浅谈如何做好合并医院档案管理工作

陈贵仁 李雪梅 田从芬

（十堰市西苑医院）

近年来，随着国家卫生健康管理体制改革的持续深入推进，医疗卫生机构合并、重组、移交等机构变动情况越来越普遍，单位的变动带来了档案管理工作的变化，从而对单位变动后档案管理工作提出了新的要求和挑战。2020年4月，根据十堰市委专题会议精神，笔者所在的十堰市西苑医院整体并入十堰市太和医院，两家医院相对独立，但十堰市太和医院法人代表同时担任十堰市西苑医院法人代表，加挂十堰市太和医院西苑院区、十堰市公共卫生应急救治中心两块牌子，提升十堰市公共卫生应急救治能力。在此之前，十堰市西苑医院已经先后经历过两次合并，分别是1970年医院前身湖北省总工会东湖工人疗养院整体迁入十堰市，并最终改名为东风汽车公司黄龙疗养院；2004年10月，根据东风汽车公司剥离辅助单位壮大主业需要，将东风汽车公司黄龙疗养院整体移交给十堰市政府，与原十堰市黄龙医院合并组建为十堰市西苑医院。本次与国家三级甲等十堰市太和医院合并是第三次。作为医院档案管理部门，我们针对医院合并后的实际情况，按照上级党委政府要求，积极做好合并后的档案管理工作，确保合并后医院及职工个人档案齐全、完整、安全，为今后档案管理打下了坚实的基础。

一、合并医院档案管理工作中存在的问题

（1）档案管理意识淡薄。档案资料作为记录一个单位发展、改革、变动过程中真实情况的基本反映，具有非常特殊、重要的意义。但很多合并单位的部分领导谈起档案工作时强调档案很重要，一旦需要投入人力物力财力时就把档案工作作为次重点工作，往后放一放，待今后有精力了再来考虑。因此，档案工作特别是合并单位的档案管理做得好与坏，与该单位档案人员尤其是领导干部档案管理意识密不可分。有的领导认为，档案工作就是把各种文件、资料收集起来、专人保管，放入档案室进行整理、上架就可以了，只要做到不丢失、不损坏就行了。因此有的单位在安排档案管理人员时，要么把临近退休无事可干人员，要么把新参加工作没有合适岗位尚不熟悉档案业务的人员，甚至把其他科室不愿意要的人员，安排在档案管理工作岗位。这些想法和做法，实质是认为档案工作不重要、档案意识淡薄的表现，也是对档案和档案管理重要性认识不到位、重视不够的表现。这种思想的存在，对合并医院档案的管理会带来非常不利的影响，不仅对档案资料的保管、利用造成消极的影响，也对档案管理工作者的积极性形成打击，成为档案管理工作者必须面对的问题。

（2）档案资料存在失散、丢失或损坏风险。在实际工作中，如在医院合并期间，医院领导精力更多的着眼于机构、人员、设备设施的重组、合并、调整，优化配置人、财、物等资源，而对承载着一个单位最基本情况反映的档案资料的特殊性、档案管理部门的重要性认识不足，在资源配置上未予足够重视，给档案管理部门收集和整理档案资料带来消极影响。同时，在一些部门调整、迁移的过程中，部分科室特别是一些重要部门负责人重视程度不够，将原本非常重要、珍贵的文件、资料，无心或有意地作为普通材料处理，该移交档案室的不办理移交，甚至乱扔乱放，导致丢失、损坏，都会对档案资料的收集、整理和后续的有效利用产生消极影响。

（3）档案管理体制机制不健全。由于受客观因素影响，我院原有档案管理人员更换比较频繁，人员不固定，导致档案人员工作积极性不足，专业性不强，档案管理不够规范。如没有规范的档案管理制度，有些管理制度虽然制订了，但也只是写在纸上、挂在墙上，执行流于形式，规范无从谈起。在实际档案管理工作中，受档案管理人员知识限制、自身素质差异、工作责任心强弱等情况的影响，还会出现档案编号、案卷标题不规范、案卷内容不足、缺少卷内目录、组卷混乱等问题，加之考核机制不健全、不严格，都对档案的真实性、规范性和利用价值造成损害，这些体制机制不健全问题都对合并医院档案管理工作造成了一定困扰。

（4）档案管理人员业务素质良莠不齐。档案管理工作是一项专业性、技能型工作，要求档案管理工作人员熟悉档案业务知识，懂得文件、会议记录、纪要、重大事件等档案资料的收集原则、归档标准、管理要求，还要熟练使用档案管理软件、电子文档、电子表格，才能在档案处置工作中做到及时、准确，游刃有余。而在实际工作中，一些合并后的新单位，由于档案人员配置、业务熟练程度等原因，加之合并过程中同时需要处理医疗设备设施配备、科室功能调整、新业务新技术开展等重点工作，医院工作重心不能集中在档案工作中，这些都或多或少影响合并后档案收集、整理等处置进度。

