信息时代企业档案管理工作创新

黄宇玲

（福建省工业设备安装有限公司，福州 350000）

党的十九届五中全会提出，坚持创新在我国现代化建设全局中的核心地位，把科技自立自强作为国家发展的战略支撑。习近平总书记曾指出，“创新是引领发展的第一动力”，“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结、规律得以认识、历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案”。因此，做好档案工作是服务企业发展的时代要求，更是一项重要的政治任务。信息化时代下，档案管理工作有不小的压力，各单位在关注档案管理的同时，必须合理应用网络信息技术，将档案资料的价值呈现出来。在档案管理期间，为提高档案信息利用率，企业需要积极推进网络信息化建设，使档案得到合理应用，为企业各类活动提供可靠数据，确保各类活动顺利运行，并为企业带来经济效益。

一、档案管理创新的必要性

（一）满足网络时代发展需求

在时代发展的过程中出现了很多新兴技术，网络信息技术便是其中之一，其融入了人们生活、工作的各个方面。在此背景下，企业发现了网络信息技术对档案管理工作的作用，将其作为提高档案管理水平的手段，合理应用档案信息为自身服务。在社会经济的高速发展下，传统档案管理模式已无法满足企业的需求，借助网络信息技术提高档案管理效率，是企业当下必须着手进行的工作。创新档案管理模式，可以实现档案资源自动化、数字化，为开展各类工作提供基础。

开展档案管理工作要满足网络时代的整体发展要求，从档案信息化管理及技术分析的角度，对档案信息管理过程及档案数据管理等进行优化，提高档案信息的综合管理水平。档案信息化管理是在档案信息统计与档案分析的基础上，对档案数据进行分类，在档案数据信息共享与数据处理的前提下，通过计算机技术，对档案信息化管理过程进行完善，通过档案分级与信息分类，对档案管理过程进行优化，满足档案信息化管理的综合要求。结合信息技术的应用特点，在对档案管理过程与数据分析等进行优化时，可在档案分析的基础上，对档案数据的处理过程、信息分析等进行优化，通过档案的数据分析与处理，满足档案信息的综合管理与分析需求，结合档案管理过程，录入准确的档案信息，并对档案管理模式进行优化，提高档案数据分析的有效性。

（二）满足档案管理工作需求

档案资料记录企业发展期间积累的各类信息，档案管理会对相关资料进行采集、整理、分类、分析等工作，为使用者提供良好的信息服务。随着企业在发展中出现的资料逐渐增多，如果仍然采用以人力为主的管理模式，难以处理海量的信息，还会对企业经营与决策造成不利影响。管理人员需要在档案信息数量逐渐增加的情况下，快速找到解决问题的方法。传统纸质保存档案信息的方式存在较大的缺陷，难以提高档案资料查询工作的质量，纸质文档在信息存储与管理方面存在较大的弊端，无法快速调用资源，还会在档案管理方面花费不少的维护成本。在档案管理期间，应该引入网络信息化建设，完成向资料电子化、数字化的转变，由此可以共享档案信息，为内部人员提供可靠的数据。企业在档案管理方面，使用计算机完成档案的采集、整理、分类等，可以提高档案资料的使用效率，减轻档案管理人员的工作负担。档案资料的使用者，利用高效的检索技术调用档案信息，可以快速开展档案业务，提高档案资料的利用率，还可以为企业自身带来经济效益。

二、档案管理工作现状

（一）档案信息规范化、标准化不足

档案信息化建设可以为企业进行档案管理提供便利服务，提高档案信息的使用率，档案信息规范化、标准化是档案信息建设的重要内容，可以规范并高效利用档案信息，为企业各部门人员服务。企业在档案资料处理方面，应该按照档案使用需求完成档案信息编码、分类、备案与归档等工作。然而，部分企业档案管理部门在工作中没有给出档案管理的标准，缺乏检索工具，无法合理应用档案资料，降低了档案资料的使用价值。因此，档案管理必须重视管理手段，如果管控方式不当，会损坏档案资料，导致无法良好地体现档案资料的开发价值。

