公安档案服务与利用工作简析

何 颖 明溪县警务辅助服务中心

随着社会经济的发展，维护社会的安全与稳定是国民关注的大事，也是公安部门应当承担的重要责任。公安部门日常工作所产生的信息资料需要档案部门进行专门管理，妥善保存资料与信息，以便在需要时及时调取和使用。其中，部分信息资料是在办案过程中产生的，对之后的案件及相关研究都大有用处，可见做好公安部门的档案管理工作是非常重要的。在此基础上创新档案服务功能，深入开发档案的更多价值，成为当代公安部门档案服务与管理工作的重要内容。现对公安档案服务与利用的关系进行分析，研究公安档案服务与利用工作的优化措施，旨在为基层公安部门提供档案工作中的可行之策，推动我国公安档案工作体系的完善与发展。

档案资料往往能真实反映出公安部门的工作成效，也是基层公安部门工作人员的工作经验总结，这些资料往往是破案的重要依据，档案资料的价值需要基层公安部门进行深度开发与利用。但是，目前公安部门档案管理工作面临一些问题，比如档案信息的利用率不高，各类档案缺乏深度开发，未形成完善的资源开发机制等。虽然基层公安部门已经对档案管理工作作出相关要求，但其效果却并不理想。因此，增强档案管理的创新应用才是基层公安部门档案工作发展的大方向，要总结档案管理工作的实际规律，为公安部门之后的工作提供更多的宝贵经验。

基层公安档案服务与利用工作的现状

基层公安部门在档案服务与利用工作中，难免会遇到一些问题，既有来自主观方面的阻碍，又有来自客观方面的困难，还包括领导层的意识问题，以及实际工作中的物质问题。造成这些问题的原因可以归纳成两个方面，分别是工作基础薄弱与管理意识淡薄。一方面，基层公安档案工作所获取的信息来源于各项业务及案件中产生的文件资料，这就要求各科室要如实、及时地上报资料，如果不按时上报资料或者资料有误，就会影响公安部门的工作效果，而且基层公安部门的硬件设施水平有限，并不能投入大量资金用于档案管理建设，也在一定程度上阻碍了该项工作的开展。另一方面，基层公安部门未能对档案工作予以高度重视，其更倾向于实际的业务办理，对档案工作或多或少存在忽视情况，这也使得该项工作缺少一定的服务性。

公安档案服务与利用需要处理的关系

公安档案利用与基础业务之间的关系

公安档案利用与基础业务之间应存在一种辩证关系。开发公安档案资源的前提是收集档案资料并进行鉴定与统计，如果基层公安部门缺乏扎实的基础业务能力，其档案资源的利用效率就难以达到理想的目标。而且公安档案的开发与利用应当明确工作的开展方向，设定具体目标，使公安档案工作成为基础业务办理过程中最特殊的一个环节，可以为基层公安部门的其他工作提供便利，具有极其重要的作用。因此，公安档案工作的资源开发与利用要基于“服务”的宗旨，了解其他工作的实际需求，将这些需求准确转化为业务建设的内容，为基层公安部门工作提供指导方向，促进基层公安档案工作的有序发展。理清公安档案利用和基础工作之间的关系，使二者形成相辅相成的管理模式，科学地看待二者之间的关系，进一步加快档案工作建设的步伐，可以对后续的工作形成优化作用。

公安档案利用与档案资料之间的关系

公安部门的档案资料要保密处理，因此，公安档案利用工作具有特殊性，在法律、政策的要求下，必须对这些资料予以保密，这也对公安档案的开发与利用产生了一定限制，所以基层公安部门要正确处理档案利用与档案资料之间的关系，要尽可能地挖掘档案资料的实际价值，但也要尊重档案资料的保密性，严格遵守基层公安部门的各项规定，科学处理档案利用与档案保密工作之间的矛盾。基层公安部门要严格遵循《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国保密法》的相关规定，并对公安档案工作进行深入研究，掌握公安部门在工作部署方面的动态，基于当前的社会形势，及时调整公安部门对公安档案工作的相关规定，在保障国家利益安全的基础上，最大化地开发并利用档案资料，以完成更多的任务，在保证公共档案资料保密性的同时，最大程度地开发档案资料中的信息资源，使已存的档案资料在之后的业务活动中发挥更大的作用。

