高校教务管理系统信息化建设的问题及解决方法

罗晋煌

(福州黎明职业技术学院 教务处，福建 福州 350109)

在互联网信息技术迅猛发展的今天，人们的工作和生活的方式都发生了极大的改变。随着社会各行各业对互联网信息技术依赖的加强，高校教务管理系统信息化建设显得越来越重要。高校教务管理主要包括学生学籍、成绩等教务文档管理，教学课程管理，教学进度管理和考务管理等事宜，以保障各学院、各门课程科学实施预定的教学计划，确保合理分配教材和教师资源，按时完成教学计划，使教学进展高效且完整[1]。信息时代，高校教务管理系统信息化建设能够运用网络信息技术对教务管理信息进行科学、高效的收集和处理，有效整合教务管理资源，使教务管理工作更加便捷、高效，既方便了教务管理人员，也进一步满足了教师和学生在教与学方面的需求。总而言之，教务管理系统信息化建设能够保障高校网络的信息安全，提高高校教务管理质量，促使高校教务管理更加规范。如何借助信息技术手段进行无纸化办公，在网络上构建融答辩系统、选课系统为一体的教学管理平台，提升教务管理效率，成为教务管理信息化建设急需解决的问题。

1 高校教务管理系统信息化建设的原则

高校教务管理系统的正常运转关乎全校教学计划的顺利实施和各项教育教学工作的顺利开展。教务管理系统信息化建设工作严谨性强、标准严、要求高,因此，高校建设教务管理信息化系统要坚持安全稳定、兼容性强、支持高并发数的原则。

1.1 安全稳定的原则

高校教务管理系统信息化建设要做到安全稳定。首先，系统运行稳定性要强，不仅要规避突发故障，还要规避稳定性差可能带来的数据丢失、系统崩溃等问题。其次，系统要从密码管理、备份恢复等方面保证内部数据安全，避免学生和高校的信息被窃取或丢失，给学生人身及财产安全带来不良影响。最后，系统要具备风险预警功能，在系统濒临崩溃时,要能够及时修复系统并找回数据，避免数据丢失，同时避免由于数据故障导致其他工作无法正常开展[2]。

1.2 兼容性强的原则

高校教务管理系统信息化建设要同时满足学生、教务管理人员与学校领导的应用需求，支持集成业务系统、用户单点登录与数据接口开发，同时保证数据标准的一致，使门户、数据和应用程序相互连接。因此，高校教务管理系统应该支持多层协议以扩展新业务，确保不同平台、中间件和数据库的转换，兼容应用程序软件[3]。换言之，高校教务管理系统要兼顾不同受众的应用需求，保障业务系统和用户登录兼容。

1.3 支持高并发数的原则

高校教务管理系统的用户包括教师、学生、教务管理人员和学校各级领导，系统数据库与应用程序要支持多重负载，支持众多用户同时登录操作[4]。因此，高校教务管理系统信息化建设要从设计思路、开发原理、开发工具、网络拓扑结构、系统结构、硬件设备、软件系统等方面着手进行全面考虑。高校教务管理系统必须支持高并发数，确保大量用户同时登录系统时能够正常操作，避免因同时在线用户数量激增而造成系统崩溃等情况的发生。

2 高校教务管理系统信息化建设存在的问题

近年来，不少高校虽然已经建立了教务信息管理系统，但依然难以满足信息时代高校日常教务管理的需要，存在软硬件设施陈旧且升级困难，系统共享和数据挖掘的深度不够,系统交互处理数据的能力有待提升，教务管理人员队伍建设有待加强等问题。

2.1 软硬件设施陈旧且升级困难

目前，部分高校的教务信息管理系统软硬件设施建设陈旧且升级困难。一是部分高校的教务信息管理系统使用时间长且过于陈旧，考虑到系统升级费用太高，这些高校并没有及时对教务信息管理系统进行升级。陈旧的教务管理信息系统大多仅支持存储和查询数据，鲜少支持统计和分析数据，难以从实质上推进高校教务管理部门和其他部门的协作。二是部分高校引进的软件平台和系统框架大多只能为完善校务管理流程提供保障，难以精准地满足高校个性化发展需求。高校相关部门的管理人员只能结合自身对信息系统的使用情况优化管理流程,而这一过程并非短短一两年就可以完成，客观上加重了软硬件设施陈旧和升级困难的问题[5]。究其原因，是一些软件平台供应商不了解高校教务管理的具体工作需求，不能针对实际问题给出解决方案,难以满足高校教务管理的实际需求。

2.2 系统共享和数据挖掘的深度不够

当前，部分高校的教务信息管理系统在共享和数据挖掘方面存在深度不够的问题。一是部分高校信息资源比较分散，尚未实现数据共享。例如，高校下设的不同部门在进行信息收集时往往采取填写表格的方式，这些表格虽然格式不同,但是内容类似，重复填报，浪费了人力和物力。更有甚者，一些表格要填的信息相同却无法进行复制粘贴操作，增加了教务管理工作量[6]。二是部分高校的教务信息管理系统在管理基础数据方面仍然存在相互独立的问题。例如，大学生在校园餐厅的就餐记录、出入校门的记录、学生上课的出勤记录、考试成绩数据、出入图书馆的记录等信息由高校不同的部门掌握，难免形成互相独立的数据孤岛，阻碍了全校信息资源的互联互通，阻碍了数据共享。

