新时期电子档案在档案管理中的应用探究

王建香

（唐山高速公路集团有限公司承唐分公司，河北 唐山 063000）

0 引言

档案是每个组织都需要把控的重要核心内容，过去很长一段时间，档案管理只是停留在个人或部门层面，这些档案材料会因为人员的离职而丢失，因为时间推移而失去记忆，也会因为使用不规范而出现遗失、损坏，更有被恶意扩散导致损失的可能。所以，如何有效革新档案管理手段并配备相关的信息化安全机制，将成为保障档案利用安全的关键问题[1]。在信息爆炸的今天，以互联网大数据、人工智能和云计算为标志的网络出现在社会生活和生产的每一个角落。档案产生、档案管理经历了一个从低级到高级、从简单到复杂的发展过程。随着时代进步和科技发展，档案建设向更高层次的绿色化、智能化的电子档案迈进，全面创新了档案“收、管、存、用”的一体化智慧管理。互联网技术成功实现档案管理手段的升级，让电子档案管理更加安心、省心。

1 电子档案应用简介

电子档案，又称数字档案，是基于数码扫描、数码摄影、数据库、多媒体等信息信息和数据存储技术，将各种载体格式的原始档案重新改造而建立起来的新型数据资料。原始档案文件经转化后成为各种数字档案的信息，以数字格式进行存储，以网络形式互相连接，由计算机和网络系统管理而形成有序结构的档案信息库，方便用户及时访问，实现了资源的共享。

从电子档案使用实践来看，电子档案具有如下特点：第一，电子档案容易保管。传统的档案保管工作复杂，例如纸质档案需要修建专门空间以便保管，而且特殊纸质材质或者年代久远的档案对保存环境的要求更高。这些档案都不方便查找，时间一长，还出现文字褪色、档案腐蚀等问题。纸质档案和科技档案的数字化过程通常以纸质媒体作为档案的特殊载体，数字化过程是指采集纸质档案文字信息，利用扫描设备将其转化为数据并通过计算机完成数据处理和存储的过程[2]。对纸质文件信息进行数字化处理，将档案文字信息保存在数字存储工具上，不仅减少了文件存储占用的空间，大大节省了存储工作和管理人员的使用成本，数字档案的信息也实现了永久保存的目的，任何人可在任何时间查询信息，使档案统计工作得到极大的便利。因此，电子档案管理是实施综合文件管理的过程，新收到的文件入室必须同时收到相应的电子文件归档，避免重新入室后重复工作。

第二，电子档案提高了办公效率。电子档案馆利用数字化办公软件提高办公效率，数字档案数据库使得管理员能够及时归档档案信息，也方便了各部门查阅，提高办公效率。数字办公软件还可以恢复档案材料的模糊和褪色的笔迹，因为它具有修改和恢复其他操作的能力。当纸质档案笔迹变得模糊甚至褪色时，可调出数字档案查找原始信息，也可利用复原技术将模糊、褪色的笔迹还原。随着自动化办公程度的加深，现有文件的起草、收录、删改、定稿和复原大多在计算机上完成。而数字档案也便于档案文件一体化管理的实施，各职能部门都可以将文件录进档案数据库，从整体上提高了档案管理工作的效率。

第三，电子档案提高了管理效益[3]。在过去，档案管理部门一直采用粗放的方法，增加办公人员和办公成本作为解决传统档案管理这一问题的唯一手段，致使管理成本大幅抬升。档案数字化后，仅需要一间机房、几台计算机、几个计算机技术人员就能完成电子档案管理工作，不仅避免建造过大的存储空间而节省了存储成本，而且数字化的档案原件可以提供给每一个人并避免复印打印而造成的纸张消耗，即使有复印打印需要，也减少了重印和漏印的问题。如此一来，电子档案不仅方便了内部管理，而且方便了外部查阅和调档。所以，实现档案数字化将提高档案部门的服务水平，为档案的内部管理和客户服务提供高效、全面的服务。

2 电子档案管理存在的问题

首先，采用电子档案办公，正式档案的归档流程存在欠缺。这主要原因是档案管理人员没有亲自参与档案管理的设计过程，只是从一些软件设计工作人员的角度出发来设计档案管理程序，设计重心偏重计算机程序应用方面，如逻辑备案的问题、信息分类划分的总体问题，可以说未能深入考虑档案管理实际问题。

其次，文件系统和归档系统分为两个系统，这导致了信息分类上的一些差异和信息后期应用中的一些错误。在一些单位的实际应用中，信息的分类存在一定的差异，但模型系统的分类不能满足现实的需要，在信息的应用和管理上存在差异。此外，电子文件的制作流程与电子文件归档系统不匹配，导致缺乏一定的绑定档案系统。在实际应用过程中，两个生产主体不尽相同，在没有明确规则的情况下，两者的工作无法有效结合。

另外，电子档案存储的安全问题。一些涉密、具有价值的重要文件档案，如果转化为数据存储在计算机上很有可能遭受黑客入侵而泄密。从储存方式上看，电子文件的存储一般大致可以分为两类：一类是直接由软件或者硬盘进行存储，另一类则是直接利用互联网进行存储，比如最近较流行的云存储。两种存储方式都容易让档案被人为泄露，或者容易遭到计算机病毒或黑客攻击后，档案同样会遭到泄密或者篡改。

