数字化信息在医院人事档案管理中的应用

李栋 邹平市中心医院

人事档案指的是通过文字、图片、视频等方式客观、真实、全面、持续记录个人工作经历、人事变动的一种综合信息。人事档案管理工作主要负责记录、编辑、保管、统计档案信息，在医院管理中占有重要地位，是对医院人事调动与人员管理的补充内容。近年来，随着医疗体制改革的深入，医院的规章制度、人事管理也发生了重大改变，与以往相比，医院的人事调动更加频繁，人事管理更加复杂，这些都给人事档案管理带来新的挑战。传统的人工、纸质档案的管理模式显然已经无法满足时代所需，实现人事档案管理的数字化、信息化已经成为大势所趋。

一、数字化信息在医院人事档案管理中的重要作用

传统的纸质档案占用空间大，容易遗失和损坏，还需要委派专人看管，定期整理。电子档案借助互联网和计算机技术存储信息，输入和编辑十分方便，而且能够长期保存，提高了信息录入的工作效率，减轻了档案管理人员的工作量，同时也节约了医院的人力资源。随着信息技术的飞速发展，数据交换、传输速度也在不断提高，计算机存储量越来越大，完全能够满足人事档案管理工作的需求。借助互联网，人事档案信息得以共享，充分满足了医院各科室、各部门的工作需求，也促进了部门之间的交流[1]。电子档案具有信息归档、存储、查询、整理等功能，有助于提高人事档案管理水平。利用计算机接收信息数据，医院各部门之间的沟通更加通畅，还可以根据工作需要设置电子档案的权限，增强了档案管理的保密性，有效防止了医务人员个人信息的泄露，避免因操作不当而造成的数据丢失。在对医务人员进行考核时，可通过查询系统迅速调取相关的人事档案，并对医务人员做出综合、客观的评估，保证了考核的公平、公正与全面。通过电子档案系统，还可以查询医务人员的工资发放与社保扣费等信息，通过人事小程序，医务人员还可以查询自己的人事档案、考勤等情况。

二、医院人事档案管理的不足之处

（一）对人事档案管理的重视程度不足

新时期下，社会经济飞速发展，人们的物质生活得到了极大改善，健康意识、法律观念也比以往更加完善，人们对精神和心理层面的追求越来越高。医院是面向全社会，为广大患者提供医疗服务与医疗救助的专业机构，人们对医院医疗服务水平的期待也越来越高。在此背景下，医院必须重视内部管理，规范内部管理制度，为广大患者提供人性化的医疗服务，帮助人们解决看病难、看病贵的问题。随着医疗体制的改革，医院在专业技术、医疗服务水平等方面有了显著提升，但作为医院内部管理重要组成部分的人事档案管理工作，却始终没有得到足够重视，这主要是因为档案管理看似与患者没有直接的关系，对医院的经济效益、社会效益也无法产生直接影响。然而，医院的管理、业务开展都需要依赖人力资源，是广大医务工作者的共同努力、奉献和配合，才实现了医院业务的正常运转，人事档案管理是对人员的管理，尽管不处于医疗服务工作的第一线，但重要性依然不言而喻。如果没有足够重视人事档案管理，那么医院的人事调动、岗位安排等都会受到影响，部分医务人员正是因为人事安排的不科学，而无法充分发挥个人特长，实现个人价值，间接损害了广大患者的切身利益。

（二）人事管理的准确性较低

综观医院的人事档案管理工作，很多医院仍然没有完全推广数字化和信息化，大部分工作仍然需要人工完成，耗费了大量的人力、物力、财力以及时间成本。即便如此，仍然无法避免人工操作的失误，档案记录错误、档案遗失等情况时有发生，而且人事档案管理效率低。人事档案管理，涉及不同层级、不同科室医务人员的信息，除了基本的个人资料之外，还包括工作经历、薪资待遇、人事任免、学历水平等内容，人事档案关乎医务人员的前途发展。如果档案记录错误，很可能造成一系列的误会，严重损害医务人员的利益。人事信息又具有一定的变通性、流动性特点，很多情况下需要根据人事调动情况及时更新档案内容，纸质档案无法进行信息覆盖，所以会出现大量重复的档案资料，还可能因为个人操作失误而出现归档错误等问题。如果重新整理，则需要花费大量人力和时间；如果不整理，那么势必会造成信息更新的不及时，无法充分体现人事档案管理的作用。可见，传统的人事档案管理工作，始终无法有效解决录入准确性的问题。

