科研项目档案档号编制研究

陈 巍

（上海市科技创新服务中心（上海科技成果档案资料馆））

科研项目档案档号是科学项目归档文件在文档整理过程中所赋予的一组字符代码，其作用是用来固化归档文件整理顺序和类别排列，因为科研项目文件数量庞大，类型繁多，文件产生单位跨度大，所以，这项工作是档案整理过程中专业性比较强、涉及层面较多的一个环节，需要进行档案档号编制，帮助档案人员更好地对档案进行归类整理，便于档案查找和使用。同时，相关人员还需要对当前科研项目档案档号编制普遍存在的问题，积极研究其解决对策，优化整理方式，科学规划档案，控制好档案档号编制过程，不断自我完善，提高科研项目档案管理水平。

一、档案档号编制的功能优势及编制的细化

（一）功能优势

档号对于档案管理人员并不陌生。进行档案档号编制的目的和作用也十分简单鲜明，就是确保馆藏每份档案都有确定的唯一的字符代码。这就如同每个人有唯一确定的身份证号是一样的。档案有了档号，不仅可以方便检索，而且还可以对档案类别、数量进行科学统计。但是编制档号的方案以及基于什么样的标准实施，主要源于一些原则性规定。最早标准制定于1994年，但随着档案的丰富，档号编制结构与当下的档案档号编制理念存在较大的差异。例如：在《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）中记录了文书档案档号构成，是按照全宗号+分类号+分类方案（年度、机构、保管期限等）+件号构成。但是如今的标准中，编制方法并非如此，有些档案档号并不是以全宗号开头，而是以类别号开头[1]。相比而言，目前的档案档号编制方式更适用，以全宗号开头，一直编到件号或者页号，可以全面反映出馆藏档案的组件、分类、数量统计等各个情况。

（二）细化档案编制

以往档号编制是依靠人工检索方式，对工作效率、处理方式的便利性等方面并没有过多考虑，而是只要找到目标档案，并从这份档案中选择有利的部分提取出来内容即可。所以，在时代更迭下，编制理念相比过去出现很大的差异，尤其是当下计算机和互联网的普及，依靠计算机智能检索已经成为每个工作者学习与生活不可或缺的部分。对于档案档号编制来说，其作用和优势也十分重要，如今，信息化工作方式让工作者认识到对档号的编制理念和编制方法不仅限于找到目标档案，并依靠人工选择向利用者提供目标档案中的关键内容，而是利用计算机自动化检索机制快速识别，通过授权向利用者在线提供档案资料，大大提高了检索和利用效率[2]。但是计算机检索功能只是起到辅助作用，关键还需要细化档号的编制。例如，在件号的基础上增加子件号，以往文书档案的请示与批复是作为一件，赋予一个件号，现在为方便查阅请示或批复，可以在件号的基础上给请示和批复分别赋予子件号。另外，还需要明确档案编制原则，一是唯一性，是指一个档案赋予一个档号，不能出现重号的情况。二是合理性，需要确保档案编制与分类体系相一致。三是稳定性，档号结构确定之后不可以随意改动。四是扩充性，档案数量是不断增加的，基于这种情况，对于新增的类别档案的档号要保持其唯一性，不能与其他类别档号存在冲突。五是简单性，档号的作用是为了便于管理，所以，应该尽可能简洁明了，不可设置得过于复杂，违背初衷。

二、科研项目档案档号编制存在的主要问题

（一）科研项目档案编码要素不完全

很多项目管理部门科研项目归档文件编码结构层次多元但分明，档号标识性和指引性比较强，但是缺少关键要素，编码结构缺少“全宗号”，而且从档号中无法看出立卷单位。另外，就目前编号结构，按照档号编制“五原则”，并不具备后期扩充条件。比如：编号结构中的文种聚类，比较适用于项目承担单位比较少，文件类别相对简单的项目的档号编制，但对于项目承担较多、数量多元、种类丰富的单位来说，很容易在项目整体研发和档号编制过程中出现排列顺序混乱的问题，如果站在科研项目整体档号编制综合考量，其要素存在意义显得无关紧要[3]。

（二）科研项目档案编码结构不统一

科研院所科研项目归档文件具备一定的扩充性，但是编码结构不统一，其原因是因为多数科研项目的执行是同时由多个所级单位承担，各研究所项目归档文件的编码结构存在差异性，而且各所编码结构都有项目代码字段，但是代码确定缺少标准和集中管理，确定比较随意，往往同一个科研项目会出现多个项目代码的情况，无法实现科研项目与代码相对应。而且为了统一编号，保持项目与代码的规范性和一致性，会在项目验收阶段再另外编制档号，这样会增加工作量，降低档案档号编制的工作效率。而且各所归档文件档号编制规则不统一，各自独立，一份档案会出现至少两种以上不同的编码，难以高效统筹内部档案资源信息使用，资源共享受阻[4]。