最后，档案管理工作人员的职业和技术素质也需要提高。电子无纸化的档案管理虽然大大降低了相关工作人员的成本，但是对工作人员的计算机技能提出了更高的要求。企业进行电子档案管理都需要具备一定计算机知识和技能，熟练运用与办公系统相关的软件和自动化办公系统。但在现实中，一些档案工作者缺乏计算机技能，无法操作管理软件，或者在软件出现故障时手足无措[4]。还有一些工作者缺乏职业道德和职业责任感，为了利益主动、故意泄露涉密电子档案。

3 电子档案管理工作建议

第一，电子档案管理工作首先从档案安全角度入手，加强保护和防范工作。因为电子档案的形式与内容往往是相互隔绝和分离的，所以一旦档案的形式和内容发生变动后，变化后的档案就替换了原件，电子档案里也不会留下变动痕迹，这就会给电子档案原创性和真实性的鉴定增加了难度。所以，电子档案安全工作要建立在对纸质电子文件原料的安全管理之上。纸质档案文件的效能不可忽视，而且纸质文件比电子文件更加具有法律效力。纸质档案和电子档案的安全管理工作要齐头并进，绝不能顾此失彼，层层严格把关，层层负责，严格管理[5]。

第二，电子档案的管理与保护，应该充分考虑所使用的环境、设备、技术、人员和各种类型的电子档案资源的功能特点等实际情况，整体地设计好管理软件的技术解决方案和操作模式，并对软件故障采取有效的措施，确保各种类型电子档案资源的安全，使保存的电子档案永久地处于一种可以准确地提供被访问的状态。一般而言，电子档案将离线寄存器或载体装置在磁光介质的载体上，从而为其建立一个适宜于磁光介质的保存。载体宜直立装卸，并应满足轻、防尘、不发生变形的需求，远离任何强磁场和有害的气体等，在条件允许的情况下，配备抗震防磁箱等专门的设施。具体来说，电子档案管理的技术操作需要注意保证电子档案的真实性。对于一些特殊的电子文件，必须要形成原始的格式后才能重新恢复或者显示，可以考虑采用以下解决办法。一种方法就是对于与电子档案制作、存储和检阅相关的软件定时维护和更新。在利用软件从事电子档案工作的同时，还要注意对扫描仪、硬盘、高拍仪、电脑等硬件设备一起维护和更新，使得电子档案跟得上新技术要求，不至于被格式化，随时能呈现出原件的面貌。第二种方法是，除了对原始档案制作电子格式的文件，还可以制作打印件或缩微胶卷，这两件备份文件都能作为永久性保存的安全档案并且可供随时复制。为加强全局档案工作信息化建设，加强档案信息资源的开发利用，促进档案信息资源开发利用的政策法规及标准的制定，唐山交通运输局从2010年开始使用OA系统办公，并针对档案系统的科怡软件数据库制定了连接端口，实现系统互连，做到了协同办公；对全部室藏档案已电子扫描录入，建立图像信息库，入库率达到100%。各单位可以通过局域网的档案管理系统完成身份认证后进入，对数字化档案和已归到档案室的文件进行档案利用、咨询工作，实现了真正意义上的查询、阅览的无纸化办公。

第三，重视并发挥人才在电子档案管理工作中的重要作用。电子档案的性质决定了管理人员必须具备计算机操作技能。在我国传统的档案保管单位里，档案管理者接受一份新档案前要询问档案来源，登记台账；档案进出过程都会留下痕迹，方便一旦发生意外情况及时追踪。在电子档案的归档和借阅工作中，也需要这样类似的“留下痕迹”的流程。而这就需要管理电子档案的工作者掌握能熟练操作档案管理软件，才能有针对性地设计出电子档案管理流程。在电子档案软件设计工作中要增加档案管理工作的话语权，才能使开发者的软件设计理念、数据格式、操作方式、维修等才能贴合实际档案管理工作，不至于“不接地气”。现有的档案工作者的结构和素质已经无法满足我国大多数数字档案馆的需求，人员素质也并非是一朝一夕都可以解决的问题。所以，管理层应当重视并积极安排对现有档案工作者进行知识更新和专业培训，将对档案工作者提出的计算机操作和软件使用基本技巧和要求纳入绩效考核、职称评定、聘用评定体系。

4 结束语

传统档案管理向数字管理发生的转变顺应了由信息技术推动下新时代档案管理工作的发展趋势和要求。档案数字化建设是我国数字档案建设中最基本的一项工作，采用信息技术可将各类型原始档案和文件改造成数字化档案，上传至局域网和互联网，实现了使用者利用计算机跨时空对各类电子档案检索、查询和阅读的设想，使档案对人类社会发展做出贡献。电子档案将促进档案工作者更新工作知识和管理方式，提高管理效益，从而提升档案部门的整体业务水平，为档案内部管理及外部用户提供更高效率的全面服务。■