高校图书馆的一份图书采购计划

武汉软件工程职业学院 胡圣婷

一、启动高校图书馆图书采购项目计划

每年高校年计划表里会有一份关于图书馆建设的计划，会划拨一批专项经费为高校图书馆建设提供支撑，其中就有一份专款是用于购买本年的图书采购。届时会由高校图书馆馆长启动本年的高校图书馆图书采购项目，高校图书馆馆长会任命采购部门科长担任此项目的负责人，全权负责此项目的开启到完成。采购部门科长被项目人事任命以后就开始做一个初步的图书采购项目计划，然后再详细做图书采购项目各分计划，最后整合成一份详细的综合性的图书采购项目整体计划。图书采购项目的整体计划努力平衡各个分计划之间相互的冲突。被任命的采购部门科长有熟悉的图书采购项目的管理经验，他管理起图书采购项目没有单一的一种方法，像这种大多数有经验的图书采购项目管理人，都会应用不同管理知识、技能来达到理想的效果。整体的图书采购计划就是按照组织确定的各个阶段来实现项目的最终图书采购目标。例如：在识别出采购图书所会发生的风险时就应该重新考察多个过程，重新考虑整体、观察各个分计划之间的平衡。图书采购项目交付时，成果满意，就可以考虑将来问题或者有机会长期合作等战略规划。

图书采购项目启动会是图书采购项目的开始，启动会一般由高校图书馆馆长和采购部科长负责组织和召开，好的开端就是成功的一半。图书采购项目启动会议上会确定图书采购目标，应做好图书采购项目会议的会前准备工作，通知相关参与项目的人员参加会议，这里的相关项目的人员有图书馆馆长、图书馆采购部门部门科长、图书馆采购部门全体部门员工、图书馆其他部门部门负责人、高校各学院系部领导代表、高校各学院系部班长代表等。明确会议的主题是本年度的高校图书馆图书采购项目议题，做好相关会议记录。目标和目的是不同的，图书采购项目启动会议的召开，明确了图书采购项目的目的、目标、范围、需求、背景和各个职务与权限。图书采购项目启动会议上，我们也通过头脑风暴、冲突处理、问题解决、会议管理等这些完成项目活动关键的引导技术来解决会议上探讨时发生的意见冲突、孤岛问题等。图书采购项目的启动会议最终的目的是首先说明具体在实施过程中应用到的工具和技术，然后选定这些过程的方式与方法之间有哪些依赖关系和相互之间的作用，最后总结会议的主要的结果。会议总结出：第一条，这次会议上提出的实现本年度高校图书馆图书采购项目目标所用的方式与方法；第二条，在遇到图书采购项目变更时用的方式与方法；第三条，图书采购项目的配置管理的方式与方法；第四条，与图书采购项目有关干系人的识别，以及沟通的方式与方法；第五条，本次图书采购项目的生命周期；第六条，图书采购项目里多项目阶段里程碑有哪些；第七条，对图书采购项目里的内容、范围、时间安排上有哪些，以及这些安排具体审查的关键在哪里。图书采购项目的管理计划是各个分计划制定的依据，也是基础，有了总体的图书采购项目计划才能让本年度高校图书馆图书采购项目工作有序地进行。

二、收集高校图书馆图书采购项目需求

项目开启后，我们定义了相关干系人，整理出一份干系人登记册，然后邀请各种关键干系人参加图书馆专门举办的年度图书采购会。会上我们对各种关键干系人的意见和建议进行会议记入。各种关键干系人包括本高校里各个系部学院学生科科长、各个系部学院专业学生班长。他们会针对本年度学院系部的学习计划提出具体要求图书馆需要配合引进的专业知识图书的规划。图书馆还会随机抽出一个课间时间让馆员在教学楼门口分发调查问卷，收集学生意见，学生会根据自己实际情况、实际需求填写问卷调查，大多数学生会根据自己的所学专业、爱好、或者自己目前需要报考证书的情况进行调查问卷的填写。大多数情况下，对于这种在教学楼前随机发放调查问卷询问需求的方式，学生都很配合，很愿意说出他们的需要和意见。对于留言板、反馈、图书馆小信箱里面的图书采购留言意见，在收集图书采购总结的时候也会归纳进去。对这种零散的意见，会进行汇总，再整合到意见购买板块中并纳入年度采购图书的范围。还会对往年采购图书的大数据进行分析，规划出一批年度图书采购范围。综合所有，最终会规划出一份年度图书采购方案。遵从“服务读者”、“读者需求放在第一”的原则，图书馆采购什么图书都是读者需要什么图书。解决好采购和需求之间的矛盾，避免图书采购中出现该买的图书没有买，不该买的图书买了很多。

