信息化时代下图书档案管理工作创新研究

张 玺

（山东建筑大学，山东 济南 250001）

随着社会的不断进步和发展，对图书馆的档案日常管理工作的需求也在逐渐变得多样化和资源一体化。在这种背景下，想要能够符合新时代的要求就只能对图书档案管理工作进行创新，其中档案管理理念和用到的工具都必须有变化。图书档案工作中实施电子化管理可以有效避免纸质图书的遗失和损坏情况的发生，同时还可以对档案管理的效率进行提高，无论是统计数据还是查询都会变得更为方便快捷，可以更好地服务社会。

1 图书档案管理信息化概述

1.1 图书档案管理信息化建设的含义

在互联网的时代下，对图书档案管理进行信息化建设是针对过去传统管理方式的创新。档案管理信息的智能化主要表现在图书馆核心管理的智能化和图书馆工作人员管理的现代化这两方面。经过对智能的信息技术及图书档案管理进行科学合理的设计，以便于提高档案管理工作的效率和其安全性，降低了传统工作人员手工管理会出现问题的情况。图书馆档案的信息化管理是在国家的档案管理行政部门的组织和领导下推广进行的，目的在于推动档案管理工作流程的现代化水平逐渐增强。

1.2 图书档案管理信息化的特点

图书档案管理应用信息化技术后各方面均有显著变化，并有以下两个特点。其一，过去获取信息的唯一途径是纸质图书，而数字图书的出现打破了这一局面，数字图书的信息含有量是远大于纸质图书带来的信息量的，图书信息的最大化是利用通过互联网及计算机硬件的记忆技术得以实现。其二，图书管理的信息化让图书借阅变得更便利，图书管理人员在对图书进行登记信息的时候清点会更加准确和完整，数字图书可以让读者进行远程阅读，选择图书也更为容易。

1.3 图书档案管理信息化的重要性

图书馆所有的文献记录档案资料都是非常重要的宝贵资产，图书馆内各项工作内容都被图书档案资料全面记录，它是考核和评估图书馆档案管理工作人员的一个重要参考依据。图书馆的档案资料对图书馆各个方面的工作开展和规划都有着很重要的影响，所以信息化管理工作的创新，有着非常重要的意义。

图书档案管理的信息化可以对各方资源进行一个最大限度的整合，图书馆的图书信息资源可以共享，服务变得更加人性化，让人们在阅读选择上变得更加丰富且拥有很好的体验感。同时，图书馆的图书信息安全也得到了保证，有效避免一些不必要的丢失情况，降低档案管理工作后期的部分维护成本和人工成本。

2 图书档案管理工作存在的问题

目前的图书档案管理工作还是存在有很多问题，首先工作人员对其认识和认知的不统一导致了管理和发展进度缓慢。其次，档案管理工作的效率不够高，很多档案资料都还是纸质的文献，在当今这样的信息化时代未能实现其社会功能和体现真实的社会价值。

2.1 对档案管理的理解概念不够深入

有部分图书档案管理人员对图书档案管理工作的理解停留在比较表面的阶段，对其工作内容的理解仅仅是对资料的收集和整理而没有更深入的探究。档案管理的工作模式对提高其效率有着很重要的影响，但是由于现在对档案管理的认识和管理方法还存在着比较大的争议，还没有达成一致的意见。

2.2 图书档案管理工作中存在的问题

图书馆有许多档案是长期被保存的状态，一旦管理出现任何疏忽，就很容易发生遗失，所以图书档案管理工作在图书馆工作中是非常重要的。现在仍有许多图书馆是没有专门管理图书档案的人员的，员工不固定或者员工身兼数职，工作分配比较分散。图书馆的档案管理工作内容又是相对广泛和复杂的，档案的整理工作往往需要花费很长的时间才能够完成，而如果当负责档案保存的工作人员不够稳定时，档案的完整性就会受到影响无法保证。此外，还有一些图书馆的档案没有进行科学的有结构的分类管理，图书馆的信息资源没有被很好地利用，其管理模式还处于过去式，也没有运用信息化的一些管理工具，造成了文献混乱的情况，无法更好地为社会提供服务。

大多数图书馆仅能为极少数的用户提供简单的咨询和借阅服务。虽然计算机已经在图书档案管理中应用开来，并为图书馆的档案管理工作提供了不少帮助，但是效果均不理想，计算机互联网的优势并没有被很好发挥出来，多数图书馆虽然有计算机但是并不能提供多样化的信息服务，信息化档案管理的服务层次不够高，资源共享和资源管理的服务并没有得到很好的挖掘。

3 信息化时代下图书档案管理工作创新建设的可行性建议

图书馆的档案管理是图书馆开展各项工作以及社会活动的一个基本保障，部分图书馆并没有建立科学合理的档案管理制度，在收集整理登记相关资料这方面工作的时候没有制度可循，导致收集不全面、档案分类不清，极大地影响着信息化档案管理的建设，使得图书馆发展缓慢。所以在信息化时代背景下，图书馆信息化档案管理的创新迫在眉睫，随着档案管理人员越来越重视档案管理工作，信息化建设的意识也在逐步提高，把图书档案管理信息化建设与如今的形势有效结合起来，科学合理高效的管理这些档案，体现出档案管理所带来的文化价值，为社会提供更好的服务。

