档案管理规范化与科学化发展

徐晓斐 胶州市疾病预防控制中心

辛金华 同济大学附属东方医院胶州医院

档案是单位开展社会管理活动时，形成的具有保存价值的文件材料。事业单位在不断发展中，档案类型和数量明显增加，从纸质档案向电子档案转变，尤其是图片、音频、视频等文件增多。另一方面，信息技术的普及应用，改变了传统的管理工作模式，将信息技术应用在档案管理中，能提高效率、降低成本。《档案法》修订完成后，对档案管理提出新的要求，如何提高规范化和科学化，成为从业人员关注的重点。以下对此进行探讨。

一、档案管理的意义和四化要求

（一）档案管理的意义

1.凭证作用。从档案的形成过程来看，反映的是单位开展社会管理活动的全过程，因内容真实准确，具有一定的法律效用，这是和其他文献的明显区别[1]。从物质形态来看，部分档案来源于当事人的手稿、印信，部分档案记录了当事人的声音和形象，是对单位发展历史的见证。

2.参考作用。档案的参考作用非常广泛，例如：高校毕业生进入职场，需要从学校提档；单位内出现人事岗位调动，需要对档案信息进行调查。所谓“察往知来，视兹故帙”，对档案的参考作用作出高度概括。不论是人事管理，还是各项业务活动，均离不开档案的支持，能帮助单位领导层做出科学合理的决策。

（二）档案管理的四化要求

1.流程规范化。档案管理流程规范化，主要体现在三个方面：①档案收集环节，严格执行归档标准，设置明确的保管期限，保证资料内容准确客观。②档案整理环节，按照文件的形成时间、重要程度、相互关联进行排序，编制页码，保证内容和形式上的一致性。③档案借阅环节，明确借阅范围，严格执行借阅制度，例如原始文档一般不外借，重要文件要获得领导审批，明确归还时间等。

2.制度科学化。科学完善的管理制度，是档案工作开展的依据和保障，要求做到：①从档案形成到档案使用，建立全过程管理制度，细化管理实施方法。②落实管理责任，明确总体要求和责任分工，增强档案意识。③做好监督考核工作，激发工作人员的积极性，提高工作效率，确保档案的完整与安全。

3.著录标准化。著录是档案保存和利用的基础，具有较强专业性，要根据国家和行业规则进行著录管理。①保证著录项目完整，包括题名、文件编号、责任人、保密等级、保管期限、载体形式、主题和关键词、附件等。②工作人员需经过培训，掌握著录规则和要求，才能开展对应工作。

4.存取数字化。得益于信息技术的广泛应用，档案管理模式发生转变，存取数字化体现在：①将纸质档案转化为数字档案，提高档案资源的传输效率，方便开展保存、查询、利用等活动。②整合档案资源，建设目录数据库和全文数据库，从传统管理模式升级为新型智能管理模式。

二、事业单位档案管理存在的问题

在事业单位内，随着相关宣传教育工作开展，领导和工作人员的档案管理意识均明显增强，但实际管理工作依然存在一些问题，总结如下。

（一）基础设施落后

档案管理工作开展的前提，是有完善的基础设施条件，否则巧妇难为无米之炊。在基层单位内，尤其是经济发展水平落后的地区，档案管理的基础设施落后问题较为突出。档案库房或档案室的建设标准低，只有建筑物和档案柜，配套设施不完善，例如缺少空调、监控系统、灭火器、灭虫设备等，不满足防火、防盗、防虫的要求。对于这一问题，主要原因是资金投入不足，上级提供的财政资金主要用在经济活动上，用在档案基础设施建设上的资金有缺口。

（二）管理制度混乱

事业单位在档案管理上，因缺少长期规划，管理制度的建设不健全，没有形成科学可行的管理模式，整体工作较为混乱。对于这一问题，主要原因有三个：1.宣传工作不到位，部分工作人员的管理思想陈旧，将档案管理等同于资料收集和保存，没有认识到档案的重要价值，也没有进行合理开发利用[2]。2.单位在发展中，内外部环境改变，业务活动改变，档案类型和数量改变，但管理制度没有随之完善，滞后于管理工作现状。3.档案管理制度执行时，需要领导牵头组织，工作开展受领导的影响大，易出现多头管理、人情管理等情况。

