基层卫生事业单位档案管理现代化创新探析

李德胜，赵传国，葛平原

青岛市疾病预防控制中心（青岛市预防医学研究院），山东 青岛 266033

当前事业单位的信息化、 现代化档案管理工作，许多部分都需要对其存在的一些缺陷及不足使用科学有效的现代化方式进行解决，以实现从不同方面和角度帮助相关基层卫生事业单位管理工作的工作效率及工作质量的提升。同时也对当前我国基层卫生事业单位的档案管理工作提出更进一步的要求，传统的档案管理工作在一定的局限之下。表现出相关档案管理工作者的创新理念不强、专业程度知识落后等问题，很大程度上阻碍当前我国基层卫生事业单位档案管理工作的发展。

1 当前我国基层卫生事业单位档案管理现代化创新方向及实际发展情况

1.1 发展方向

当前我国已进入了相应的大数据时代，因此在对于相应的基层卫生事业单位档案管理工作进行开展和实施时，其基本的模式改革就应当在相应的无纸化档案管理工作中。这一类工作方式可以为当前我国基层卫生事业单位档案管理工作带来很大程度的便利性，帮助工作人员减少工作量，提升工作效率，保障对于相应的档案资源深入利用[1]。

1.2 发展情况

从当前不同基层卫生事业单位中的档案管理工作具体实现情况来说，还有着很大一部分管理工作者对于其本身工作内容的重要性没有清醒的认识，仍然在使用十分传统和落后的管理工作开展对于相关资料的收集及分类整理的工作。在很大程度上对于本单位档案管理工作的现代化发展和进步产生了阻碍，与此同时也会影响本事业单位其余工作的高效开展。 一些事业单位同时也没有能够加强相应的资金技术投入力度进行相应的信息化工作建设， 使得当前阶段档案的使用及检索的效率和速度没有办法很好地满足基本的工作需求和需要[2]。

2 基层卫生事业单位实现档案管理工作现代化的可行对策

2.1 现代化管理方案

档案信息化的建设工作,在今后进行各种现代化的档案安全保管技术工作时,一定要注意确保专业人员能够掌握专门领域的档案信息技术和操作能力。 同时,要注意根据所属事业单位承担的各项具体业务工作项目,对档案管理的内容进一步加以调整、优化充实与补充完善,进行对档案资料内容的动态化分类和管理工作。 必然要求各级行政事业单位都要积极主动地去提供更加科学和高效便捷的行政档案电子化管理工作方式,确定开展档案管理工作中对于档案资源的基础利用的价值目标和基础业务的管理价值目标。在这个环节中还要求着重做好思想宣传教育工作,积极改革档案保管的传统思路,革新档案管理理念,积极吸收引进国外先进的档案保管方法[3]。 根据单位内部的工作状况和发展情况,不断与时俱进,持续地变革创新。 此外,该项目的管理监督工作过程中可能还会遇到涉及企业日常经营和管理费用支出情况等各方面可能出现问题。

2.2 现代化管理制度

监督管理机制建设基本目的之一就是要充分地发挥出档案资料数据的实际使用和价值,为以后的各类档案管理业务工作活动的正常有序进行提供最基本可靠的档案数据支撑。如可随时通过查阅档案资料总结自己以往项目的实际工作经历,并通过分析项目市场的运营管理状况, 综合评估一个新的项目市场是否还适宜运作。还要求必须严格依赖于现行国家的相应配套的管理规章制度,保证全面提高我国基层卫生事业单位档案现代化管理工作的质量可靠性[4]。

3 基层卫生事业单位档案管理工作存在的问题

3.1 信息化技术使用率过低

信息化时代中我国基层卫生事业单位中的相关管理工作和用途十分广泛，但是正如前文所说，通过简单的调查和资料查阅后就可以发现当前我国基层卫生事业单位对于相应的信息化技术使用率并不高，还局限于一定的档案管理工作表层中而没有实现相应的现代化信息技术。档案资料管理对于相应的社会不同领域资料的合理化储存，信息量巨大，数据载体也十分多。但是在需要储存数据，不断增加的背景之下，我国很多基层卫生事业单位中对于相应的资料保存没有做到技术及理念层面的革新，很多档案管理工作者对于其基本理念的实现还停留在十分浅显的层次，造成管理资源的浪费，十分不利于当前我国档案管理工作建设合理化开展实施[5]。

3.2 信息档案检索的效率有待提升

使用纸质资料进行档案管理工作时需要进行很多步骤来实现人工的操作， 其中的程序比较丰富和繁琐。要确认相应的档案数字编码，还需要在数额巨大的档案资料管理中消耗巨大的人力资源及物力资源，这一形式对于当代我国基层卫生事业单位的现代化发展有着很大的阻碍。当今是电子化、信息化的时代，对相应的档案管理工作要求也有所提升，给当代我国档案管理工作者带来了很大的挑战。还有的基层卫生事业单位进行档案管理工作时对相应的管理工作有着一些信息化技术的应用，但是其使用的硬件设备都还比较陈旧。 对相应的现代化信息技术的使用及开展就十分难以实现，这同样也是对于我国当前档案管理事业提升的重大阻碍，不加以完善就很难提升我国基层卫生事业单位的档案管理工作效率[6]。