2.3 系统交互处理数据的能力有待提升

当前，部分高校教务信息管理系统在处理数据方面的交互能力有待提升。例如，大学生在提交学籍变动的相关信息后，高校相关部门需及时在教务信息管理系统中变更学生信息，并上传到各班级的学生信息库。如果相关部门没有及时更改学生信息，教师则查不到学生信息，无法进行课程考核和成绩上传。由此可见，部分高校教务信息管理系统尚未真正实现相关门户的信息联动。造成这一问题的原因主要在于:一是高校的内部组织结构大多比较复杂，部门之间多以召开会议的方式传达信息，后续还需处理会议文件和信息，导致信息难以在第一时间传达；二是教务信息管理系统的建设往往根据部门职责来划分，每个部门只负责内部工作，“各扫门前雪”，看重本部门工作进度，不重视高校信息管理系统的整体工作效率[7]。这些问题造成部分高校教务信息管理系统对信息资源无论是纵向还是横向的协调都存在一定的困难。

2.4 教务管理人员队伍建设有待加强

目前，部分高校的教务管理人员队伍建设需要进一步加强。一是部分教务管理人员的信息知识有所欠缺，对计算机的操作不够熟练，缺乏专业的能力素养;信息化管理意识薄弱，习惯于传统的纸质资源管理模式，阻碍了教务管理系统的信息化建设。二是部分高校将培训重点放在新入职教师的身上，对教务管理人员的培训比较欠缺，大多是针对教务管理部门领导进行的培训，较少针对一线教务管理人员开展培训，这就造成教务管理人员在上岗后必须一步步熟悉最基本的业务，难以抽出更多的时间和精力为教务管理系统的信息化建设提出中肯的意见。三是部分高校针对教务管理工作人员的奖励和晋升机制不完善，且教务管理工作人员薪资较低，加上工作业务烦琐机械，花费了工作人员大量的时间和精力，消磨了他们的进取心和创新斗志[8]。从以上三个方面可以看出，教务管理人员队伍建设有待加强。

3 高校教务管理系统信息化建设的方法

高校教务管理系统信息化建设并非简单地应用计算机软件与系统，而是将信息技术融入教务管理全过程，推动信息的高质量共享，使所有用户都可以读取目标信息。因此，面对教务管理系统信息化建设存在的问题，高校要进一步完善教务管理系统功能，强化高校各部门之间的信息共享，完善系统信息化建设方案，加强教务管理人员队伍建设，提升教务管理水平。

3.1 完善教务管理系统功能，不断优化管理流程

为了优化教务信息管理系统的管理流程，高校要进一步完善教务管理系统功能。高校要结合教务信息管理的实际情况有针对性地增加或删减教务信息管理系统的功能，提升教务管理系统功能的实用性[9]。例如，高校可以在教务信息管理系统中增加课程管理功能，并开发相应模块，使之应用于自动排课、成绩分析、审核学生积欠学分、核算教师工作量和自动排考等。其中，对于成绩分析功能，教务信息管理系统要在每学期开学初，分析上学期学生的重修达标率、补考通过率、不及格率，并显示所有课程成绩和学生的上课出勤率，分析学生成绩不及格的原因；对于核算教师工作量功能，教务信息管理系统要输出计算每一位教师负责课程的系数，包括理论类课程与实践类课程的折合学时数，以及整个学期的总学时数；对于自动排考功能，教务信息管理系统要结合学生上课和教师上课的时间数据，自动安排考试时间并匹配监考教师。高校也可以在教务信息管理系统中增加学生请假管理功能，并开发相应系统，同时将其与教师办公系统、学生终端平台和出入校园的门禁系统相关联。一方面，学生可以登录智能手机等终端平台,通过请假系统提出请假申请，由辅导员审批后，信息被自动推送到教师办公系统与校园门禁系统，这样教师在上课前就能知晓具体且详细的学生请假信息，门禁系统在学生出入校门时也会正常放行。另一方面，高校教务管理人员、辅导员和教师能够随时查看学生的请假次数及原因、离校学生的行程等信息，便于后期校内学生和校外学生人数的统计。

