大数据背景下计算机档案管理系统的应用及安全维护路径研究

焦海勤 驻马店市卫生计生监督局

在新时代下，随着计算机信息技术的不断发展，人们的日常生活、生产每天都会产生数以万计的数据，基于此，大数据背景下任何工作都会受到一定的影响，档案管理是关乎一个国家、个人信息安全的重要工作，但是档案管理的模式依旧是传统的形式，并没有进行创新，为了更好地优化与改进档案管理的工作，充分应用计算机档案管理系统进行档案信息的管理，需要采取必要的措施，确保档案收集、整理、分类以及档案信息安全，达到提高档案管理工作效率的目的。

一、大数据时代下档案信息管理工作意义

如今，云计算与大数据已经成为IT热门领域，而现代信息技术也成了信息时代的重要主题，其中大数据分析技术对档案管理工作造成巨大冲击，有挑战也有机会，对档案管理工作而言，将大数据技术应用到档案管理工作中具有重要的意义。首先，应用大数据分析技术能够有效改善档案管理的效率，使档案管理模式从传统的琐碎、重复转化为如今的智能、简单，给使用者带来更加个性化的服务，通过档案的在线办理，大大节省了中间的程序，从而达到了“一条龙”的网上服务。此外，通过运用大数据分析技术，还能够加强在不同区域、不同单位、不同部门之间的联系，利用共享技术实现资源共享。其次，大数据可以使信息推送更加准确，在档案管理中，通过计算机系统进行数据的处理，对档案信息的时间、地点、目的等进行全方位的分析，积累用户的搜索习惯，依据用户的数据搜索结果进行优化，为用户主动提供优质的、精准的信息。再次，大数据时代，档案管理中应用计算机档案管理系统可以实现档案收集、整理的有效分工，利用现代的互联网技术，让多人同时在线对多本档案进行同时的采集、整理。最后，随着时代的变迁，人们的办公开始向无纸化过渡，计算机档案管理系统的应用将传统纸质的档案变为电子档案，方便人们日常的查看以及携带。

二、大数据环境下档案信息安全管理的现状分析

受到互联网的影响，档案管理工作在其应用与安全管理方面受到影响与制约。现阶段针对档案信息管理的发展现状，分析档案管理面临的困境以及问题产生的原因，最后寻求解决的方法，以提升档案信息管理工作的效率。

（一）员工素质较低、管理松懈

受传统思想的影响，人们认为档案管理就是简单地将档案进行整理、分类，是一种技术含量低的工作，因此档案管理的人员通常年龄较大，只需要完成档案收集、整理等常规性的工作即可，对档案管理的要求低，管理方式松懈，这样松散的管理模式，会导致人员工作粗心，态度懒散，这一现象与如今信息化时代的发展严重不符。同时随着大数据技术在档案管理中的应用，为了方便工作，应该要求档案管理者需要有一定的档案管理知识，并且具有一定的计算机应用的知识，但目前在档案管理中缺乏这种复合型的人才，导致在日常的工作中，由于员工缺乏大数据技术的相关知识，无法有效的保障档案管理工作的安全性与高效性。长此以往，会给档案信息管理带来严重的阻碍，不利于档案管理的发展。

（二）管理设备落后

在近几年，由于互联网的快速普及，计算机已经走进了千家万户，人们的工作也逐步由线下办公转为线上办公，计算机网络涉及的领域也越来越多，设备更新换代的速度也随之加速。计算机档案管理系统为档案信息管理工作提供了极大的便利，但是由于一些部门资金不足或者领导不重视、导致管理设备落后、缺乏完善的硬件设备和软件程序，在遭遇黑客袭击或者病毒入侵之后，会对档案信息的安全造成严重的威胁，非常容易造成个人信息的泄露。

（三）制度标准不够完善

随着互联网的不断发展，人们在享受便捷的同时，也为人们的信息安全带来了一定的危险。由于在档案管理方面，计算机档案管理系统的应用虽然可以高效的提升工作效率，但是相关部门由于制度条款的缺失，导致一些不法分子会偷偷窃取档案信息，从中牟利。虽然我国颁布了《计算机信息系统安全保护条例》等有关条例，但是我国在网络管理中的法律法规仍然不够完善，这也会在一定程度上对档案信息安全造成威胁。另外，由于档案管理者的安全意识不足，缺乏相关的安全防护措施，在进行档案管理时，会由于操作不当，导致信息的丢失。

