农业科研单位档案管理的几点建议

2023-01-04石峰

农业开发与装备 2022年3期

石峰

（辽宁省沙地治理与利用研究所，辽宁阜新 123000）

0 引言

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录[1]。档案工作的好坏关系着一个单位的长远发展和广大职工的切身利益。当前，习近平主席对档案工作非常重视，国家档案局对各相关单位的档案管理要求也越来越严格，这就需要各单位高度重视档案工作，档案从业人员要端正工作态度、加强业务学习，更好地为档案工作服务。

伴随着科学技术的发展，农业科研单位每年产生大量档案，将这些档案收集、分类、整理，使它们能更好地服务于农业科学发展、乡村振兴及农民增产增收，是每个农业科研单位的责任和义务。如何利用科研单位的自身优势，通过现代化的手段，保存并发扬优秀的科研成果和生产技术，是农业科研单位面临的迫切问题。

1 农业档案的重要意义

1.1 国家新修订档案法

我国历来重视档案的管理工作，1987年9月5日第六界全国人大常务会第二十二次会议通过了《中华人民共和国档案法》，2020年6月20日，第十三届全国人大常务会第十九次会议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》，习近平主席签署主席令公布，2021年1月1日起正式施行。新修订的《中华人民共和国档案法》，为新时代的档案管理工作提供了法律依据，明确了档案和档案管理工作在国家治理体系现代化中的基础地位。

1.2 农业科研工作离不开档案

农业科研院所是农业科学研究的主要部门，在农业生产的整个过程中产生了很多有价值的档案，将这些档案收集、整理、保存，可以作为指导农业生产的依据。农业科研生产的特点，决定了农业档案管理必须及时、规范，才能最大限度发挥农业档案在农业发展上的重要作用。如果档案收集不及时不完成，会使很多重要的实验设计方案、原始记录等遗失，从而造成课题验收、成果鉴定困难，进而影响科研团队的科研能力的传承、后续项目争取，减弱科研单位的科研实力。

2 农业档案管理存在的问题

2.1 领导对档案管理工作重视不够

档案工作是农业科研单位工作的一个重要组成部分，是推动农业科研单位科研水平发展、提高管理水平的必要条件[2]，应该受到重视。但在现实生活中，农业科研单位的工作重心是科学研究，对于不太紧迫的档案工作，常常会排在日程的后面。有的单位只有专门的档案室，没有相应的专职档案管理人员，只是档案交上来了，按照上级的要求派几个人整理一下，不专业，归档工作不及时不完整。从事档案工作的人员在职称聘任、升职加薪上困难，影响工作积极性。

2.2 档案管理人员自身素质有待加强

农业科研工作是一项长期的复杂的技术性工作，产生的各类型档案也繁杂且数量众多，主要有文书档案、科技档案、财务档案、实物档案、声像档案等。各单位从事档案工作的技术人员，很少是档案相关专业毕业的，大多数是农业类专业毕业生，专业知识相对缺乏。很多人是兼职从事档案工作，平时有繁重的科研任务或行政事务，只有抽出时间从事档案工作，很难有时间系统地学习有关的知识，业务能力欠缺。

2.3 事业单位改革后，合并的农业科研单位档案工作需要整合

从2018年开始，我国机关事业单位开始改革，很多机关事业单位被撤销合并。以辽宁省农业科学院为例，辽宁省政府将原来隶属于辽宁省林业厅、辽宁省农委、辽宁省科技厅、辽宁省海洋渔业厅的十余家农业类科研单位划归到辽宁省农业科学院。合并之后，辽宁省农业科学院不仅编制、人员、科研基地和固定资产、科研实力等增加，档案的数量也大幅增长。如何将原先隶属于不同管理单位的档案整合到一起，使档案不至于遗失，是一项非常重要的工作。

2.4 档案管理水平比较落后，数字化程度低

进入21世纪以来，消息技术迅速发展，为了进一步促进纸质档案数字化工作向科学化、规范化的方向发展，国家档案局发布中华人民共和国档案行业标准DA/T 31—2017 纸质档案数字化规范[3]，并且要求广大档案管理单位大规模地开展档案数字化工作。但由于档案数字化工作需要大量的人力物力财力，目前很多单位都进展缓慢，数字化程度低。