传统的档案资料管理方式较为简单，只对档案进行简单的保存。另外，传统档案管理工作记录信息的媒介以纸张为主，其在存放时容易受到外部因素影响，出现氧化问题。因此，传统档案管理会耗费大量人力、物力，还难以保证档案资料的使用效率。

（二）档案资料利用率较低

部分企业领导与档案管理人员对档案管理工作缺乏正确的认识，没有合理地应用现代技术优化管理模式，无法提高档案资料的使用效率。档案管理环节对资金、人员、设备投入较少，无法按照档案使用需求推进工作。在企业经营各类活动时，信息数量持续增加，档案管理人员承受不小的压力，在档案资料采集、整理、编辑与归档等方面也会消耗大量的人力与物力，花费许多时间。随着数据信息量的增加，档案资料查阅使用的时间也同步提升，会在一定程度上拖慢企业活动节奏。档案信息化建设极为关键，但很多企业并没有提高档案信息化建设水平，仍以纸质档案为主，电子信息档案使用较少，无法发挥电子档案的优势，打乱企业各类活动运行节奏。

（三）档案管理人员专业能力不强

很多企业在发展中关注业务活动，以营利为核心，缺乏对档案管理工作的正确认识。在此观念下，企业档案管理的大部分工作仍停留在档案资源保管层面，部分企业对网络信息等先进技术使用程度不足，档案信息化建设所用的管理手段也不尽如人意，无法提高管理质量。在管理制度存在缺陷的前提下，难以及时保存档案资料，会造成档案损坏与丢失等问题，使企业承受一定的损失。档案管理人员的专业能力不足，在档案管理方面不能合理应用信息技术等手段快速调取档案资料，也没有为档案建立功能层次分明的管理系统，难以显著提高档案管理效率。

三、档案管理创新策略

（一）转变档案管理观念

在信息化时代，企业开展档案管理工作必须转变管理观念，积极推进信息化、数字化发展。档案管理人员应该重视档案信息化管理，在科学发展观下处理各项工作；应该正确看待档案资料整理、分离与分析等工作，按照信息化时代对档案工作的需求，提高信息化技术与档案管理工作的融合度；要不断学习新知识，掌握现代档案资料管理方法，提高对档案资料开发利用的认知水平，在创新意识的引导下，关注企业发展，合理应用档案资源。

在档案管理环节，工作人员的服务意识极为关键。档案管理人员必须端正工作态度，结合以往的工作经验，找到提高档案资料使用效率的方法。档案资料有保存价值与参考价值，其记录企业在发展中的各类信息，为企业的可持续发展提供重要数据。工作人员应该具有良好的工作态度和服务意识，充分发挥档案资料的利用价值。档案管理人员与企业领导应该发现档案管理工作对企业发展的作用，加大对该项工作的投入力度，给予档案管理在人力、财力上的支持。企业应该引导档案管理朝电子化、信息化的方向发展，利用网络信息技术、大数据等技术，提高数据处理效率，最大限度展现档案资料的使用价值。从人力、物力、财力的角度，完善档案信息安全、档案保密、档案管理等，在经费的支持下，从人才、信息数据等角度，对档案信息的安全及数据保密等进行完善，提高档案数据的信息化管控水平。受工作对象、技术条件、环境因素、人员习惯、管理观念等因素的影响，在档案信息管理中，应结合信息技术的应用，完善档案信息化管理过程，进一步规范信息化归档流程，满足档案信息管理创新发展的需求。

（二）优化档案管理模式

网络技术、计算机技术、通信技术应用于企业档案管理，按照内部对档案资料的使用需求，建立信息化管理模式，提高档案资料的利用效率。企业各部门需要配合档案管理人员的工作，及时收集企业各项活动的经营数据，提高数据的全面性、真实性。在档案管理阶段，应该建立网络平台，为档案管理工作分化不同的功能模块，高效推进档案管理工作，提高档案信息利用率。

在信息时代下，企业应该找出以往档案管理模式存在的缺陷，及时转变工作观念，进一步优化档案管理模式，从而为内部人员推送优质的服务。部分企业过往所用的档案管理模式，没有在明确的目标下建立管理体系，无法集中处理工作任务，也不能满足各部门对资料的需求。企业应该学习先进单位的成功经验，实施集中管理；应该对内部资源进行类别划分，围绕资源管理需求建立科学、简约的管理流程；应该打造科学化、规范化的管理体系，确保各类活动高效推进。

