关于水文电子档案管理工作的探讨

2022-12-18张玲

中国科技纵横 2022年19期

张玲

（湖北省十堰市水文水资源勘测局，湖北十堰 442000）

0.引言

水文电子档案管理与水文档案管理工作越来越重要，应用愈加广泛，成为水文档案管理中的重要组成部分。电子档案是单位在发展和履职过程中通过计算机设备形成的各种数字格式的信息记录，是业务流程和单位活动的重要凭证，也是单位业务活动开展的重要工具。相较于纸质档案，电子档案具有易篡改性、隐蔽性等诸多特征，导致其在管理过程中容易被删改，有必要给予电子档案管理足够的重视，充分认识到电子档案信息安全的重要性，推进技术更新，结合网络环境制定有针对性的制度机制，引进先进的信息技术，进一步提升水文电子档案管理质量。

1.水文电子档案管理的概述

水文电子档案管理与传统的档案管理有较大差异。水文电子档案管理依赖于档案信息系统的模块来实现功能，档案分类、资料收集、统计归档和信息查阅等都很方便，管理效率大大提高。与手工操作纸质档案相比，水文电子档案降低了手动档案信息收集不及时、不完整、资料漏抄及字迹模糊等问题。各种水文电子档案的数字文件系统具有高度的标准性，在计算机搜索技术的支持下，水文电子档案的检索、更新也更加方便快捷，这是水文电子档案的明显优势。

2.水文电子档案管理的特点

2.1 统一性

自然界是一个统一的整体，而水是千变万化的，因此水文信息复杂多样，但是，其中是有关联的。所以，如果仅仅依靠一个水文观测站是无法判断出整体的水文变化规律的。其不仅降低了水文工作者的工作效率，还阻碍了各项保障措施的实施。因此，为了有效地利用水文观测站发现的水温规律资料，必须做到档案管理标准化。换句话说，即各地区水文档案都要按照统一方式进行管理。

2.2 连续性

档案记载的各种水文信息在一定程度上能反映出某一地区在某一时间内的真实水文状况，对于我国管理具有重要作用。对于水文档案信息而言，记录一地区的水文时间越长，间断时间越少，水文档案的利用价值就越高，而且能够在非水文领域内发挥重要作用[1]。然而，如果水文档案断断续续，就会导致水文档案数据信息不够全面，无法为其他各项工作提供科学可靠的数据支持。

2.3 时间性

规律是不会以人为的意志为转移的，换句话说，世界上的任何事物都要受到自然规律的影响，水文工作也不例外。在观测过程中，同一地区不同时间的水文规律是不同的，其数据会存在较大的变化。例如，在汛期，水文数据变化较为频繁，这就需要水文工作人员在观测的过程中注意调整观测方式，加强对原始资料的合理性分析，确保水文数据准确可靠。

3.水文电子档案管理工作的意义

当前互联网的发展日益发达，在这个大数据社会生活的背景下，各行各业都加快了对于大数据的建设以及互联网的使用。水文电子档案是近年来水文工作者在工作过程中形成的主要成果之一，其不仅加快了水文档案管理数字化、信息化，也使电子档案成为水文档案的主要形式之一。并且，通过建立水文数据库，有效地将水文档案与现实状况相整合，为水文档案管理信息化奠定了基础，并且为工作人员对档案进行管理提供了便利，使水文工作者在查询相关资料时更加便捷迅速，而且减少了时间与资源的浪费。在对水文档案进行利用的过程中，并不会受到原件唯一性的限制[2]。同时，水文电子档案信息为人们提供了更多的便利，能够实现异地利用，使其不受时间与空间的制约。水文工作者利用网络即可查到自己所需要的信息，有利于对原件的保护。另外，水文电子档案的开发，使档案管理人员的工作难度降低，将精力放在水文档案信息的编辑以及开发上。

4.水文电子档案管理现状

4.1 水文电子档案管理长久性有待提高

随着科技的高速发展，当前普遍为自动化办公模式，使档案的储存和利用更加方便快捷。而水文工作者在调阅相关资料时，同样不受时间和空间等多重限制，在任何地方都可以随时随地浏览档案信息。而且，通过对水文水资源档案管理部门的制约以及相关法律法规的颁布，水文档案管理的工作步骤得到了精简，使网络对于水文水资源档案管理工作的影响力日益增加。但是，在实际水文水资源档案管理的过程中，一旦电子档案系统受到黑客攻击，或者由于人流量过大而导致系统瘫痪等客观问题，其都会不可避免地造成信息丢失[3]。因此，为了保证档案的持久性和安全性，仍然需要采取有效措施对其进行妥善保管。

4.2 档案数据库的完整性不高

目前一些单位不是很重视档案管理，仍然以传统的手动管理方式为主。电子档案的管理体系还没有构建完善，很多纸质档案没有及时转化为电子存储，资料原始性、完整性存在问题，水文电子档案数据库不全，降低了水文电子档案利用的便捷性，无法充分发挥档案的综合价值。还有一些单位，水文电子档案只是对纸质档案的电子化存储，保持固定不变，很少进行更新[4]。随着水文工作的发展，水文档案工作人员没有将档案内容进行调整、跟进和完善，资料搜集、信息核对、数据校验等大量的工作没有做到位，直接影响了水文电子档案数据库的完整性。

