新时期农业事业单位干部档案管理建议

霍红伟，张俊红，张秀菊，魏 巍，梁红年

（辽宁省蚕业科学研究所，辽宁凤城 118100）

1 农业科研干部人事档案的特性

人事档案管理是一门完整的科学体系，以一种特殊的形式在社会中延续保存下来。需要管理人员去组织整理，运用得当的技术和方法而整理的记录过去、面向未来的文字材料，有很强的历史价值。要做好人事档案的管理工作，不仅要提高档案人员的工作效率和素质，更要对相关人员的档案严格审核，依据“凡进必审、凡转必审”的原则，做好实体的基础、服务、管理等方面工作。

农业科研是关乎国家发展的根本，农业科研单位的人事档案是国家档案的重要组成部分。农业科研单位是农业科技工作者和科技人才集中的地方，科技人才是单位发展的关键，把科技人才发展的轨迹、真实情况显现成文件材料，进行记载存档尤为重要，也彰显出人事档案管理的必要性。干部人事档案的管理，按照党的干部管理政策，在培养、任用、选拔等工作中起到了重要作用。随着农业科研干部人事制度改革的不断规范和深化，干部人事档案管理工作也面临着新的挑战。

1.1 人事档案的重要性

人事干部档案记载着一个人学习、工作活动的过程，提供了个人发展第一手资料，是提干选用、干部聘任、晋职的重要依据。人事干部档案是在培养、选拔、使用干部过程中形成的文字记录。

农业科研单位的人事档案，是记载着每个科技工作者的个人经历、业务能力、工作表现、工作业绩、政治思想等内容的文件材料，是全面了解、选拔使用科技干部的重要依据。人事档案管理工作是一项枯燥、细致、需要耐心的工作，在进行干部人事档案审核装订工作过程中，收集、整理等一系列材料的装订工作繁杂，工作量较大，要确保每一份材料的真实性和完整性，对所欠缺的材料通过本人提供逐一登记进行追收，增大了编纂工作的困难。要想做好这项工作，不能有一点马虎，需要工作人员严格把关，保证文件材料的真实完整，同时必须掌握相应的管理方法。做好档案管理工作，是维护和反映农业科技人才在个人发展过程中真实面貌的一项重要工作。

档案管理人员的业务素养、业务能力直接影响人事档案管理工作的质量、水平。培养出具备现代化人事档案管理能力、熟悉人事档案专业知识的人才是干部管理当中的一部分，提高档案工作管理人员的知识水平和管理能力，要充分发挥工作人员的创新意识和积极的创造意识。因此，做好档案管理工作对农业科研人员的发展具有重要的意义。

1.2 人事干部档案对个人履历的作用

农业事业单位的人事档案材料包括干部履历、学业经历、成绩等原始记载，翔实客观地反映了个人在政治、工作业绩、人事考评状况等方面的情况。档案材料随着社会发展对个人过往有着重要价值，是不能再生的信息资源，它的原始性、真实性不仅具有凭证作用和法律效应，更是今后组织部门在选人、用人等方面的依据。人事干部档案对干部个人专业技术水平等基本情况进行了真实记载，它能为干部的评价、晋升等提供可靠的第一手考核材料。

2 人事干部档案工作存在问题

2.1 人事档案认知不足，主观随意性较强

随着社会的发展，对科研工作人员的人事档案的管理和利用提出了新的要求，人事干部档案工作管理的要求也越来越严谨，科研事业单位人事档案管理的不足也逐步显现出来。人事档案管理工作中有明确规定：任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案，这一规定源自于《干部人事档案制度》，是出于对当事人各自材料保密的目的，但这样高度保密性的信息垄断也降低了人事档案的真实性和可靠性。

在档案整理过程中，经常有人不够重视文件材料的整理和上交，书写时很随意，部分人员甚至错误地认为人事干部档案管理无足轻重，平时又不能随意查阅，利用率较低，利用价值不大，主观上产生了随意性。这就会造成在特殊时期对干部身份、职级、转正定级、调动等产生无法挽回的影响和损失。

2.2 人事档案的不稳定性

农业事业人事档案管理专业性强，有自己完整的操作方法和法规，具有独立工作的范围和程序。档案管理中的责任意识落后与新形势下的干部人事改革的要求不相适应，很多单位在人事档案管理上没有设立专人专项负责制，管理人事档案工作的人员通常都兼职其他工作，不能做到及时归档，因时间长而导致材料归档不全。并且，负责档案工作业务的熟练度也需要一个过程才能达到，人事档案专业化程度高，业务性强，负责工作人员再经常流动，保管期限等标准暂时还不统一，再加上对业务的理解深度不一，加大了管理人事档案的难度，在实际工作操作上难免存在不稳定性，对档案的管理无法快速深入、有序开展，对人事档案管理工作的持续性造成影响。

2.3 人事档案内容鉴别困难

农业事业单位的人事干部档案是历史地、全面地考察了解干部的重要依据，但在整理管理档案中存在个别书写错误的问题，例如在入党、入团、入学、入伍时的日期前后书写不一致，姓名中同音字不同，是否有曾用名前后不一致的现象。干部人事档案材料来源广泛，材料内容破损残缺，字迹模糊，补充的材料不符合档案归档要求，装订也不规范等，导致个别干部档案在某一时间的材料有缺失，甚至查无可查，在一定程度上给审查工作带来了困扰，严重影响了干部档案的质量。

另外，随着人事档案管理“三龄两历一身份”的实施，对科研干部人员定级、调资等方面不能重复得利有着明确规定。因事关干部职工的切身利益，对农业科技干部人员的每一阶段经历都要认真审核，必要时都须一一走访确认，才能完成最终认定。科技干部在学习生活、工作经历上内容较多，为了克服这些困难，按时完成档案的审核工作任务，在人力物力、管理水平上都有着更高的要求。

