生态环境监测档案规范化管理分析

巫山县生态环境局 李美琼

社会的发展，带动了各行各业的发展，与此同时也造成了非常严重的生态环境污染问题，显然这对相关产业长远可持续发展极为不利。在此基础上，则需积极开展生态环境监测工作，同时对生成的生态环境监测档案信息资源加强规范化管理，保证获取全面、真实、及时的生态环境监测档案信息资料，为后续生态环境保护方案的制定提供有效参考依据[1]。

但是，从目前来看，生态环境监测档案管理工作尚且存在一些较为明显的问题，比如：档案管理组织机制不够完善、档案分类管理缺乏规范性、档案利用率不足等。为了解决这些问题，提高生态环境监测档案管理工作的规范性及科学性，本文围绕“生态环境监测档案规范化管理”展开分析，研究价值意义显著。

一、加强生态环境监测档案规范化管理的意义概述

生态环境监测档案，指的是处于生态环境监测工作开展期间，所产生的相关采样记录、监测记录、政策文件等信息资料的集合体。对于生态环境监测档案来说，能够将生态环境监测工作重要信息内容有效反映出来，为单位环保决策、执法工作提供有效参考依据。值得注意的是，生态环境监测档案管理是一项系统化的工作，为了做好此项工作，需革新传统管理理念，落实规范化管理方式方法。加强生态环境监测档案规范化管理的具体意义如下：

（一）有助于生态环境决策方案科学性的提升

对于生态环境监测档案来说，对各时间段的环境监测原始数据、环境情况的成果资料进行了详细地收集、记录[2-3]。与此同时，对生态环境相关装备技术的不断更新迭代，也为生态环境监测工作效率及质量的提高提供了有效装备技术支持，这些发展起来的装备技术，同样具备形成档案存储管理的价值。而针对生态环境监测档案实施规范化管理，则能够保证有用的生态环境监测信息资源获得存储管理，这样，当地政府制定决策，或者相关部门、科研团队展开科学研究工作过程中，便可以利用原本规范化管理的相关生态环境监测档案信息资源，进一步助推生态环境监测决策方案科学性的提升，也有助于科研工作的进步及发展。

（二）有助于促进生态环境监测事业可持续发展

在构建生态环境监测档案的基础上，对相关监测的工作成果、学术成果进行准确完整的记录存储，能够使实时的生态环境监测活动以直接、真实的方式记录下来。并且，档案资源类型多样，包括图文档案、音频档案、视频档案等，利用数据压缩技术、安全密钥技术，可保证生态环境监测档案存储空间的缩小、存储安全性的提升。此外，在执行规范化管理过程中，可保证生态环境监测档案信息资源的完整性、真实性、可靠性，使各级政府部门及环境部门在开展生态环境保护管理等工作过程中，均能够利用这些生态环境监测档案信息资源，提高档案信息资源的利用率，制定科学合理的决策，提高生态环境保护效益，进一步促进生态环境监测事业的可持续发展。

二、生态环境监测档案管理工作现状问题分析

生态环境监测档案管理是一项系统化的工作，此项工作目前开展期间，仍存在一些有待解决的问题，具体如下：

（一）监测档案管理组织机制不够完善

在生态环境监测档案管理工作开展期间，要想体现档案管理工作的规范性及科学性，则需确保档案管理组织机制的完善。但是，从现状来看，部分单位的档案管理组织机制却不够完善，比如存在由环境监测工作人员负责档案收集、整理、管理等工作的情况，缺少专业的档案管理人员的配备。实质上，不同工作性质的生态环境保护工作，其侧重任务也有所不同，当环境监测工作人员将精力侧重于环境监测工作时，则对环境监测档案信息资料的收集、存储管理会不够重视，在此情况下易丢失、遗漏部分重要的生态环境监测档案信息资料，难以保证档案信息资料的完整性[4]。此外，在档案管理组织机制不够完善的情况下，难以对环境监测人员的监测行为起到监督作用，易使监测工作项目执行不够完全、程序不够完整，这样便难以收获完全、真实可靠的档案信息资料，从而使生态环境监测档案管理的质量水平难以得到有效提升。

