关于高校科研经费审计发现的问题及对策

■刘舸

（岭南师范学院审计处）

专项科研经费的增加是为了帮助高校提升科研能力，保持较高的整体科研水平。然而，随着国家科研专项经费投入的增加，其管理和实际使用环节却问题频发，非常不利于科研工作的正常开展，并对科研人员参与的热情度产生了负面影响。本文将从科研经费的概念、科研经费审计发现的问题、科研经费审计发现问题产生的原因以及加强科研经费管理和审计的建议四方面来详细阐述高校科研经费的管理使用，以期促进高校科研事业健康蓬勃发展。

1 高校科研经费的相关理论概述

科研经费指的是用于科学技术事业发展的各类费用支出，高校的科研经费主要分为三大类政府性课题经费——纵向科研、社会横向课题、校内科研配套立项。纵向科研项目是指由根据各级政府和职能部门、基金委、学术团体公开发布的项目（课题）通知，院科研处统一申报后立项，是一类具备资金资助的科学研究项目。纵向科研项目的经费来源于上级机关、项目主管部门，严格执行国家相关经费管理办法，实行预算管理，科研经费的使用必须严格按照项目主管批复的预算范围和开支比例。横向科研项目指的是其他政府部门（国家部委、省市部门）、公司、企事业单位、团体或个人委托学校或是教师开展的科研课题等。横向的科研经费实行合同管理模式，注重在合同规定范围内使用经费，确保经费的用途在合理的使用标准和范围内。该模式严格执行国家和学校相关的办法，确保科研经费的规范使用。校内科研项目指的是由各系（部门）申报，经由学院评审委员会立项审批通过的项目（课题）。校内科研项目有两种模式——一般项目、专项项目，一般项目包括自然科学研究、人文社会科学研究；专项项目包括博士专项、教授专项。一般情况下，校内科研项目的经费来自校内。

2 高校科研经费审计中发现的问题

2.1 科研经费管理制度不健全

高校在科研经费方面的管理制度始终缺少统一规范的标准。大部分高校科研管理制度的建设滞后；一直以来，对于纵向项目的管理，从国家到各部委都有比较完备的监督管理体系，对于横向项目经费管理，国家层面没有明确的规定，各高校通常按照合同管理横向项目管理，然而针对其经费开支的标准、范围、依据缺乏具体的规定，管理横向经费的难度较大。

目前，多数高校的管理制度的不健全主要表现在以下两方面：首先是专项器械材料的采购。在先前的各项审计过程中，许多高校忽视了材料采购这一环节，对其流程管理不严格，没有制定专项采购制度。导致其采购环节既没有前期计划与项目合同，又没有后期采购记录的存档，较易存在科研经费管理的失控。其次是材料器械的管理不够严谨。多数学校对其材料器械管理非常松懈，没有使用日期和次数的详细记录，也没有剩余器械材料库存是否完整的实物管理制度，其具体费用明细中也只有列支和核销两项。此种现象必然会导致专项科研材料的管控缺失，出现成本规划误差，还可能诱发虚报账目等严重现象。

2.2 科研经费预算编制考虑不周全

科研人员编制预算时，由于对预算编制的相关知识不了解，编制预算随意性强，导致预算编制不精准，存在超预算列支的费用，且超支的费用未履行预算调整审批手续；存在列支不在预算范围内或与项目无关的费用。这种现象极大影响了日常科研工作的顺利开展。

2.3 经费开支不合理

科研项目经费使用过程中，真正用于科研的比例不高，比如购买用于科学研究的设备、耗材、加工测试费等；而大部分是开支个人的差旅费、聘请的劳务费、通讯费、餐费等，甚至有些是无法区分是用于个人生活的耗材和生活用品，还是用于科研研究，比如U盘、路由器、保鲜膜等，而且这类用品购买数量不少。此外，高校研究生助研津贴也是高校科研费用的一部分，国家对此经费的管理和使用有着严格的规定。然而部分高校并未按照国家相关规定建立起研究生助研津贴制度，而是忽略标准限定随意为学生发放津贴。例如，部分学校的研究生助研津贴高达总体经费的50%以上，严重违反了国家制度；还有学校对此津贴发放管理缺失，津贴没有让本人按流程领取。以上种种乱发乱管津贴的现象严重违反了国家制定的原则，甚至部分学校的科研人员是把私人电子设备的购买也归算到科研消耗中。以上各类开支明细的不规范会导致实际科研经费的不增反减，不利于提升科研团队的整体工作积极性，并造成了经费的浪费。