3.3 管理制度需要与时俱进

我国基层卫生事业单位从其基本的工作理念和原理来说， 属于一种针对我国社会大众进行服务的工作。因此在开展相应的工作内容时， 对其基本的工作效率有很高的要求， 工作质量及工作效果的实现也十分重要。而经过一系列的调查及资料查阅中了解到，我国许多地区的基层卫生事业单位中的档案管理工作的相关制度还不够完善，同时也没有一个相对规范化及标准化的管理模式建设， 就使得在管理工作中常有着一些疏忽及错误。当前我国基层卫生事业单位的档案管理信息的现代化， 对于该单位的档案事业发展有着关键决定性的作用。

3.4 档案管理的意识有待提升

在基层卫生事业单位的档案管理工作中，管理人员本身对于工作的认知应当更加清晰，档案管理者如果没有对于其基本的工作内容有着一个正确的认知就会对于其基本的档案管理工作的实现产生阻碍。但这样的情况在很大部分的基层卫生事业单位中是普遍性存在。如果档案管理相关工作者本身没有先进管理意识和思维模式，势必也会对于相应的基层卫生事业单位发展产生一定的阻碍[7]。

4 对于基层单位档案管理工作的现代化创新途径分析

4.1 进一步完善相应的管理制度

对于相应的基层卫生事业单位档案管理工作进行现代化流程的操作，不仅需要从整体层面对于相应的管理体系和管理模式进行优化及创新，还需要在细节之中加以磨炼[8]。 在基层单位的档案管理工作中进行相应的管理制度调整和实践就需要依据不同的部门职位及工作内容来进行合理化地梳理和制定，在档案管理工作实现中发挥自身的工作职能，从而进一步提升相应基层卫生事业单位档案管理的工作质量及工作效率，以推进相关的基层卫生事业单位发展进步[9]。

4.2 加强信息化建设的力度

我国基层卫生事业单位档案管理工作的现代化建设就要求相关工作者坚持自身理念的革新及个人综合素质的提升。 打破传统的管理方式及管理理念,根据不同基层单位的具体情况进行因地制宜的信息化管理模式建设。从当前我国基层卫生事业单位的发展格局中来说，坚持对于相关设备及软件的使用搭配工作,按照最合理、最科学的工作方法一步步加以分解实现,以确保达到最佳的实际工作效果。同时对于我国的基层卫生事业单位工作人员中的电子档案行政管理等部门的工作人员也需要对其整个工作过程进行更加的信息化程度的规范化建设,以进一步增加其信息化工作过程的内涵[10]。 必须更充分全面地去对当前的工作方式中与传统工作模式对比中的信息化应用技术的实际应用的效果加以分析观察，牢牢地把握住档案现代化和信息化管理技术成果在当前全国基层卫生事业单位工作人员的文书档案信息化管理服务工作实践中取得的技术应用的进展和实际使用成效，以整体系统地和全方位有效地帮助提高企业档案信息化管理服务工作人员的业务能力水准、业务素质和综合工作效率[11]。

4.3 强化综合性人才的培养

基层卫生事业单位的档案管理在现代化中对专业化的培养是非常重要的,但同时也必须培养出专业知识和综合素质,均能满足预期的管理标准。 管理层在具体的工作执行过程中,可定期地对员工进行培养和专业的教学,并按照现代档案管理的标准实施科学管理和变革,以提高管理层的专业化管理水平和综合素养,但毕竟在文档保存过程中专业的系统化教学也是管理工作正常进行的重要保证,可吸纳一些大学生加入到管理工作中,并对其进行定期的培养,以促进现代档案管理工作的进展和改善[12]。

4.4 强化文档资源数字化建设工作

因为基础事业部门的财税归档数据信息数量大且信息含义复杂,而且随着基础事业部门会计核算管理的发展,存档数据信息内容还在继续增加,所以基础事业部门档案管理就需要把原来的纸面文字变成网上电子文字,把文字存档、图片存档等资源或用数字化扫描图仪扫描在电脑中, 又或者刻成光碟, 再利用互联网进行传输,实现了基础事业部门财税内部存档数据信息内容的数据共享,同时运用这种互联网数字化的网络电子归档,可以根据基础事业单位财务本身的发展状况,合理构建一个统一、全面的网络电子产品归档系统,使档案管理时更为快捷,相关工作人员在检索归档资源时也更为便利[13]。

综上所述，当前我国科学进步发展以及社会经济进步的同时，基层卫生事业机关的档案管理工作势必朝着现代化的方向发展，是将来的必然改革趋势。 在如今的现代化、信息化时代之下，想要对于我国基层卫生事业机关的档案管理相关工作的工作质量及工作水平进行提升，就离不开对于相关现代化技术及理念的研究和应用。同时要加强对于相应的档案管理工作者综合能力的培养及其对于档案管理工作的本质提升和认知。管理工作者需要更加重视本单位的档案管理工作现代化转变及革新。档案管理工作的现代化是当前我国基层卫生事业单位发展的一项十分关键的核心任务，应当将该工作的现代化发展工作放在首位，来帮助事业单位可以更加现代化地健康发展，还可以进一步地帮助社会稳定和谐进步。因此当前我国基层卫生事业单位的不同部门需要共同合作努力来对于相关的档案管理工作现代化方式进行探索、创新及实践，推进当前我国基层卫生事业单位的档案管理工作更加高效地实现。