在档案管理环节应引入科学技术，立足企业的实际情况和对档案管理工作的需求，在循序渐进的原则下推进档案信息化建设。建立资料库，研究综合性档案管理资料库和分级化档案管理资料库的协调方式，建立统一的管理平台，实现资源共享。在档案信息化建设时，可以建立反馈机制，反映企业在不同时段于档案管理方面的问题。企业可以按照档案管理需求，完善档案管理资源的优化方法，提高资源利用率。在档案信息管理的过程中，针对档案信息平台的总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、数据备份、查询管理、安全管控等过程进行完善，提高档案信息安全管理水平。与此同时，为提高档案信息的利用率，应设置档案查询系统，通过触摸屏查询文档，达到档案信息数据共享的目的。此外，在档案信息管理的过程中，应将档案信息划分为操作管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理等，并联系到一起，提高档案信息共享的综合管控水平。在档案信息衔接传输的过程中，需要在查询接口程序中增加查询档案资料功能，并将财务系统、办公自动化（OA）系统、人事管理系统等无缝集成，提高档案信息的安全管理水平。

（三）加快信息化建设速度

企业在档案管理方面应该提高对信息技术的引入程度，学习先进企业在信息管理方面使用的方法，结合自身对档案管理的发展诉求，推进档案信息化建设。档案管理人员应在信息化背景下，明确档案信息处理标准，创新档案管理模式，将纸质资料变为电子资料，并在此基础上合理应用技术和设备实现自动化办公。为提高档案资料的使用效率，企业需要将网络信息技术和档案管理进行有机融合，建立统一的网络平台，实现资源共享。企业应该完善平台数据库，加大对平台各类数据的控制力度，确保企业各部门可以及时掌握业务活动的进度，也可以按照自身活动需求，与其他部门联系，发挥资源共享的价值。企业各部门应该响应管理者在档案方面做出的指示，为档案管理人员提供数据，还需要完善自身软硬件基础设施，为数据实时交互提供基础。从信息数据人才队伍建设的角度进行分析，档案信息管理工作的开展，是以档案信息的数字化、网络化，管理服务的现代化发展为中心，在档案信息管理中，以人才培训的方式，从档案管理专业、信息技术操作能力两个角度，提升档案信息人才的综合能力。

在推进档案信息化建设的过程中，需要综合分析信息技术的应用及档案信息整合等，通过档案信息系统的搭建与应用，对档案信息进行综合管理与防控，提高档案信息的综合管理水平。建立档案信息管理平台，通过管理及分析档案数据，综合管理各部门的工作数据、业务发展情况等，提高档案信息管理的综合水平。档案信息化建设的过程，则是针对档案数据检索、查询等过程管理进行完善，通过信息调查与分析，规范档案信息平台的操作流程，保证归档的电子文件处于有序、安全的状态。利用信息安全技术，对档案信息平台的数据资源进行保护，可从网络安全技术、加密与身份认证技术等角度，对档案信息资源进行防护。利用加密技术，保证内容的非公开性，并通过身份验证的方式，对档案信息数据库的访问用户身份进行验证，避免无关人员访问文件及档案数据。利用防写的方式，对读取的信息数据进行安全管理，提高档案信息数据的安全管理水平。例如，利用签署技术保护档案信息数据，满足档案管理的要求。与此同时，建立安全管理制度，完善档案文件的形成、处理、收集、整理、归档、保管、利用等环节，并对档案信息的更改、丢失等问题进行安全防控，提高档案信息的安全管理水平。

结 语

进入信息时代后，以信息为主的新兴技术融入各行各业，为行业现代化转型提供了条件。企业应该积极推进档案信息化建设工作，及时发现档案信息化建设在管理模式和技术应用等方面的不足，提出档案规范化管理的要求；按照档案管理需求优化工作模式，找到档案资源的应用方式，并建立安全保障体系，在高效应用档案资源的同时，提高档案信息的安全性。