社会团体组织档案安全保障体系问题研究

2023-01-07中国老科学技术工作者协会阳东丽

办公室业务 2022年24期

文/中国老科学技术工作者协会阳东丽

社会团体组织的档案主要包括各级社会团体组织办理各项事务时产生的各种具有保存和利用价值的文字材料及录音、录像、照片等材料的总称，涉及的内容比较多，并且覆盖的范围比较广。社会团体组织档案是国家档案的重要组成部分，加强社会团体组织档案管理工作，为各项社会团体活动的组织与规划提供依据，对推进社会发展起着非常积极的作用。

一、建立档案管理安全保障的重要性

（一）要重视档案管理的安全保障问题。对构建档案管理安全保障方面的研究已逐渐引起国际和国内有关部门的高度重视，各级档案系统积极响应国家档案局的号召，按照国家档案局提出的具体要求，在全国档案系统建立安全保障系统。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提到档案管理安全的重要性，要求把档案实体安全与档案信息安全一起抓，为我国档案部门管理安全保障系统建设的科学、规范、健康发展指明了方向。

（二）需要制订社会团体组织档案安全管理措施。笔者在社会团体从事档案工作多年，社会团体组织档案管理安全措施要做到如下几点：一是强化档案管理责任的落实。不定期组织相关人员召开档案管理工作会议，传达学习各级档案部门有关通知和文件精神，研究社会团体组织档案管理工作，提高档案涉密人员的保密意识，将档案管理各项具体工作落实到位。二是强化档案储存隐患排查。组织管理人员不定期对档案存储的库房和陈列室的用电线路、温湿度设备、视频监控、红外报警等进行全面排查，对空调、除湿等设备进行维护和保养，严防发生档案管理安全事故。三是强化库房管理。针对夏季高温和高湿天气，严格控制档案库房的温湿度，全面做好档案防霉、防潮等工作，在档案库房内投放防霉、防虫小药包等，有效避免档案资料受潮、霉变损坏。四是强化应急响应。要密切关注天气变化，凡遇雷暴和强降雨等极端天气，指定专人对档案库房和陈列室进行看守，确保遇到紧急险情时快速高效处置，确保档案安全万无一失。

二、社会团体组织档案管理安全保障工作内容

社会团体组织在主管部门领导下，充分发挥了联系群众的桥梁和纽带作用。社团在成立过程中以及之后开展活动时，积累了大量宝贵的文件和资料，全面反映了社团组织的工作和开展各项活动的情况，随着活动范围的扩大，形成了一个从自然科学到社会科学等各学科相互渗透融合的社会团体组织档案体系。社团组织在开展各项工作中形成的有保存价值的材料，包含文字、图表、声像、光盘、磁盘、实物材料等，都是档案要收集存档的内容，常见的档案资料分类主要有文书档案、会计档案、电子档案等，这些都是档案管理安全方面的内容。

三、社会团体组织档案信息化存在的安全风险

（一）档案管理环境的安全风险。社会团体组织档案管理的物理环境主要是指档案资料存储用的库房、机房、信息化加工场所等，要时刻关注是否有地震、水灾、火灾等意外情况的发生；储存档案信息的计算机等设备是否丢失和损坏；档案管理的基础设施是否能正常运转等。网络环境是指社会团体组织档案管理配备的计算机等设备，时刻警惕可能遭遇的黑客入侵和病毒攻击等问题，防止可能造成档案信息的丢失、损坏和无法使用等情况，网络环境包括计算机、打印机、复印件等硬件设备的损坏、非正常使用，都可能造成数据丢失。

（二）档案管理信息化数据传输过程中的风险。社会团体组织实施档案信息化后，需要对有关档案信息化数据进行转移，如果移动存储介质质量达不到标准，有可能存在档案信息数据被损坏、丢失和不能使用的风险。社会团体档案管理部门登录系统的密码和账号要实行专人专用，否则容易出现其他非档案管理人员私自使用账号等问题，存在很大的安全风险。如果黑客通过非法用户身份获得登录权限，非法访问档案计算机系统，一旦档案资料被下载，档案可能会被泄密，纸质档案资料如果不妥善保管被非法利用，会出现侵权行为。

（三）档案管理信息化数据的丢失和损坏风险。在档案信息化数据处理和加工等过程中，对原始档案资料进行扫描所生成的原始数据，进行整理完善后生成档案资料的成果数据。这个过程中，要对档案数字化处理各阶段的档案资料，及时进行备份存储，防止档案信息化数据因意外而损坏丢失或无法再利用，也可能因不同档案数据端口连接问题，使档案信息数据产生泄密的风险。

（四）档案管理数字化外包的风险。社会团体档案基础业务外包是指在日常档案管理工作中对档案资料的整理、归档、加工和分类等基础性业务的外包。社会团体组织的档案由档案人员进行管理，档案信息的阅览和调用都有一整套严格的手续和流程。但外包公司工作流程的规范性和保密意识等方面参差不齐，外包档案业务中介公司工作人员的技术专业性和职业道德等都有待考量。随着计算机技术的发展，第三方的介入，可能会出现对档案资料进行非法复制和传递等问题，增加了数字化档案泄密的风险。

四、档案管理安全保障系统建立的方法

以上分析了社会团体组织中档案管理所面临的各种不安全的因素，从安全管理制度、存储基础设施、信息化网络技术安全、档案利用和维护过程中的安全保障及档案管理人员素养等几个方面，建立适合社会团体组织档案管理安全的保障系统，构建如图1所示。

