新时期医院人事档案信息安全管理思考

马 博

（西宁市第三人民医院）

新时代下，我国医药卫生体制改革不断深化推进，意在进一步推动我国医疗卫生事业发展，为促进国家社会经济发展以及保障民众身心健康提供更加切实的医疗卫生保障。在此背景下，医院档案管理工作与其他医疗服务，以及医院的建设信息共同构成了医院信息资源库，为促进医院整体的管理及服务提供基础性保障作用。其中医院档案管理尤为重要。当前医疗卫生行业人才紧缺，国家卫健委曾多次下发通知需加强医疗卫生人才培养，医院人事档案管理可以根据档案信息，分析医院所缺人才，对当前人才队伍进行科学考量与针对性培训，在吸引人才、留住人才方面具有重要作用，而且有助于医院综合发展、医学学科建设及塑造竞争优势。当前医院人事档案管理也受到越来越多医院的重视，人事档案管理中信息安全管理是一项重要的工作，能有效保障医院人事档案的安全性、完整性、真实性，避免人事档案发生泄露、流失，因此需加强人事档案信息安全管理，以充分发挥医院人事档案的作用。

一、新时期医院人事档案信息安全管理的重要性思考

（一）保证人事档案的安全性与完整性

在医院传统人事档案安全管理工作中，如果采用人工方式进行档案资料的安全管理，会因为种种因素出现管理不到位或者效果不理想的情况，无法保证档案信息的科学性与合理性。如在传统人事档案管理中出现借阅人事档案的情况时，可能在借阅过程中造成部分人事档案的丢失，影响人事档案的安全性与完整性。加强医院人事档案信息安全管理，可利用信息技术为人事档案提供多重保护，保证人事档案信息的安全性与完整性，能够为后续的运用或者管理工作开展提供真实、有效的数据信息。对于医院的建设发展来讲，档案的完整性可以反映出医院的综合管理水平，能够为医院未来的建设与发展提供更多的保障，促使医院综合竞争力与管理水平提升。

（二）提高档案工作效率

在医院发展过程中，会产生越来越多的人事档案信息，档案管理部门通过资料的收集、处理与保存实现全方位的人事档案管理工作。传统档案安全管理工作中，使用人工管理方式则会导致档案管理效率降低，无法保证人事档案的及时收集、整理与利用。新时期下，医院人事档案安全管理中通过利用信息技术，能够帮助档案管理人员更好地开展人事档案信息安全管理工作，实现全过程人事档案安全管理，提升档案安全管理工作效率。医院运行发展中要重视信息化的人事档案安全管理工作，采用多种不同措施，优化管理工作，减轻工作人员的压力，提升档案管理工作水平。

（三）提升医院医疗工作效率

医院的人事档案信息资料，不仅能够为医务人员的学习、教学、科研发展提供真实资料，同时可以为医院的人才引进、培养及学科建设等相关决策与管理提供真实可靠的原始数据，对医疗工作的开展影响重大。加强医院人事档案安全管理工作，不仅可以确保人事档案的真实性、安全性与完整性，同时利用相关信息技术可增强人事档案资源的利用率，同时可以为使用者提供便利，为医院决策与医疗工作开展提供更加丰富的人事档案资料，进一步提升医疗工作效率。

（四）促进医疗事业发展

医院人事档案是医院档案管理工作的重要组成部分，是医院人事部门在培养、选拔及任用职工等工作中形成的记载职工个人经历、业务能力、工作表现及政治思想等内容的文件材料，是也是医院人才队伍建设发展的关键因素。新时期下加强医院档案信息安全管理工作中，可利用新时期快速发展的信息技术将人事档案信息的价值发挥到最大，同时可以提升安全管理意识，减少信息丢失或者被恶意破坏的问题，为我国医疗事业的健康发展提供内在动力。在医院人事档案管理工作中，要重视信息的安全管理，营造良好的人事档案管理环境，为医疗事业的健康发展提供基础保障。

二、当前医院人事档案信息安全管理中存在的问题

（一）档案管理人员安全管理意识不足

在医院人事档案信息安全管理工作中，信息技术的使用不仅可以帮助管理人员更好地开展人事档案的收集、保存工作，同时能够提升安全管理工作效果，促使人事档案信息安全管理工作有序进行。通过对工作人员工作情况的分析，主要发现以下问题：

第一，工作人员信息技术应用能力相对较差。部分工作人员仅仅会简单的计算机操作，并没有掌握更加高层次的技术手段。这是影响信息技术在人事档案信息安全管理中应用的主要因素，也是未来工作中必须要解决的问题。