3.1 图书档案管理信息化建设的意识提高

在如今信息化的时代背景下，图书馆要想有更好的发展，图书档案实现信息管理是必然趋势。图书馆的图书档案管理工作目前主要工作内容是对文献资料进行充分收集，合理分类各项档案，并逐步建立信息档案的管理程序，将图书馆的资源转化为数字化信息资源，更好地为社会服务。这就要求图书馆的管理人员先对自己本身的信息服务水平进行一个提高，并对档案资源加强信息管理。图书档案管理中现代化信息管理技术的应用，可以帮助图书馆的档案资源发挥出其本来应有的作用。随着负责档案管理工作人员对管理信息化建设的认识加深，有助于他们对图书档案管理工作进行创新，只有这样才能更好地找到高效管理档案的方法。同时管理档案工作人员的信息化建设意识被提高，有利于相关人员对档案管理信息化高新技术的科学研究和对其利用水平的提高，通过不断的优化图书馆档案管理的配置使其更加健康有益地发展下去。

3.2 信息化建设的技术与资金投入加大

任何信息化的建设都需要相当大的资金和人力物力的投入，在社会知识传播这方面，图书馆的档案管理发挥着非常重要且不可替代的作用。目前图书档案管理由于高新技术的应用缺少以及资金的支持不足，导致信息化的程度并不理想。首先，无论是公立大学的图书馆还是各省市政府负责的公共图书馆都是必须先得到有关管理部门进行直接资金方面的支持，才能够开展实施图书馆档案管理的信息化建设的。其次，培养档案管理信息建设方面的人才要持续，对图书馆现有员工中具备信息技术方面知识的工作人员要合理的安排工作职责，鼓励其对信息化建设项目的引进和后续维护。图书馆在进行管理信息化建设的过程中，一定要根据图书馆本身的性质和规模来制定合理的规划。不同的图书馆其建设的信息化标准是不同的，有意识的区别对待才能发挥信息化建设的最大益处。国家可以根据以上情况给予一定的政策和资金方面的支持帮助图书馆档案管理信息化建设最大化。

3.3 培养具备信息化技术水平的图书档案管理队伍

就目前的形势而言，图书档案的管理模式还达不到无人值守的局面，图书馆档案管理的信息化只能实现一定范围内的智能操作和部分管理的自动化。在信息化档案管理中，有许多必要的操作以及信息系统的维护仍然是需要人工来完成。所以，培养具备信息化技术知识的图书档案管理队伍就显得尤为重要。这就要求图书馆在选择档案管理人员的资质上要严格的甄选把关，要制定完善公正的录取制度或者标准，根据图书馆档案管理工作的需求选拔出优秀的管理人才。同时还要对已经在图书馆工作的人员进行有计划的培训，根据其信息技术知识的掌握程度来进行系统的培训，不断提高信息技术水平。图书馆可以定期对在职档案管理人员的工作能力进行测试，以便发现不足点时进行及时完善，努力打造出高效率的图书档案管理队伍。优秀的管理队伍利于管理的创新进步，让图书馆的价值真实体现出来，更好地为社会提供多样化的服务，促进文化的繁荣。

3.4 信息化图书档案管理相关制度的不断完善

信息化时代对图书档案管理工作的影响是非常大的，过去一成不变的图书档案管理中老旧且固定的制度已经不再适合现在的图书管理的发展趋势和要求了。信息化档案管理制度需要根据时代的发展来进行不断完善，实现图书档案管理工作的高效率和管理稳定性以及档案的管理安全。图书馆要根据图书档案管理现有的情况进行充分、全面的认知并作出合理及科学的判断，信息化图书档案管理的制度和要求要根据实际状况有规划的制定，管理制度一旦确定就要严格按照相关标准去执行落实。要坚持档案管理的职权责任的统一，管理人员的理念要跟进时代变化及时更新，对档案管理制度的细节方面要及时地更正，缺少的地方进行完善，以此更好推进信息化图书管理的发展。

3.5 图书档案管理人员素质的提升

图书档案管理的信息化系统是一种人工和智能设备的结合，档案管理人员是这个信息系统中重要的一部分，无论是数据录入还是信息的处理以及设备的维修保养都离不开人工，所以高素质的图书档案管理工作人员对图书馆的良好发展是非常重要的，档案管理人员对信息化管理技术知识的认知要提高，培养其良好的职业操守，对待工作要有保密性的认识，才会对图书馆未来的发展起到有利的作用。图书档案管理部门要保证本部门所有工作人员的专业水平随着社会的需求变化而不断提高，要重视工作人员自己本身对信息技术能力掌握的程度，要始终保持管理队伍的高素质，可以定期举办培训班，帮助管理人员及时汲取新知识，实现对信息化图书档案管理工作的创新。

3.6 开展技术创新并提高服务质量

相关部门的图书档案管理理念一定要及时跟上时代的变化，通过结合国外一些图书馆档案管理信息化建设中的一些优秀经验，可以明显感受到信息化技术运用在档案搜索和记录方面的优势，过去档案检索流程极为复杂，工作人员的工作时间很多都花在了整理档案和登记上，且一旦出错查询起来也更加麻烦，大大降低了工作效率。档案管理的信息化在档案管理服务和档案管理信息化共享的这个过程中，可以通过现代的计算机，在对图书档案进行管理时运用互联网技术，全面提高档案管理工作的水平。各部门单位只有持续不间断地进行档案管理信息技术的创新，才能应对当代社会对图书档案管理的需求。同时网络系统也应用于图书馆的档案管理系统的研发中，档案管理工作的创新使档案信息资源的收集整理职能以及搜索利用功能不断进步完善，适应社会的需求，将多部门的信息资源集合成资源共享，从而为社会提供优质的服务。

4 结语

在网络技术以及信息现代化的背景下，图书档案管理工作的创新是非常有必要且有很重要现实意义的。现在越来越多的图书馆开始重视图书档案管理的信息化，虽然在一些方面还存在着很多不足，但是通过不断改进努力完善，图书档案管理的效率正在有所提高，为更好地服务社会做着准备工作，我国的文化繁荣也在建设中，图书档案管理信息化是图书馆未来发展的趋势而信息化技术也必将普及。