企业财务报销系统的优化对策研究——以LY企业开发应用网上报账系统为例

付 华

（桂林航天工业学院，广西 桂林 541004）

一、引言

财务报销是企业财务管理的基础之一，是企业内部经济管理的重要组成部分。在传统的企业财务管理过程中，报销方式一般是指现场财务报销。其流程主要是，经办人员根据自己的报销事项选择报销单据，并按要求填写费用报销单，并粘贴原始凭证；财会人员对原始凭证及费用报销单进行审查和稽核，复查相关单据是否存在填写错误或漏填之处，并检查发票的真实性与合理性[1]；财务人员初审合格之后经办人员找分管领导审批签字；最后，会计根据审批成功的报销单据填制支付凭证，出纳根据支付凭证进行付款。随着社会网络化、信息化的快速发展，企业财务报销也开始向线上发展。目前，LY企业虽然已开发网上报账系统，但是由于开发得不够完善，致使该网上报账系统存在不能实现移动审批、需手工输入发票号、无法对接公务卡、操作界面不友好等诸如问题，这些问题不仅造成该企业的网上报账系统功能不能正常发挥，还迫使广大企业员工选择回归传统的现场报销方式，严重偏离了该企业实施财务报销信息化的初衷。

二、LY企业财务报销存在的问题

（一）经费报销持续增长，会计人员配备不足

近三年来，LY企业的经营发展呈上升趋势，其中经费支出连年增长。2021年，LY企业经费支出总额为35137.03万元，同比增加3201.69万元，同比增长10.03%。2020年，LY企业经费支出总额为31935.34万元，较2019年经费支出数额增加3205.53万元，增幅11.16%。从近3年的经费支出额可以看出每年的经费支出额增长率都超过10%，相对应的经费报销量也同比增长。此外，营业收入、财政补助、社会捐赠、非经营性收入等也呈现快速增长态势，随之而来的是各项经费管理工作量的快速增加。会计人员近3年由于人员流动、岗位转换等原因减少了3人，造成会计人员配备相对不足，人均核算量大幅增长。在企业经费管理不断规范和精细化的背景下日常财务报销工作量繁重，加之报销经办人员对补贴标准等财务制度不熟悉，报销经办人员填单时财务人员往往要花许多时间与之沟通，这更令财务人员疲于完成核算工作，缺乏时间和精力进行服务创新和价值创造。

（二）企业管理层级多，经费报销分级审签、流程冗繁

LY企业设置有16个事业部、3个辅助部门，设有工会、企业总经办等25个企业事务管理机构，管理机构多、业务繁杂，业务包括采购、资产、合同、基建、人事、研发、生产、销售等，不同的业务归口不同管理部门，LY企业按业务分类建立了完善的分级管理体制。在现行报销模式下，报销经办人员需要填写纸质报销单据找分管领导分级审签单据，例如，研发项目费用报销，经办人首先需找项目负责人对项目所开支的纸质票据和报销材料进行审核签字，再找企业研发部的主管领导签字，如果报销金额超过企业制度授权给研发部领导的预算金额，还要找分管部门企业领导签字[8]。任何环节出现问题都会导致审签流程的反复，造成报销审批过程缓慢、效率低下，员工浪费大量时间找领导审签，还会因报销量大，造成审核把关不严，发生违规支出的风险。

（三）电子发票存在重复报销隐患，增加了财务核算的复杂性

电子发票在财务核算中存在的困境从根本上而言是识别问题，即准确识别电子发票所承载的数据和内容。LY企业目前的财务系统和开发的网上报账系统不能对接税务平台，也不能智能化识别电子发票，仍采取电子发票打印出来依靠人工识别，这不仅使电子发票失去了“电子化”的意义，而且电子发票在报销入账之后，仍然可以保存在经办人员电脑、手机或邮箱中，存在将已报销入账的电子发票再次提交报销入账的可能性。如果会计稽核或复核不严格，一方面，会造成财务核算数据错误的后果；另一方面，会导致国家税收损失。在LY企业财务报销实际工作中，会计人员通过登记电子发票备查簿解决发票重复报账的问题，但登记电子发票备查簿又增加了会计人员的工作任务，在登记电子发票备查簿的过程中容易出现数据登记错误[2]，电子发票备查簿维护使用不易。

