财务管理信息化发展受到阻碍。

三、事业单位财务管理信息化建设策略

在事业单位日常运营中，基于当前形势，事业单位各部门与财务管理的关联性愈发密切，按照现代企业管理思路，新时期财务管理价值的发挥需加强各业务部门联系。而只有在持续交流过程中增强信息化整体性，不断完善各职能部门功能，发挥协同作用，才能更好地推动财务管理转型。通过对上述问题的分析，针对财务管理信息化建设，事业单位还需从以下几方面着手优化：

（一）做好顶层设计，建立整体财务管理信息平台

财务信息化建设需要投入大量的人力、财力，是一个长期、持续性的建设工程，要想有序推进财务信息化的建设，事业单位还需做好顶层设计，合理规划财务信息化建设步骤。实践中，事业单位应秉持“整体设计、统筹规划”的重要原则，综合考量到财务监督、内控、有限资源及后续变动因素，在此基础上设定财务信息建设的总体目标，进行整体架构设计。通过财务系统打通单位内经济业务流程，推进成立一体化信息平台，将预算编制、预算执行、绩效考核、财务核算、合同管理、资产管理等功能都整合在财务信息系统中，还可以充分利用手机客户端、发票识别系统、银企直联、扫码支付等信息化技术，搭建一个兼容性强的财务管理信息平台，实现单位各项财务工作流程、程序等的线上化操作，不断提升财务工作质效。

（二）充分利用信息系统，优化相关模块应用开发

1.预算管理系统建设

在开展财管管理信息系统整体架构设计时，将预算编制与中期调整，预算执行与财务核算、政府采购、合同管理、绩效考核等统筹到信息系统中，促进预算信息和核算信息连通性，便于领导全面掌握预算信息，增强预算编制环节规范性。同时预算资金拨付后，领导层也可实时掌控预算资金使用情况，有效提升资金使用效率。

推进财务管理系统预算项目库建设，规范项目从进库到申报预算的整个流程。同时加强财务信息化系统对预算项目库的管理内容和范围，完善对财政资金和自有资金项目的全方位管理。通过财务管理系统对预算项目库的滚动管理、有效整合，增强预算编制工作的有效性和及时性。对前期准备不足、缺少相关因素的项目进行筛选，杜绝当年预算申请。

财务部门通过信息管理系统加强预算编制全局统筹，明确各部门的工作职责，强化预算管理工作的组织保障，加强预算编制工作质量，切实增强工作实效。

2.结合业务实际，合理设置账务

政府会计制度实施后，财务采用双制度双分录核算，这种模式下，要求财务会计与预算会计同一笔业务下处置方式完全不同。如预付款项，在财务会计中计入往来，在预算会计中计入支出，当冲销往来款时，财务会计确认支出，预算会计不做账务处理。如果严格按照上述方式处理每笔账务，财务人员必将陷入无限繁杂的记账工作中，难以有时间综合考虑财务管理工作。所以，要充分利用财务信息系统中各类模块的协调作用，通过合理设置记账规则，巧妙使用类似预算会计中“待处理”等科目，将预算管理系统与财务审核系统无缝衔接，做到一键生成凭证的效果，增强会计凭证生成的时效性及准确性。

（三）实现各系统数据信息共享，把握单位整体运行情况

目前，多数事业单位应用的系统软件并非同一厂商制造，且由于部门工作需求，内部也存在多个系统，提升各系统数据共享效率，也是财务信息化建设的重要一环。首先，事业单位应加速系统集成。事业单位一方面需及时革新各系统软硬件，通过换系统、调整功能程序等方式来统一单位内部各系统编码原则、口径等，确保各系统数据可以直接交互、共享。另一方面，所有经济业务都不是独立存在的，单位应根据工作流程连通各部门数据，重新整合单位各项业务活动的相应信息系统，以防业务环节独立分布而形成数据分散，引发一系列问题，如重复统计，以此达成资源信息共享化。第二，强调信息共享，提升各部门主动共享数据的积极性。除了系统自身功能因素影响外，各部门数据共享意识也是影响数据共享效率的重要因素，部分部门人员协同意识不足，数据上传不够及时，也会影响其他部门对单位运营情况的掌握，影响其工作质效。为此，事业单位还需加强对各部门人员数据共享意识的培养，通过组织研讨会、交流会等提升业务关联部门对彼此工作的了解，在工作中主动、及时对上传数据进行共享。在共享数据支撑下，财务人员可及时、深入地剖析财务数据和业务运行情况，将年度预算执行、项目课题立项验收、人员工资、合同执行情况等通过财务信息系统管理并共享运用，为管理者决策、业务开展等提供有效的财务服务。

（四）提高财务信息风险管控水平

虽然财务信息化发展减少了人工操作误差，但系统运行也会因外部攻击或内部不当操作等因素而产生数据丢失、被篡改等问题，引发财务信息风险。为此，事业单位还需加强内控信息系统监管力度，有效规避系统安全风险。

首先，财务信息安全是顺利推进新政府会计制度的必要条件之一。事业单位财务部门需从内部控制着手构建健全的信息化建设的管理制度，重新梳理业务操纵流程，界定操作权限范围，充分明确职责，按照岗位设置数据访问权限，建立相互制衡审核机制，以防出现各层级岗位人员交叉运作同一财务事项，从制度角度规范制约财务资源应用。

从实际应用角度而言，事业单位应当严格约束会计人员工作行为，创立财务部门专用网站，安排专业人员上传共享相关规章制度、法律条文、公告等资料，以防会计人员自主下载引进病毒风险；针对特殊情况，采用专用工具，并保证工具使用的安全性；定期完成数据备份，不断更新病毒库，制定严谨的防护措施，严格执行。同时，完成日常宣导和培训工作，增强财务人员风险防控意识和防控能力，编制安全责任清单，最大程度降低财务信息安全诱发的风险及造成的危害。

四、结语

综上所述，财务管理信息化建设对稳固事业单位发展具有重要作用，所以在内部实际工作中需特别注重信息技术的应用，不断加快财务信息化建设进度，实现事业单位稳定、健康发展。当然，财务信息化建设属于长期性活动，在信息技术应用过程中无疑会暴露出不足之处，只有不断进行整改调整，才能更高效率应用财务信息化并提供服务，从而履行事业单位自身职能。