（三）缺乏优秀的专业人才

与身处一线的医务工作者相比，从事人事档案管理的工作人员，在学历、个人能力、技术水平等方面都表现出明显的劣势。档案管理人员普遍年龄偏大、学历偏低，这在很大程度上制约了数字化与信息化管理的推广。由于医院领导缺乏对人事档案管理工作的重视程度，没有给这一岗位配备足够的人力资源，以至于存在一人多职的现象。与医院其他部门相比，档案管理部门严重缺少系统培训，尤其是计算机、互联网安全、软件操作等技术培训，这也是造成档案管理人员信息技术水平较低的重要原因。除此之外，医院还缺乏对档案安全性、保密性的重视，没有引入专业的计算机人才负责系统安全防护工作，存储人事档案的电脑存在被黑客、病毒攻击的风险[2]。

三、医院人事档案管理工作中数字化信息的应用

（一）构建电子信息平台

要想全面实现人事档案管理的数字化、信息化，首先需要建立电子信息平台，用以对各个部门、各种类型的人事档案资料进行统一管理，整合文字、图片、视频等多种类型的信息，并对这些信息进行分级与分类，优化资源配置，实现信息共享，满足医院各部门对人事档案信息的需求，促进各部门的交流与协作，避免“信息孤岛效应”而引起的误会。电子信息平台包括技术平台、集成平台、业务平台、数据交换平台、应用平台等多个子平台，这些子平台之间相互衔接，共同实现了档案信息的收集、存储、分析、管理、调用与整合。首先需要保证电子信息平台的标准化，以统一标准为依据实现平台的各项功能。其次，保证电子平台的扩展性，能够为后续业务的拓展提供帮助，减少资源浪费，尽快完成传统纸质档案向电子档案的过渡，解决传统人事档案管理的缺陷，充分发挥信息技术优势。深入分析各部门、各科室的工作特点，丰富平台功能，为工作人员提供个性化服务。

（二）规范管理操作流程

明确医院对各种资源的规划和分配，健全人事档案的电子平台系统，制定统一的管理制度用来规范操作流程。分类管理档案信息，保证人事信息的准确、真实、客观与全面。为医务人员安排岗位任务时，首先要全面考察其专业能力与工作责任心，如计算机操作水平、信息素养、打字速度、检索能力等。根据医院的实际情况设计软件页面，让检索的关键字、词符合人事管理的工作特点，提升档案信息的查询效率。与传统的纸质人事档案相比，数字化档案无须占用较大空间，更便于信息的存储和管理。随着医院业务、规模的扩展，人事调用和变动情况也会越来越频繁，因此，应该持续更新人事档案数据库，保证数据库信息和医院人事工作的同步化[3]。委派专人维护数据库，加强数据安全，避免信息泄露，及时准确的补充弄个数据。尽快实现档案数据在各部门之间的共享，进一步增强数据库的信息整合能力。树立精细化管理理念，包括数字字典、用户管理、数据备份、系统日志等内容，为每位工作人员单独配备工号，用工号登录电子信息平台，在权限范围内操作，如果涉及权限之外的操作，应获得上级批准，杜绝任何人擅自修改单位信息栏的内容，档案的浏览、修改与下载，也应该根据情况适当的设置权限。

（三）重视信息档案的安全防护

尽管数字化的人事档案管理有传统管理所不具备的很多优势，比如工作效率高、占用空间小等，但计算机与互联网也有自身的弊端，信息技术从设计之初便面临网络安全的威胁，比如软件漏洞、病毒入侵、黑客攻击、IP地址被劫持等。这些网络风险都可能造成系统的瘫痪、人事档案信息的破坏，甚至会被非法分子盗取和贩卖。信息泄露始终是数字化管理的一大弊端和风险，医院在推动数字化、信息化档案管理的同时，应该重视网络安全，提高工作人员的安全意识，通过安装杀毒软件、设置防火墙等措施防范黑客与病毒的入侵，更要规范使用计算机，避免人为操作造成的系统崩溃。对重要的人事档案设置密码和调取权限，采用非对称加密与对称加密技术保护档案传输安全。在管理人事档案时，可以引入指纹识别系统，用指纹锁定重要的档案文件，只有在正确录入指纹的情况下才有权查阅。