2.5 档案的利用率偏低

档案收集整理的最终目的是利用，是为了更好地立足于农业科研的未来发展，服务于社会。以前的农业科研单位的档案管理人员工作思路就是单纯地收集档案以及对档案的管理，对档案利用的实际效用却非常地轻视。很多单位长期以来的档案管理工作方式就是先收集档案，然后在档案室中对档案进行整理、分类、编写目录、组卷以及装盒等。本单位人员只是简单的查阅或借阅自己需要的档案，没能和所在市的档案局合作，没开展对外开放业务。

3 农业科研单位档案管理工作建议

3.1 农业科研单位要加强对档案工作的指导

科研创新的前提是借鉴和汲取前人或他人的发展成果，而查看档案是最直接最便利的途径。农业科研单位的领导者应该提高政治站位，深刻理解习近平主席有关档案问题的讲话精神，把档案工作当成是关系到单位未来发展的大事。设立专门的机构负责档案的管理，指定相关人员负责档案的收集整理工作，加大对档案工作的投入力度，在资金上给予支持。宣传《档案法》的相关知识，组织档案专业培训，使每一位科技工作者都意识到档案工作的重要意义，与自身利益切实相关。

3.2 加强档案从业人员政治修养和业务能力提升

当前，很多农业科研单位存在着科研任务繁重、人手缺乏、办公经费不足的问题，档案工作面临着不少的考验。档案人员只有不断端正思想、努力学习进取、开拓创新，才能推动档案事业有更好的发展。为了能够更好地管理利用农业档案，对农业科研发展进行有效的服务，档案管理人员应该具备比较高的思想政治素质和业务能力。一是档案工作人员要有事业心和责任感，对档案管理工作高度热爱，有全心全意为人民服务的思想。坚持按照国家档案局和上级主管单位的要求，遵守农业档案管理的各种规章制度，做好档案室的日常管理工作。二是从业人员除了要具有一定的档案专业知识和管理工作经验，还应该掌握一定的农业技术知识和电脑操作技术。所以档案管理人员平时要下功夫多学习，拓宽自己的知识领域，积累档案管理工作经验。始终保持着满腔的工作热情，有爱心有耐心地为广大科技人员服务[4]。

3.3 科学规划，保证合并后的农业科研单位档案不遗失

根据辽宁省事业单位机构改革的要求，辽宁省农业科学院认真执行辽宁省委、省政府的工作部署，科学规划包括档案工作在内的各项工作。以我在的辽宁省沙地治理与利用研究所为例，我们单位是由原来隶属于辽宁省农业科学院的辽宁省风沙地改良利用研究所和隶属于辽宁省林业厅的辽宁省固沙造林研究所合并而成。尽管在阜新市区有两座办公楼，但单位领导还是决定将所有档案统一存放、统一管理。我们首先将两个单位的原有的档案管理人员合署办公，成立一个新档案室，挂靠科技管理科，由主管科研的副所长管理。然后将位于中华路办公楼的档案室面积扩大，在里面加装了密集架；将存放在八一路的所有档案柜和档案全部搬到新档案室。在搬运过程中做好登记，防止档案遗失。

3.4 加强档案数字化建设

随着时间的流逝，档案数量越来越多，一些年代久远的档案面临损坏的危险，一方面要对损坏档案进行修复工作，另一方面要对重要的档案进行数字化工作。农业科研单位应该投入专项资金，为档案室配备电脑、扫描仪等专业工具，购买专门的档案管理软件，组织档案管理人员进行操作培训，使他们能够身心愉快地投入到工作中去。档案管理人员要有时间紧迫感，努力学习基础知识和操作技术，按照上级主管部门要求，把重要的文书档案、基建档案、科研成果、项目合同等进行数字化工作，既有利于档案的保存，也方便科技工作者查找利用。