新时期事业单位人事档案管理工作优化的探究

■李岩

（北京市教师发展中心）

引 言

近年来，我国事业单位也在不断发展，事业单位的具体工作也受到了人们的高度关注，其中人事档案管理工作作为事业单位中的重要工作，理应引起人们的重视。因为在人事管理中，人事档案不仅有效反映了某个人的学习经历、任职经历、获奖情况、培训情况等，还是历史地、全面地了解一个人的必要手段，从而成为个人相关问题和正常政治审查的证据，它也是研究和撰写各种人物传记的宝贵史料。新中国建立后至今，尤其是在计划经济时代，由于它在中国社会主义建设中起到了很大影响，使得人们有必要对当前的人事档案管理问题加以深刻反思，从而探索出在新时代背景下的人事档案管理途径，从而带动相关事业单位在财务管理领域未来的可持续发展。

1 新时期事业单位人事档案管理工作的特性剖析

不同时期事业单位的人事档案管理要求和管理方式方法均不相同，因而也呈现了不同的特点，本文也结合工作经验和所感进行梳理与总结，具体如下：

1.1 人员流动量和频次逐年增多

新时期背景下，人们的工作理念与需求呈现出多元化的局面，有些员工因为不满意或者不适应工作内容而出现的人员离职情况。所以我国事业单位档案管理工作中，除了存在一些在档案工作管理和经营方面的影响因素之外，还存在事业单位工作人员流动频繁的现状，这样会导致档案管理工作质量的下降。因为对于一些事业单位来说，他们本身的档案管理工作理念都是不同的，所以到达一个新的单位以及适应新单位的档案管理工作流程都是需要时间的，这样会制约档案管理的衔接性和工作效率。

1.2 人事管理工作内容的增加

首先是人事档案管理部门归档文件类型的增加，因为一般人事档案分几大类，如个人履历资料、鉴定和考评资料、个人学历资料、政审资料和其他材料等。但是近几年来，伴随着我国经济的发展和人员流动性的增强，人事档案各类资料的来源也更为广泛。

1.3 人们对已档案需求的日趋多样化

随着人们生活水平的不断提高，以及人们生活工作内容的丰富多彩，人们的人事档案数量增多，涉及到的内容也十分多元，因而档案管理面临状况复杂，管理要求细化。具体来说，事业单位的档案信息基本分为几大类，但是由于人们的生活、工作、学习等方面的需要，会产生不同的档案管理需求，所以如果事业单位依然采用传统的档案信息管理手段进行工作的话，很难满足人们的需求。

2 新时期事业单位人事档案管理工作具体现状和存在问题

2.1 缺乏专业的档案管理工作人员

在目前对实际工作人员档案管理工作的实践进行过程中，由于许多事业单位的财务管理仅仅是把档案保管部门作为一种边缘部门，使得档案保管工作并没有专业型和针对性，这将会直接影响到档案保管工作者的积极性，从而影响到了事业单位实际工作人员档案管理的效果和服务质量。科学根据当前其他事业单位档案管理工作者的实际情况分析，虽然很多事业档案管理工作者都具备了更高的学历，不过他们中很多都不属于档案管理学科的人员。并且，也因为当时一些事业单位财务工作也处在发展转变的关键时期，导致了不少从事档案保管工作的人才并不希望长期从事档案保管工作，甚至对自己的工作内容也缺乏清楚的认识。如果档案保管工作人员中经常出现或存在变动问题，就很容易造成档案保管工作人员的传承问题，因为档案保管工作人员本来是一个相当复杂的工种，而且即使及时派出了工作人员来进行管理，也仍然不能很好地解决存在的问题。

