信息化物流推动医院精细化管理的探讨

2023-01-04刘佳

环渤海经济瞭望 2022年4期

刘佳

一、前言

伴随国内经济的迅猛发展与医疗改革的日益完善，我国医疗市场的竞争愈发激烈，在精细化管理趋势下，医院的物流改革有了全新要求。在信息化技术和互联技术普及推广的大背景下，医疗领域开始将其引入自身管理中。从这个角度来看，应积极研究医院精细化管理运用信息化物流的策略。

本文将从当前医院管理工作的概况出发，阐述信息化物流管理的现存问题，对医院精细化管理运用信息化物流的策略进行分析与探究，希望为相关人员提供一些帮助和建议，加强信息化物流建设，从而推动医院管理朝着精细化的方向平稳、快速发展。

二、当前医院管理工作的概况

近年来，我国医疗行业表现出精细化、网络化、信息化的发展特点，许多医院基于当代医疗管理结构对医院的运作模式加以改善，使医疗服务整体质量得到有效提高。由于医疗市场竞争力增加，因此医院提高了成本意识并逐渐增加了对信息化物流的重视。在开展各项医疗活动的过程中，医院经常需要使用到医疗器械，不仅需求及时性强、产品类型多种多样，而且还有较高的安全性要求，需要占用较多的资金，因此属于医院物流和医院管理工作中必不可少的组成部分，这样一来，通过信息化物流来进行医院管理，提高医院管理精细化水平则具有一定的必要性。

三、信息化物流管理的现存问题

目前，医院信息化物流管理有部分问题存在。物流管理平台并联HIS 系统的问题。许多医院使用的物流系统具有较强的独立性，暂未实现与其它软件系统或平台的并联，从而造成医院信息管理系统、医院物流管理平台各自独立的局面，产生了信息孤岛，只有让物流管理平台并联HIS 系统，才可以让二者功能得到进一步发挥[1]。

四、医院精细化管理运用信息化物流的策略

（一）管理医院现有库存

医院现有库存的科学管理需要充分结合供应商管理与零库存管理。目前，国内许多医院都开始采用零库存的管理模式，将医疗器械条形码引入医院物流管理后，医院零库存的管理目的便会实现。信息化物流平台能够分类管理医院不同类型的耗材，按照耗品的特征与类型，工作人员可以精确化、图标化地分析信息数据，对所有产品使用量的规律和变化特征进行有效把握，以此来提前预判医院库存，科学制定医院库存方案，防止耗品误用、误发、过期、实效等情况出现。医院现有库存的管理与医疗设备物资的配送息息相关，这要求医院转变以往的老旧库房、人力推车等管理模式。现阶段，医院的自动化物流传送开始兴起，该系统的应用能够有效提升医院服务水平。

为了做到这一点，一方面，应对自动化的医院物流系统进行运用，改变传统物流模式，让医院物流管理朝着现代化的方向不断发展，以较短的时间提高医院运营和管理效率。另一方面，自动化传输系统虽然会产生较高的一次性花销，但是运用该信息化系统既能够让医院经营和管理的成本大幅降低，又可以在较大程度上增强医院物流持续性、稳定性，系统安装并不会使医院物流工作的运行受到影响，医院应意识到自动化传输已经成为了国内医院物理管理改革的风向标。当前国内流行的物流自动化医院系统与以往企业的物品机械化搬运相似，开始变成了医院物流改革的途径之一。医院引进信息化物流系统，不但能够让自身运输医疗器械的效率得到显著提高，而且在运输药品、办公物资等诸多方面都能发挥事半功倍的效果[2]。

与此同时，库房管理应作为自动化物流管理平台的一项重要内容，能够对医院物流管理的消耗与采购进行调节，还可以配送、储存、验收医疗器械。储存活动主要包括时间取向与储存取向两种，比起时间取向，储存取向对医院的储存空间、人力有更高的需求，会产生一定的运行成本，而时间取向则是对合理时间进度进行构建，让医院需要的物资可以及时获取，防止出现缺货的情况。由此可以得出，医院在信息化物流管理的过程中，应认真选择产品，确保产品的合法销售、合法生产、质量安全、检验过关，并使其具有较高的性价比，让患者承受的经济负担有效减少。应与条形码管理模式相结合，将供货商实力、信誉等信息及时获取，保证医疗安全性与患者满意度，从而推动医院管理得到精细化发展。