4.3 档案管理缺乏标准化流程

标准化是水文档案管理信息化建设的技术前提和实践基础。没有标准化，则电子档案只可能是纸质档案的简单模仿，无法对档案信息进行共享和深度应用。目前一些单位在开展档案管理信息化的过程中，受人力资源、资金设备、技术应用等约束，档案标准化建设滞后，信息编码缺乏统一标识，档案分类、处理、存储等工作的随意性大。由于没有统一的运作平台，很多水文单位的信息系统存在重复建设、标准化程度不高、工作规范性不足的弊病。

4.4 电子档案的深度利用效率偏低

一方面，水文档案管理人员对电子档案的认识存在局限性。传统档案管理遵循保密的原则，严重妨碍了新时期档案信息向社会公开并提供公众服务的模式发展。一些水文单位的电子档案没有划分档案公开的等级，给水文档案利用的内部人员和外部人员形成困扰，无法实现水文电子档案的社会效益和经济效益；另一方面，由于大型档案业务管理对于计算机软硬件设备和人力资源要求较高，且很多水文单位的人力财力有限，对水文档案管理人员的信息操作水平没有进行系统的培训，再加上纸质与电子档案共存，电子档案技术标准不统一，信息存储和调取不方便，内部运行数据资料不能及时全面汇总，导致水文电子档案的应用程度不深。

4.5 电子档案的信息安全问题

由于水文电子档案所具有的开放性特点，实施水文电子档案管理需要先进的网络安全技术来提供保障。这样才能保证水文电子档案的信息安全。但是目前，水文电子档案的信息安全仍然存在一些风险。电子档案信息的保密等级划分、保密措施应对没有统一。部分档案资料信息应该利用网络技术实现电子档案在网络中的公开发布与信息传输，使信息资源发挥更大的价值。部分关系到机密性的档案资料信息，则需要采取相对应的安全防护，确保信息不泄露[5]。一些水文单位由于计算机软硬件的问题、信息安全防护意识的问题、人为操作方面的问题，都会引发一些电子档案的信息安全事故，包括机密档案被恶意窃取，网络黑客对档案信息恶意篡改与非法伪造，对水文单位的稳定运行形成威胁。

5.水文电子档案管理的改进建议

5.1 建立规范的电子档案工作制度

研究制定一套切实可行的水文电子档案工作制度：（1）完善水文电子档案工作业务流程和技术操作规范，细化工作的各个环节和管理步骤。（2）制定必要的安全管理措施，以保障水文电子档案的信息安全性与完整性。（3）制定水文电子档案管理的标准。标准化和规范化是水文电子档案管理发展的重要技术基础。要认真规范水文电子档案信息形成、积累、归档管理的全过程，落实归档管理责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循[6]。制定水文电子档案管理制度时，还应特别注意划清归档管理过程中各级工作人员的主体责任，做好水文电子档案的实时动态管理。

5.2 做好水文电子档案的收集整理工作

针对水文电子档案连续性、时间性、统一性的特点，要按照时间的维度将水文资料进行收集整理，包括对于降水、蒸发、泥沙、流量、水环境监测等多项内容的整理。不仅如此，还要对地表水、地下水以及水质这三大类别进行详细的整理、绘制成册。在具体操作上，要以档案室、各部门的档案员为中心，建立全方位的档案管理网络体系，并将各类型的档案资料及时整理分类和加密。对于一些已经损坏的电子信息档案，可以让专业技术人员尝试对其进行修复，并将原始资料进行清点，从而保证水文档案的完整性、准确性以及真实性[7]。

5.3 提高工作人员技术水平

随着水文档案信息化体系建设的进程推进，现代水文档案管理向专业化和现代化的方向发展。水文档案管理工作人员必须提高计算机技术水平，增强信息专业知识。水文单位可以定期组织开展水文电子档案管理的培训，对水文档案管理人员进行水文档案业务和管理技术的再教育，帮助他们及时更新档案的软硬件操作技能，使其能够熟练操作和严格管理。随着水文电子档案的格式越来越复杂，档案管理部门可定期对部门人员进行工作指导，使其熟练使用数字化设备，具备良好的文字功底和科学技术水平，在日常的水文档案管理工作中及时发现不足，分析问题并提出解决对策。

5.4 加强水文电子档案的安全防护

针对当前网络系统的安全隐患，水文单位的档案管理部门也要提高警惕，尽快完善网络数据备份和信息恢复管理系统。在计算机或者其他网络系统发生安全事故时，能够对关键信息和重要信息及时有效恢复。切实加强电信网络的安全管理。通过密码验证获取用户注册信息、输入密码调阅用户口令和密码限制用户访问权限。安装先进的网络防毒软件，建立安全防火墙来有效防止勒索病毒和恶意黑客对档案信息的攻击破坏和非法篡改。及时发现并修补系统管理软件的安全漏洞，对系统防火墙和防病毒管理软件进行全天候自动维护升级，提高系统档案实时上传、下载时的安全级别和档案访问安全权限。在网络硬件安全管理中，及时更新升级网络服务器、云主机和网络数据库的相关硬件设施，加强自我安全保护和对设施的定期改善与日常维护。

5.5 依据纸质档案做好电子档案的管理

目前，水文单位在将水文电子档案归档时仍然无法彻底脱离纸质档案。所以，在今后一段时间内，水文单位仍然会使用双套管理方式，为水文档案的真实性提供保障。因此，在当前对水文档案进行管理时，要依据纸质档案进行立卷，与专业技术人员合作建立完善的电子档案归档制度，对工作人员进行培训，使其熟悉档案归档工作，并且对于档案信息系统熟练操作。然而，电子文件归档工作并不是由一个部门独立完成的，而是多个部门共同努力的结果。并且，文书人员、网络技术人员以及水文档案管理人员要协调配合，以此来提升水文档案管理的质量。