2.2 缺乏科学完善的档案管理制度

事业单位内控制度要想更有效加强人事档案管理，就必须建立科学健全的归档与管理体系，从而为事业单位人事管理的有效监控与发展，提供良好的保障作用。但观察和分析实际发展，国内的不少事业单位由于没有对人员档案管理工作的重视，从而也未能在实际的人员档案保管管理工作汇总中，建立出科学可行、合理完备的人员档案保管规章制度，这也就直接影响了有关人员的正常工作状态。档案管理人员在实际的工作过程中，由于没有明确的档案管理工作制度规范。所以在进行实际人事档案信息的收集和管理工作时，没有办法按照一个科学统一的模式展开工作，档案管理的也比较混乱，不利于人事档案管理工作的发展。

2.3 档案工作管理人员专业素养有待加强

当前，我国机关事业单位一般都会有专门的人事档案管理部门，单位的人事档案管理工作就由本单位的专门人员进行管理，因而档案管理人员的专业性如何直接关系到管理结果。就当前来看，事业单位的档案管理人员缺乏数量保障、缺乏专业性保障，尤其是有些部门为了节约成本选择了某些人员来兼任档案管理员，由于他们有其他工作的牵绊，同时无法全身心投入到专用素养提升当中，因而业务流程不熟悉、工作动力不足、管理能力欠缺等情况偶有发生，影响了其人事档案管理与新时期档案管理要求的比肩。

随着时代的进步，社会的发展，我国事业单位人事档案管理水平也在稳步提升，从管理意识、管理方法、管理监督等方面不断的予以完善，但是与发达国家相比还是存在一定的不足。尤其是管理技术的更新力度相对缓慢，因而在数字化管理技术、技能方面的运用还有一定的提升空间。因而当前如何再人事档案管理过程中让事业单位不断的注入数字化的力量值得研究。总之，我们应该通过集中培训等手段来提升档案管理人员的整体专业素养，进而为单位的发展和壮大提供保证。

3 新时期事业单位人事档案管理工作的突破思路

新时期事业单位人事档案管理效率提升势在必行，其存在的优势与劣势也并行存在，作为相关工作人员应当予以重视与思考，不断的摸索突破的路径，让事业单位的人事档案管理可以更加高效、科学，为其他工作提供更大辅助价值。

3.1 增强资金力量，更新高效设备

新时期人事档案管理工作应当明确责任人，用一个清晰的局面来控制管理工作，形成统筹管理、授权查询的新机制，由专门的人做专门的事情。并建议，在相应级别的单位设置专业的人事档案管理机关，对所有部门的人事档案实行统筹管理，而其他单位也应该设置机构专门负责整理、保管和查档。研究成立区域性的人才档案管理中心，以统筹保护管理本辖内和本系统所有部门事业单位的人事档案。全省各级人事档案管理行政中心都要通过专用网络平台成立全国性的人才档案管理中心，而全国性的人才档案管理中心就是一个对全省人事档案的统筹管理，要注重于建设一个方便人才归档保管的信息协作网络平台，并利用强大数据挖掘能力，为人力资源配置进行精确有效的信息化服务。

3.2 创新档案管理机制

人事档案的管理工作需要借助于科学的管理制度，从而让执行有据可依。因而需要从综合方面予以管理机制的创立、优化等。首先，管理人员的入选机制，什么样的人员符合新时期事业单位人事档案管理要求必须在一个相对严格的制度之下，严把入口关对于档案管理来说十分重要；其次，管理方式方法，档案管理效率如何与管理方式方法密切相关，因而需要制定科学的管理理念、管理方式、监督方式等，让档案管理具有时代特色，同时还可以做到严谨、综合；再者，为了激励档案管理人员还要建立具有奖惩效果的人员管理机制，让他们在一个相对合理、科学的岗位职责之下履行自己职责，贡献自己的一份力量，如果档案管理能力较强则可以予以一定的物质奖励以及精神奖励，如果档案管理能力不足则可以一定的警示，如果能力确实不能符合新时期档案管理要求也可以予以转岗处理，总之要确保人员的专业性，积极的去满足新时期人事档案管理的需求；最后，针对档案管理制定严格的管理制度，让不同类型的档案都可以有一个自身的归档、整理、查阅原则，从人事档案的形成到使用都可以严格实现科学、合理。

