新时代事业单位档案管理的思考

姚 澜

（上石洞乡人民政府）

在传统的管理模式下，通常以纸质档案为主，利用人工方式开展相应的技术存储工作，整体工作效率低下，稍有不慎会出现一系列的失误。与此同时，对档案的使用也需经过复杂的程序，要手工翻阅档案，查询到该档案位于哪一档案室、哪一排、哪一列，程序过于繁琐，导致档案管理无法充分发挥自身的服务作用及价值。在这样的背景下，必须对事业单位的档案管理工作进行科学合理地梳理规范，精简流程，强化档案工作人员的管理理念、管理认知，使其具备扎实的理论基础，为档案使用者提供多元化的信息服务。值得注意的是，整个过程应当借助现代化的、先进的技术手段及设备设施，切实提高整体工作效率及工作质量，以此从真正意义上实现事业单位档案管理的现代化、信息化发展。

一、事业单位档案管理工作的相关概述

档案的管理质量、管理水平直接影响着事业单位能否对有一定价值作用的信息数据进行科学合理的储存，确保资料的连贯性、完整性、合理性，有针对性地开展档案管理工作能够确保事业单位的稳健发展，也是其开展多元化工作，实现工作目标的重要基础和前提。现阶段，事业档案管理工作的主要内容是多元化的。具体而言，第一，档案管理涵盖了事业单位各个部门之间融会贯通的信息数据；第二，在工作任务的执行过程中所产生的一系列信息数据，要以档案的形式进行保存，合理规范文件内容，优化文件体系；第三，档案管理涵盖了教育、科研、医疗等多方面的信息数据；第四，事业单位的档案包括了内部工作人员的相关基础信息资料及其内部的人事变动情况。通过这样的方式，为合理开展人力资源工作奠定良好的基础；第五，部分事业单位还要肩负起自身的历史使命，自觉主动传承并弘扬我国优秀民族传统文化。

二、档案管理信息化建设的优势特征

（一）存储稳定

在过去的很长一段时间内，事业单位的档案管理都是以纸质文件的资料进行分类存储，但纸质文件对环境有着极高的要求。例如，档案储存室的温度、湿度、防火、防盗、防虫咬等措施必须到位，稍有不慎就会对纸质文件造成损坏。例如，如果档案储存室的湿度过高会导致文件受潮，造成字迹模糊，失去参考价值。在这样的背景下，如果有针对性地引入电子档案管理能够有效解决这样的问题，提高存储的质量及效果。

（二）共享信息

事业单位要与时俱进，逐步实现档案的信息化管理。为了有效实现信息共享，可以对每个科室、特定的人员赋予档案借阅的权限，使其根据自身的工作需要随时随地在电子档案库中搜集查询相关的数据信息。与此同时，在条件允许的情况下，要对某一地区范围内所有的事业单位档案进行综合化的联网管理，实现资源共享，有合法权限的职能部门如有需要可直接在网络上查询档案资源，指定相应的证明材料，快速获取信息、提高工作效率。

三、新时代事业单位档案管理面临的主要问题

（一）缺乏灵活合理的档案管理制度

档案管理的相关规章制度通常是根据国家法律法规的实践要求所决定的。针对事业单位来讲，其应当充分立足于自身发展的实际现状，结合档案管理工作的相关要求，进一步明确管理制度、管理条款。但根据相关的实践调查研究我们可以看出，大多数事业单位的档案管理模式过于单一，忽略了单位发展的根本性质，甚至县级事业单位、市级事业单位、省级事业单位采用的档案管理标准是统一的，这在一定程度上表明，大多数单位根本没有结合自身的实际情况，也没有意识到自身的发展特征，档案建设缺乏灵活性、科学性、合理性，过于枯燥死板。

（二）缺乏先进的档案管理设备设施

随着现代科学技术的飞速发展，越来越多的行业领域应用了大数据技术、网络技术，档案管理工作亦是如此。目前，大多数事业单位已经意识到现代化设备设施对于档案管理水平提升起到的重要现实意义，也积极引入了相应的先进设备，但一些部门却没有意识到技术手段的有效渗透，缺乏相应的配套设备设施，仍然更多地依靠人工操作，也没有根据自身发展的现实需求将档案装订成册，导致档案的查找和使用缺乏科学性。对于相关有价值意义的信息数据随意存储，久而久之，造成了大量的管理问题，甚至阻碍了事业单位工作的有序开展。

