基于大数据的高校信息化档案管理分析

2022-12-19宋霞

科学与信息化 2022年21期

宋霞

山东青年政治学院山东济南 250103

引言

信息化时代的诞生，促进了所有领域的发展，学校档案管理也步入了新的时代，既有机遇也面临着挑战。在大数据背景之下，对学校档案开展合理化管理，打破以往管理的界限，借助信息技术，采集有意义的档案信息，让该项工作迈向新台阶。现如今在档案管理方面，一些高校不具备有关档案信息化管理设备，信息零落，难以达到共享。所以，档案信息化管理构建成为必然方向，可以采取定向的查询方法，为用户提供有关的功能和服务，切实提高服务质量。大数据时代之下，档案数据管理应该力求精准以及及时，借助档案数据库可以全方位掌握高校教师信息，提升工作效率。对其信息实行整合，便于管理人员可以基于高校教师档案获取关键信息，且第一时间确定有关的管理举措。对档案开展信息化管理，可以加强管理质量。首先，有利于保存原有档案。纸质文件极有可能丢失以及被损，档案通过电子化形式来体现，可以在一定程度上确保档案不被损。其次，有助于更好地使用档案资源。档案管理者在工作之中引入大数据技术，达到智能化管理，可以节省很多时间以及资源，从而为进行数据查找提供了有利条件。最后，有利于达到档案信息统一管理。高校教师档案不再单一化，能够朝着综合性趋势发展。借助信息一体化达到信息共享，减少档案工作者的工作量，进而在更多的业务之中投入足够的精力。

1 档案信息化建设现状

1.1 档案安全性有风险

对于电子化档案管理来讲，虽然它方便操作，不过在安全方面有着一定的危险因素，若没有得到科学的控制，会对保密工作造成一定程度的影响。一旦没有规范操作数据，可能导致档案数据的丢失，从而对管理进程造成影响。就数字化档案安全而言，很大程度上同计算机的性能有关，若存储量不够，或没有第一时间升级软件，在出现病毒的情况下，会严重威胁到档案信息。没有正确认知档案信息化管理，没有深入了解网络功能，所具备的安全意识相对薄弱，则会造成档案工作有着安全风险[1]。

1.2 信息化设备建设滞后

很多高校建设的重点为科研和教学方面，针对教师档案管理，则不够注重其设施建设。所以有些高校的档案管理设施相对简陋，管理水平有待提高；即便有的高校落实了数字化管理，但却未和外界互通，所以并不是真正的档案数字化管理；管理效率不高，未达到档案信息共享，有碍于更好地发展档案信息化。档案数据库建设相对滞后，例如信息录入不够全面、数据缺乏精准性、失真现象突出、档案目录构建决定数据库精准率等。目前存在大量的档案管理软件，但未对其利用标准进行统一，难以对档案管理者开展统一培训，反而不利于数据的整合以及共享；对于单机版档案管理软件来讲，它在当下的信息化构建方面，缺乏一定的适用性，不具备和OA系统互通的接口；就档案管理网站而言，有的质量不高，功能尚有待进一步完善；网站中能够使用的信息不多；网页制作技术不够理想，需要深入革新；一些高校资源开发较为单一，仅停留于数字化扫描，即便存在数据库，也未切实体现其效果，形同虚设。

1.3 档案管理团队需要加强

有的高校对档案工作人员管理松散，难以更好地应对信息化冲击。有的档案管理者信息化意识不够强，不具备专业的知识以及技能。有的档案管理者没有充分认知信息化档案管理，难以借助信息化技术来为广大教师提供服务。有的忽视档案管理，对于档案管理者，只要能干就可以，水平差不多都能够接受，导致档案管理者素质不够高，有碍于更好地进行档案工作，一定程度上不利于信息化档案发展。

2 档案信息化管理面对的挑战和机遇

2.1 面临的挑战

大数据背景之下，信息技术被大力推广，管理以及工作方式都获得了较大的进步。以往的档案管理，采集以及整理档案数据，都是通过档案工作者手动进行，而在大数据环境之下，档案工作者需改变观念，积极寻找信息资源，从而为其提供更为优质的服务；很多高校不具备档案统计管理标准，造成档案在管理过程中发生混乱。伴随时代的进步，出现了更多的网络资源，基于如此的环境，随之诞生了信息化档案管理，将档案转变成电子文档，把数据集中保存于计算机之中，通过其来处理档案，达到无纸化办公目标；以往的档案管理模式侧重于实体管理，而在大数据环境之下，则更加重视信息化管理，档案管理者根据个人现具备的知识，难以满足技术要求，所以应该借助现代化信息技术对其进行培训，持续增强其档案管理的专业能力。

2.2 面临的机遇

通过计算机来编辑文字，对内容实行修改以及查询等，减少档案管理者的任务量，提升档案管理水准。很多高校以往的管理模式是实行人工检索，除了工作量繁重，同时也耗用很多的精力以及时间，但借助信息化技术，在输进相关关键字之后，就能够短时间内检索所需教师信息；以往的管理模式对文字以及图像等均是依次保存，难以借助检索工具获取想要的内容，借助信息化技术就能够有效处理这些问题；大数据环境之下，该项技术是新的传输媒介，除了可以提高管理水准，也可以扩大服务空间[2]。互联网的推广，进一步优化了服务效率，针对档案信息化成果，若对其数据进行统计处理，且及时更新数据库，档案信息化管理就能够大大提高档案管理成果的时效性。