（四）信息化共享程度低，预算管控不到位

大型企业财务管理都包含有预算管理工作内容，财务预算是各企业安排各种各样经济业务的前提和基础。同样预算管理也是LY企业财务管理工作的重要职责内容，LY企业预算管理存在的主要问题是预算执行环节中预算监管缺失，预算主管部门缺乏对预算执行项目的跟踪监督，预算执行部门推进预算过程中没有计划或规划[3]，导致预算执行进度缓慢，影响LY企业预算完成进度，常出现预算不能按期完成，年终出现预算结余较多的情况。

LY企业现在的财务报账系统由于与各预算执行部门信息共享程度低，各预算执行部门在进行经费报销时财务部不能按照预算支出计划对相关支出进行预算控制，当各部门报销内容和金额一旦超出预算，预算系统不能提示预警，因而预算做不到事前管控。另外，预算执行部门主管不能在财务报销系统中查询预算经费的使用情况，也查询不了预算项目执行进度。因此，LY企业现在的财务报账系统只能起到事后监督的效果，不能实现预算事前控制，预算管控不到位。

三、LY企业优化财务报销的对策建议

（一）优化完善网上报销平台，提高财务报销效率

目前LY企业网上预约报账系统主要包括三大功能模块职工借款、差旅报销、日常经费报销，在预约报账系统中“预约事务管理”子模块下可完成业务的录入、预约及报销预约单打印等业务处理[4]。系统设计理念为“核算有项目，无项目不核算”。因此，不管是个人借款与差旅报销，还是日常报销，填报系统的第一步是选择项目来源、项目部门、项目负责人及项目编号等项目信息，网上报账系统初步实现了业务与财务信息共享。同时，也通过项目核算把全面预算管理嵌入了报账系统，而且通过扫描预约单上的二维码，会计核算系统能够与网上报账系统实现数据互联，极大地减少了会计人员的信息输入工作量，提高了财务人员的报销效率，也为以后财务核算升级（自动生成凭证）奠定了基础。LY企业网上预约报账系统仍存在明显的不足，需要从以下几方面进行开发和完善。

1.增加影像扫描系统，实现审批网络化

LY企业现报账系统应增加影像扫描功能，实现将原始单据随时进行扫描并上传网上报账系统，同时实现报销单据电子化和审批网络化，以改变现有财务报销排队等候时间长、找领导报销审批难的报账难点[5]。LY企业财务管理中项目审批环节多、审批的期限长、审批效率低，只有审批网络化才能实现经办人、项目负责人、事业部、管理部门等多个环节的线上签审过程无缝对接，提高审批效率，明确审批职责。同时，系统还应增加审批进度跟踪查询、审批意见反馈等功能，如需补充材料，财务部门可通过电话、短信等形式及时告知，以便报销经办人员及时了解审批进度，在网络审批完毕打印报销单及提交粘贴好的原始单据进行报销。

2.深化银企互联，系统对接公务卡

LY企业严格执行事业单位管理制度，已在企业内严格实行公务卡报销制度，规定员工所有公务支出必须刷公务卡，但现在的网上报账系统不能与公务卡对接，应深化企银互联，银行企业互联平台应为网报系统提供公务卡接口，在网报系统中填写报销内容时可关联公务卡消费记录。若能在网报系统中报销内容关联公务卡消费记录，在支付页面中生成一笔公务卡还款支付，实现直接对公务卡进行还款操作。网报系统关联公务卡消费记录后，报账时既可简略对公务卡刷卡记录和原始凭证的审核，又加强了员工报账信息的可靠性和真实性。在报账系统中完成报销单据的稽核，避免财务人员在接收报销单后发现报销单内容填报错误或填报不完整导致报销单退回情况的出现[6]。