除此之外，应通过各个责任层次去监督控制医院的内部物流活动，并将物流活动组成一个有机的整体，使各个部门和环节为实现物流系统总目标担负起各自应负的责任，完成各自的任务，同时通过各物沉责任中心的信息反馈，使物流系统决策部门随时掌握情况，及时发现问题和解决问题，降低医院物流管理成本，提高物流系统效益。明确物流责任中心的划分，然后以各个物流责任中心为对象，搜集和报告其计划数据和执行过程中的实际数据，并加以控制、分析和评价其成就，以促使物流的计划和控制不断地相互起作用。

（二）加快信息管理进程

开展信息化物流管理时，医院应不断改进与分析物流配送、储存、采购等多个环节，关联HIS 系统、信息化物流管理平台，从而实时记录、跟踪医疗物资的数量、用途及具体流向。站在精细化管理的角度，医院的成本核算、信息数据分享、HIS 业务、运营业务都能够通过HIS 系统和信息化物流管理平台的数据信息交换来实现，同时应加强对运用互联网技术的重视。按照医院信息化物流发展状况，物流、供应链一体化需要经历多个发展阶段，包括执行基础业务、可视化数据采集、优化数据连接、可视化供应链、决策管理支持复杂供应链等。医院进行信息化物流管理时，既要优化物流管理平台，又要与自身网络状况相结合积极建设外部物流与内部物流。

一方面，医院应建设好内部物流。借助医院局域网，将视频装置配备于不同医技科室与临床科室，传输其需求的医疗产品影像，节约医疗人员前往物资设备部门所需的人力成本与时间成本。当医疗用品存在质量问题时，医疗人员能够将医疗用品的影像向设备物资部门传输，而设备物资部门则按照要求联系产品供应商，确定相应的换货处理、退货处理策略，从而让医院管理及时性与精确性得到提高[3]。

另一方面，医院应建设好外部物流。在信息化发展的大背景下，微博、微信、QQ 等应用软件得到了大范围的推广和普及，医院可通过这些应用软件开展信息化物流管理的各项工作。首先，医院可利用QQ 群添加各个产品供应商，自身的政策文件、产品咨询、招标要求以及会议通知等内容都能够在群里进行发布。其次，医院应借助微博关注和医疗用品相关的微博，第一时间掌握物价局、药监局、卫生局在微博上发布的新闻或信息。医院也应关注医疗用品合作方的微博，把握其公司动态、新型设备发布、产品更新换代等情况，经常性地在微博平台展开互动，增加彼此之间的了解，提高后续合作的默契。最后，医院应利用便捷性、隐私性较高的微信来联系供应商，询问医疗用品的相关事宜，防止价格信息遭到泄露。

（三）优化医院采购流程

医院开展物流管理的主要目的在于使财务部门、医疗部门的需求得到满足，为了确保医院物流的高效性和流畅性，医院应从以下几方面入手。一是详细的物流目标和物流计划，二是存活能力的合理性与库存的优化，三是及时发现过期医疗物资，四是收集准确的物资供应信息和供应商沟通的及时性。通常来讲，医院物流流程由多方面因素组成，将物流管理工作充分做好能够使医院其它活动和业务得到有效保障。医院应细致、全面地制定医疗物流管理的制度，对管理人员的责任、岗位进行合理分配，以此来保证医院物流系统顺利运行。

目前，信息化物流管理在医疗行业起步较晚，医院需要按照自身管理的实际情况，将信息化物流数据当作主要依据，挣脱原有的经验论医院管理枷锁。但是，在医院各种外部因素、内部因素的综合作用下，条形码管理这类信息化管理模式仅发挥出一部分作用，并未将全部功能发挥出来，医院信息化物流运行效率依旧较低，仍有较大的信息化物流管理发展空间[4]。