3 大数据下档案信息化管理对策

3.1 塑造大档案观念，将及时入档形成常态性习惯

目前大数据已推广于档案管理方面，对档案开展数据化保存，延伸信息收集的范围，增加教师信息面，实行采集保存于档案之中，构建信息采集系统，让档案实现精细化。在一些高校之中，现存的教师档案管理相对分散，平时收集的档案材料都装到散材料袋子中，甚至有的入档材料归档不及时，导致教师档案材料较长时间内在档案信息系统中属于空白。对于教师档案维护来讲，应该是日常性管理，第一时间更新其信息，尤其是教师奖励等材料最容易出现入档不及时不完整的情况，围绕教师构建档案信息化管理，制定信息采集目标，同教师现实表现保持同步。对于电子信息系统来说，它有着高效性，教师不需要浏览档案之中的所有信息，就能够让用户短时间内查询所需信息。电子信息档案易于进行管理，能够实现批量输入，有效防止了教师档案中信息的遗漏以及丢失。

3.2 促进档案信息化构建进程

第一，完善档案信息设备，当购置新设备时，应该根据档案信息化建设的需要，科学采购信息设备，使其可以实现最大化地利用；选择规范的管理软件，其应该具备较好的稳定性，可以伴随工作需要持续更新，借助同类软件，对档案管理者开展集中培训，伴随信息化建设的持续进步，管理者朝着网络版发展，更加便于进行电子归档。第二，针对档案网站，切实提升其建设水准。对于档案信息化构建来讲，它的关键在于开放性以及共享，应该尽可能体现信息服务功能，不可局限于档案建设，应该朝着综合化功能变化。强化有关的服务，比如预约查询，充分体现以人为本的理念，对于不一样的访问人群，设置相应的栏目，让档案网站管理能够朝着专业化发展。第三，构建合理化的开发机制以及数据库，推行定向服务，有效整合资源，符合老师的使用需要，维护好需求和使用之间的关系，提供更为优质的网络服务。

3.3 健全档案数字化安全管理

对于电子档案来讲，应该具备健全的管理体系，例如规范保密工作，使数字化档案管理可以在具体实践中更加安全。在全部档案管理制度之中，安全管理制度是非常关键的，由于档案与个人隐私有关，应该实施保密处理，更应该注重数字化安全管理。在这一项制度之中，也包括了硬软件的维护以及管理，例如硬件，全部设备需满足质量要求，组织专门人员对设备开展检修；对于档案信息化软件，需做好对文档的加密处理，合理设计系统的使用权限，对关键信息进行监管，切实提高档案文档的安全性。

3.4 强化档案管理团队建设

第一，应该完善用人机制，选取高素质人员，将其当作档案管理工作者。不断健全人才录用机制，根据竞争机制来选拔，引入更为优秀的人才，加入至档案管理团队之中；健全考核以及激励机制，提高人员的主动性，明确合理的岗位责任制，对人员的专业能力进行考察，促进学校档案管理工作更好发展；健全待遇机制，对于学校档案工作者，其待遇应该和教师一样，和教师享受相同的待遇，唯有公平的待遇，方可留住人才，保证工作团队的专业性。第二，应该加强高校档案工作人员的综合素质，不断提高个人职业素养，产生良好的学习习惯，切实满足职业道德要求，提升其道德水平。伴随着社会的持续进步，基于网络的冲击，出现了各种各样的档案管理手段，这对高校档案工作人员有了更为严格的要求。高校档案工作人员应该树立职业精神，努力研究档案业务，提高自身职业道德素养，应该具备很强的业务能力以及意识，勇于打破固有思维。高校档案工作人员在充分了解所有工作环节的前提下，应该把握每一种档案的管理方式，力争使自己成为更加优秀的档案管理人才。第三，高校档案工作人员应当加强业务学习能力，针对档案管理者，延伸其知识面。如果其所掌握的知识不足，会使其在档案管理工作过程中相对吃力，碰上问题难以给出有效的处理方式，也就难以革新，难以高效完成档案管理工作。所以，档案管理的学习氛围是相当关键的，档案管理者应该把学习当作生活需要，不断对自身充电，掌握档案管理相关的行业动态，注重思考以及钻研，更好地适应档案工作运转，把档案工作落实到底。

4 大数据下对档案管理的思考

4.1 突破思维，产生创新意识

在大数据环境之下，对于高校档案管理人员来讲，应该塑造互联网思维，把工作同互联网相互融合，依托于互联网，主动应对新的发展形势，借助有关的渠道进行服务，比如现在应用较多的网站以及公众号，并且利用远程服务功能来开展档案管理指导以及相关的培训；采取网络的手段安排专业人员来整理档案，拓宽档案管理团队。加强网络革新思维，融入互联网思维，同以往的档案管理进行融合，产生新型的档案管理思维[3]。

4.2 强化数字化建设，整合资源

一些档案管理人员习惯于或更为侧重于纸质管理，对信息化档案新思维接受能力不强。高校若没有短时间内健全信息化档案管理制度，会影响到档案信息化工作更好地进行。档案信息化所占的比例较高，应该注重互联网数据的及时归档。高校应该对档案开展分类分析，通过信息化手段来分类，这样更能够加强并提高档案管理效率。目前基于上级部门的指导，建立档案资源管理平台，和互联网进行结合，在大数据的背景下，健全信息化档案构建，采集档案信息，将其推送至共享平台之中，借助网络来传递信息，使更多的教师知晓，从而保证信息传输具有有效性以及畅通性。

4.3 加强培训，提升档案管理人员素质

加强档案管理者素质，切实提升其业务能力以及水准，熟练借助当下设备提升工作效率。就现代化管理技术而言，定期安排档案管理人员对其开展技术培训，并且采取考核的手段来检查其学习方式；结合激励机制来提升档案管理人员工作的主动性，努力学好专业知识，尽快提升档案工作人员的信息化技术水平，以期更好地服务于档案管理工作岗位，更好地为高校教师服务。