公安档案服务与利用的优化对策

提升基层公安部门在公安档案工作中的管理意识

公安部门的领导要注重对基层公安部门的建设，从公安事业的发展出发，加强对基层公安部门档案工作的管理，并将其纳入基层部门的年度计划中，使其引起基层公安的重视，形成自上而下的良好工作风气。一方面，上级公安部门要对公安档案管理工作人员的职责予以明确，按照档案管理制度的要求，做好每年的年度档案归档工作，明确各个岗位的工作内容，实施责任管理机制，严格规范工作流程，争取对工作中的每一份资料做到及时归档管理，以实现对各类档案的有效保管，形成浓厚的管理氛围，促进公安档案工作的规范化、标准化发展。另一方面，公安部门领导要重视对基层公安档案工作的督导，要求公安档案工作人员勤于汇报材料整理情况，定期与上级部门进行沟通，与上级部门公安档案工作人员及时交流，正确认识档案工作的重要价值，强化基层公安部门档案工作人员的大局意识，使其承担起为社会服务的重要责任。同时，注重对公安部门档案的开发利用，以各项工作为基准，拓展公安档案资源，深入剖析当前社会发展的背景与前景，充分发挥公安档案工作的实际价值，为公安部门的其他工作提供可靠依据，提升基层公安档案工作的管理意识，积极开展提升档案管理水平的各项工作。

加强基层公安部门在公安档案工作中的资源建设

在基层公安部门档案工作的过程中，档案工作人员要及时整理好各项档案资料，丰富内部档案资源，为基层公安部门创造有利的工作条件。当然，公安部门的领导也需要做好档案管理的指导工作，以提升基层公安部门的档案服务质量，通过高效的工作方式，节省基层公安部门档案工作中的人力、物力，使其将更多时间与精力投入档案工作的创新上，督促档案工作人员在日常实践中大量收集档案资源，促使各个部门对档案资源收集高度重视。一方面，上级公安部门要主动介入到基层公安部门中，带领基层公安部门档案工作人员转变思想观念，树立大局意识，从各个方面增强和公安系统之间的配合，保证公安档案工作可以与其他工作、业务形成体系，尤其是对重大典型活动及案件资料的收集，必须保证内容齐全、载体丰富，从资料的形成到最后的归档，都要严格按照要求完成，不可存在漏项，否则就容易造成信息遗失。另一方面，基层公安部门档案工作的覆盖面要更广，不能漏下任何一个建档对象，获取较为完整的档案资料，可以对公安部门开展其他工作提供准确的参考。公安档案工作人员要将各类信息如实地录入警务档案系统中，利用计算机技术设计更便捷的检索方式，既要收录实物档案，又要注重加强对非纸质类档案的管理，以保证信息收集的全面性。

拓宽基层公安部门在公安档案工作中的渠道

就公安档案而言，“如何保管”是对档案工作方法的研究，开发利用公安档案资源是档案工作的根本目标，因此，公安档案管理部门要具有开发信息的意识，负责该项工作的人员要积极创新管理方法，舍弃传统守旧的管理思想，要利用科学技术手段完成档案资料的收集和保管工作，科学规范地对档案进行整理加工，将一些纸质档案以数字化的方式保存，并将其录入系统中成为数字化档案，对公安档案中有价值且有意义的部分，要有针对性地进行发掘，以体现档案的深层价值。比如基层公安部门的户籍档案，经过数字化处理可以提升日常业务的效率，为群众异地查询户籍档案创造了便捷条件，保证系统的联用性，可以在授权基础上随时取用档案信息，实现档案资源的共享功能，更有益于日常业务模式的创新。同时，基层公安档案工作部门要做好档案数据的共享和利用，研发符合时代要求的系统，比如增设信息纠错功能，在户籍扫描等环节中帮助人工完成校对工作，对形式不规范或内容有误的信息及时进行提示。通过利用智能化、规范化的技术手段对档案信息进行验证核实，确保录入数据的准确性；整合相关涉案人员的档案资料，构建专业的“违法犯罪人员信息库”，将嫌疑人的信息共享到全国公安网络中，便于异地办案及信息查询，为构建和谐社会打造信息化公安档案管理系统。

