新时期测绘档案的数字化建设和发展

赵雁宾 鲁仕帆 山东省国土测绘院

目前数字化技术在各个行业得到了广泛应用，可以对信息处理的效率进行提升，充分发挥信息资源的使用价值，促进各项工作的有效开展。将数字化应用到测绘档案管理中，可以进一步提高测绘档案管理工作水平，使其能够适应时代发展要求，且可以深化测绘档案管理理论指导，促进测绘档案管理工作的顺利开展。在测绘档案数字化建设中，依旧存在档案安全隐患、信息系统缺乏互动性、档案管理水平不足等工作问题，对此有必要采取有效的策略，使测绘档案管理工作质量水平能够得到有效提升。当然，需认识到的是，结合测绘档案数字化建设工作存在的问题，探究测绘档案数字化建设的策略，有利于提出一些可靠的参考依据，促进测绘档案管理的现代化及数字化发展。由此可见，文章围绕“新时期测绘档案的数字化建设和发展”展开分析探讨价值意义显著。

一、测绘档案数字化建设的必要性

（一）满足档案管理需求

从现状层面分析，数字化管理为测绘档案管理发展的一大必然趋势，在此情况下，对于测绘档案管理工作人员来说，需及时转变自身工作理念，灵活运用新的档案管理模式，促进测绘档案管理水平的提升。在以往测绘档案管理中，档案管理人员对测绘档案管理的认识存在不足，不能以超前思维来看待这一工作，使得测绘档案管理发展受到影响。随着测绘档案数字化的建设与发展，可以利用软件系统及测绘设备完成测绘数据的采集，以及测量绘图作业，以此促进测绘工作效率的提升，使测量绘图、测绘数据的精准性得到有效保证。其次，测绘工作产生的数据量越来越多，传统的管理载体及管理模式已经无法满足相关需求，因此有必要对测绘档案管理模式进行创新，确保测绘档案管理工作的数字化发展能够得到有效促进[1]。

（二）深化测绘档案管理理念指导

在以往测绘档案管理工作中，比较依赖测绘档案管理人员自身的工作经验，缺乏相应的管理理论指导，想要保证测绘档案管理的有效进行，应重视档案专业与测绘专业的基础理论的有效结合，以便对测绘档案管理工作进行科学指导。档案工作已经积累了丰富的经验，且基础理论丰富，但是很难对测绘档案管理存在的问题进行处理，不能提供可靠的指导，使得测绘档案管理的开展受到影响[2]。而测绘工作比较重视人员操作，利用设备完成现场的测绘测量工作，之后完成档案信息数据的收集和计算，该工作的基础理论仅适合测绘工作，不能为档案管理提供指导。因此，需要抓住测绘档案数字化建设带来的机遇，对测绘档案管理理论的构架进行讨论，深化测绘档案管理理论指导。

（三）测绘档案管理适应时代发展

在国内外计算机网络技术快速发展的大环境下，大数据技术被在我国各行业领域均得到了广泛应用，使得信息数据的价值得以充分利用，有利于促进各行业及社会的稳定发展。基于大数据技术的作用，能够进一步提高信息数据的利用效率，可以将其与测绘档案管理工作相结合，对传统的测绘档案管理模式进行改变。目前测绘档案数字化建设的进程不断加快，大量的纸质档案被转化为数字化档案，可以为测绘档案管理提供更多便利，确保测绘档案的完整性、准确性及真实性，使其能够更好地适应时代发展，提供更加优质的服务[3]。

二、测绘档案数字化建设存在的问题

（一）无法保证档案信息的安全性

在测绘档案数字化建设与发展中，需要充分认识到测绘档案数字化的优势和缺点，以便对其进行合理应用，做出相应的处理措施。通过发挥数字信息技术在测绘档案管理中的作用，可以帮助工作人员更好地完成工作，进一步提高工作的效率及质量，使测绘档案管理的价值得以体现[4]。但是在测绘档案数字化管理中，应考虑到各方面产生的安全隐患，若是软件系统出现漏洞，厚实系统被不法分子入侵，很容易出现各种各样的信息安全问题，无法保证测绘档案信息的完整性及保密性，不利于测绘档案管理的开展。尤其是房产测绘档案存在大量的个人隐私，一旦测绘档案被泄漏，很容易给企业或业主带来损失，影响到测绘档案管理的长久发展。