（三）档案工作人员整体水平参差不齐

目前，部分事业单位并没有将工作重点放在档案管理工作上，也没有积极引入优秀的档案管理专业人才，个别事业单位将退休的工作人员返聘为档案管理人员，还有的事业单位虽然对外招聘了专业人才，但对其设定的薪资水平、福利待遇远远低于其他工作人员。与此同时，也没有定期组织开展切实可行的、系统化的档案管理培训指导工作，导致档案管理工作人员的整体水平参差不齐。国家对档案管理工作并没有制定统一的标准和要求，不同的事业单位对档案的分类管理持有不同的意见，管理方式多种多样，对档案的查阅也要耗费大量的时间和精力，导致整体工作水平无法有效提高。另外，事业单位的档案管理工作人员并不稳定，人才流动性较大，很多人员入职之后甚至没有全部掌握相关档案工作就选择离职，久而久之，档案交接工作存在诸多的漏洞，甚至经过2-3人的流动后造成了大量档案信息的丢失。值得注意的是，部分事业单位为了留住自身所需的综合型、复合型优秀人才会解决其家属工作问题，将其安置在档案管理岗位上，没有专业水平，也没有经过系统化培训，缺乏积极正确的工作态度，导致整体工作效率偏低。

（四）缺乏科学的档案服务理念

据调查显示，档案管理部门在日常工作中并不会与其他部门高效地互动交流，因此缺乏一定的协调能力，很容易出现信息孤岛的现象。与此同时，部分档案管理工作人员受传统模式的影响，缺乏良好的服务意识和服务理念，久而久之与社会发展脱节，也无法满足单位内部的管理需要，加之管理人员缺乏相应的应变能力，也就不能推动档案管理工作的可持续发展。

四、新时代提高事业单位档案管理水平的主要策略措施

现代信息技术已经逐渐渗透融入到社会各个行业、各个领域的发展过程中，档案管理工作也迫切寻求着改革与创新。对于事业单位来讲，必须与时俱进，有针对性地渗透融入信息技术手段，全面开展档案管理信息化建设，以此满足新时代档案管理工作发展的实际需要。

（一）建立健全完善的档案管理制度

一方面，事业单位的管理人员应当正确看待档案信息化建设对自身管理工作起到的重要作用及积极意义，重视档案信息的科学合理、真实完善，在选择档案管理工作室时，要尽可能选择安全系数高、质量达标的地方，并做好防火、防盗、防潮、防虫等一系列防治管理工作。在具体的档案管理过程中，事业单位应当派遣专人负责档案管理工作，科学合理地设置单位内部人员的监管权限，同时也要对借阅人员做好登记工作；另一方面，建立健全完善的档案管理制度，为信息化建设发展夯实基础。值得注意的是，管理制度的制定应当体现出极强的灵活性、科学性，充分立足于事业单位发展的实际需求，以此作为档案管理工作有序开展的重要前提和基础。

（二）切实提高档案工作人员的专业能力及综合素质

优秀的档案管理人员不仅仅要具备相应的专业能力、良好的责任意识、先进的工作理念，还应当在必要时对档案管理平台进行科学合理的维护。根据事业单位建设发展的实际需要，加强档案收集、整合、归纳，与此同时，工作人员要与时俱进，积极学习当前社会中先进的、多元化的档案管理知识技能，树立终身学习的理念和意识，以此构建起健全完善、丰富高效的知识框架和知识体系，积极进取，坚定不移地提高自身综合素质。值得注意的是，事业单位也应当定期组织开展相应的档案管理培训工作，并对工作人员进行考核，以此激发其主动性、积极性，实现综合能力的有效提升。

（三）积极引入电子政务，提高事业单位的业务能力

档案管理系统在近年来受到了大众的广泛关注和认可，几乎所有的事业单位都引入了该系统，并灵活实现了内部档案信息数据的登记、整合、分类、归档，这在一定程度上与事业单位的工作节奏相匹配，也为工作任务的有效开展奠定了良好的基础，提供了可靠的保障。从一定程度上来讲，纸质档案并不会就此消失，在未来，很大程度上会实现纸质档案与电子档案的双轨制发展，一套完整的纸质档案也必须有与之相匹配的电子档案，通过这样的方式有效实现对信息数据的网络化管理。众所周知，电子档案的优势价值是十分突出的，例如，使用便捷、查询高效、稳定存储等等，也因此受到了大众的喜爱。大多数事业单位的档案管理系统通常为大数据、云计算两种主要模式，提高了整体档案管理的质量水平，同时凸显出安全性、可靠性。值得注意的是，相关管理人员应当及时对系统进行升级维护，面对系统漏洞第一时间进行修补，并启动应急预案，以此从真正意义上满足档案管理创新发展的实际需求。