（四）加大软硬件与人才投入

硬件设备是实现人事档案管理数字化的基础，医院需要建立档案室与机房，购买计算机、打印机、文件缝纫机等设备。除此之外，还要做好数字化档案管理的软件建设，根据工作需要设计软件功能，优化页面。组建一支熟练计算机和软件操作的人才队伍，并进行系统培训，尤其要加强网络安全教育，让工作人员不仅认识到数字化人事档案管理的优势，更要了解信息泄露、网络攻击给医院造成的重大损失。在开展业务学习时，选拔小组组长，提高档案管理人员的责任意识，加强对日常工作的监督，避免人为操作失误造成的档案遗失或者泄露。根据档案的录入、校对、分类、整理等不同工作内容采用差异化、个性化的培训，重视培养工作人员的信息化素养，系统的学习大数据技术，以及常见的计算机问题处理方法，尽快让工作人员适应数字化管理模式，避免数字化建设流于形式。除此之外，还应建立科学的人才招聘机制，补充年轻的、信息化水平较高的专业人才，重点考察应聘者的业务能力、计算机操作水平、沟通协调能力，调整人事档案管理队伍的人才结构，根据管理人员的特长委派安排岗位，委派任务，充分发挥人才的个体价值[4]。

（五）完善数字化管理制度

人事档案管理模式与管理制度是匹配的，传统的档案管理模式淘汰后，制度也应随之调整，否则就无法适应数字化建设的需求，不能充分发挥制度对人员行为的约束力。因此，要想全面推动数字化档案建设，必须加快管理制度的改革，保证各项工作内容、管理流程能够有章可依，有据可循。在详细了解现行法律、政策、规章制度的前提下构建人事档案管理体系，结合医院的长期战略规划进一步细化制度条款，采用精细化管理模式，保障制度能够全面落实，执行到位。完善追责机制，明确每位管理人员的岗位职责，避免出现问题时相互推诿、责任不清等现象，以影响档案管理效率。优化电子平台系统的权限管理制度，杜绝越权操作。建立公平、公正的奖惩制度，对于工作责任心强、表现突出的工作人员，应给予一定的物质奖励，充分发挥表率与榜样的力量，提高其他工作人员的主观能动性；对于长期工作懈怠、粗心大意、甚至给医院造成经济和名誉损失的工作人员，除了严肃批评之外，还应从绩效、工资、福利待遇等方面采取适当的处罚措施，以加强其责任意识，认识到档案管理工作的重要性。优化薪资福利制度，充分保护工作人员的合法权益，增强其内心的归属感与团队向心力，用规范公正的制度、良好的薪资福利吸引人才，留住人才。规范硬件设备的采购制度，坚决杜绝徇私舞弊、吃回扣等违法违规现象。在采购程控交换机、长距离数据收发器等价格昂贵的设备时，应充分做好市场调查，避免资金浪费。建立设备检修制度，定期委派技术人员维护设备，及时处理故障，保障设备的正常运行。

（六）完善评价体系

数字化管理模式显著提升了医院人事档案管理效率，充分体现了档案管理工作的价值，为各科室、各部门医务人员提供了诸多方便。然而，受到各种主客观因素的影响，档案的安全性也面临巨大威胁。所以，应该构建指标评价系统，阶段性的评价人事档案数字化管理的落实情况，及时发现不足之处，消除不安全因素，完善数字化技术，提高档案管理水平，迅速有效地识别威胁的电子信息系统安全的风险因素，明确风险等级，由技术人员负责评价，并构建评价指标，定量分析网络风险[5]。建立风险评估模型，在模型中输入风险参数，对可能威胁人事档案系统安全性的因素进行准确预测，并提前采取防范措施。

四、结语

综上所述，数字化是医院人事档案管理的发展趋势，数字化的工作模式减轻了管理人员的工作量与工作压力，提高了档案管理效率，并且有效保护了档案信息资料。在从传统档案管理向数字化管理过渡的过程中，应做好网络安全防护，避免因信息泄露而引起的重大后果。因此，医院在持续完善数字化服务体系的同时，还应该加强人事档案管理制度建设，充分保障电子档案的安全性，让数字化与信息化技术更好地为医院管理提供服务。