（四）信息储存方式存在安全隐患

传统的档案信息存储主要采用的是纸质储存的方式，只要保存得当，可以长期保存，但缺点也非常明显。纸质的档案不利于携带，而且非常占用空间，在每次查找时也会非常麻烦，工作效率低。在应用计算机档案管理系统之后，档案信息可以直接储存在电脑、硬盘或者移动磁盘中，这样可以有效地解决纸质档案存在的问题。但这样一来，对设备的要求就会提高，要保证储存设备的安全性，防止因意外造成设备损坏，从而导致信息丢失或者变成乱码文件。

（五）计算机网络的不稳定性

隐私与安全性历来是人们所关心的问题，但在如今网络化时代，电脑的安全问题也成为人们关心的焦点。目前由于互联网的安全性问题很大，在档案保管工作中，将大量文档信息录入电脑、网盘等设备中时，会因为计算机网络的漏洞而危及电脑的安全稳定性，一旦发生崩盘的现象时，会造成大量个人信息的泄漏，特别是有些关键的个人信息一旦泄漏就会给使用者造成很大的经济损失。所以在档案保管中，一定要提高电脑与文档系统的安全性和稳定性，这也是目前档案保管中存在的重点问题所在。

三、大数据背景下计算机档案管理系统的安全维护有效措施

在大数据环境下，根据当前档案管理工作中的实际发展状况，为进一步提升档案管理的效率，提高档案信息安全的管理水平，就必须剖析其问题产生的原因，并制定必要的对策，以消除隐患和威胁，从档案的管理和技术手段两个方面着手，采取科学合理的管理方法，确保档案信息的安全性，达到互联网和档案管理技术的高效融合，以推动档案保管工作蓬勃发展。

（一）档案管理方面的措施

在大数据时代下，保证档案管理安全，在档案管理方面需要采取如下措施：

（1）规范制度标准，优化工作方式

为了减少档案管理的安全风险，在大数据管理的背景下，要针对档案的特性而建立不同的管理体系。主要可以针对档案的种类、使用方式等特性，将其加以细分，然后就可以去掉无用的档案资料，把各类实际的、可用的文档加以保留，这样才能便于人们进行检索。同时档案管理的制度与规范优化了文档的安全管理，可以严密把控文档的安全。比如可以设置档案数据的收集系统，然后再根据法律制度中的规定与规范，明确档案的分类规定，然后设置档案信息分类系统，可以合理地把各种档案信息加以分门别类，然后在档案管理中进行档案统计分析，在这一步还可以设置文档分类系统。最后为了确保档案信息系统的安全性，就必须设置对档案的安全与管理制度，并且采取更加严密的监察管理，保证档案信息安全，确保档案资料不会出现丢失或者泄露。经过这一系列的措施，优化档案管理的工作方式，保证员工的工作更加严谨、规范，有效避免档案流失。此外，在档案管理人员的安排上，要制定人员细则，尽量做到专人专管，保证工作流程的完整性，明确责任事故追究办法，加强员工的工作责任心，从源头杜绝因员工粗心大意而导致的档案信息泄露或者丢失。

（2）提高档案管理人员的整体素质

档案管理人员必须充分认识档案管理工作的重要性，要时刻保持对档案管理工作的责任意识。部门要加大对档案管理人员的培训力度，提高档案管理员的整体素质。比如可以组织员工进行学习，让他们认识到档案的重要性，只有从内心重视档案管理，才能在日常的工作中，以严谨、细致的态度去开展工作，进而推进档案管理工作的健康发展。此外，在工作中要注意提升档案管理员的计算机技术水平，使其熟练掌握计算机知识，可以熟练的应用计算机档案管理系统，避免因操作不当而出现错误。例如可以经常举办计算机专业技能培训，在培训过程中要丰富培训内容，采取多种培训手段，在教育的内容与形式上进行创新，从而激发学习兴趣。在教育内容上，可以利用多媒体播放一些有关计算机技术的知识、视频或者图片，让学员可以从中直观的学习计算机档案管理系统的应用与操作知识。还可以通过实际操作的学习方式，进一步熟悉档案管理系统，从而锻炼学员的技能水平。另外，在培训形式上可以采用知识竞赛、操作技能比赛等活动强化计算机专业知识的培训。

（3）更新设备，加强管理

在大数据时代下，为了进一步提高档案管理的工作效率，确保档案信息的安全，要及时对设备进行更新，提供设备支持，进行计算机维护升级以及软件升级，以应对病毒的侵入，防止由于计算机设备落后而导致档案信息泄露。同时优化设备，对计算机进行升级换代，确保在查阅和调取信息时，节省很多时间与精力，提高工作效率，有利于档案管理工作的发展。