（四）全面开展档案管理的个性化服务工作

不同地区的事业单位在发展模式、发展理念上均存在一定的差异，因此要充分立足于现实情况对建设过程中的个性服务引起足够的重视。具体而言，首先，平台建设的个性化。从一定意义上来讲，档案管理工作人员必须深入分析单位内部所有员工对档案信息数据的实际要求，全面客观地看待工作内容，只有做好基层调研才能科学合理地选择档案管理系统平台；其次，信息运用的个性化。不同的档案使用人员、工作人员的发展需求大不相同，为了从多个方面、多个角度满足其需要，在对档案信息进行展示的过程中，尤其是对于一些常见的数据信息、核心重要的信息必须及时明确；最后，分类管理的个性化。事业单位也有着不同的行政性质，因此在档案管理的分类上有着差异化的标准，基于此，工作人员要充分立足于自身发展的具体情况，分析单位性质，制订切实可行的管理方案。

（五）构建高效的数字化档案管理平台

在过去，事业单位的档案管理工作首先要对内部往来的相关内容信息以及外部接受到的数据信息及时进行备案处理，再整理为纸质材料，根据其类别划分做好分类管理工作。但这样的纸质档案会随着时间的推移出现一定的破损，出现瑕疵。在这样的背景下，灵活运用现代信息技术不仅仅能够精简工作流程，同时也能够确保档案的安全性、完整性。具体而言，在实际工作过程中，利用信息化工具及档案管理系统，对档案建设过程中出现的问题及时妥善处理，强化管理基础，尤其是针对一些机密性的、需要永久存储的档案，要采用特殊归纳、储存方式，之后再开展数字化建设，为后期管理工作的有效开展夯实基础。

（六）革新优化档案收集及借阅方式

一方面，革新优化档案收集的方式方法。调查显示，过去的档案管理模式要求管理部门严格按照内部相关规定，在特定的时间内向档案管理部门提交相关的信息资料，其后档案管理部门又根据内部要求严格进行档案的接收登记，做好相应的整理归纳工作，最后完成资料的存档。整个过程需要耗费大量的时间和精力，也需要人工长时间进行整理、收集、归纳、总结，稍有不慎会出现信息遗漏、信息断流等不良情况。在新时代发展的背景下，利用电子档案能够对传统的信息收集方式进行高效革新优化，缓解人工压力，通过对该项技术的实践调查研究我们可以看出，电子档案的自动收集本质上是相关工作人员利用计算机、互联网等相关的设备技术手段，对需要存档的数据信息按照相关的要求及时传递至特定的位置，并根据实际要求快速做好存档工作，通过这样的方式确保整个过程不会出现任何信息遗漏的情况；另一方面，不断优化创新事业单位档案的借阅模式，这应当是高效完成事业单位工作任务的关键所在，也是档案管理工作极其重要的组成部分。

从档案借阅层面上来讲，如果能够实现高效率、高水平，就能达到节约成本的效果。目前，大数据技术、云计算技术在事业单位档案管理工作中的灵活运用，可以基于现实需求搭建起符合单位内部要求的局域网，并在条件允许的情况下制作出相应的APP，针对档案的涉密等级、对不同的人员设置差异化的借阅权限，以此提高整体工作效率及工作水平。不管是对哪种档案都能够反复高效的利用，这也在一定程度上实现了档案利用效率最大化。

五、事业单位档案管理工作的前景展望

一方面，利用档案信息化管理能够为社会大众提供高质量的服务。现阶段，大多数事业单位均与时俱进，革新优化了传统的管理模式和管理理念，利用现代信息技术、电子信息手段，构建相应的档案管理体系，为社会群众提供最新的信息资讯。虽然我国目前的网络档案服务仍处于初步发展阶段，但随着科学技术的创新，其仍然有着广阔的发展空间。在这样的背景下，事业单位的档案管理工作人员必须树立终身学习的意识和理念，不断学习、积极进取，利用多元化的知识丰富自身知识框架，并且投入更多的时间精力，研发现代化的档案管理系统、管理技术，切实提高群众满意度。另一方面，相较于过去，事业单位的档案形式已经发生了巨大的变化。在过去以纸质档案管理为主，但现阶段档案可以是纸质，也可以是音频、视频，是电子文档。对于过去存在的纸质档案来讲，为了提高保存的质量，可以利用拍照的方式对其进行记录并传递至相应的地方可靠存储；而对于秘密文件或使用价值较高的档案来讲，要利用扫描技术将其全面准确地复制下来，这样才能够实现反复利用。众所周知，事业单位的档案管理会经过制作、使用、存储、永久性存储四个阶段，不管是哪一个环节都过于混乱，如果能够采用切实可行的方式手段将其融为一体，就能够有效节省时间成本。

六、结束语

综上所述，事业单位应当建立健全完善的档案管理制度，切实提高档案工作人员的专业能力及综合素质，积极引入电子政务，提高事业单位的业务能力，全面开展档案管理的个性化服务工作，构建高效的数字化档案管理平台，革新优化档案收集及借阅方式。