（二）信息系统缺乏科学性及互动性

根据以往测绘档案管理工作情况来看，测绘档案管理的统一性不足，不同部门采用了不同的管理方式，且管理要求存在差异，特别在测绘档案信息收集方面存在不同，那么在档案信息整理或档案调度的时候，很容易出现各种问题，无法顺利完成工作。比如在房产测绘档案管理中，不同地区的档案要求手续存在不同，以致业主需要调配测绘档案的时候，容易发生信息互动性不足的状况，无法保证档案资源的互联互通，进一步会使测绘档案管理工作的有序开展受到较大程度的影响[5]。

（三）测绘档案管理能力水平偏低

从现状来看，测绘档案管理工作内容较为复杂，在此情况下，便需促进档案管理工作人员专业素质水平的提升，不然会对测绘档案管理工作的质量造成严重影响。为促进测绘档案数字化可持续发展，并全面提升测绘档案管理工作质量水平，便需对档案管理工作人员进行培训教育，确保在提升测绘档案管理工作人员综合素质水平的基础上，使其能够保持专业的状态完成工作，避免测绘档案数字化建设与发展受到影响。在传统的档案管理模式下，普遍都是选择人工的方式进行档案信息记录，将纸质化的档案存放在专门的档案室，但是档案的位置及排序缺乏统一规定，使得档案管理工作存在一定的随意性。其次，档案管理人员的学习能力较弱，不能紧跟时代发展，学会灵活应用数字化技术手段，既影响到档案管理工作水平，也影响到测绘档案数字化建设和发展。

三、测绘档案数字化建设的有效策略

（一）强化测绘档案安全教育

在测绘档案数字化建设中，首先就要对测绘档案管理人员的安全意识进行培养，使其能够认识到测绘档案信息安全的重要性，做好测绘档案安全管理工作，避免出现档案丢失、档案泄漏等状况。通过对测绘档案安全教育进行强化，明确测绘档案管理人员的工作职责，可以使测绘档案信息安全问题得到有效规避，进一步使测绘档案的完整性与安全性得到有效保证。需要明确测绘档案管理人员的职责范围，将档案收集、档案整理、档案编研、档案利用等工作落实到具体的人员身上，将责任制度贯彻落实[6]。为保证测绘档案管理人员能够做好日常的档案安全管理，需要做好档案安全管理宣传，使档案管理人员做到警钟长鸣，杜绝出现人为因素或其他因素造成的档案安全问题。有些测绘档案的安全保密级别较高，可以对其进行重点管控，定期检查测绘档案，及时处理影响档案安全的因素，防止出现档案丢失、档案泄漏等问题。

（二）加强档案数据库系统建设

数据库建设是测绘档案数字化建设中的重要环节，需要提高对这一工作的重视性，方便对档案信息进行有效管理。既要提高领导层对数据库建设的重视性，也要对档案工作人员与计算机技术人员的沟通合作进行强化，使其能够共同参与到数据库建设中，保证测绘档案数据库的功能符合需求。既要考虑到档案数据库能够满足档案保存的需求，也要重视档案数据库面向所有员工的信息服务，提高测绘档案信息资源的利用率。数据库系统建设的复杂性较大，且需要的时间较长，要求工作人员抓住档案系统建设的重点，按照从单个到群体、从低到高的原则开展工作。除了要保证测绘档案数字化建设的资金供应，也要考虑到各个人员思想观念的现代化及信息化，保证各个部门之间能够做到信息互动，提高资源共享程度，使测绘档案数字化建设的目标得以完成[7]。

