高校图书馆办公室行政管理职能在数智化转型过程中的研究

沈欣竹

(浙大宁波理工学院 浙江 宁波 315100)

引言

作为一个二级单位的内部管理枢纽，高校图书馆办公室如何突围传统琐碎的事务性定位，利用数智化提高行政管理效益，优化图书馆功能，凸显其管理价值。

图书馆数智化是数字化发展的要求和必然结果。建立标准，完善数据，集成资源，建设图书馆数智化管理系统，使图书馆更加有效地运转，不仅能够利用数据平台，针对不同用户提供个性化服务，提升图书馆利用价值，而且能大大提高图书馆管理工作的效率[1]。在图书馆数智化进程中，图书馆行政管理工作顺时应势，改变旧的工作思维和模式，结合数字技术，创新管理方法，统筹内设各部门精准地开展业务，助推图书馆不断提升水平，高效高质地做好教学科研支撑服务。

1 数智化对办公室工作理念的冲击

(1)模式变化

传统管理模式是在馆长领导下根据图书馆职能，设立如采编、流通阅览、参考咨询、综合办公室等相应部门，分工开展业务。图书馆内设各部门分工明确，各司其职，同时也相对独立，熟悉精通自己本部门负责的业务，与其他部门的协同配合程度不高。今后向数智化转型后，使用数字技术手段进行图书馆管理,全馆包括用户将共同参与构建数字治理格局,数字化技术联结每一个要素、支撑运转全馆业务,为用户带来更好的服务体验。与传统图书馆不同，智能系统能激发用户的需求和潜能，图书馆的重心从知识的传递转变为向用户提供智能化的、全域的、立体的空间服务[2]。因技术更新，出现业务层面的变化，将打破部门之间的垂直、条块管理方式，针对服务流程的变化，需通盘考虑平台架构，会出现部门拆分、合并、重组的需求，对应的工作手册、流程制度也要做重新的迭代更新。图书馆办公室行政管理当顺应发展，调整工作思路和方法，用数字化思维和方法，整合采编、流通、资产管理、学科服务等多部门数据和业务，实现资源利用的最大化。数智化管理模式是以数字化转型为大背景，通过技术手段对图书馆内资源、数据、流程等相关领域实施数字化管控，从管理层面采取有效流程和管理措施保证数智化转型的实施效果[3]。

(2)角色定位

数智化好比一个不请自来的客人，它即将破门而入，不是你想不想变化，而是你必须在这个进程中保持思维和认知的革新，作为图书馆的一员，不论是窗口服务工作人员或是图书馆馆长，都是数字的提供者、管理者、维护者。事实上，只要你愿意，几乎一切的管理要素和模块，都可以数字化。图书采访编目、上架流通、馆藏分布、资源利用、服务效果等所有行为及过程，不是凭借个人经验，而全部是来自于数字分析[4]。图书馆是个专业技术性比较强的单位，尤其高校图书馆是为教学做好支撑辅助的，图书馆办公室涉及图书馆的政策落实、内外协调、后勤保障等人、财、物的方方面面。如果办公室的行政管理不与时俱进，仅仅停留在简单的事务性工作上，不积极参与到馆务建设中，最后会只会是被边缘化和淘汰。图书馆办公室工作人员要提高思变能力，打破常规，实现创新，把管理和服务两者协调统一，发挥图书馆在数智化进程中效用，体现其价值。

2 数智化对办公室人员的考验

(1)图书馆工作人员现状

图书馆工作人员组成多样，从劳务性质有在编人员、人事派遣人员、服务外包人员和学生助理；从知识结构有图书情报专业和非图书情报专业；从学历层次有研究生、本科、大专等。在传统的工作模式下，不论是否专业技术人员，经过一段时间的培训学习，基本都能胜任图书馆窗口服务等基本工作。但是接下来面临数智化，对员工的要求将会越来越高，而目前多数工作人员数字化能力弱，只是停留在信息化阶段，做的就是一个数据采集的工作，其专业素质与数智化发展的要求不相适应。工作中，各业务部门人员对于琐碎的行政事务管理，意识上不重视，消极对待，只是被动的配合，消息政策不看不问，有问题不及时沟通，导致信息不对称。比如考勤、钉钉打卡，比如大量疫情防控方面的核酸检测、疫苗接种、扫码等需要全体自主参与的事务性细节工作，员工往往拖延滞后，需要办公室人员为此花费大量时间催办。数智化的科学管理手段将大大提高效率，减少无效功，给自己和他人减负，有利于营造和谐的办公环境。另外，办公室人员也要提高综合事务工作能力，上情下达，下情上传时，对于信息要有筛选甄别，不能简单当个传声筒。办公室除了做好后勤服务，更要积极的谋划，承上启下、联系内外、协调各方，协调整个单位有效运转。

