浅析非生产型企业采购计划管理优化策略

于萍 隋航 傅凯 刘凤阳

（中汽研汽车检验中心（天津）有限公司，天津 300300）

0.引言

随着市场经济需求不断扩大以及新冠肺炎疫情对经济形势的不断冲击，企业采购管理的过程中出现的不确定性日益增强，企业要在经营活动中实现采购管理的精益化和流程的标准化。因此，作为采购管理流程中的重要组成部分，采购计划管理的优化和提升能够有效地提高企业采购管理效率，降低采购成本，促进企业精益化管理水平提升。目前，国内外已有大量对于采购计划管理的研究。霍敏艳（2022）等针对项目采购计划管理和项目采购过程管理多个环节作出了多维度、多层次的研究，以数据实现对采购项目全流程分析，企业对采购项目全流程管控，为提高企业采购管理水平提供价值参考[1]。赵智方（2020）指出企业想要制作出较优的采购计划，就应该具体问题具体分析，针对不同的企业，应该认识到其所应用的物资采购计划的优势与缺点，以便于能够在实行日常的采购工作时，不断优化物资采购的效率及质量，实现物资采购成本支出最小化[2]。徐巧萌（2019）分析了企业物资采购计划管理的重要性并提出了采购计划管理的改进措施[3]。董云飞（2020）从煤炭企业角度出发分析了物资计划管理在集中采购中发挥着重要作用，它不仅能够推动企业管理的规范化，还能实现企业的商业化与法制化，为企业的发展提供前提和基础[4]。富海燕（2021）分析了完善政府采购预算管理的必要性及存在的问题，并给出了改进措施[5]。但是对于采购品类繁杂，产品计划不明确，管理难度较大的非生产型企业的采购计划管理优化策略，没有学者进行深入的研究。而随着第三产业规模的不断壮大，非生产型企业的采购管理优化模式也显得尤为突出。本文将分析采购计划管理的重要性，解析非生产型企业在采购计划管理中存在的问题，并对非生产型企业的采购计划管理优化策略进行研究，从而可以为降低采购成本，提升企业精益化管理水平，促进企业经营水平高质量发展提供重要保障。

1.采购计划管理重要性

企业采购的过程中往往需要占用大量的成本资金支出，成本的占比影响了企业的利润率指标，一些企业由于没有科学的采购计划管理，导致各需求部门的采购需求没有集约化，紧急性采购项目数量较多，导致资金使用效率低下，采购成本提高。合理的采购计划管理有助于提高企业采购的目的性、预见性和集约性，更好地解决企业采购商品的品类、数量、时间节点以及如何进行采购的相关问题，减少采购过程中产生的合规风险，降低库存积压风险，避免重复性采购和材料浪费，降低紧急性采购的占比，对提升企业经营管理水平，实现降本增效的经营管理目标提供一定的保障。对于生产型企业，采购物品清单往往与产品销售计划、生产计划等有紧密的关系，而对于非生产型企业，生产材料往往与产品不能进行一个准确的成本-效益核算，采购计划管理的难度较大，但是采购商品的品类或领域存在一定的相似度，采购行为的发生节点往往与公司的经营目标和客户需求节点存在一定的相关性。因此，在非生产型企业推进采购计划管理有利于将各需求部门的采购项目进行集约化管理，找到采购计划与公司经营板块的对应规律，有助于企业精益化管理，能够大幅度实现降低采购成本的目标。

2.非生产型企业采购计划管理问题分析

2.1 管理难度较大

对于非生产型企业，以科技创新型企业为例，公司投入成本可能用于科研设备，软件和无形资产采购中，但产出的成果多为科研成果，如发明专利、创新产品等。投入的成本与效益之间很难通过生产工作计划进行对应并进行库存管理，因此在管理过程中，着力点常常难以寻找，购买的商品重复率相对生产型企业较低，对于降本关注点的寻找也比较困难。采购品类的繁杂，在一定程度上影响了对市场状况的评判和预算的编制，而预算的准确率和采购节资率是反映企业采购管理情况的重要指标。假设项目预算金额为B，项目最终中选金额为H，那么项目预算准确率β可以通过以下公式来计算：