二、多措并举提升档案管理水平

（1）强化责任意识，争取领导重视和支持。笔者在实际工作中，为做好两院合并后档案资料的有效管理和合理利用，医院党政综合办作为档案管理具体责任科室，坚持做到在机构改革中，档案管理工作不缺位、不越位，要求档案管理人员加强自身学习，增强业务素质，以对卫生健康事业负责、对医院发展历史负责的责任感和使命感，强化责任担当，练就过硬技能，采取各种措施，保障医院合并后的档案资料得到妥善、安全处置，不留隐患。同时，利用汇报工作的时机，向主要领导报告近年来医院档案管理工作中取得的成绩，阐明档案管理特别是合并医院档案管理工作的重要性，以取得主要领导对档案管理工作的重视，并在档案管理人员配备、资金、设备设施等方面予以支持，为综合档案室配齐了档案密集架、空调、扫描仪、除湿机、温湿度仪等设施设备，升级了档案管理软件，落实了档案人员相关待遇，为档案管理制度化、规范化、法治化打下了坚实基础，对推进档案管理工作产生了极大的促进作用。

（2）加强制度建设，依法依规管理档案。在实际工作中，我们借医院合并、各项工作规范管理的有利时机，要求档案管理人员强化依法依规管理档案意识，坚持用制度保障档案工作，用制度去规范档案工作。为此，我们首先组织专、兼职档案员认真学习新《档案法》，提高档案管理法制意识。其次，我们加强档案法律法规的学习与宣传，在医院电子屏上播放档案法规内容，在医院网站学习园地上传新《档案法》全文，增强全员档案法律意识，使员工充分认识到档案是不可再生和替代的资源，是医院的宝贵精神财富，是医院事业健康发展的重要基础，从而引导全体干部职工，自觉维护档案的完整与安全，积极支持医院档案部门的工作。同时，重新制订档案管理制度，如档案收集、整理、借阅、复印、保管等制度，并在实际工作中严格执行，使合并后的档案管理工作快速走向程序化、规范化、科学化。

（3）明确归档原则，维护档案齐全完整。作为合并医疗单位，为了强化档案管理，在合并之初，医院档案管理科室就根据档案管理要求，下发专门通知，明确档案归档基本原则，列出需要归档的资料类型、移交方式、时限等内容，及时对合并前散落在各科室或员工个人手中有重要收藏、保管价值的文件、电子资料、实物、图片、影像资料等进行收集、归档，有效避免档案丢失、遗漏，并在此过程中，完善交存手续。为此，我们一方面加强自身收集档案资料的力度，要求文件制发、接收的核心职能科室，严格按照合并后医院确定的归档范围，加强档案资料的收集，做好交接登记，特别是对于专业档案，按照“谁形成，谁整理”的原则，首先由形成科室进行分类、整理，整理验收合格后，移交党政综合办档案室入存，列明入交档案资料明细，双方签字认可。另一方面，根据《机关档案工作条例》规定，鉴于两院合并后，医院作为相对独立的法人单位，只是增加了一层领导关系，因此，我们对医院日常工作中形成的全部档案仍按照原来的全宗，实行集中统一管理，重点做好医院合并、部分工作职能调整后相关档案证据资料的管理工作，维护了档案管理工作完整和有效延续。

（4）合理配备人员，加强档案队伍建设。做好合并后医院档案管理工作的重要前提，要求有一支忠诚医院事业、年龄结构合理、档案业务精良的档案工作队伍。为此，两院合并后，我们加强档案管理组织架构建设，明确党政综合办主任为档案管理主要负责人；专门配备一名从事多年档案管理工作、参加过市档案局专题培训、在市内两家“三甲”医院档案室进修学习的人员，具体负责档案日常管理工作；明确党政综合办文印员、各职能科室主要负责人为兼职档案员，负责职责范围内的档案资料收集、整理、移交工作，从而建立了一支专业结构、年龄结构、业务水平等各方面比较合理，便于发挥整体效应的档案管理队伍。同时，加强档案管理工作网络化建设，明确各专、兼职档案人员工作职责，充分发挥和调动各科室兼职档案员作用，通过业务培训和激励机制，提高医院档案管理整体水平。

（5）加强综合培训，提高档案业务水平。档案管理水平的高低，人是起决定作用的因素。为此，档案管理队伍组建之后，为了提高档案管理水平，医院从实际出发，由党政综合办牵头，对档案专、兼职人员，按照现工作岗位、承担档案工作职责的不同，采取不同形式、不同层次的档案业务培训，重在有利于开展档案工作。为此，我们按照“按需施教，学以致用，重在实效”原则，一方面让档案专业人员到十堰市档案馆、上级医院档案室现场学习，结合医院档案工作中遇到的实际情况现场请教，以全面、系统学习档案专业知识，同时接触、学习、补充档案专业新理论、新方法、新观念，尽快提高档案专业水平；另一方面，鉴于档案工作不仅包含了档案管理知识，还融汇了许多相关学科如经济学、历史学、社会学等专业知识，我们在进行专业培训时，注重强化专职档案人员对计算机、专业档案管理软件等现代科技实用知识的学习，并要求灵活运用到实际工作之中。对于档案兼职人员，我们主要通过采取集中培训的方式，进行常规档案文书收集、整理等专题培训，如档案分类标准、档案处置工作要求等内容，注重提高日常实用技术，提升培训效果。同时，我们建立档案管理人员微信指导群，对个性问题在群里进行专题培训、指导，在线解答专兼职人员在实际工作中遇到的问题，提升了档案知识的普及面。