（三）科研项目档案分类不科学

科学技术研究项目活动内容涉及广泛，所构成的科研档案资料也比较复杂，其中包含基本建设和设备仪器购置内容，所以，档案类别划分、标准细化、统筹管理就显得至关重要。但是档案分类在日常中常常出现问题，存在界定不清、内容交叉重合的问题，而且部分项目分类方式过于繁琐，编排顺序混乱，打破了科研项目档案内在的系统性和相互关联，在档案整理过程中各个阶段所产生的项目档案归档文件资料也因其包含要素含混不清而不符合归档要求，最终造成项目验收环节出现调卷困难，也无法为后续档案的开发和利用提供支持[5]。

（四）文件材料组卷不合理

科研项目的文件材料是由形成部门和单位进行统一管理，档案部门对科研业务和文件材料的实际情况掌握不全面，不清楚归档的文件材料并不需要组卷或者严格根据规范要求组卷，并且随着计算机的普及，很多课题组人员都集中力量专注在科研任务上，录入目录等相关工作都统一交由计算机处理，无需组卷和排列，所以，最终形成的科研档案并没有达到固定档案分类排列的要求，组卷文件归类、排列也含混不清，无法体现出档案的内容特征和形式特征，不利于高效利用，满足不了实际需求。

三、优化科研项目档案档号编制的对策

档号不管是档案管理、文件检索还是开发利用阶段都是重要的指引性标识，所以，进行档号编制，做好档案管理工作，需要根据院所现阶段的工作需求以及未来发展方向，确定档号编制规则，并探讨规则落实中的可行性途径，结合当前存在编制混乱、结构要素界定不清晰等问题，综合思考，科学规划。同时，要积极学习并总结国家以及行业内档号编制标准，了解单位、院所相关编码的规定和编制原则，在了解差异性的基础上，确定统一编制规则，并根据自身档案工作实际情况，从多维度确立改进措施。

（一）建立健全档号编制规范，制定通用的档号编制规则

各单位的档案应由档案部门按照统一集中管理原则进行管理，统筹规划全单位档案资源，这样可以实现各单位档案资源的共享和信息交互，但前提是应制订通用的档号编制规则，一是各单位科研项目实行双套制归档并存，档号编制规则需要结合实体档案在档案管理库中的保管位置、排架顺序、分类标准全面考量。因此，需要定期归纳总结各个单位的科研项目档案编号的工作经验和工作实际情况，制订通用型项目档案档号结构和编制规则，采用四节编码，按照全宗号—机构代码—类别号—项目代码—项目阶段—专业代码—件号等环节构成，其中项目代码可以利用阿拉伯数字，按照顺序进行编制，这样不容易出现项目档案和数字代码编号对应不上的情况，也解决了代码重复的问题。二是部分单位现行的“档案编码规则”已经初步形成了档号编制规则雏形，虽然在实施上还不够完善，存在一定的限制性因素，想要全面推广和应用还存在一定难度，但是从编制理念和编制管理上还是具有一定的创新性。所以，接来下的工作需要单位档案部门在科研项目档案档号编制上进一步完善和研发档号编制规则，围绕档号编制的扩展性和内部关联性方面细化规则要求，以通用为基础促使科研项目档案档号编制工作落实，让科研项目档案资料按照规范化、系统化编制规则开发和利用。

（二）实行项目代码规范管理，加强制度宣传和落实

实现项目代码规范化管理，需要在制度层面贯彻宣传作用，将制订通用项目档案档号编制规则落实到位，并创建执行环境，让环境与编制规则相互作用，相辅相成。一方面，项目代码是档案档号编制的核心，实行统一化、规范化管理，有助于改善立项实施科研项目档案档号编制过程汇总项目代码混乱、出现重复等问题，可以保证档号编制与项目档案的唯一对应性。项目管理部门应发挥组织和管理作用，建立统一的项目代码管理体系，重新梳理当下已有项目以及新增项目代码编制情况，并加强沟通和全过程的追踪，回溯项目原始信息，理清信息编制顺序，收集整合项目资料并赋予项目数字代码，要确保代码与项目名称相对应。为此，可以建立基于科研项目的信息库，以信息化管理筛查科研项目代码名称，防止出现编制代码名称重复、扩展性不全、顺序混乱等问题，为后续项目的档案档号编制作好铺垫。另一方面，建立通用式项目档案档号编制规则，需要在全院范围内贯彻实施，做好宣贯引导，但按照常规标准，通常会拟发文件，采用公文形式进行宣传，但是也增加了阅文的疲倦感，容易造成传阅效率不高、效果不明显、推广不及时等问题。所以，需要加强改善这一问题，确定档案管理的规章制度，集中处理，编制档案制度内容，以通用档案档号编制规则为基础，设立档案专区，将相关档案档号编制规则以及档案管理方法统一上传到专区，连同制度同步升级优化，这样便于及时查阅、检索，也提高了档案工作人员的处理效率，指引利用者高效使用档案。