2.4 科研经费信息无法共享

高校科研组各部门都有其独立的信息系统。高校科研部门负责科研项目的立项、审批预算的调整、合同管理、结题项目的验收等；财务部门负责科研经费的拨款入账、控制及执行预算；资产部门负责管理用科研经费采购的资产。但是这些系统没有统一，无法共享数据或者共享率低，部门之间数据传输花费了不少人力和时间，信息资源的利用效率不高，资源整合程度差。例如科研项目立项时，在科研部门的系统有编号，财务部门收到科研项目来款入账时，在财务系统给科研项目设置财务编号，两个系统编号没有一致，导致需要查询的时候，科研部门提供项目名称，到财务部门去查财务编号，才能了解项目使用情况。诸如此类因信息不对等导致的误差会严重拖慢科研进度、造成人力物力的浪费。

2.5 资产管理不规范

高校对用科研经费购买的资产，特别是价值比较低的，在管理方面是非常薄弱的。由于有些科研人员认为在自己的努力争取下才获得了科研经费，因此希望自己能够保存由科研经费购买的资产或设备，有些甚至带回家里自用，也无人知晓。例如，某个科研项目所用的高级相机，在项目完成后，也一直由科研人员领用，没有交回，资产部门由于科研经费涉及资产多，资产处人员紧缺，未能对这些资产进行全面有效的监督，造成国有资产流失。另外，用科研经费购买的资产会存在重复购置，或有些设备，在某个项目结题后，就一直处于闲置状态，没有进行有效的再利用，这也是一种变相的资金和设备的浪费。

2.6 审计滞后，难以发挥过程控制作用

很多高校都会出现不按合同规定支出预算的现象，或是在调整预算时未按合同里注明的变更程序上报。例如某高校原先预算的设备经费是240万元，但其在实际购买过程中擅自将此设备经费来源调整为其他项目经费，将这240万元用于购置其余设备产品。或是预算本为200万元，实际采购却花费了400万元。此类情况若是严查必然可以发现其中的疏漏，然而审计的滞后便导致了资金管理难度的进一步加大。

3 高校科研经费审计发现问题产生的原因

3.1 项目负责人对经费预算不重视

长久以来，高校及科研人员对科研经费预算的重视程度不高，预算的编制流于形式。由于科研人员没能充分了解相关的科研经费管理办法及财务制度，编制预算时没有立足于科研实际，编制过程不够客观、科学、实事求是，因此科研经费的实际使用和预算有出入。例如某科研人员在进行研究过程中，需要经常进行电话联系和沟通，但在编制项目预算时没有通讯费这一项支出，导致了实际支出和预算不一致；而且在出现实际支出与预算不一致时，由于对科研经费管理办法及财务制度不了解，没有及时根据实际支出对预算进行调整。

3.2 认知上的误区

由于当前科研规模已成为衡量高校科研能力的重要依据，有助于提升高校的知名度。因此，为刺激教师争取项目的积极性，许多高校在科研项目组在项目申请和科研经费审核上比较宽松，因此在使用预算费用的时候缺乏严格的管理。部分科研人员认为，在自己努力下争取获得的科研经费，这些科研经费是属于自己的，如何花自己的钱，其他人无权过问，甚至部分领导和财务人员也有此想法，于是，有些科研人员为了更快使用经费，把并不属于项目组成员的亲属的差旅费、家庭的日常开支等都用科研经费支出；

3.3 审计人员对深层次科研专业知识的缺乏

由于科研项目的专业领域的深层次知识，高校内部审计人员多为会计、审计、工程等专业人员，对一些科研项目涉及的专业设备、材料没有更深层次的了解，因此导致对相关费用的支出是否合理无法做出职业判断，这便让部分高校老师钻了空子，作出为自己谋取私利等违法违规事件。