图1 社会团体组织档案安全保障系统

（一）建立社会团体组织档案管理安全保障制度。首先要树立正确的档案安全管理观念，要加强社会团体组织档案管理人员的安全意识，坚持“安全第一，预防为主”的八字方针，把安全责任意识贯穿落实在档案工作的全过程。社会团体组织档案信息化安全制度、监督制度，应贯穿档案信息化建设、利用和维护的全过程。社会团体组织还应当建立相应的监督制度，进行档案安全工作指导和专项督查制度的管理。要经常对这些档案管理制度的执行人员和执行进度等具体情况进行监督和检查。有条不紊地对档案管理进行全方位监控与防御，有针对性地实施管控手段，发现问题要明确责任，限期改正。

（二）加强社会团体组织档案存储设施建设。社会团体组织中的档案主要包括财务档案、文书档案和项目分类的专项档案等形式，数字档案信息储存方式有文字、视频、音频等种类，对各种类型的档案进行格式和内容转化并进行存储。在档案信息技术的不断发展过程中，不仅要注意社会团体组织实体档案的安全，更要防御档案信息化过程中档案的安全。在日常工作中，档案管理人员要负责做好档案信息资料的收集、整理、分析和登记，做好档案数据的日常备份，数字化的档案要建立档案数字信息化安全保障相关监督制度，对具体细节加以完善，规范档案室设备的管理，保障档案管理的安全。在实际工作中，要加强社会团体组织档案存储设施建设，增加这方面的资金投入。现代化的设备能够取得更好的效果，要全面对档案进行科学管理，提高档案管理的质量和效率，提高档案管理的水平。

（三）加强对档案管理人员预警制度培训。在社会团体组织档案管理工作中，可能会有突发事件发生，提前对大家进行档案管理安全预警制度培训，清楚预警制度的内容。平时工作中，工作人员要有档案安全管理的意识，定期排查档案管理的安全风险。如果发生突发事件，根据档案管理的实际情况，制订合理的管理措施，将损失降至最低。

（四）保障社会团体组织档案信息化过程中的安全。社会团体组织档案管理系统中数据安全是重点，档案管理系统要设置使用计算机等设备的权限，防止没有权限的人员擅自进入档案系统，把档案信息资料非法复制和导出，造成档案信息泄露和被篡改。还要时刻监督档案维护人员的违规操作等违法行为。加强社会团体档案信息安全制度，要及时与单位领导做好沟通，宣传档案安全管理在本单位工作中的重要性。领导要重视档案部门的工作，增加档案部门的资金投入，配备档案部门专用的计算机服务器等设备，提高档案信息数据存储和传输的抗风险能力。档案管理部门的计算机只能连接协会内部的专用网络，避免档案信息外泄及网络病毒对档案管理系统信息数据造成破坏。

（五）档案信息在利用和维护过程中的安全。档案管理全过程的档案保护贯穿于从档案形成到保管、利用直至销毁的全过程。改善档案保护条件，包括档案库房建设、装备各种档案保护仪器设备和档案装具，采取“七防”措施等。档案的修复与复制，包括去除档案制成材料中不利于档案耐久性的因素和档案的加固、修补和恢复等内容。如纸质档案的去污、去酸、修裱、加固、字迹恢复等。日常档案的维护工作包括如下方面：一是做好防光工作，要精心选择档案存放的库房地址，室内安装遮光窗帘，以免强光破坏档案，档案均要装盒入柜保存，达到防光效果，减少光对档案的破环。二是做好防虫工作，对档案入库要先进行消毒杀虫才能入库，库房中一律不能有食物及与档案无关的杂物，保持清洁卫生，进入档案室最好穿戴工作服。三是做好防污染工作，严禁在档案库房中吸烟等，保持档案室的整洁、干净。

（六）完善社会团体组织档案信息资源备份管理机制。社会团体组织中应该建立备份管理机制，完整地把档案备份一套，在异地也应该备份一套。社会团体组织档案要在自己单位的系统进行备份，还要在主管部门进行备份，也可以采取档案信息异地备份的方式，定期对档案进行备份。及时对档案资料数据等进行备份存储，防止档案信息化数据被意外损坏、丢失和无法使用。

（七）确保社会团体组织档案数字化外包过程的安全。以社会团体档案外包为例，一般由上级主管部门推荐一些资质齐全、信誉良好的外包公司，经过深入调研考察，选择自己单位适合的外包公司进行合作。还要选择具有档案专业技能和具有良好道德品质的外包人员，清楚档案数字化工作的流程，能熟练操作计算机数字化工作等设备，严格按照《档案数字化外包安全管理规范》的具体要求，拟定好合同，明确合同双方各自的职责范围，在合同中详细规范细节问题，让档案的编目更加清晰准确，有利于档案使用人员查找使用，用行业的质量标准进行规范和有效监管，尽可能规避一些问题的出现，以此降低档案外包的风险。

（八）档案管理人员的专业素养有待提高。社会团体组织为了适应新形势的变化，急需对档案从业人员进行系统完善的培训，不定期组织大家学习和讨论档案信息安全知识，掌握最新的档案信息安全技能，共同进步。以中国老科学技术工作者协会为例，没有从事档案工作的专职人员，档案管理人员都是兼职担任，导致档案的管理力量不足。培养专业的档案从业人员是非常有必要的。档案从业人员在单位中不属于为单位盈利的重要岗位，较少有人愿意干档案管理的工作。所以要吸引大家参与档案管理工作，激发档案从业人员工作的积极性和学习研究档案相关知识的热情，只有提高了档案从业人员的综合素质，才能够真正保障社会团体组织的档案信息安全建设工作顺利进行。