JC公司内部控制研究

金传玲

（安徽立泰会计师事务所（普通合伙），安徽 合肥 230001）

为保证中小企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高企业运营效果，降低企业经营风险，顺利完成企业战略目标，建立科学完善的内部控制体系即COSO理论是目前很多中小企业首要任务之一，也是JC公司当下重要任务，JC公司是一家成立15年以上的从事专业代理记账、财务管理与财税咨询与服务的高技术现代服务业企业，虽然企业管理体系与内部控制制度也初具特色并产生了一定原创性的实践成果，但目前受到服务客户数量增加、高速变化的市场、行业内竞争、企业管理者能力、经济萎靡等诸多内外部环境的影响，也暴露出不少的问题，因此，加强内部控制，提高企业应对发展中风险能力是JC公司面临的新问题、新挑战与新趋势，本文通过梳理JC公司内部控制存在的问题，根据现实情况出发，利用内部控制COSO理论对JC公司内部控制进行优化设计，从而为其他中小企业内部控制的完善提供依据。

一、加强企业内部控制重要性

随着中小型企业税收制度的不断利好，中小型企业发展呈现井喷趋势，代理记账、涉税咨询与服务、企业内控、融资贷款等第三方服务的需求激增，以及目前国内外经济形势对中小企业发展与生存带来冲击及影响，特别是当下餐饮行业、旅游行业以及外贸出口企业均面临挑战，甚至存在破产的风险，这促使中小企业意识到通过加强内部控制来分析经营活动的风险，识别风险环节，并找出应对方法有效防范风险，实现企业经营目标。作为专门服务中小企业的科技服务公司，除了做好基础的财税服务，还应帮助为所服务企业建立健全内部控制防范风险的服务，因此研究JC公司本身内部控制，加强风险管控，显得尤其重要，本文借鉴国内外相关文献，以及对JC公司内部控制的现状分析，找出内部控制存在问题及原因，结合COSO内部控制五要素来设计优化JC公司的内部控制。

二、JC公司内部控制存在的问题

（一）内部控制环境不完善

企业控制环境是企业内部控制的基础，是五大要素之首，主要包括：管理层的意识、公司组织架构、人力资源政策、企业文化、社会责任等，经过对JC公司内部控制环境梳理发现其主要不足与不完善在于以下两个方面：第一，机构设置及权责分工方面不健全。公司虽然不断调整机构设置来优化企业控制环境，但JC公司治理结构中因股东人数少而无法设置股东会、董事会、监事会及相关议事规则，总经理及法定代表人身兼数职，而权力又过于集中，缺乏职责分工及有效的内部管控，各个部门的岗位分工不明确，责任划分不清，有时制度往往会朝令夕改，给经营与管理带来一定风险。第二，管理层对人员管理能力不足。JC公司作为一个提供专业服务的机构，管理过程中还存在因知识、能力、经验不足以及企业准入门槛低等问题，人员管理主要是出现问题后依靠管理层的主观感情臆断，无有效岗位轮岗及对重要岗位采取的限制性制约措施，而这种不足并不是通过短期的努力就能解决的。第三，人才储备不足。公司目前都是一人一岗，或一人多岗，差不多每个会计负责15到40家客户的咨询、记账报税业务，培训措施与方法也有限，随着公司规模扩大、客户量增多以及客户需求的多样化，会计往往无法承担相应的工作量，而出现离职造成客户流失甚至架空公司的风险。

（二）风险评估机制缺失

风险评估是企业主要依据风险管理目标与管理层对风险的偏好，采用定量或定性与定量相结合的方法，来识别企业在经营中影响目标实现可能存在的风险，经过对JC公司实际情况初步分析识别出缺陷与不足表现在：第一，业务流程的设计存在缺陷。公司虽然依据客户性质、员工特点、业务内容等设计出业务流程，因缺乏对流程进行过程控制，ERP信息系统、财务软件、云平台等现代管理信息系统利用效率不高，再加上无有效的绩效评价体系，致使流程只是浮于表面形式，而缺乏有效的监督与管理，尤其对客户存在虚开发票或提供与其经营不相关的发票现象情况没有有效分析与识别方法，并将其嵌入业务流程中，并加以有效的控制，存在重大经营风险；第二，风险识别能力与评价机制不足。企业管理层未建立风险识别数据库或可能存在风险情况列出清单，便通过数据分析可能对企业发展的有利或不利的因素，避免客户满意度不够、获得率差等影响回款难度等风险。