3.3 加强档案管理信息化建设

为了有效促进新时期背景下，事业单位档案管理工作的顺利开展，相关单位应该创新档案管理思想，并加强档案管理信息化建设。比如，相关事业单位可以根据本单位的实际情况，引进不同的管理思想，这样既能寻求与本单位工作状况相符合的管理思路，还能创新和完善档案管理工作方式，确保单位人事档案管理工作的有效进行。除此之外，相关单位必须促进档案保管工作的信息化发展，要加大对有关档案保管工作人员的投入，为单位配置最新设施，同时还要指导有关档案保管人员建设信息化发展档案管理的网络平台，并确保一些技术和软件都可以按照现实的实际情况，加以不断的优化和完善。通过对档案管理信息化的有效运用，不但可以合理地节省人力，而且还能够大大提高实际的档案查阅、分类、整理和保管工作效率。

3.4 处理好电子化与纸质档案管理的关系

通过人们的观测研究表明，在档案管理工作的漫长发展过程中，纸质文档管理一直都是事业单位在财务管理上当下极为主要的措施，而且占了主导地位。但是随着我国互联网时代的来临，网络信息已被广泛应用在经济社会发展的各个领域。在新时代背景下，随着信息化发展科技的蓬勃发展，使数字化档案管理变成了当前事业单位职工开展文档保管工作的主要渠道，相关工作人员利用信息技术进行人事档案管理，不仅能够有效提升他们的工作效率，还能提升工作人员的积极性，减轻他们的工作负担。所以，相较于以往的事业单位财务管理档案人员需要采用传统的模式，来获取归档材料，在现阶段，他们必须能够把这些方面的内容有效的记录在电脑当中，并高效地进行对电子归档材料的快速分析，从而形成了相应的电子资料，如此才可以使中国事业单位的纸质档案管理，以及电子化归档的工作模式，一直以来都处在科学合理的平衡之中，为中国事业单位内控制度工作的全面开展，得到了科学化的完善和提高。

3.5 集中培训，提升档案管理工作人员的综合素养

不论我国信息化如何快速发展，档案管理工作人员都是进行档案管理工作的主力，所以为了有效促进事业单位档案管理工作的有效发展，我们要定期对档案管理工作人员进行集中培训，借此机会提升他们的专业工作能力和社会责任感。在此过程中，事业单位首先要对相关档案管理人员进行专业技术能力的培训，让他们能够在树立档案管理工作六层的基础上，还能做到与时俱进，比如熟练操作计算机，为接下来更好地利用信息技术进行档案管理工作奠定坚实基础。另外，还要对相关人事档案管理工作人员进行专业素养的培养教育，提升工作人员对档案管理工作的重视程度，并明确他们在实际档案管理工作中应该尽到的责任和义务，进而在帮助他们达到单位工作要求的同时，还能有效保证人事档案管理工作的有效进行。加大对专门人员档案工作者的培养力度，通过定期举办业务培训，进一步增强档案保管工作人员的专业知识。

4 总 结

综上可以看出，新时期背景下事业单位的人事档案管理应当有一个新的局面、新的理念、新的要求，如何能够正视当前存在的问题，剖析新时期的各种红利，然后改进方式方法，从而让人事档案管理可以更加具时代特色、更加有利于自身价值的发展十分关键。本文对此进行了梳理。通过对事业单位内控制度实施更加科学的人才档案管理，不但能够实现事业单位财务所有工作人员更加科学合理地调动和履行有关职责，还能够实现事业单位财务未来的良性发展。不过，正在实践的事业单位内控制度档案保存过程中，仍然面临着一些的困难约束着实践工作的进行因此，这就要求相应的档案保管机构工作人员必须对其问题进行充分的关注，同时对各种可能出现的问题展开更深层次的研究与剖析，进而采取合理的举措提升实际的其他事业单位档案保管品质与效果，以实现其他事业单位档案管理工作的顺利进行，从而带动相关事业单位未来的可持续发展。