收集完高校图书馆图书采购项目相关的工作要点后，要做到三个明确：一是明确高校图书馆图书采购项目的边界，即明确哪些收集来的工作是包括在高校图书馆图书采购项目范围之内的，哪些收集来的工作是不包括在高校图书馆图书采购范围之内的。二是对高校图书馆图书采购项目工作执行时要进行科学监管，确保所有采集到的关于高校图书馆采购任务的工作都是应该做的，而且都做了，没有做多或者做少。要对不包括在高校图书馆图书采购项目范围内的额外工作说“不”，并且严格杜绝做额外的工作。三是防止高校图书馆图书采购项目范围发生蔓延。高校图书馆图书采购项目的范围蔓延是指未对完成时间严格把控、未对工作成本严格要求、工作中资源的投入没有按照相应流程进行调整和规划，未经控制地让高校图书馆图书采购项目里的任务范围扩大，或无限扩大。

采购图书的时候图书书目的选择一定要注意避免“主观采购”。不能带有个人爱好，采购自己感兴趣的图书。有时候有些读者喜欢，流通率也很高的图书，因为采购人员的不感兴趣的主观色彩很有可能不被采选。其次还需要注重图书质量，不能只看重图书折扣。图书不能有污损、图文不清、缺页、倒页等质量问题。如果明知图书质量差，甚至购买盗版图书，或是购买质次价高的图书，客观上是损害读者的利益。这种受利益驱动，会造成不良的客观效果。

以往的实践工作经验告诉我们，高校图书馆图书采购项目失败时有一种原因是因为在图书采购项目的范围蔓延。高校图书馆图书采购项目往往因为各方参与、项目周期比较长等原因在项目运行的启动阶段、计划阶段、执行阶段，甚至在项目收尾阶段都会不断地加入新的需、新的要求、新的计划、新的变更。新的要求、新需求的出现是必然的，但是提出的意见必须实施对于项目不是必然的，不是所有的新要求的提出都要纳入计划中实现。更新计划不审核会导致高校图书馆图书采购项目范围发生失控，从而使高校图书馆图书采购项目的时间进度、完成成本、项目质量受到严重影响。在进行高校图书馆图书采购项目时，要对图书馆采购项目的范围明确边界，要明确高校图书馆图书采购项目的目标和主要可交付成果。所以，高校图书要提高对图书采购项目的所需成本、图书采购项目的时间进度、图书采购项目的资源估算的准确性。高校图书馆图书采购项目不仅仅需要让每个在图书采购中的团队人员知道图书采购项目预期目标需要完成哪些具体的工作，还要清楚在图书采购项目中相关各方在每项工作中清晰的分工界面和责任。在高校图书馆图书采购这项工作中，各方人员及相关工作者能够即详细又清楚地界定分工界面和自身责任，不但有利于高校图书馆图书采购项目工作在实施中遇到的图书采购项目变更控制和图书采购项目推进发展时，减少在工作中的责任不清的事情发生，而且也有利于在高校图书馆图书采购项目完工结束时对项目完成质量的核实。所以，如何有效、高效地、全部地完成高校图书馆图书采购项目中的每一项工作，是每个接手高校图书馆图书采购项目的项目负责人应该用心思考的问题。对高校图书馆图书采购项目的管理和控制的有效性，是衡量高校图书馆图书采购项目是否成功的一个必须标准，高校图书馆图书采购项目管理中确认工作范围管理是一个最主要部分，在高校图书馆图书采购项目中不断的检查图书采购项目工作的工作范围，有利于图书采购项目在工作中不偏离轨道，这是在高校图书馆图书采购项目工作实施中控制图书采购项目工作管理的一个主要手段。

三、定义高校图书馆图书采购项目范围

“互联网+图书馆”是我们常说的图书馆智能化、数字化。“互联网+图书馆”是传统图书馆变革创新发展的新平台，是互联网和社会经济演变和催生下的社会发展新形态产物。“互联网+图书馆”是传统图书馆在互联网的跨界，是传统图书馆在以往生存模式上的变革，图书馆在网络上的一种开放。“互联网+图书馆”是互联网发展下催生出来的的新形态、新业态。互联网对图书馆最重要的冲击是人们现在阅读图书不仅局限于纸质图书，而且更热衷于对网络上电子图书的阅读。

在图书采购项目启动会、图书采购项目会议、图书采购项目相关干系人需求会议、图书采购项目相关干系人需求分析会议、图书采购项目周会、图书采购项目月会等多种会议中综合出各方意见和建议以后，我们制定了纸质图书的购买报表计划。以及一些电子图书的图书采购报表计划。高校图书馆图书采购项目购买的图书计划要做到与时俱进、有所突破。图书采购项目购买图书的类型和种类，需要与时共进地增加一些可以从听觉、视觉上获取多元化知识信息的电子图书采购。

四、确定高校图书馆图书采购项目的图书采购

高校图书馆因为地处高校中，服务群体具有集中性和稳定性，所选购的图书大比例的情况是根据自己校园特点的。高校图书馆服务的集中性是指，高校对于教学安排上有每学期的教学计划、科目的教学大纲、每学期的教学进度，这样一来，被服务的全体广大师生在图书馆借阅图书时对书籍选择上就会相对集中地选择与课程相关的参考书籍，而且同一时间对同类教学参考书的使用时间也相对集中，正是由于这类集中性，因此在高校图书馆图书采购中要考虑到新书到馆周期与复本量。高校学生大多数紧跟高校教师的步伐学习知识，高校教师按学校校历安排教学计划与教学进度，高校图书馆服务于高校广大师生群体，因此对辅助教学用的参考书籍的种类与数量就相对稳定。高校图书馆是一个专业性很强、学术性也很强的服务部门。