（三）控制活动过程不健全

控制活动是企业及时能识别与分析出经营活动中有可能阻碍经营目标实现的风险，并找出应对措施，稳定客户关系防止客户流失是JC公司内部控制活动一部分，分析其不足主要有：第一，没有对客户进行分类管理。在JC公司《组织架构》及《业务流程》中没有依据客户性质、客户需求、客户体验及所从事行业进行分门别类管理，并及时根据客户性质、客户需求、信用程度等指标进行梳理，以便进行分类管理，可能会造成客户流失及坏账风险；第二，客户管理不健全。JC公司虽然依据相关法律法规与服务客户签订了代理记账合同，但也没有对合同进行管理，并建立客户档案，因对客户信息反馈迟钝而缺乏有效约束机制，目前公司还是停留在传统会计代理记账模式，没有有效增加客户黏性及拓展客户有效措施。

（四）信息与沟通机制不畅

JC公司虽然设置不同部门，也有相应岗位分工，因没有建立有效的内外部沟通及信息反馈机制，而造成内部信息沟通不畅，外部信息不对称情况，具体表现：第一，内部信息沟通不顺畅，重要信息没能及时传递。JC公司只是依赖办公OA、微信群、ERP信息系统等传统方式与各部门进行沟通，有时管理层直接将决策以口头方式通知各部门，而各部门之间未进行有效全面沟通与信息共享，或虽然沟通而各部门之间沟通只是从自身利益、眼前利益考虑，缺乏全局的统筹考虑，加之信息系统因其技术性强，开发成本高，使得信息沟通无法与企业的目标或制度保持一致，当基层遇到问题时，也无法及时传递到管理层，这样自上而下，自下而上沟通信息沟通不畅，造成企业办事效率低，成本浪费高；第二，外部信息沟通不对称。缺少与行业协会、社会中介机构、业务往来单位以及有关监管部门如税务、工商、各创客空间、孵化器等部门保持及时沟通，无法掌握市场变化、竞争对手动态以及最新政策法律法规。

（五）内部监督活动不到位

内部监督是对建立的各项内部控制制度与识别出来的风险实施情况进行监督检查，对于发现的不足，及时督促整改并加以完善，通过梳理JC公司日常监督与专项监督均存在不到位现象，具体表现在：第一，缺乏有效日常监督。虽建立内部审计小组，要求每个季度对分管账务会计人员账务处理进展情况检查，并要求将票据不能及时到位、单据不全、定期客户回访情况等问题汇总，书面上报管理层，以便及时发现问题并加以分析控制，但因没有有效持续的监督机制，有时发现问题，也不及时汇报或将问题隐藏，直到发生损失时疲于应付，存在较大客户流失或经济损失赔偿风险；第二，重大事项专项监督不到位。公司管理制度规定，应依据服务企业的规模与性质按ABC分类管理，将A类企业作为重点企业进行专项管理，要求至少每月上门服务一次，并要求制定《外出服务回执单》，对解决客户问题、客户需求以及反馈意见进行汇总，并依据客户意见，及时反馈情况对A类做出应急方案，但因监督不到位或监督时流于形式，而造成高端客户流失风险。

三、针对上述问题的对策建议

（一）加强内部控制环境建设

为了加强内部环境建设，让员工熟悉业务流程并遵守工作规范、行为规范，建议JC公司制定《员工守则》《会计岗位说明书》《会计主管岗位说明书》以及《部门经理岗位说明书》，并对员工进行培训，使所有员工了解公司的制度、岗位职责，要求关键的重要的岗位定期轮岗或定期审查等替代控制等方法，优化措施体现在：第一，优化企业治理结构，成立股东会、董事会、监事会，要求企业融资担保、合并、分立等重大问题由董事会批准后报送股东会决策后方可开展，并将风险控制及权力制衡设计进企业的内部控制整个流程中，加强监事会监督的作用，总经理负责公司的日常运营与管理工作，同时也将学习与成长设计入公司的组织框架中，增强企业与同行业竞争力；第二，人才分类管理。依据人才受教育程度、技术职称、性格特点等将人才分为：稀缺人才（项目咨询与顾问人员）、核心人才（总经理、部门经理、项目主管等）、辅助人才（会计辅助人员、外勤会计等）、通用人才（记账会计、报税会计），清晰明确人才结构，综合考虑对不同人才性格特点及年龄层次在企业作用不同设计入组织架构及业务流程中，已实现企业持续创造价值的能力。