β=T/B×100%

采购预算准确率可用来衡量和判断企业采购项目编制预算的能力和水平，采购准确率越高，说明在进行预算编制前进行的市场调研越充分以及对采购项目的分析深度越深入。通常情况下企业希望预算准确率越高越好，相反，如果采购预算准确率偏低那么可以初步得出采购预算编制不合理的结论。

衡量采购项目情况的另一个重要指标就是项目采购节资率。假设项目预算金额为B，项目最终中选金额为T，那么项目的节资率θ可以通过以下公式来计算：

θ=（B-T）/B×100%

采购节资率越高，说明采购实施部门的工作成果较好，因此采购节资率越高越好，如果采购节资率偏低甚至为负数，即中选金额低于预算这都说明项目采购成果不够好，供应商未能形成有效的充分竞争。采购预算准确率β和采购节资率θ相互制约，在不运用和变换采购谈判技巧时，采购预算准确率β越高，采购节资率θ就会越低。鉴于企业衡量采购成果时把采购节资率θ指标要求得比较高，一般希望5%＜＜θ＜＜35%[1]，但提高采购节资率的同时，预算准确率就很可能降低了。所以为了平衡指标的关系，使采购计划的编制更能反映企业的成本和经营组成情况并且在节资率方面仍有较大提升，因此采购预算的金额和市场调研的价格就是非常重要的先决条件。然而，非生产型企业采购商品的市场价格调研和成本核算常常是不够专业的，很难按照领域来划分，因此预算的准确率波动较大，节资率也常因为项目的不同有较大的浮动，不便于总结计划管理规律，提升了计划管理难度。

2.2 重视程度不够

在开展采购计划管理、采购预算编制的过程中，存在着相关人员对该项管理工作的重要性认识不足的情况，在非生产型企业中此现象显得尤为突出，需求部门认为采购的商品与产出的结果之间没有紧密的联系，且利润核算方法与生产型企业有较大差异，因此需求部门存在认为采购计划管理没有意义的思想，严重影响了采购计划的顺利实施，无形中提升了采购成本。在实际工作中，主要存在两种情况：（1）部分需求人员的思想观念淡薄，对采购计划及预算的作用缺乏合理认知，没有明确部门的日常收支情况，在上报采购计划时，缺乏明确的目标和重点，存在敷衍应付的情况，常常遗漏重要的采购项目，使重要不紧急的事情被拖沓成重要紧急的事项，给管理过程增加了难度。（2）采购预算的申报与市场情况存在较大的偏差，部分人员没有进行充分的市场调研，预算编制不准确，在实际采购的过程中，无法发挥资金的效用，甚至出现无法获得满足需求的商品的现象。

2.3 信息化程度不够

企业信息化已经成为企业发展的必然趋势，企业管理软件不仅仅是技术的应用，更多的是管理上的更新，它是企业管理实施过程中的信息化工具，是企业适应市场环境变化、增强竟争力的关键所在。信息带动管理的转变对企业成长有着全方位影响，它将彻底改变企业原有经营思想、经营方法、经营模式，通过业务模式创新、产品技术创新，或对各种资源加大投入，借助信息化提供强有力的方法和手段加以实现。但是目前部分企业在采购计划管理方面的“无纸化”水平还不够高。ERP管理系统的应用在一定程度上实现了企业经营管理的高效化、无纸化、便捷化，但该系统的部分管理手段在非生产型企业中并不适用。因此，许多非生产型企业的管理人员仍采用传统的手工管理方式进行管理，通过收发通知收集计划，编制采购预算，管理常存在疏漏的问题。通过“人”来把控计划管理的环节，对岗位员工的素质要求较高，对人员的依赖度过大，因此管理效率低。采购管理人员需要根据计划手工核对需求，调整预算池，产生的问题不单单是工作量的激增，更增大了跟踪执行的难度，在统计、核销、执行的过程中浪费了大量的纸张资源，大大浪费了需求部门和管理部门的工作时间。另外，人员的管理能力和专业程度良莠不齐会导致企业采购计划管理难度升级，甚至会影响外部供应商对企业的看法，影响企业形象。