2.4 管理系统不完善

档案信息管理有利于档案的高效利用，但为了提高档案信息管理水平，必须建立与之配套的管理系统。目前，农业科研单位尚未建立与档案信息管理相配套的管理系统，信息管理标准不统一，对档案信息建设没有明确规定，档案审查、档案监督等相关机制缺失，这严重影响了档案的开发利用。由于网络的开放性和虚拟性，农业科研单位档案管理过程中存在很大的安全风险。在网络环境下，档案信息系统很容易受到网络黑客的攻击。如果文件信息系统的安全性不高，会导致文件信息被盗或破坏，这将使文件失去其原始价值，不能反映农业科研单位的真实情况，不利于单位相关工作的开展。

农业科研单位档案管理条件建设不到位，导致档案管理方法不能与大数据时代的需求紧密结合，无法建立资源数据库，也无法系统地分析和优化单位档案管理结构。农业科研单位档案管理方法陈旧，严重影响管理效果。

2.5 缺乏档案管理技术

在信息化时代，农业科研单位的档案管理是一个非常复杂的过程。档案网络化管理需要建立一个完整的信息平台，将网络信息应用于这项工作。现阶段，档案管理人员大多不是专业人员，也不是档案管理专业的毕业生，大部分是由其他部门直接安排的。开展工作前只通过一系列简单的培训，所以他们不太了解档案管理系统，档案的利用率低，因此，档案管理的效果也不是很好。

专业的档案管理人员不仅要具备较高的专业知识，还要具有一定的职业道德和素养，能够积极地为档案信息管理服务。经过一段时间的试验，我们可以知道网络环境下的档案管理是非常方便的，可以充分发挥档案的作用，使用起来也更加方便。因此，对于农业科研单位的档案管理，必须加强其信息化建设，使其发挥最大的作用。同时，要将档案信息平台建设与学校交流平台建设相结合，促使农业科研单位档案管理工作的开展。

3 档案管理工作的建议

3.1 加快电子化人事档案管理

现阶段，农业科技人才的人事档案管理工作的信息化程度不高。在科学技术快速发展的时代，计算机应用技术在现代化工作中起到了便捷办公的重要作用，但在人事档案管理工作上，现代化工作方式的优势还没被很好地发挥出来，计算机技术还没有在人事管理中广泛应用。人事档案电子化管理的发展尝试，对人事档案管理创新具有重要作用。

农业事业单位的档案管理应该依靠科技的发展和进步，建立符合新时代的档案管理系统。首先，对人事档案进行实时录入、审核来源途径，将干部信息和人力资源紧密结合，实现信息资源的整合利用，完善农业科技人员库，将科技干部档案和干部选拔信息有效整合，建立专家库。其次，采用电子化管理人事档案，是加强新时期人事干部档案管理的有效手段。

3.2 增强人事档案工作人员的业务技能

农业科技人员的人事档案保密性强，管理档案工作人员必须坚持原则，强化保密理念。工作人员要通过不断学习业务知识来提高自身的专业水平，精炼业务能力，严守纪律，强化责任意识，了解归档材料要及时，掌握任务要求，档案整理要认真细致。要杜绝虚假的档案材料归档，对重要信息反复鉴别核对。档案工作人员既要规范化管理，又不能墨守成规，以全新的服务理念体现干部人事档案的社会价值，为进一步满足新时期档案管理工作发挥作用。

3.3 完善管理规章制度

农业科技人员的干部档案管理具有严肃、科学严谨的历史政治性。在管理中要严格执行《中华人民共和国档案法》的规定，以确保归档材料的真实性。人事档案的存档材料内容是不可能脱离个人轨迹而单独存在的一个动态工作过程，具有很强的机要性，是反映农业科技干部真实事迹的材料。由于种种原因，在复杂的社会关系中总会有人投机取巧，企图篡改档案，要避免有人无档、有档无人的现象发生，尽量减少因管理不善造成的漏洞，避免材料流失。建立科学、规范的人事档案管理制度对档案管理有着至关重要的作用，在实际工作中，需要不断加强完善，及时完成归档文件材料在收集、传递、登记等环节的工作，有效完成个人归档材料的立卷和装订，并做好相应的档案入库等工作。

3.4 加强人事档案的保管

对事业单位农业科技干部档案，应严密科学的保管，不断完善现行的保管方法和技术，牢固树立“安全来自长期警惕，事故来自一时麻痹”的思想信念，严谨确保档案的安全存放。首先，要保持档案室的空气清新，密切监控档案库房的温湿度变化，并及时做好记录，严禁有毒、有害物品进入档案库房。其次，要定期对放置档案的库房进行驱虫、防霉。另外，灭火器要定点放置，不得随意挪动或另作它用，对灭火器要进行定期检查，失效过期的灭火器要及时更换。

为进一步探索新时期科技干部档案的工作特性，推动科技干部档案工作的创新，应实行科学规范化管理。科技干部人事档案的管理工作，看似简单，但其意义重大。档案管理必须有法可依、有章可循，才能更好地发挥其作用。

3.5 创新档案管理理念

农业科研单位受到资源、资金、技术等条件的制约，导致档案管理发展缓慢。为了提高档案管理的现代化水平，各单位应结合自身的发展情况，制定合理可行的档案管理发展规划。首先，要明确档案管理的短期和长期发展目标，并结合目标制定发展步骤。其次，要结合发展现状，围绕档案管理的法规，制定适合农业科研院所的档案管理制度。农业科研单位要安排专门负责人监督档案管理制度的执行情况，制定奖惩制度，对违反管理制度的人员要严格处理。