基于医院SPD采购供应链模式的内部控制

2022-12-18张蔚红广东省茂名市人民医院

现代企业文化 2022年17期

张蔚红广东省茂名市人民医院

SPD采购供应链模式在运行过程中所指的是销售企业通过整合医院供货与医院建立对应的信息平台，而在建立相应的平台后，工作人员能够实现两个机构之间的直接供应和集中供应，并且供应商方面还能够为医院提供库存和加工拆分，行程货源直接送到科室的全程物流模式[1]。自2008年开始，我国各大医院在发展过程中，就将SPD采购供应链模式应用于科室的建设管理中，通过相应的综合化管理，能够在一定程度上使物流供应更加准确的开展，SPD采购供应链模式在使用过程中能够实现医院整体效益的提升，降低人员的管理成本，并且还能够在一定程度上促进医院内部的存货周转，避免出现严重的物资浪费的情况[2]。医院在进行管理时，将SPD采购供应链模式应用于管理活动中，能够有效避免管理工作频繁反复地进行，降低医务人员所开展的无用功，为医院实现更好地科研管理工作提供基础。

医院内部控制在开展相关的管理工作时，最主要的目的是为医院建立对应的控制目标，通过设置相应的制度并实施对应的管理措施，能够对医院运行过程中存在的经济风险进行合理的管理和控制，而内部控制体系在进行设计时需要基于我国的法律和规章制度进行相应的建设和优化，只有这样才能够发挥风险防范以及管控工作的实际作用，使管理工作的开展能够契合SPD采购供应链模式进而实现综合化的管理。内部控制工作在开展过程中，其本质就是弥补企业契约存在的不完备性，使企业的内部保持均衡状态，建立内部的有效运作，而采购供应链是利益相关企业之间通过契约进行融合的集合体，更加需要内部控制这一严密的理论，建立对应的管理体系，而随着越来越多的医院和企业参与到SPD采购供应链模式中，这也就对SPD采购供应链模式的内部控制提出了更高的要求，工作人员需要对其中存在的问题加以管理，并建立完整的管理体系，通过这种方式能够使管理工作落到实处，保障SPD采购供应链模式的合理运行以及整体质量。

一、SPD采购供应链模式的运行在医院内存在的风险

（一）SPD采购供应链模式供应商选择不当

SPD采购供应链模式的供应商选择不当是导致SPD采购供应链模式在建设过程中存在问题的关键。供应商在进行选择时若缺乏相应的资质和能力，一方面可能会出现断货的风险，另一方面还有可能无法保障最终的产品质量，也有可能导致科室在出现某样物资的不足时，供应单位无法随时保障配送工作的开展，所以在进行招标的供应商选择时，医院需要详细描述，对于SPD采购供应链模式供应商资质和规模以及诚信服务的多方面要求[3-4]。正常情况下来说，建议医院在管理时与几家SPD采购供应链模式供应商合作，当双方运转时应当分析选择一种合理的运行机制，研究如何开展设定与对接，尤其是医院应当采用怎样的价格和管理措施，保障SPD采购供应链模式的正常运行，都需要在引入SPD采购供应链模式前就具有相应的成熟管理体制。

（二）SPD采购供应链模式供应商过度依赖

SPD采购供应链模式供应商在刚刚进入医院时，医院可能短期内获得了相应的价格优势，但由于我国的医疗环境在不断变化，并且医疗技术也在不断更新，久而久之如果医院并没有针对市场价格进行相应的跟踪，就有可能对SPD采购供应链模式供应商产生过度依赖的状况，医院方面不能敏感地察觉市场的价格变化，这就会导致采购成本逐渐高于市场价格，进而影响管理工作的开展[5-6]。