（三）专业人才缺乏

专业工作人员，是档案管理的经手人，他们的技能和素质高低，直接影响档案管理成果。随着人才战略的实施，单位在选择招聘人员时，不断提高综合素质，为管理工作提供充足的人力保障。然而在基层事业单位中，专业人才缺乏的现象较为普遍，分析原因在于：1.现有人员年龄大，缺少完善的专业知识体系，而且思维理念陈旧，对新鲜事物的接受能力差，影响专业技能水平的提升。2.受到环境、薪资、待遇条件的影响，档案管理对人才的吸引力不足，难以招聘到高素质人才；且人才流动性强，不利于长远发展。3.约束激励机制缺失或不合理，难以激发工作人员的积极性，存在侥幸、应付心理，管理效率和质量不高。

（四）信息化程度低

将信息技术融入档案管理中是一个必然趋势，但信息化建设需要一个过程，并非一蹴而就。部分单位在档案管理上的信息化程度低，主要表现为：1.信息技术的推广不到位，依然采用人工作业模式，每天面对大量的、重复性的工作任务，不仅工作效率低，而且容易出现人为差错。2.因资金投入不足，软硬件系统设备配置不全，例如计算机系统版本低，扫描仪、数码相机不够先进，在档案转化过程中易出现不准确、不清晰的问题。3.部门之间信息沟通不畅，不少人认为档案管理由档案室负责，和自身完全无关。如此造成的后果，是部门之间形成壁垒，信息不对称，影响档案管理质量。

（五）开发利用不足

档案文件不是静态的，而是随着单位发展、人事调整而动态改变，对档案资源进行开发利用，是管理工作的终极目的[3]。单位内档案开发利用不足，主要表现为：1.档案类型不丰富，以文书档案、政治方面的方案为主，科研档案、经济方面的档案少。因档案资源单一、数量少，不利于开发利用。2.《档案法》中对于单位档案向社会开放有明确规定，但档案主要为本单位服务，受限于技术、人力、制度等因素，档案使用者提出的需求无法满足，不仅降低了档案的价值，也会削弱使用者的积极性。

三、档案管理规范化与科学化的对策

（一）加快基础设施建设

档案管理的规范化与科学化，首先应加快基础设施建设，满足国家和行业规范要求。1.以库房为例，档案库房、办公室和阅览室要分开设置，但位置距离较近；库房面积满足管理工作要求，并且预留出一定空间；实现“三铁”和“八防”[4]。2.基础设施建设项目要完善，建设标准要细化，具体到防火、防虫和温湿度管理，3.为了满足建设需求，单位应加大资金投入，一方面获得上级财政支持，另一方面对资金合理使用，达到开源节流的效果。

（二）健全管理制度体系

档案管理的规范化与科学化，要建立健全管理制度体系。针对当前管理混乱的问题，结合单位实际情况和档案工作需求，组织相关人员共同制定管理制度。1.根据不同的档案类型，制定管理工作细则，明确管理要求、方法和目标。针对现行的管理制度，对不符合实际要求的内容予以剔除，对不合理的内容进行修订，管理上的盲区和空白区及时增加相应内容。2.落实岗位职责，对工作人员进行分工，日常管理中加强监督管理，定期核查盘点，看档案文件的完整性、规范性，总结工作中存在的问题不足，并提出有效的建议措施，促进管理水平不断提升。3.开展绩效考核，建立评价指标体系，创新评价工具，既有定性评价指标，也有定量评价指标。考核结束后，及时反馈给工作人员，利用好评价结果。

（三）提高人员综合素质

档案管理的规范化与科学化，要建立一支高素质的工作人员队伍。1.从招聘环节入手，改进招聘选拔机制，例如：适当提高准入门槛，优先选择有学历、懂技术、会管理的人员。上岗后，通过“老带新、熟带生”，快速适应工作环境，掌握工作规范要求，树立创新意识。2.针对现有人员，制定长期培训计划，采用多样化的培训方案。例如：专业知识扎实、理解能力较强的人员，开展专家讲座，通过群体性教育了解新知识、掌握新技能；理解能力较差、但动手能力强的人员，采用技能比武、实训进修的方式，重点培养实践能力。3.制定科学可行的奖惩激励机制，激发工作人员的主观能动性，增强工作责任心和团队凝聚力[5]。