（三）加强档案存储设备管理

在测绘档案数字化建设中，需要使用到大量的电子存储设备，这些设备面临着一些安全风险，若是设备存在问题，使得档案信息不能被识别，势必会影响到测绘档案管理工作的效率及质量。基于这一情况，必须严格做好档案存储设备管理，利用合理的手段完成档案备份，以便在档案信息丢失的时候，随时对档案信息进行恢复处理，保证测绘档案的完整性及安全性。可以采取身份验证技术，提升测绘档案的安全等级水平，进而促进重要档案信息安全性的提升，使档案信息泄漏问题的发生得到有效预防控制。同时，可以根据工作需要对内部员工的访问权限进行合理设置，利用密码来拦截档案数据被非法访问的问题。需要对测绘档案数字化管理的整个过程进行记录，做到及时发现问题并处理问题，对网络外部的信息上传进行控制，对档案数据下载、档案数据复制等操作进行监控，保证档案使用者的身份是合法的[8]。

（四）完善测绘档案管理制度

在测绘档案数字化建设工作开展期间，有必要持续完善档案管理制度，将档案管理制度具有的约束作用及指导作用充分发挥出来，使档案管理人员能够更好地完成本职工作。一般在测绘档案管理工作中，档案管理内容比较多，涉及测绘档案归档前的工作与测绘档案归档后的工作，也包括了工作计划管理、人员管理、相关科技工作程序管理等等，需要建立一套综合性的管理制度，指导管理人员做好相关工作[9]。处于测绘档案数字化建设工作开展期间，应明确档案管理制度建设的重点，其关键在于保证档案数据的标准化与规范化程度，从工作内容层面分析，关系到测绘档案的归档范围、测绘档案的类目、测绘档案的立卷整理、测绘档案的归档移交、测绘档案的接收与检验、测绘档案的维护与备份、测绘档案的安全管理、测绘档案的存储介质及系统升级等等。只有保证测绘档案管理制度的完善性，使其能够符合工作需要，才能够发挥数字化在测绘档案管理中的积极作用，促进测绘档案数字化管理水平的提升。

（五）加强测绘档案管理队伍建设

近年来，国内测绘档案管理不断向现代化、数字化方向发展，从而对测绘档案管理工作提出了越来越高的要求。因此，有必要做好测绘档案管理队伍建设的加强工作，确保测绘档案管理人员高水平的综合能力，能够对测绘档案管理中的问题进行正确处理。作为测绘档案管理的主体，既要掌握相关的专业知识，也要掌握计算机操作方法和技巧，可以充分发挥数据信息技术优势，促进测绘档案管理工作效率的提升。与此同时，针对测绘档案管理人员展开有针对性的培训教育活动，根据工作要求，对培训内容及培训方式进行合理选择，要求测绘档案管理人员可以对测绘档案管理工作必备的知识、技能全面掌握。并且，对于测绘档案管理人员，还需对测绘档案使用者的相关需求充分了解，充分做好档案收集、档案整理、档案统计等相关工作，提供可靠的档案信息服务[10]。为保证测绘档案数字化管理的顺利进行，应主动学习新的档案管理知识，比如电子文件管理知识等，采取数字化档案管理方式，将传统纸质档案管理方式取代，加强电子文件管理，促进测绘档案管理工作质量水平的全面提升。除此之外，还需重视测绘档案管理人员之间交流学习的强化，确保能够分享测绘档案数字化管理工作的丰富经验，围绕测绘档案数字化管理工作的重点内容与难点内容等进行讨论研究，提出更加合理的解决办法，因此促进测绘档案管理工作质量水平的不断提高。

四、结语

综上所述，为适应数字化时代发展，促进测绘档案管理工作的顺利进行，需要充分认识到测绘档案数字化建设的必要性，深入了解测绘档案数字化建设存在的问题，采取有效措施，使测绘档案数字化建设发展得到有效促进，并持续提升测绘档案管理工作质量水平。具体来讲，应做到强化测绘档案安全教育、加强档案数据库系统建设及档案存储设备管理，并对测绘档案管理制度逐步完善，通过测绘档案管理队伍建设的加强，提升测绘档案管理工作的有效性，进一步确保能够更好地促进我国各行业及社会的稳步、可持续发展。