信息确位:学校运转的润滑剂
2022-12-27娄延果
■娄延果
高质量的学校育人过程,需要内部各要素间的相互协调、默契配合。而信息传递中时常发生的缺位、越位、错位、孤岛等现象,引发误解,阻碍工作落实,影响部门间的合作共事。多年的学校治理实践告诉我们,信息传递确切、到位,是保证学校良性运转的润滑剂。
学校治理中的信息是如何传递的?
本文所讨论的是学校的内部信息,是指学校各部门、各场所的人与物在相互作用和运转过程中,产生、储存、传递的有关数据、样态、描述、指令、反馈等所有内容。
信息是通过流动和传递发挥作用的。那么,学校内部信息是怎么流动的?传递的途径都有哪些呢?
口头传递。人与人之间面对面,或电话语音,或几人小组交流,直接相互对话的信息传导过程,有一对多、一对一或多对多等形式。课堂上教师的讲授就是知识信息的口头传递。
会议传递。学校往往通过会议,把对某项工作的安排、要求、标准等信息传达给参会人员。
提交汇总。一般是被管理对象按要求向管理者提交特定材料,使信息单向流动而汇总。
电子传递。借助邮件、微信、短信或特定的共享平台等,通过对发、群发等形式,发布通知、文件、图片等信息的方式。
文件通知。通过纸质材料将通知、要求、意见、决定等信息传递给接受者。
内网公示。在学校校园网发布通知、表彰、公告、要求、文件、结果等信息。
公告公示。用黑白板、海报、字报等形式,在学校显著位置或特定场所发布通知、告示、公告等信息的形式。
观察收集。通过现场观察、统计,或通过调看视频录像等方式收集汇总信息。
信息确位是学校运转的润滑剂
信息确位,是指学校运转的信息该流通、传递到哪一个个体,哪一类群体的,要确保到位,决不缺位。不该流通传导到的个人、组织、群体,坚决控制,不扩大或转移知晓范围,决不越位。且信息在传递中内容要客观、准确,决不错位。
信息确位对学校运转的助推、促进是潜在的,其价值可以从信息的缺位、错位、越位发生后,对学校运转的干扰、阻碍,甚至破坏中反向看出,主要表现在以下五个方面。
第一,应该让所有教师知晓的信息,没有公开透明到位,形成人与人之间、部门之间的矛盾,造成心理、情绪上的相互对立,影响工作。如学校绩效工资的计算、发放,学校评优评先等敏感问题,过程如果不够公开透明,极容易产生负面意见。
第二,工作标准和要求传递不到位。工作布置环节“偷工减料”,或是表达不确切、不透彻,工作的重要性、时间要求、质量标准等信息没有完整、准确地传递到位。执行人在一知半解中投入了工作,造成标准不一,质量达不到要求。
第三,信息孤岛制约学校轻负担的快速运转。各部门都掌控学校部分工作的数据、状态信息,但往往都只归自己保存、使用,没有与大家共享的意识,更缺少共享的途径。如教育处掌握学生的纪律、卫生等数据,教学处掌握成绩变化、作业完成等数据,若不共享,就是信息孤岛,这显然增加了学校运转的负担。
第四,学校的部分信息有其应知晓的范围,超越这一范围,就形成了信息越位。如职称评审中评委对参评教师的讨论评价意见,只能在评委会上议论,只能评委知晓。一旦越位,就可能造成教师与评委之间的矛盾,不仅使学校运转不畅,更会形成会上无人直言,会后乱言的不良学校文化。
第五,信息错位是信息内容的错乱。信息从发出的源头就不准确,或在传递中被误改、误传而导致负面影响。如为防有人迟到,通知的开会时间比计划的时间早十分钟,这会诱导大家下次会议进一步晚到,形成开会时间的“内卷”,学校运转成本大大提高。
学校内部信息传递的缺位、越位、错位等现象,是一种隐蔽的学校运转干扰因素,是潜在的学校矛盾滋生点,在无声无息中制约了学校发展。所以,信息的确位,在学校治理中帮辅、助推各主体的相互配合,协调一致,就是学校运转的润滑剂。
如何确保学校治理的信息确位?
首先,学校干部、师生要认识到,学校运转的每一信息从发出到最终确位,都是学校的治理过程,都要正确发布信息,完整传递信息,准确接受和使用信息。
其次,学校可通过年度工作主题“信息确位年”,来全面梳理学校的信息传导形式、渠道,建立信息确位的制度,增强全体师生的信息意识。
第三,选择正确的信息传递方式。对于必需人人准确知晓的信息,采用一对一方式,逐人通知到位。若采用一对多形式,如群发短信、微信等,就必须要求“收到回复”。
第四,强化会议管理。加强听会状态管理,统一管理手机,制止看作业、备课等非会议行为。建立补会制度,无论因公、因私没有参加会议的人员,要择时补会,确保每一相关者知晓、理解会议内容及要求。
第五,建立信息共享的数字化平台。充分利用现代媒体,让信息畅通、快速、到位。如建立学校办公平台,不同部门的微信群等,利用其中的“阅知”“回复”等功能,双向确定信息到位。但应注意,过多的平台反而易造成漏看漏知。
第六,制订《学校程序性工作操作标准》,把学校文件的传递,信息的采集,工作痕迹的留存、使用等需多人、多部门合作完成的工作程序,以学校文件形式予以固定,确保不随意简化、变更工作程序,消除信息缺位隐患。
第七,建立学校保密工作制度,明确特定信息的知晓、流通渠道、范围。确保评审会、班子会、推选过程、档案信息,以及妇委会和校医掌握的教师个人隐私,不越位传递而泄露。
第八,学校重要的决定,教代会的表决结果等,采用正式文件通知、签收等方式传递和存档,保证信息到位、确位。
对学校信息的管理,一直是学校治理的漏洞。关注学校信息的确位,让信息的流动和传递润滑学校的工作环节、部门关系,就是为学校的运转注入了高效润滑剂。