（四）大力推广信息技术

档案管理的规范化与科学化，还要大力推广信息技术，实现管理方法和模式上的创新。1.加大资金投入力度，用于软件和硬件配置，通过功能模块的合理开发应用，逐步建成完善的档案信息化管理系统，实现数据资源共享。如此，能减轻工作人员的工作量，提高工作效率，将更多精力用在档案服务上。2.对档案数据进行维护和优化，完善数据资源的整合集成体制。将数据的标准化作为一项日常工作进行，延长档案的使用周期，保障档案的质量。3.加强安全管理，采用防火墙、数据加密、权限访问等技术，保护档案数据的安全，有效抵御病毒和黑客入侵。

（五）加强开发利用工作

档案管理的规范化与科学化，最后要加强开发利用工作，充分发挥出档案的功能和价值。1.采用会议、展览等形式，为所有人员宣传档案管理的知识，认识到档案管理的意义。通过简报，对馆藏资源、研究成果进行通报，拉近档案和人员之间的距离。总结典型案例，突出档案开发取得的经济、社会效益。2.档案使用者提出需求后，将大数据、云计算等技术运用其中，创新检索工具、优化开发流程，尽量满足使用者的个性需求[6]。在统计工作中，计算查询率、借阅率，了解哪些档案的利用率高，为开发利用提供依据。

四、新规背景下医院科研档案的创新管理途径

科研档案是科学技术研究过程中形成的记录，属于科研成果的一部分，是经济社会发展和科技创新发展的基础资源。2020年11月1日，《科学技术研究档案管理规定》（简称“新规”）正式施行，为科研档案的管理工作提出明确要求。在此背景下，加快医院科研档案的信息化建设，创新管理工作，实现档案信息共享，成为医院、档案使用者和管理者的共同关注。

（一）科学选择智能管理系统

科研档案智能管理系统，要满足以下两点要求：1.可操作性。该系统的设计和使用，要结合档案管理人员的技能水平，既不能过于复杂，符合管理人员的操作习惯，系统界面简洁大方；又要保证各项功能齐全，运行程序是人性化的。2.实时性。档案库房的智能化管理，一大特点是档案数据可以及时上传至数据库，这就要求系统对档案信息进行采集、分析、保存时，提高运行效率，满足实时性需求。

（二）优化档案管理制度体系

对科研档案管理制度体系进行优化，主要从三个方面入手：1.结合医院的发展现状，按照集中统一管理原则，建立科研档案工作规章制度，涉及人员、库房、设备、经费等方面，保证档案工作顺利开展。2.科研档案归档时，重点从立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等阶段入手，具有保存价值的各种形式和载体的科研文件材料，均应纳入归档范围。3.对科研档案进行整理时，普通档案依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行，电子档案依据《电子文件归档与电子档案管理规范》执行。

（三）加快信息化建设速度

信息化建设是实现科研档案信息共享的基础。1.充分利用大数据、云平台、人工智能等新技术，为档案数据库和信息化管理平台的建设提供支持，完善管理功能模块，将档案管理者从机械性、重复性的工作中解脱出来。2.合理选择专业化的档案管理软件，结合医院实际情况对系统功能进行开发，尤其做好网络安全工作。例如：采用防火墙、数据加密、病毒查杀等技术，积极有效应对黑客入侵和病毒攻击等问题，确保档案数据库的安全性。

五、结语

综上所述，档案具有凭证和参考作用，新形势下要求档案管理做到流程规范化、制度科学化、著录标准化、存取数字化。针对目前事业单位档案管理中的问题，文章从加快基础设施建设、健全管理制度体系、提高人员综合素质、大力推广信息技术、加强开发利用工作5个方面，阐述了档案管理规范化与科学化的措施，助力事业单位健康发展。