第二，部分工作人员不具备人事档案安全管理意识。很多工作人员对医院的档案管理工作都存在错误认识，认为这项工作只需要将医院运行中产生的人事信息收集、整理、保存即可，忽略了对人事档案信息的安全保护。因为工作人员的思想疏忽，有可能出现丢失重要人事档案信息的潜在危险，无法保障人事档案信息管理工作的科学性。

（二）对医院人事档案信息安全管理重视程度不足

新时期下对人事档案信息安全管理工作提出了新的要求。医院人事档案既关系着职工选拔、培训等切身利益，也关系着医院的发展，医院主要领导在做好业务工作的同时，也要给予人事档案信息安全管理工作足够的重视，切实保障医院人事档案信息安全。但当前医院主要领导多是从医疗业务部门成长起来的，因此会将更多的精力放在为患者服务和医疗科研方面，少有领导重视医院人事档案管理工作，也没有结合医院人事档案管理工作现状完善相关制度机制，加强医院人事档案管理基础设施建设。这就导致医院人事档案管理信息化进展缓慢，没有将大数据等先进的信息技术与医院人事档案管理安全工作相融合，医院人事档案信息安全管理手段单一，措施简单，难以为医院人事档案信息安全提供坚实的技术保障，在一定程度上影响了医院人事档案管理信息安全。由此，相应医院档案管理部门和具体工作人员也容易在人事档案管理过程中出现麻痹大意、随意性等问题，很容易出现安全风险和安全问题。

（三）档案数字化管理过程中存在安全隐患

当前大部分医院对人事档案实现了数字化管理，在实际人事档案数字管理过程中，部分医院并没有严格按照制度规范对人事档案数字信息进行分类、整合、开发和利用。由于缺少相应的制度依据，导致人事档案数字化缺少统一标准，人事档案数字化安全保障工作存在严重问题。一方面，医院对于人事档案管理工作没有给予足够的资金支持，医院人事档案管理的相关系统软件老化，硬件设施难以满足医院档案信息安全需要，不仅在一定程度上影响了医院人事档案信息的开发和利用，也很容易因为软件系统老化成为黑客攻击的对象，进而造成人事档案信息泄密。另一方面，档案人事管理人员安全意识不足，并没有充分认识到信息技术对医院档案管理工作产生的深刻影响，在档案工作管理过程中很容易因为疏忽大意造成档案管理工作安全风险。

（四）医院档案管理安全制度机制建设滞后

医院档案管理安全工作是一项系统工程，需要完善相应制度机制，为医院人事档案信息安全工作落实提供扎实的制度保障。但当前部分医院在医院人事档案信息安全工作方面并没有形成完善系统的制度机制，导致医院档案管理部门在医院人事档案信息安全工作方面缺少制度依据，在一定程度上影响了医院人事档案管理效果，也不利于医院人事档案信息安全。医院档案管理安全制度机制建设滞后主要体现在以下两个方面：一方面，医院人事档案管理安全制度没有形成体系，档案管理部门在安全制度建设过程中很多都是照搬照抄上级制度机制，并没有结合医院自身对医院人事档案信息安全制度进行创新和完善，导致制度在落实过程中缺少针对性和可操作性。虽然也会结合医院档案管理安全出台新的制度，但这些制度都属于“头痛医头、脚痛医脚”的制度，缺少系统性。另一方面，医院人事档案信息安全制度机制并没有紧跟新时期的发展需求。新时期医院档案管理安全面临的内部环境出现了新变化，这就要求在医院人事档案信息安全制度建设方面要紧跟时代发展步伐，但部分医院所制定的医院人事档案信息安全管理制度明显落后于新时期的发展变化。

三、新时期医院人事档案信息安全管理策略

（一）增强档案管理人员人事档案信息安全管理意识

医院人事档案信息安全管理工作中，需要工作人员树立先进的工作理念，明确信息技术在档案安全管理中的重要性，并做好此项工作，为安全管理工作的开展提供基础保障。思想理念是行动的基础，也是人事档案信息安全管理工作的前提。在实际工作中，需要对档案管理人员进行相关内容的宣传，使其意识到人事档案信息安全管理的作用与重要性，并因此坚定理想信念，为信息化医院档案管理工作开展奠定坚实基础。医院可组织集中培训，将医院的档案管理工作人员集中在一起，对其进行思想政治教育培训，使人事档案管理人员意识到档案安全管理工作对医院发展的重要作用，转变思想观念，不断创新工作模式与理念，优化人事档案安全管理工作，为接下来的各项工作开展提供资料依据。