（三）建立科学分类体系，细化档案分类内容

建立科研项目分类体系的目的，是将科研项目的档案从分散化、不系统的管理状态转变为集中化、综合性的过程，便于档案人员的科学管理。分类是对完成组卷的档案按照分类方案科学划分，按照标准归入相应的层次和类别，能够基于分类揭示档案内在关联，让档案形成完整的分类体系。对于文书档案一般按照年度、机构、保管期限等分类项进行复式分类。比如：年度—机构—保管期限；年度—保管期限—机构；年度—保管期限。对于规模较大或公文办理程序适于机构分类的立档单位，通常采用年度—机构—保管期限或者年度—保管期限—机构这样三级分类方式。同时，建立分类体系需要细化多方面内容，具体来说，其一，需要先确定一个具备稳定性、层次性、多元性的科研项目档案分类方案，确定好科研项目档案的分类标准、类别划分、排列顺序等内容，先定好项目第一层类别和顺序，按照分类标准和相关规则要求，再逐一细化和完善，确定接下来的各个层次以及体系中各类目之间的关系。比如，作者工作单位科研档案属于科技档案的第一层类别，紧跟着下一层类比为具体专业，第三层类别是时间顺序、排列项目等，按照这样的分类标准构建完整、科学的科研项目的档案分类体系，一目了然地了解档案相关信息，便于管理和查找。其二，每个项目所形成的档案资料内容以及档案性质都存在差异，并且形成档案的时间也不同，需要结合实际情况，按照文件材料相关联系进行分类。对于在科研项目档案工作中的档案管理人员来说，需要对科研项目的研究内容、项目类别、性质、文件材料形成的时间等多方面要充分了解，这样才能更准确地将承研单位的文件材料按照档案分类方案以及规则要求进行分类，把握好材料的内在联系以及档案形成的规律。

（四）抓住关键环节合理组卷，揭示材料的内在关联性

组卷是档案整理的第一步，是确定档案的基本整理单位，明确卷的构成和卷内之间的相关联系以及排列顺序。在卷的组成中，不论是照片、录音还是录像，一件实物即一卷。对于文书档案卷的构成上相对比较复杂，一般包含收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，不同稿本还会包括正文、附件。进行卷内排序时，需要体现在正文之前以及附件之后。对于科研项目档案来说，一般按照其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，按照阶段或分年度进行组卷。通常科研项目档案卷内文件材料会采用文字材料在前、图样材料放在其后的形式排列。进行合理组卷的目的在于档案人员可以对所保管的科研项目档案更熟悉和了解，能够系统保管科研项目档案，提高档案的利用效率，而且这也是每个档案人员必须贯彻落实的一个环节，因为这对展示文件材料的系统性和关联性、科学分类与管理，有着很大的指导作用。为此，档案人员需要先将文件材料按照项目各执行阶段进行划分，如项目研究准备阶段、研究实验阶段、总结验收阶段、成果展示和奖励申报阶段以及推广与应用阶段，然后结合每个研究阶段研究内容的有机联系以及价值取向，将相关的文件材料按照一定的先后顺序排列起来，组成一个或若干个保管单位。这一环节将重心放在科研文件材料的划分、有机联系和卷内文件的排列这几个关键节点上。档案人员必须全面了解科研项目的研究内容，了解科研项目档案形成过程以及各研究阶段的实际情况，并根据科研项目档案立卷的目的和要求，按照立卷方法的规律、项目档案的完整性、档案卷内文件材料之间的系统性进行全面考量。

四、结语

综合上述分析，科研项目档案是科学技术整个研究过程的最直接记录，从方方面面记载了科研活动的过程以及研究成果。进行档案档号编制工作就是要开发利用科研项目档案信息资源，发挥出科研项目档案的最大化功能价值。而且这也决定了科研项目档案资料的收集和整理是否到位，关系着科研项目档案管理的质量。在科研项目档案整理过程中，是档案能够高效利用的基础，需要档案人员严格细化档案内容，管控好科研档案管理流程，按照档案规则、文件材料内在联系、档案形成时间等加强管理，规范科研项目档案的整理。