3.加强数据共享，强化预算管控

事业单位会计制度强调预算管理、成本管控和绩效评价，财务管理系统如果只满足于提供绩效预算报表和财务报告是远远不够的，会计信息系统应以责任会计为基础、以预算会计为管控实现各预算部门数据共享，以促进企业战略目标的实现。LY企业网上报账系统通过项目来源、项目部门、项目负责人及项目编号等项目信息初步实现了业务与财务信息共享，但共享程度低，应在已有的网上预约报账系统的基础上，整合报账系统已有的业务信息及财务信息，加强业务部门及财务部门信息互联互通，将业务系统延伸至财务端口；增设分析查询和数据导出功能，为报销经办人、项目主管或部门主管提供项目经费报账明细、项目余额、项目经费使用时间点和支出内容、业务信息分类统计等分析查询功能，便于项目主管或部门主管跟踪项目进程，推进项目执行。

此外，LY企业网上预约报账系统应实现按照预算对项目支出进行预算控制，当报销人员在网上预约报账系统中填写完毕报销单保存时，报账系统应将所填单据内容、金额、所属部门与系统中预制的预算表中的预算数进行比较，如果报账填报数据大于预算数据，报账系统自动预警报告[7]，报销单无法保存，做到事前控制，控制由事后控制改为事前控制，强化预算管控。

（二）构建财务联系人制度，加大报销宣传培训力度

LY企业财务部联合各事业部、各行政管理部门建立了财务联系人制度，财务部将会计人员进行分组对口负责一定部门的财务报销业务。同时，在各事业或各行政管理部门设定财务联系人，明确职责分工，以提高财务部门服务质量与效率。财务部应该针对不同业务部门的业务特点、管控的不同要求分门别类地制作财务制度手册、报销流程图、报销单填制动画等宣传培训资料。首先，对各部门的财务联系人进行培训，让其熟知与本部门相关报销业务的报销流程、报销单填写注意之处等事项；其次，通过各部门工作QQ群或微信群以财务制度手册、报销流程图、报销单填制动画等为媒介对各部门职工进行报销培训，因为职工对报销政策及业务流程的掌握程度极大影响其报销办理效率。只有各部门的财务联系人熟悉相关财务制度，才能更清晰明白地解答本部门职工报销的疑惑之处，才能减少财务报销时财务人员花在沟通上的时间，提高报销效率。

（三）加强财务人员队伍建设，提升业务处理水平

随着LY企业全面推进事业单位会计制度、管理会计和预算管理等工作，推动LY企业财务管理工作的改革与发展，对LY企业财务人员素质与能力提出了新的高标准要求。在当今数字化智能时代，一名优秀企业财务人员不仅应该具备会计核算技能，更应该具备管理和数据分析的能力，向管理型财务人员转变。要向管理型财务人员转变，财务人员必须实现向业务服务的转变，必须了解企业日常活动、企业管理体系，就需熟悉各项财税新政策和制度，不断提高综合素质。因此，LY企业一方面应以事业会计制度需求为导向，建立财务人才选拔制度，突出职业道德、专业知识、综合管理的能力要求，扩充财务人员队伍；另一方面加强财务人员素质与能力培养，通过专项培训、继续教育、案例讨论、内部业务分析交流等多种方式，对各种规章制度和政策进行学习和研讨，打造一支素质过硬的管理型财务人才队伍，全面提升本企业财务工作的效能。

四、总结

LY企业网上报账系统通过上述改进措施后虽然还存在一些不足，但不可否认的是，升级改版后的报账系统确实便利了广大职工，特别是随着电子影像系统的增加以及移动审批的实现，真正实现了“让数据多跑路，让职工少跑腿”的报销效果，极大地优化了报销流程，提高了财务报销效率。同时，也切实增强了LY企业的预算管控，推动了该企业的财务管理水平更上一层楼。