（二）档案分类管理缺乏规范性

生态环境监测档案管理规范化目标要想得到有效实现，则需保证档案分类管理的科学规范性。但是，由于生态环境监测项目类型非常多，监测工作中，使用的仪器设备不同、实验试剂不同、标准样品不同、标准物质有效期限不同、应用范围不同，获取的结果也有所不同。从现状来看，生态环境监测档案分类管理规范性较为不足，如果错误应用仪器及样品实施生态环境监测作业，将会导致监测数据结果不准确，进而难以保证环境监测结果的真实性，在此情况下保存管理的档案信息资源价值也会大大降低。

（三）档案利用率不足

从目前生态环境监测站实际工作情况层面分析，监测站内部对现代化档案开发利用设备配备不足。同时，未能详细构建生态环境监测档案专题汇编、文件索引、案卷目录等。在此情况下，收集的生态环境监测档案信息资源便不够完善、不够系统，进而会影响这些档案信息资源的利用价值[5-6]。此外，部分档案管理人员对生态环境监测业务活动缺乏足够的了解，在此情况下各科室业务档案便难以实现统一立卷的目标，如果部分档案归档不及时，会影响档案信息资源的完整性，并使档案检索效率难以得到有效提高，进而出现生态环境监测档案信息资源利用率不足的问题。

（四）档案管理人员素质水平有待提高

在生态环境监测档案管理工作开展期间，档案管理人员发挥着至关重要的作用。随着生态环境监测工作的持续推进，对监测工作的时效性、真实性、准确性等均提出了越来越高的要求。在此情况下，对档案管理人员业务能力水平也提出了越来越高的要求。因此，必须重视档案管理人员素质水平的提高。然而，目前部分生态环境监测档案管理工作岗位存在由监测人员兼职的情况，监测人员在同时执行监测、档案管理双方面工作过程中，便难以完全集中精力，从而会出现“重监测、轻档案管理”的情况，显然这对生态环境监测、档案管理工作均会带来不利影响。与此同时，部分档案管理人员仍秉持传统档案管理思想理念，对现代档案规范化、信息化、智能化、电子化管理方法掌握不足，对计算机技术、档案管理信息系统应用技巧掌握不足，显然在此情况下便难以使生态环境监测档案实现规范化管理，进而会影响档案管理工作的效率及质量。

三、生态环境监测档案规范化管理具体措施分析

如前所述，生态环境监测档案管理工作现状问题较多，为了解决上述提到的相关问题，需实施有效的规范化管理措施。具体而言，主要措施如下：

（一）构建完善的档案组织机制

为了实现生态环境监测档案规范化管理的目标，构建完善的档案组织机制显得至关重要，构建思路方法包括：

生态环境监测岗位工作人员需对生态环境监测档案管理工作充分重视，积极发挥上级领导的引导作用，对档案管理工作作出正确、科学的指导，并加强与当地档案管理部门之间的沟通交流，由其对生态环境监测岗位工作人员在档案管理上作出有价值的指导。同时，加强档案基础设施建设，对档案管理的机构制度逐步完善，使档案管理目标更加明确、范围更加广阔。相关工作人员需以档案规范化管理为基础，将档案管理规范化、制度化当作档案管理组织机制构建的主要参考依据，在制定监测总体规划方案的同时，将监测档案管理纳入其中。对于检测工作人员来说，作为监测档案管理和应用工作的主要实施方，也需要围绕环境监测工作，将整体的监测档案管理和应用工作组织并建设好，明确各工作人员的岗位职责，包括专业文档保管人员、环境现场采样和监测人员、监测仪器维护和保管人员等等，做好各岗位工作人员的调度、合理分配，一致努力做好监测档案规范化管理工作，在各方协调配合的基础上，使监测档案规范化管理目标得到有效实现。