（二）给予医院人事档案管理安全工作足够重视

医院人事档案信息安全管理工作事关职工切身利益和医院的可持续发展。因此，一方面，医院主要领导应充分认识到医院人事档案管理工作的现实意义，并将信息安全保护工作作为医院人事档案管理工作的重点，要经常过问医院人事档案信息安全工作存在的问题，对于一线档案管理人员要给予足够的关心，在医院范围内营造支持医院人事档案信息安全工作的良好氛围。另一方面，医院主要领导要结合人事档案信息安全工作的现实要求完善相应制度机制，召开专门会议研究人事档案信息安全工作的未来规划和实施方案，为人事档案信息安全工作落实明确方向。同时，要加大对医院人事档案安全信息工作的检查力度，确保相应制度机制能够得到有效落实，进一步提升档案管理安全工作水平。

（三）加强档案管理人员的培养

在医院人事档案安全信息工作中，应对工作人员进行个性化的教育培训，使其掌握更多先进的技术手段，并将此运用在人事档案信息安全管理工作中，提升档案安全管理工作效果，为接下来各项工作的开展提供支持。

第一，对人事档案管理人员进行信息技术培训，使其掌握更多信息技术操作方法，并将此与人事档案信息安全管理工作有机联系在一起，提升工作人员的信息操作能力，使其在实践过程中掌握更多的方法与技能，以此优化人事档案安全管理工作方法。对工作人员进行信息技术培养时，需要以工作人员的岗位为基础，根据每个员工的特点，进行个性化的信息技术培训，使工作人员在学习过程中真正受益，为人事档案信息安全管理工作开展提供技术保障。

第二，增强工作人员责任意识，使其主动应用信息技术开展人事档案管理工作。实现信息技术与档案安全管理工作的结合，不仅要提升工作人员信息技术应用能力，同时还要培养其责任意识，提升员工积极主动的工作意识，使其在岗位工作中可以更好地进行安全管理，提升安全管理工作效果。通过多种不同方式，提升工作人员的职业能力，培养工作人员的责任意识，鼓励员工积极主动参与档案信息安全管理工作，明确职能，促使人事档案信息安全工作高效进行。

（四）引进信息安全管理技术

在医院人事档案信息安全管理工作中，为了减少因为信息化管理工作不到位的情况而造成信息安全隐患，可以引进一些新技术手段，减少因为黑客或病毒入侵对医院档案信息的影响。

首先，引进信息识别技术。在数字化人事档案管理工作中，利用信息识别技术限制数字化档案的管理、查找与使用，明确工作人员权限，使工作人员获取规定范围内的信息，以此保证信息安全。

其次，引进加密技术。该技术主要在信息传输过程中应用，通过对信息的加密、解密增加信息传播的安全性，提升信息安全保护效果。

最后，引进防火墙技术，加强对病毒、非法入侵的防控。防火墙技术，主要是通过有机结合各类安全管理与筛选的软件和硬件设备，为计算机网络建立一道保护屏障，保证用户信息安全，这是当前比较常用的一种技术手段。

在医院人事档案信息安全管理工作中，应加强对各种安全技术的重视，以此提升数字化档案管理工作效果，为医院建设提供真实全面的资料信息。

（五）构建医院人事档案管理体系

在新时期，随着医院的发展人事档案越来越多，为了更好地加强医院人事档案信息的安全管理，有必要构建和完善医院人事档案管理系统，实现对医院人事档案的全面收集整理和后续开发利用。一方面，要重视医院人事档案的收集，档案管理部门应与医院相关部门进行沟通，进一步明确医院人事档案收集的重要性和现实意义，要求各科室要指派专人负责档案上报工作，并明确收集范围、交接程序以及交接时间，确保医院人事档案收集的全面性、客观性和真实性，确保收集上来的人事档案信息能够真实地反映医院实际情况，并能够为职工个人发展、医院发展以及临床工作提供完善的档案信息。另一方面，要加强医院人事档案管理系统的软硬件设施建设，要给予医院数字化建设足够的资金支持，购进先进的软硬件设备，进一步提升人事档案管理系统的处理能力，充分发挥医院信息技术优势，实现对人事档案信息的快速处理、利用开发和共享，从而实现新时期下医院人事档案管理工作的转型升级。

四、结语

新时期医院人事档案信息安全管理工作发生了很大变化。对于医院而言，新时期到来既是机遇也是挑战。医院人事档案管理部门应顺应时代发展趋势，从医院人事档案意识、人员、技术、制度等多个方面入手，构建更为完善、更安全的医院人事档案信息安全管理体系，确保人事档案信息安全，同时助力于人事档案的合理开发和利用，充分发挥医院人事档案信息资源的价值和作用，更好地推动医院可持续发展。