完善基层公安部门档案工作的宣传机制

在新时代背景下，基层公安档案工作中的各项规章制度要满足时代发展的需要以及广大人民群众的需求，做好档案资源的科学配置，并积极主动进行宣传，提升社会对守法用法的认知度。因此，基层公安部门要积极与媒体进行合作，借助趣味活动的方式，与群众进行近距离宣传，尤其是经济发展水平较为落后的农村地区，更要扩大对基层公安档案工作的宣传，以便基层公安部门可以更好地获得群众支持，也使调取各类信息及实地收集信息更加便利。在一些特殊的节日，基层公安部门可以走入学校、社区及企业中，做好法治宣传教育工作，比如在12.4宪法纪念日、6.26全国禁毒日等开展有关活动，通过制作公安档案宣传手册，或者制作微视频等方式，对大众进行宣传教育，也为基层公安档案工作起到宣传作用，鼓励人民群众为公安档案工作献计献策，逐步在社会中形成学习公安档案文化的良好风气，而基层公安部门也要将更优质的服务回馈给社会大众。

落实基层公安部门在公安档案工作中的追踪服务

基层公安部门在公安档案工作中，要将具体的改革措施落实到追踪服务中，始终以“为社会大众提供更好的服务”为发展目标，采取各种有效的方法，比如统计档案借阅内容及使用单位的信息等，为基层公安档案工作的内容排列及编研提供科学依据。同时，基层公安档案工作人员可以对每一份档案的借阅次数加以研究，抓住日常工作的重点，主动分析借阅次数高的档案资料的价值，考虑是否需要加强保护，以更好地发挥档案资料的价值。而且在公安档案工作的追踪服务中，公安档案工作人员要巧妙地利用档案信息的性质，整合具有二次研究价值的相关文件，为档案资料的再次应用创造基础条件，在实践中彰显档案信息再次开发利用的价值。同时，档案工作人员要不满足于档案信息应用现状，将追踪服务的各项要求体现在具体的公安档案工作中，以提供更好的服务。

加强基层公安部门档案工作队伍的建设

基层公安部门的档案工作具有非常明显的专业性与技术性，对公安档案工作人员的要求也更为严格，因为工作人员的专业素养将会影响到公安档案工作的质量，所以基层公安部门要高度重视内部人力资源的整合，加强对档案工作人员的培训，逐步提升档案工作人员的专业素养，以便更好地完成公安档案工作内容。一方面，基层公安档案工作人员要具有良好的创新意识，在公安档案工作中发挥自己的价值，主动为其他工作提供资料服务，摒弃传统的“档案工作边缘化”理念，重视公安档案工作对其他业务的影响，优化整合档案资源，以最先进的方式完成公安档案管理工作。另一方面，基层公安档案工作人员要提升自我调节能力，在工作中保持心态平衡，积极进取，善于学习，比如，当地公安部门组织专家授课活动时，基层的公安档案工作人员要积极参加，不断提升自我的工作水平。此外，各地的公安部门要吸纳专业人才，毕竟扩大人才资源是实现公安档案工作发展的重要支持，而公安档案工作的方法创新和理念创新，都需要高素质的专业人才，所以基层公安部门对公安档案工作人才的要求应是全面的，比如信息类人才、外语类人才及管理类人才等，广泛吸纳拥有不同技能的人才，才能为基层公安档案工作组建强大的工作队伍，深入开发公安档案的价值。

综上所述，目前基层公安部门要格外重视公安档案管理工作。新时代下，受大环境的影响，借助新技术来推动基层公安档案工作的发展和完善档案工作的管理机制是非常有必要的。无论是制度建设方面，还是资源开发方面，基层公安部门都要深入分析档案的价值，积极应对工作中遇到的各类问题，争取最大化地开发档案资源的价值，为促进公安部门的其他工作创造条件，以各级公安部门共享系统资源为发展目标，总结阶段性的公安档案工作成果，为打击社会中的违法乱纪活动提供强有力的档案保障。