对于监测工作人员，需以具体工作情况为依据，将监测科技档案作为中心，结合环境监测工作中档案资源的相关特点，比如资源种类多、内容涉及范围广等，保证环境监测数据结果的准确性，并详细、完整记录获取的环境监测数据，为后续环境监测决策方案的制定提供客观、科学的参考依据。

（二）提升档案分类管理的规范性

生态环境监测档案规范化管理工作开展期间，档案分类管理是其中非常重要的一个环节，因此需提升监测档案分类管理的规范性[7]。一方面，针对生态环境监测过程中产生的数据，可根据监测项目，分为水、大气、土壤、噪声、光、辐射等几个大类，再按时间排序，形成总录，按录索引，形成树状管理系统。另一方面，针对生态环境监测过程中涉及的相关监测仪器进行分类管理，按照仪器生产源，可分成国内生产、进口三大类型。同时，以监测仪器占用空间为依据，分成大、中、小三种型号。针对监测仪器进行管理过程中，需以仪器安装光盘、保修卡及说明书单重的相关要求，对仪器序列号进行详细编订。还需按照仪器应用状态为依据，分成正常、待检修、正常检修、停用四类状态，根据不同状态，执行不同的管理措施。此外，档案管理工作人员需对缩微技术合理利用，使档案体积得到有效缩小，使档案存储占用空间减小。当然，在利用缩微技术过程中，也需确保档案元件的完整性。此外，将生态环境监测档案细化成技术类、管理类等，还需细化对外交流人员涉及的相关档案，比如交流课题名称、交流期限等，为相关人员调配绩效考核工作的顺利、有序开展奠定有效基础。并合理利用细化的技术类、管理类生态环境监测档案资源，为生态环境保护战略的制定提供有效参考依据。

（三）提升档案信息资源利用效率

为了提高生态环境监测档案信息资源利用效率，体现其档案价值，一方面，需构建完善的对社会开放的环境监测咨询服务机构，对外界相关用户提供相对应的使用服务。比如，针对生态环境监测档案，可分成四大类型，即：其一，外部借阅；其二，局部公开；其三，内部借阅；其四，复制供应，对计算机互联网等线上服务通道持续开放，对社会提供有针对性的咨询服务[8-9]。与此同时，需保证档案立卷的规范化，以档案全宗介绍、立卷说明为依据，详细编写，进一步确保档案分类、档案组织结构、档案大事记等精细化的实现，并按照生态环境监测档案管理工作现状情况，对档案专题汇编加以完善，不断改进文件索引、案卷目录、全引目录等。此外，需引进档案信息化管理设施设备，通过档案信息化管理系统的应用，在安全密钥技术、防火墙技术、大数据分析技术、数据挖掘技术的充分支持下，既实现档案信息资源的共享利用，又保证档案信息资源的安全性。

（四）提升档案管理人员综合素质水平

为了提升档案管理人员综合素质水平，一方面领导层需以身作则，引导档案管理人员提高认识，逐步认识到做好生态环境监测档案管理工作的重要性，加强自主学习，尤其需学习档案规范化、标准化管理技巧方法，掌握档案信息化采集、存储、管理技术方法等[10]。另一方面，档案管理部门及单位需针对档案管理人员展开定期培训教育，侧重提升档案管理人员档案采集、分析整理、存储管理、合理利用等方法技巧，在全面提升档案规范化管理水平的基础上，使生态环境监测档案的价值作用得到最大化的发挥，进一步为生态环境保护工作提供有效参考依据。

四、结语

综上所述，做好生态环境监测档案管理工作的意义显著，能够为生态环境保护和管理制定落实科学的决策提供有效依据，有助于生态环境监测事业可持续发展。但是由于生态环境监测档案管理工作尚存一些较为明显的问题，因此需构建完善的档案组织机制，提升档案分类管理的规范性，提升档案信息资源利用效率，并提升档案管理人员综合素质水平等。总之，相信这些做好方面，生态环境监测档案规范化管理质量水平将能够得到有效提升，进一步为生态环境监测档案建设事业的稳步、可持续发展奠定坚实的基础。