（三）医院与SPD采购供应链模式供应商之间的流程不清晰

流程不清晰以及双方的资产边界定位不准确，未导致医院内部的物流管理水平出现退化的情况，这就会导致医疗质量无法得到保障，存在各种风险。资产在进行管理时，医院方面本身就需要建立对应的管理体系，SPD采购供应链模式供应商的主要能力是对医院的所需物资进行供应，而医院如果没有对SPD采购供应链模式的物资进行实时性的管理，就会导致管理工作的质量受到影响，例如某些医院仅仅以使用数量代替收货，质量并没有按照要求做好入库和统计，医院除了合同约束以外，就不再对这类物资进行进一步验收和管理，在这样的背景下，医院的物资管理能力会进一步弱化，而医院的财产风险管理会进一步增大，这就导致在为患者提供管理工作时难度较大，甚至无法保障患者接受治疗期间的医用耗材供应导致管理工作和治疗工作的开展难度增大。

（四）医院与供应商之间的信息边界定位不正确

医疗数据对于医院来说可以称得上属于核心机密，而数据安全管理对于医院的管理来说极为重要，如果SPD采购供应链模式在开展过程中，供应商能够调取到患者的信息与耗材，就有可能导致患者的资料隐私遭到泄露。在这样的环境下，SPD采购供应链模式的供应会对医院的整体发展产生影响，所以在进行SPD采购供应链模式体系的建设时，医院与供应商之间的信息系统边界设置需要精准划分，避免出现信息泄露的情况。

（五）医院方面并没有建立SPD采购供应链模式供应商的KPI考核体系

供应商的考核对于SPD采购供应链模式的建设来说极为重要，如果并没有按照要求针对供应商进行相应的管理，并建立淘汰机制和考核体系，就有可能导致供应商在进行实际工作时对于工作的要求流于表面，并不能够对供应商形成长期有效的管控压力，长此以往供应商所在的供应管理工作往往就存在较大的随意性，容易在工作中出现差错的情况，对于医院的有序运行和医疗质量安全会产生一定的影响。

二、建立对应的质量管控体系

SPD采购供应链模式在实际应用过程中转变医院本身的采购和仓储以及物流运作体系，而医院在引入管理工作前，需要根据风险可控的原则针对医院的供应商做出相应的审核工作人员需要结合医院的运行特点以及管理要求，针对SPD采购供应链模式的运行风险进行综合的调研和论证，尤其是针对风险发生的可能性做出相应的调控工作，人员首先需要针对流程和双方交接的边界进行适应性的改造，只有这样才能够保障医院与供应商两者在合作时相关工作能够顺利开展，除此之外医院还需要针对供应商建立KPI绩效考核制度和奖惩制度，必要时还需建立对应的清退制度，等通过这种方式能够使供应商形成危机意识，借此保障合作能够顺利开展，使医院的可持续发展提供健康良好的环境[7]。

（一）建立基础的框架体系，形成关键流程点和风险点

医院方面首先需要建立与SPD采购供应链模式相对接的管理架构以及项目组，在项目开展前需要负责项目前期的可行性分析和风险调研工作，针对组织的招投标和合同内容做出相应的洽谈，并建立完整的物流对接等相关工作。除此之外，管理人员需要形成与SPD采购供应链模式相契合的日常运行团队，建立彼此之间的工作边界和交接环节，尤其需要明确双方在进行实际工作时自身的风险点和自身的职责，并及时完善医院内部的内控手册和管理制度，同时还需要针对SPD采购供应链模式在运行过程中供应商的绩效评价和清退机制，使SPD采购供应链模式供应商的整体服务质量得到进一步的优化。

（二）严把质量关，建立SPD采购供应链模式的合理准入机制和条件

医院方面在进行SPD采购供应链模式的招投标管理工作时，需要将具有强大供应能力和保障能力的医药分销企业作为医院首选的合作战略伙伴。选择良好素质的管理体系，能够有效避免供应商出现的供货能力不足的问题，良好的SPD采购供应链模式供应商，能够有效避免物流风险和管理工作整体不足的问题发生。除此之外，工作人员还需要考虑供应商的价值观以及企业文化，尽量选择与医院办院宗旨和服务理念相一致以及相契合的供应商，避免在两方合作过程中出现人力资源大量流失的磨合成本，同时还能够有效避免供应商在今后的合作中出现购货质量下降的情况，最大限度的提高两者的合作质量，使管理工作落到实处[8]。