(2)办公室工作人员现状

办公室工作人员提高思变能力，才能适应图书馆数智化进程，如果只把重心放在事务性工作，不及时转变理念和方法，管理工作会愈加被动。今后的图书馆对工作人员复合型素质要求进一步提高，专业技术水平和行政管理能力相结合，才能更流畅开展工作，此外，还要有应对各种突发状况的能力，有分析数据，运用微信等新媒体宣传的能力[5]。随着数字化的深入，管理人员的服务意识也需要极大提升，破除图书馆工作人员只是和书本打交道的传统观念，在高校图书馆定位于教学辅助部门的基础上，积极适应新形势，努力充电，通过参加培训、进修学习等手段提高综合业务能力，跟上数字化步伐，提高数智化意识，转变认识和工作思维，主动谋划图书馆在高校中的地位。

(3)数智化过程中人的重要性

集功能性和服务性于一体的图书馆智能化系统，将以用户乐于接受的方式进一步强化个性化服务，提升用户体验，提高资源价值的运用，而以人为本的数智化管理过程，才能充分发挥人的才能，激发积极性和创造性，取得最好的工作成效[6]。其一数据的采集很重要，数据因人而存在，但数据的真实性对今后做出的决策和分析更重要，数据的真实性依然要靠人的道德和工作准则来保证。其二数字化管理不是把数据收集到了就完成任务了，数字化管理需要进一步进行数字化分析，从而纠正我们在数字化建设中的偏差。注重人力资源管理，提高员工的素质，招聘倾向有计算机运用能力的人才。

3 几点思考

(1)网络信息技术的发展，给办公带来便捷，各种通讯交流端口、小程序、工作群等等，在具体事务流程上是提高了效率，但是信息的多重出入端口也导致了大量的重复劳动，比如对外报送数据，多重渠道，重复统计。目前的数字化程度是机器尚未达到人工智能，人工操作又完全按照机械的章程，没有了适度灵活的空间，工作过度依赖通讯工具，模糊了上下班作息时间，绑架劳动道德，长期以往，容易积累焦虑情绪，形成不良的工作氛围。图书馆在物理空间上给用户提供舒适的阅读使用环境，因技术的进步，用户不再受时间空间的约束，随时可以获得资源，但同时也意味着后台工作人员需全天候及时处理各类状况，而数智化的到来将会解决人力资源的难题。

(2)数智化的目的是消灭系统里面的信息不对称，打破数据壁垒，分析数据和总结经验，降低劳动成本，包括一些重复计算的工作，目的是不管在哪个环节或是哪个端口采集的信息，在整个大系统内都可以被有效利用。比如采编把书编入汇文系统后，接下来资产管理员把书进行资产入库，录入的时候仅有册数金额等基本数据，虽然资产的登记比原先纸质记录已经便于后期管理，但是作为资产的图书和汇文系统里的图书编目还是相对独立，不管是每年的资产清查，还是若干年后的剔旧处置，还是无法完整数据对接。数智化解决了数据孤岛，统一数据口径，便于资产的管理。

(3)随着技术进步，为图书馆数字化提供了环境和条件，但是硬件设施永远跟不上技术进步的节奏。外部环境变化一日千里，图书馆的基础建设永远在路上，大量的基建投资才能搭建平台，数字化设备及软件更新维护方面的经费逐年递增。因此，在开支方面要平衡好整体预算。在制定和执行具体项目时，要有一定的前瞻性，比如图书馆馆舍修缮，要从全局上统筹安排，要多吸取专家、用户、管理人员多方面的科学合理、有可操作性的指导意见，避免时不时关停图书馆服务。

4 结语

社会重大突发事件催动数智化进程，通过各种渠道，不断获取、统计、填报的数据本身也需要管理落实，要有标准和制度，以及详细的管理流程。总而言之，数字化向数智化的进程是技术和社会的共同需求。图书馆将不同类型、不同来源、格式多样的碎片化信息进行分类、组织、整理，形成数据载体，有效地将其呈现，促进高校图书馆更好地介入学校发展大规划中，推动图书馆的价值体现。图书馆办公室数智化程度对全馆的发展，具有一定的影响。重视图书馆办公室业务管理的创新，跟上数智化的步伐，获取岗位竞争力，办公室工作人员会利用技术手段充分展现出沟通桥梁的作用与功能，能为管理决策层提供有价值的参谋，能为图书馆的发展提供助力。