4 加强高校科研经费管理和审计的建议

4.1 完善科研经费管理制度

高校应当立足于本校的实际，严格规定科研经费的标准、开支、审批的程序和权限等，不断完善科研经费的管理办法，制定有具体而明确的规定的修订版，要有由此可以建立最为有效的管理制度。针对科研、审计、财务等部门及项目负责人的职责、权限等进行规定，建立严苛的科研经费管理体制，力求“统一领导、分级管理、责任到人”落实到位。另外，高校内审部门可以定期与高校的科研处、财务处通过召开培训会议、发放书籍等加强宣传力度，让科研人员充分认识、学习和了解上级及学校科研经费管理办法、规章制度、预算编制的重要性，让项目负责人从思想上发生根本转变，逐步走出认知误区，让科研人员了解到尽管科研经费的来源不同，但是这些都不是他们的个人财产，需要经过国家相关政策法规、学校管理制度等相应的报销手续之后，才是属于个人的资金。

相关单位应持续加大经费管理力度，出台并完善管理办法，加强采购、付款等一系列环节的审计力度，堵住各环节可能出现的漏洞，减少滥用资金的风险。特别是大科研项目的监管力度应进一步加强，营造出风清气正的科研环境。

4.2 加强科研经费预算管理

项目预算的编制需要精细化，不但要有总预算，还要有分预算；负责人在充分考虑项目使用范围和支出结构后，和科研处、财务处等部门沟通，根据实际需要编制预算计划，及时调整预算。在调整规范预算的时候，应当按照项目经费管理规定管控纵向科研经费，一般情况下已经批复的预算不予调整，若是出现特殊情况，则严格按照实际情况进行整改；对于横向科研经费而言，需要按照签订合同的规定进行预算调整。

4.3 加强相关审计力量

高校内审人员应当借鉴国内外经验，不断提升自己的业务水平和理论知识储备，精通科研经费审计相关的法律法规。在高校引进专业人才的时候，应当借助专家的力量和科研机构，不断提升内审人员的审计能力，补足当前工作人员专业技术方面的不足之处。同时，为进一步强调科研经费内部审计的重要性，可以借助座谈会、学报、部门网页等进行宣传，提升有关部门、教师对科研经费审计重要性认知，最终搭建科学发展的高校科研审计平台。

4.4 实现信息共享

建立一个信息共享平台，包括财务预算、经费核算、经费管理、资产管理等信息，科研、财务、资产等职能部门可以通过平台查询科研经费立项、收支情况、预算调整、科研仪器设备的利用率、结题、绩效考评等情况；不仅可以满足科研项目收集信息的需要，也方便各部门监督科研经费的使用情况，有效降低审计风险。

4.5 加强资产管理，进行科学资源配置

高校资产管理部门对用科研经费购置的固定资产，在学校资产管理系统进行登记，每年末需要对这些资产进行清查盘点，保障资产的安全性、完整性；强化学校资源的共享，避免重复购置科研设备造成长期闲置；对于资产管理部门而言，必须由专人定期核查项目开展过程中购买的流动性资产；强化管理意识，注重对学校科研形成的专利等无形资产的保护，达到科学使用的目的。

在具体审查过程中，应当注重以下三点审计内容：第一，是否科学严格管理经费。应当了解高校自己制定的监管措施与国家制度是否相抵触，学校在项目各环节的管理是否科学合理，是否满足不同项目组之间在经费使用上的相互制约。二是项目经费来源是否满足法律规定。一般情况下科研项目课题分纵向与横向两种，其经费来源不同，因此在审计时的侧重点也有所不同。对纵向课题来说，它已经经过国家或者地方政府层面的严格审计，其资金管理有着严格的流程规定，这种项目可以不另做审计要求；对横向课题来说，它需要与相关委托单位签订合同，其中间环节不一定有专业人士审核过，不满足国家对科研项目协作的监督要求，因此应全面审计其合同签订的合法性，明确成果归属等相关事宜，避免资金浪费。三是各项经费支出是否必要可行。针对目前审计发现的问题来看，审计部门应敦促高校形成定期经费告知制度，对每一笔资金的出处都进行严格审查并要求及时结账，并形成相应的记录台账。通过以上审计举措加之对相关法律政策的宣传，定能改善高校科研氛围，切实提高科研经费的使用规范性。

5 结 论

随着国家对科研重视程度提升，对于高校的科研资金投入规模逐渐扩大，部分高校开始出现科研经费管理失控的情况，因此高校必须重新审视当前的科研经费管理体系。在新形势下，高校应当重构科研经费管理体系，结合自身发展情况对科研经费进行全方位监督，注重事前、事中、事后管理，确保高校科研经费发挥实效，通过提升高校科研水平的方式产生更大的经济与社会效益。