（二）技术方面

在“大数据”环境中，因为档案信息的内涵丰富、错综复杂，要提高档案管理的实效性，保障档案信息的安全，在档案管理的技术方面，可采取以下对策：

（1）加强档案数据的存储安全

受到计算机信息技术的冲击，在档案管理中，为了方便档案信息管理，应该将档案管理与计算机技术有机地结合在一起，由传统的纸质档案转变为如今的信息化数据，将档案信息直接上传到计算机档案管理系统中，将数据存入电脑、硬盘以及磁盘中，这样便于日常操作，可是还会存在一定的安全隐患。为了保证档案信息的储存安全，在档案管理中要加强信息数据的储存，注重档案数据的储存基础化，在收集好档案信息之后，对信息进行集中的分析处理，将档案信息处理成结构化的数据，并且通过构建数据库，设置安全密钥的方式，将数据进行安全保存，防止病毒的侵入以及黑客的攻击，有效的提升档案信息的储存安全。

（2）构建档案管理的安全体系

信息时代，档案信息的安全容易受到网络影响，会产生许多不安全因素。为了保证档案信息的安全，需要构建一套完整的安全管理体系，为电子档案提供一个安全的、稳定的保存环境。首先档案安全管理部门要构建好电子档案信息安全管理体系、安全运行体系，从整体出发，制定安全管理制度，从档案信息的收集、整理、分类、分析四个方面做好档案管理系统的安全建设。其次制定好档案信息的安全规划，分析出其中存在的安全隐患，制定相应的应急措施，在档案信息流转的过程中，注重系统的管理，比如要及时安装杀毒软件，防止病毒攻击，另外要定期进行软件更新，确保档案信息安全。最后在数据管理储存方面，根据数据的数量、类型进行加密处理，同时做好数据备份工作，采取专人负责的原则，对数据进行定期备份，防止因操作不当，出现数据丢失的问题。

（3）加强档案管理系统的访问控制

在档案管理工作中，要想确保档案信息的安全，必须要加强档案系统的访问控制，防止非工作人员进入档案管理系统中窃取信息。因此在人员进入系统时，要对系统进行访问控制。这一过程可以对操作人员进行核验，只有符合要求者才能进行系统对其进行档案查询、查看等操作。比如在访问控制中首先可以对访问者进行登录账号的验证，其次可以通过密码、验证码等进行第二步的核验，最后还需要通过指纹识别、人脸识别等措施进行第三步验证，通过之后才能进入系统进行正常的操作。如果其中的任一环节无法通过，则没有权限进入系统。这样三步措施可以有效避免非工作人员访问系统，对档案信息进行窃取，从而出现用户隐私泄露的问题。

（4）网络权限保护

现在随着互联网技术的发展，往往存在非授权者可以经由其他途径进入信息系统的现象，为了防止此类情况发生，保障文档信息系统的安全性，就必须对网络进行授权设置，合理地对计算机档案管理系统的管理、操作、访问人员实行授权管理，限制相关人员在档案管理系统中的操作范围和操作权限，保障重要文档的安全性。例如对文档的删除、添加还有其他的操作都必须根据工作人员的职责加以划分，将其分成管理员、审核员、普通职工等。管理员可以对文档进行删除、添加的操作；审核员可以对档案的内容将进行审核，保证档案信息的准确性；普通员工则只可以对档案信息进行查阅、整理，不能够直接删除档案内容、对其进行修改。这样通过对网络权限进行设置，对员工进行职责分工，保证分工明确，权责清晰，有利于提高档案信息的安全。

四、结语

综上所述，在信息时代，想要做好档案管理工作，就必须与时俱进，将档案管理与大数据技术结合，建立计算机档案管理系统，在档案系统中完成信息的收集、整合、分类、分析等管理工作，这才能高效的提高档案管理工作的效能，使档案管理变得越来越智能化、便捷化。但在档案管理日益便利的今天，档案的安全又遭到了很大威胁。档案信息关系到一个国家、公司、民众的安全，所以在归档保管时要特别重视档案信息系统的安全性与可靠性，并制定必要的保护措施，从档案管理和科学技术两个方面展开，一方面重视工作人员的培训，健全归档保管的规章制度，保证管理过程的安全；另一方面，要加强档案管理系统的技术要求，对系统进行升级，构建安全管理的体系，加强档案数据储存安全，保证系统的稳定运行，通过多方努力，使档案管理逐步走上安全的发展道路。