（二）完善业务流程强化风险评估体系

设计一套符合企业实际运营相匹配的业务流程，关系到内部控制运行的有效性，并规避经营风险，确保目标实现是非常重要的，具体措施：第一，完善业务流程的设计。通过问卷调查、内部风险会议、客户反馈分析、大数据等资料，搜集公司已经发生的或可能发生的数据，有效利用传统财务共享模式（ERP管理软件）基础上，积极利用移动互联网、SaaS财务云软件等新型财务共享服务技术和工具，设计运行有效及符合公司实际情况的流程图，规范企业管理；第二，加强风险识别能力与评估机制。管理层根据企业的经济实力、发展阶段、人员组成以及企业面对的市场环境、客户情况、政治法律法规等内外部环境，综合评估并判断出风险情况，并依据风险程度绘制出风险清单，并逐项对风险进行描述，可能情况下列出风险等级，并制定出风险应对措施，成立风险评估小组，每年不少于一次以书面的形式以风险进行系统的评估，尤其对评估出来的重大风险，管理层应作出是否采用风险应对、风险回避、风险对冲还是风险承受等决策。

（三）优化控制活动措施

根据JC公司生存与发展的基础是市场与客户，只有赢得了客户满意，提高了市场地位，因此对客户进行分类加强客户管理以企业经营活动显得尤为重要，针对分析出来的控制措施不健全的主要方式为：第一，对客户进行有效的分类管理。依据所服务客户行业、从业人员、营业收入、资产总额以及客户需求及对财务重视度等维度对客户进行分类，可以按ABC分层管理，建立客户台账，对客户进行细分，尤其关注“客户如何看待我们、客户需要什么、我们能服务什么？”等问题，并制定出服务清单并以此确定标准收费价格单，以满足不同客户需求；第二，制定出风险管理措施，依据公司管理层对风险承受能力，对不同风险的客户采取不同的风险控制，如对可能存在虚开发票、无有效的内部控制及管理制度高风险的客户采取日常监督加专项监督结合来降低风险，同时在代理记账合同中加注风险提醒提示，在天眼查、企查查或公开信息上查出严重失信客户，对连续6个月不付服务费单位，下达催款通知书，如果继续不予支付或无法提供合理理由拒不支付的，要求采取停止相关服务等控制措施。

（四）加强公司内外部信息传递与沟通

信息沟通与传递分为内部信息与外部信息沟通，是实施内部控制的重要条件。具体建立与完善措施体现在：第一，强化ERP信息系统、设立信息系统执行方案；加强各部门横向、纵向沟通、定期开管理层部门会议、员工会议来发现问题并解决问题，建立信息反馈机制并形成文档与记录，并对有效建议制定奖励措施；第二，加强与客户沟通。通过客户回访、召集客户定期开展财务培训、税收优惠政策解读培训、企业管理制度培训等措施将最新的税收政策、通知推送给客户，保持实时沟通以增加企业与客户黏性；第三，加强第三方及多方沟通。关注国家税务局网站，参加税务培训会议及时了解最新税务政策，与财政局、行业协会保持联系与沟通，增加企业公众影响力，了解同行业发展趋势，积极参加招投标来增加公司业务的同时增强第三方服务职能，定时输送人员外出学习与培训，增加核心人员的竞争力。

（五）加强内部监督与审计

有效的内部监督体制是企业对内部控制建立实施的监督与检查，是实施内部控制的重要保证，分为日常监督与专项监督，表现在：第一，加强监督小组的监督职能。对检查小组依据制度与管理规定对检查出来问题逐项进行分析，判断识别出不同情形并制定出纠正、改进机制，尤其对识别出重要的事项能及时送达经理层，必要情况下可以日常监督纳入专项监督，公司也可以采用新型信息化系统制定科学业务流程体系，避免主观决策，通过新型财务共享模式来加强过程控制与监督，强化内部监督职能；第二，通过外部审计与咨询来进一步加强监督。通过聘请会计师事务所、税务师事务所等外部中介机构对企业财务或内部控制设计与运行的有效性进行评价，出具评价报告，也可以聘请第三方专业人员的指导、企业人员的参与来加强监督。

四、结束语

在全球网络化和信息化的条件下，随着新型财务共享服务模式兴起，税务、银行、政府与企业相继构建了数据中心，实现跨税种、跨行业纳税及管理的信息共享，金税四期、互联网+、大智移云等强大数据评估及云计算发展和迅速普及，如果不能及时对传统代理记账技术及审计进行调整，企业将面临巨大挑战。虽然JC公司内部控制研究建立在理论及实践基础上，但因本文对内部控制中关于大数据时代企业面临的变革、技术创新等方面的研究还没有深入研究，还待后续学习与探索，为中小企业内部控制建设提供借鉴。