与此同时，采购是医院管理的一项重要工作，相当于物流管理的一个窗口。在医院中，设备部门的采购人员负责进行各种采购行为。要想使采购人员的工作素质得到提升，不仅要让供货的正常进行得到保证，而且应定期组织相应的培训工作，帮助采购人员将专业知识巩固与加强，对市场经济动态有一个动态、实时的把握，加强和其它采购人员的沟通与交流，对当前地区具体状况有一个全面把握，并对医院供应商加以协调，保持良好、长期合作关系。医院要想节约成本，应构建一个科学的采购体系，充分做好成本控制。采购与信息存在密切关系，及时收集有关信息是采购医院各项物资、器械的基础，借助信息化物流管理平台，医院能够对比同类产品，让自身采购的产品具有更高的性价比，借助该平台还能设置定价与限价，当价格确定后，买方和卖方都应对该价格认真执行，防止价格自行修改的状况出现。

除此之外，医院采购医疗器械的过程中应注重合理性。首先，医技科室、临床科室需要使用到的医疗器械应通过多次、少量的方法进行采购，当医疗器械价格昂贵且需求量大时，医院应组织院内招标工作。其次，应构建信息化系统，改变以往的电话订货工作模式，逐步提高物流工作效率。运用信息化物流管理平台，能够全面分析使用各种医疗器械的部门科室数据，根据分析和对比的结果，获得一段时间内的手术种类、住院人数、就诊人数分布。由此可以看出，信息化物流能够为医院物流系统的运转提供有益指导，对医院物流进行动态管理和控制，使各种物流活动井井有条，并按照信息数据的反馈适当调整医院物流工作模式。

（四）增强物流运作柔性

基于医院的物流管理，医技科室和临床科室对医疗器械便捷性与实用性较为重视，患者对医疗器械的性价比与安全性较为重视，而设备物资部门则同时注重以上两方面需求，这使得物流管理柔性在精细化医院管理中至关重要。相关学者指出，管理供应链时，物流运作柔性属于中心要素，采购人员应对产品采购的状况给予动态、实时的了解，将供应商向自身供货的时间缩短，使库房中的产品停留时间大幅减少，同时让不同科室部门的产品使用等待时间得以缩短，以此来提高物流信息化管理效率。要想简化申领医疗用品的流程，就应对其加以修改个优化，组织医疗人员开展申领程序培训工作，使其熟练掌握医疗用品的互联网申领操作流程，使医疗用品的信息化申领效率得以提升[5]。

物流配送人员需要连接医院物流的所有环节，使之形成一个整体。然而，在社会各方面因素的综合影响下，许多医疗用品的配送人员素质参差不齐，限制了配送人员的整体素质，并对配送医疗用品的环节产生了诸多不利影响。进行医院物流工作的内部人员通常为后勤人员、非管理人员，这些工作人员虽然具备一定的工作经验，但在物流方面的专业知识依旧较为匮乏。从本质上讲，医院强化物流人员的信息化培训对其工作积极性、专业能力的提升至关重要。医院不仅要拥有精细化发展理念，而且应具备信息化水平高的专业物流工作人员来协助与指导，推动医院信息化物流管理的发展，使其接轨于国际水平。整体来看，医院培养信息化物流人才时，既要注重传授信息化知识理论，又要加强专业人员的大力引进，以信息化物流更好地提升医院管理水平。

（五）物流项目信息管理

基于信息化物流管理，医院应全面做好采购项目、入库出库项目、代销品项目的信息化管理。

首先，医院应开展采购项目信息化管理工作。借助供应宝平台审核医疗用品的供应商资质，对入库过程、采购过程做好资质把关，若供应商资质不符合要求，则医疗用品严禁入库。应不断增强医院管控力度，对需求量进行科学制定，实施代销库的管理模式，使医院物流产生的成本有效降低。应在所有部门推广电子申请单，设备物资部门需要结合临床科室需求、实际库存等情况对线上采购计划进行制定，再借助信息化系统来追踪采购情况并共享相关数据。

其次，医院应开展入库出库项目信息化管理工作。在生成采购的入库单后，医院财务部门人员通过入库单来挂账，让账账相符、账实相符得到保障。应在库存账务控制的过程中引入二级库，当科室部门产生实际消耗后将费用计入，达到实耗实消的目的，让医院整体层面做到账实一致。

最后，医院应开展代销品项目信息化管理工作。在库存控制的过程中引入代销品，当货物到达时进行入库、库存账登记等工作。同时，应实施委托代销控制机制，在每月底根据患者使用状况来进行发票结算。