3.非生产型企业采购计划优化策略

3.1 规范采购计划管理流程

要想实现企业经营成本的准确核算，实现利润率的稳步提升，预估成本-收益的回馈情况，就要规范采购计划流程，实现高效的采购计划管理需要制度先行。梳理采购计划管理流程，形成制度文件或者操作管理手册，能够使企业员工更准确地掌握如何编制预算，如何申报采购计划，按何节点进行计划梳理以及采购计划的实施等，使员工办事均能有章可循。制度建设工作中不光要参照国家相关法律法规完善管理办法，更要梳理招标流程节点、加强实操培训，从根源上解决招标采购管理体系松散，员工对招标采购工作不重视的问题。另外，对于非生产型产业的招标采购项目要制订针对性的采购计划，区别生产物料的采购计划，从公司经营和管理建设的季度、年度计划中提炼招标采购项目计划，避免时间安排过于紧凑，影响公司经营的问题。对于不同品类的需求应该划分归类，进行流程梳理和节点管控。

3.2 提升人员素质

非生产型企业员工之所以对采购计划管理和采购预算编制不够重视，主要是因为采购计划的提报存在着一定的难度，采购需求部门常常对采购的商品不够了解，且由于品类繁杂，很难做好市场调研，因此存在着预算刚性不强，需求不够明确，计划编制不合理的问题。对此，应该提高工作人员的思想认识，强化理论知识的学习，确保其能够从思想层面真正认识到采购计划管理的必要性和重要性。在工作中，首先，应该加强对于采购计划管理相关的规章制度的宣贯以及有关法律法规的宣传工作，使得公司的相关员工都能够认识到采购计划管理的作用，为采购计划管理工作的顺利实施提供良好支撑。其次，通过加强需求部门人员对项目需求的理解深度和详细度以及提高项目前期市场调研能力，及时了解和掌握相关市场动态信息，根据了解到的有效信息及时做出预算调整方案，确保项目采购计划的准确性和合理性。再次，企业应该主动为采购需求部门组织专业培训，提升采购需求人员对于计划申报、预算编制的专业能力。最后，企业需要完善人才培养机制，依照采购计划管理岗位的要求进行选人用人，根据培训考核结果搭建合理的激励和奖惩机制，此外还应在岗位设置过程中，坚持管办分离的基本原则，在采购需求、采购管理、采购实施以及验收环节均安排设置不同的工作人员，避免出现一人多岗的问题导致产生一定的廉洁风险。

3.3 搭建信息化采购计划管理平台

部分企业对于采购计划管理依赖的主要方式主要为邮件、OA办公系统等，没有专业的采购计划管理系统或者采购计划管理模块。即使是有ERP管理系统的企业，但是对于非生产型企业，ERP系统的管理方式也与非生产型企业的采购计划管理匹配程度不高。人工的方式交流采购计划会造成信息沟通不对等的现象，影响采购计划的执行、实施。采购计划的申报、需求的申请、采购的实施等环节过于依赖人的作用，容易影响采购经营管理的进程。因此非生产型企业需要搭建适配的采购管理系统，为了集约化管理，降低企业运营管理成本，采购计划管理系统可以不作为一个单独的系统出现，但需要作为采购管理的一个模块上线，采购需求人员可以在采购计划管理模块中编制采购预算，申报采购计划，采购管理人员可以在收到计划信息后进行审批、核销和汇总并生成和导出报表，采购实施人员可以根据系统中的预算和审批信息等进行采买和报销，最后可以在系统中实现反馈。对于非生产型企业，搭建该平台不仅可以实现上述功能，更能通过大数据分析，生成报表达到支持公司经营发展的目的，更能通过计算实现分类和分区，梳理出非生产型企业采购项目需求规律，在繁杂的品类中找到公司采购管理的优化途径，降低企业采购成本，提升企业管理水平。

4.结语

本文从采购计划管理的重要性出发，找出非生产型企业在采购计划管理中存在的问题，继而对企业提升采购计划管理水平的策略进行分析。通过规范采购计划管理流程、提升人员素质、搭建信息化采购计划管理平台，促进采购计划管理水平的提升。通过本文所进行的非生产型企业采购计划管理优化策略研究可以提升采购管理团队的能力，更为企业降低采购成本、提升管理效率，为企业的经营管理能力提升提供战略保障。