3.2 强化高校各部门信息共享，搭建信息共享平台

高校推动教务管理系统信息化建设要进一步强化各部门之间的信息共享，搭建信息共享平台。第一，高校各部门要基于教务信息管理系统建立信息联动共享机制。倘若暂时没有确定合适的标准，各部门要定期互相协调沟通，尽量采用可以互相兼容的方式。一方面，各部门要着力搭建信息共享平台，加快信息数据统一标准的制定，尽快实现高质量的数据共享，使各部门工作实现深入对接。另一方面，要想满足高校不同学科和院系在学位论文要求、培养方案和课程设置等方面对教务信息管理的不同需求，高校各部门必须结合工作实际协商制定适合本校的教务管理系统信息化建设的规定和细则，以保证信息共享平台能够切实发挥共享信息的功能。第二，高校可以信息收集系统的开发为试点，促进部门之间的信息共享。高校要在教务信息管理系统中开发学生信息收集模块，并增加信息自动收集等功能，使教务管理人员可以在后台管理员终端设置要收集的目标信息点，划定填报范围。当校内用户填写信息时，系统能够实现自动识别和填写用户基本信息，实现信息的实时更新。另外，系统可以以Excel、Word形式下载和打印数据，以满足用户数据填报与归档的需要，实现校内部门之间的数据共享，避免数据孤岛的出现。高校各部门可以根据对信息收集的实际需要进行下载与打印，在对数据进行实时更新的同时，保证信息的即时性与准确性[10]。高校在强化信息共享的同时,还要加强对教务管理信息系统的信息安全管理，增加防火墙等配置，做好信息的备份、储存等工作。

3.3 完善系统信息化建设方案，提升信息处理能力

为了提升教务信息管理系统的信息处理能力，高校要不断完善教务管理系统的信息化建设方案。第一，高校要着眼宏观，设计好教务信息管理系统的大框架，抓好用户服务、业务管理、集成服务与核心数据四个层面的落实。针对用户服务，高校在设计教务信息管理系统时要明确用户除了有教务管理人员，还有教师、学生与学校各级领导。高校既要设计面向学校工作人员的个性化UI界面，方便他们实时更新信息[11]，也要设计面向师生的统一门户平台界面，方便师生获取所需数据。针对业务管理，高校在设计教务信息管理系统时要做好三方面的工作。其一,该系统要具备业务管理的重点功能,包括设计培养计划、确定教学任务、设计智能排课,以及可以进行选课管理、课程维护及审核毕业的功能。其二,该系统要涵盖教师管理、教材管理、学籍管理、毕业论文管理、教室管理和费用管理模块。其三,该系统还应具备日志管理、身份认证等附加功能。针对集成服务，高校在设计教务信息管理系统时要实现业务集成、信息推送和流程驱动等服务功能。针对核心数据，高校教务管理系统信息化建设要明确数据管理的关键在于师生基本信息、学生成绩、课程信息、学生选课和专业信息等。第二，高校教务信息管理系统要开辟信息交流平台，完善信息化建设方案。高校教务管理人员可以通过该平台及时知晓本校师生和各部门领导对教务管理系统信息化建设的意见和建议，并进行整体分析，找到教务信息管理系统存在的弱项和短板，通过及时升级软硬件系统提示数据处理能力，促进教务管理系统信息化建设的有序开展[12]。例如，针对报表等数据管理、信息查询、个人信息管理和档案管理等业务存在的短板，高校教务信息管理系统要进一步落实以上业务的规范化建设，定期强化数据更新，提升信息管理系统的收集、整合、储存与分类等信息处理能力。

3.4 加强教务管理人员队伍建设，提高教务管理水平

高校教务管理系统的信息化建设对教务管理人员提出了更高的要求。作为教务管理信息化建设的主力军，高校教务管理人员职业素养的高低关系到教务信息管理系统的工作效率。建设综合素质强、业务水平高的教务管理人员队伍是高校推进教务管理系统信息化建设最为迫切的需求。因此，高校要重视教务管理人员的选拔工作，要求教务管理人员具备良好的思想政治素养、较好的心理素质和较高的文化水平，这样才能确保教务管理人员在日常管理中能够保持良好的工作作风与思想作风。高校还必须定期对教务管理人员进行专业培训，包括服务意识、岗位工作和信息技术操作技能等。具体而言，高校要定期组织教务管理人员学习最新的数据信息处理技术，并组织他们在电脑上进行实践操作。一方面，高校要鼓励教务管理人员积极参与教务信息管理经验分享研讨会，充分交流工作体会，深入沟通工作经验，提高处理繁琐事务的应变能力。另一方面，高校要积极与兄弟院校加强教务管理交流与合作，在条件允许的情况下，共同组织大规模的教务管理经验座谈会。这样既能开阔教务管理人员的视野，创新教务管理人员的管理思维，提升他们的素质和水平，也能让教务管理人员进一步认识到本校教务管理中存在的问题，为促进教务管理创新改革和准确判断教务管理未来的发展趋势提供依据，不断提升教务管理系统信息化建设水平。同时，高校要结合本校教务管理人员工作的实际情况,有针对性地制定科学、合理的考评机制，进一步调动教务管理人员参与教务管理系统信息化建设的积极性和热情[13]，激发他们的创新潜能，不断提升教务管理效能，实现高校在教育、教学和管理方面的效能最大化。作为培养中国特色社会主义建设者和接班人的重要基地，新时代高校全面落实立德树人的根本任务，必须紧跟信息时代互联网信息技术迅猛发展的步伐，更加重视教务管理系统信息化建设，围绕教务管理业务的整体框架与管理流程，不断升级和更新信息化管理方法，及时调整和完善一体化、规范化、多层次、操作简便的教务信息管理系统;更加高效地整合高校教育资源，努力为高校教务管理提供更加科学、更加规范的服务;不断提升高校教务管理水平，促进高校教育教学工作有序开展，推动高校教育改革事业再上新的台阶。