（三）强化市场价格管理，强化绩效考核

医院和SPD采购供应链模式在运行过程中通常选择的都是以量取胜的管理模式，医院能够提供足够的市场份额，而供应商利用能够为多个医院集中供货的模式能够获得市场占有率，在市场中进行集中采购，形成一种优化的管理体系。这也是一个双赢的管理模式，医院方面管理人员需要站在医院的综合视角上考虑采购成本与物流成本两者之间的融合性，最大限度的是医院在运行过程中的总成本得到控制，而在这一环节中为了保障整体管理工作的质量，医院方面需要对市场价格有详细的了解，只有确认了市场环境才能够保障管理人员能够根据医院的需求与SPD采购供应链模式供应商形成合理的谈判，除了政府药品采购平台的定价药品以外，医院方面还需要在政策允许的范围内，通过在网上以及市场上搜寻新的物资和价格的信息，积极参与了政府与当地医疗集团的采购联盟中尽可能掌握我国相关政策环境的变化以及市场的行情，使内部工作人员有工作压力能够具有推动发展的成本。在进行相关的管理是为了保障医院的整体管理质量，切不可对SPD采购供应链模式的运行过度依赖，避免无法适应市场变化，而出现成本控制不力的情况发生，需要尽可能实现医院的综合管理，建立完整的管理体系。

（四）做好边界的界定，减少资产损失的风险

资产的专用性直接决定了交易双方对于所拥有资产能否形成有效的互补形式，而一旦有一方违约，则会导致另一方出现极大的交易风险，并且还会在双方运行过程中形成高额的交易成本，医院方面能够提供的服务质量直接关乎于患者的生命安全，所以在进行管理时应当针对医院整体流程中的各个环节进行综合管理，医院在运行过程中切不可单纯将SPD采购供应链模式理解为物资采购和物资整体外包的模式。所以在医院进行内部管理时，需要联合管理层引入SPD采购供应链模式的精细化管理，一方面结合医院的自身业务特点开展管理，另一方面需要将双方的边界形成有效的融合和分割。明确双方的管理职责，并且避免在引入SPD采购供应链模式后，医院内部的相关部门出现懈怠松懈的情况而引发医疗质量的管理风险。

在物资准入的基础上，医院药事委员会以及价格委员会需要具备完整的功能和职责，医院方面有权利对所有进入医院的药品进行实时的跟踪和记录，并保障所有物资有存档。可以在这一条内容上，双方所具有的边界则在于医院所出具的产品准入通知单或者类似的通知书。而在入库环节进行管理是医院方面能够将一级库房整体提供给SPD采购供应链模式供应商为其作为仓库，而门急诊发药房以及住院药房等二级库作为医院库房，将一级库和二级库两者之间作为相应的边界开展管理一级库到二级库的物流运作，则由SPD采购供应链模式供应商完成进入二级库的所有物资，则为医院的产品无论是管理还是相关工作的开展，都需要由医院进行处理，两者不可随意越界。

通过这样的设计，一方面使医院内部的管理工作更为顺利的开展，另一方面也能够吸收SPD采购供应链模式在运行过程中的成本，减少医院发展过程中出现的资金沉淀的情况，有助于避免物资出现过期而导致医院的物资使用受到影响，通过合理的物资管理以及建立完整的边界，能够使医院的相关工作人员有更多的精力和时间应用于医院的运行管理中。通过强化SPD采购供应链模式的日常管理和考核，则能够对医院业务科开展综合有效的质量管理，对于医院的精细化成本核算来说有十分积极的作用。