（6）明确工作目标，加强档案日常管理。两院合并之后，医院档案室即明确档案管理目标，就是创建省特级档案室，加强档案日常管理和有效利用。为此，我们首先争取医院领导对档案管理工作的重视和支持，主要领导在全院行政工作会上对档案管理工作提出明确要求，督导各职能科室强化责任担当，积极配合党政综合办做好档案管理工作。在医院党政主要领导和分管领导支持下，党政综合办建立健全了档案管理工作领导机制，明确每年档案工作目标。档案室结合医院实际，建立健全档案管理工作制度，落实档案人员和档案安全保管措施，确保两院合并过程中档案管理工作不断、不乱，促进了档案管理规范化、制度化建设。在日常档案管理工作中，我们根据确定的工作目标，不断强化档案收集、整理、利用等日常管理措施，优化工作流程，简化工作程序，取消影响档案专兼职人员积极性的繁琐手续，注重提高实际工作效率，使日常档案管理有利于促进总体工作目标的实现。在此基础上，我们还在提高服务、加强档案利用上做好工作，及时为需要借阅、办理各种证件等实际需要的科室、员工提供档案利用服务，获得全院职工的好评，也增强了我们做好档案管理工作的信心。

三、加强指导建立健全档案服务体制机制

（1）档案管理部门要主动作为。要做好合并医院档案管理工作，作为档案管理部门，必须摒弃坐、等、要思想，要主动作为。医院档案管理一般作为党政综合办下属科室，对医院机构改革、合并等动向情况相对其他部门知道的更早，了解的更多，所以要积极主动，及时掌握内部机构改革信息，对不再保留或重新组建部门的情况，以及确定将保留的部门、优化职能的部门，或者部分职能职责发生变化的情况都要有所掌握，提前做好档案接收、处置等沟通、协调工作，为后续指导相关部门或科室档案管理工作做好准备。

（2）档案管理部门要作好工作指导。在日常档案管理工作中，总会有部分科室及其负责人，对档案工作存在不全面，甚至错误认知，总认为档案工作就是办公室一个部门的工作，跟自己没有关系，对自己应该承担的职责梳理不清，对自己应该做哪些工作搞不清，致使部分单位主管领导和职能科室档案工作履职不到位。因此，作为合并医院档案主管部门，我们提前明确各科室、兼职档案员职责，做好档案管理业务培训，指导相关科室做好档案收集、整理、归档工作，避免因对档案资料收集重点不清楚、工作流程和内容不熟悉而影响后期档案管理工作。

（3）向上级档案主管部门请教，寻求业务指导。我们认为，作为上级档案主管部门，对于重大机构改革，要提前介入，及时掌握改革动态，为下一步做好档案业务指导打下基础，体现档案主管部门价值。为此，两院合并后，我们及时向上级档案主管部门报告医院合并情况，主动请求加强对我院合并后档案管理工作的指导，提前做好档案管理处置预案，避免合并之初档案管理工作不规范对后续工作造成不良影响。在上级主管部门市档案馆的指导下，两院合并后的档案管理工作在多次档案检查中成绩合格，档案管理任务得以及时贯彻落实。

（4）建立奖惩机制，细化考核管理。档案管理工作的好坏，既是一个单位管理水平的体现，也影响档案利用、服务工作效率。为此，必须在对档案进行日常管理的同时，建立档案管理奖惩机制，加强对档案专兼职人员履行职责能力的考核。为此，我们建立了档案管理组织领导体系，成立由分管领导任组长，党政综合办、人事科主要负责人任副组长，相关职能科室负责人任成员的档案管理工作领导小组，以加强对档案工作的领导、检查和考核。我们提高档案专兼职人员对档案管理工作的认识。通过进行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和其他档案法律法规的宣传教育，使档案管理人员充分认识到，做好档案管理工作是自己应尽的责任和义务，从而增强了做好档案工作的自觉性，为提高全院档案管理效率创造条件。我们制订档案管理内部考核办法。通过把档案日常工作纳入责任清单，定期对档案管理人员进行检查考核，年终对表现优异专兼职档案员进行适当物质和精神奖励，对不尽心尽责的及时进行提醒，督促其提高思想认识，力争在今后工作中按要求做好。通过奖惩机制的建立和有效实施，强化了档案管理员的责任意识，有力地促进了全院档案管理水平的提高。