往年对于计算机一级等级考试用书、计算机二级等级考试用书等计算机类考试用书、英语四级考试真题、英语四级考试词汇手册、英语四级考试辅导书、英语六级考试真题、英语四级考试词汇手册、英语四级考试辅导书等英语考试用书这些需求量很大的图书，我们都每年要更新购买。考虑到高校师生的持续学习需求、提高学习空间的需求，我们在图书采购项目计划中加入了英语八级、专升本、考研等类图书。

五、临时变更图书采购

图书馆有一个网上电子邮箱、官网回帖留言、图书馆里面一楼服务台有一个反馈意见箱、自习室墙面上有一个需求留言小版块、我们力求通过多种渠道收集广大师生的留言反馈。对于广大师生突击型的需求购买图书，我们开设了一个专门的服务通道。每年都会固定时间收集广大师生的需求，通过固定项目经费、固定时间购进图书相对于这种固定的模式，图书馆在原本固定模式下重新开辟了一条临时图书采购专区以供师生临时突然的购买需求。例如：本校创业学院想在他们学院开一间专门为毕业生提供就业材料、创业精神的创业图书室，包括知名企业成名之路的图书，如：京东公司、淘宝（中国）软件有限公司、阿里巴巴集团控股有限公司、小米科技有限公司、华为科技有限公司、腾讯计算机系统有限公司等知名企业。以及包括一些知名企业家创业的心路历程的个人自传，如：马云、马化腾、董明珠、雷军、刘东强等知名企业家。小图书室用来鼓励毕业生自助创业，开设在创业学院，属于图书馆的小分馆。对于这种突然性的加购图书，我们有一个自己的少量图书购入流程。办理完相关图书加购流程，圆满的完成了这次和创业学院的急需临时加购图书的项目，收到感谢好评。

六、完成高校图书馆图书采购项目

“监视”这个词应该要贯彻整个图书采购项目的始终。通过“监视”可以收集工作绩效数据来评价实施过程中的过程改进，连续的“监视”可以洞察图书采购项目是否处在正常状态，起到及时的纠偏改错的作用。分析图书采购项目的风险，跟踪图书采购项目的风险，对图书采购项目中的风险及时识别，报告状态，做出相应的图书采购项目风险的应对计划。通过工作绩效数据报告的分析，判断是否出现了需要及时纠正的错误或者需要及时预防的危险，必要时是否需要采取行动。

在图书采购项目开展中，我们也经常召开一些会议，会议有线上会议、线下会议、周会、月会。会议的形式多种多样，有面对面的座谈会议、虚拟的线上会议、正式的或非正式的。参加会议的人员有图书采购项目的项目团队人员、识别出来的相关干系人和受到项目影响的其他人。

高校图书馆图书采购项目中我们要明确图书采购项目计划中要买什么、什么时间买什么等一些信息，以便做好整个图书采购项目的采购安排。

高校图书馆图书采购项目的完成是以图书采购项目结束来标记的。完成每次高校图书馆图书采购项目任务都是结束图书采购项目的采购过程。它是图书采购项目收尾或者图书采购项目阶段收尾过程的一部分。每次高校图书馆图书采购项目采购过程结束后还需要把本次高校图书馆图书采购项目的合同和相关文件归档以备将来参考，因为这次完成的高校图书馆图书采购项目的图书采购项目的全过程到收尾过程已经经过高校领导，图书馆领导，项目带头人的核实和肯定，证明本次图书采购阶段的任务中出现的成果或过程，或本次图书采购项目所有的图书采购工作和图书采购项目可交付物是可以接受的。一份完整的图书采购项目档案应该纳入最终的高校图书馆图书采购项目档案中。

高校图书馆图书采购项目收尾涵盖了进行图书采购项目或图书采购项目中阶段行政收尾所需要的全部计划活动。届时更新高校图书馆图书采购项目管理里的组织过程资产很必要。高校图书馆图书采购项目完成后更新出的新的图书采购项目组织过程资产里面有新的历史消息。历史信息和经验教训等信息记录到高校图书馆图书采购项目文档质料里，可以给未来的图书采购项目或图书采购项目中小的阶段所使用，里面也包含一些工作中遇到的问题和风险信息，也很适用于未来的高校图书馆图书采购项目使用。高校图书馆图书采购项目结束时，负责本次图书采购项目的项目负责人需要审查图书采购项目中各个阶段的收尾信息，确保本次图书采购项目里的所有工作都已经完成了，确保高校图书馆图书采购项目项目目标已经实现。总结经验教训，正式结束本次的高校图书馆图书采购工作，为高校图书馆开展一起新的工作而释放组织资源。