新时代事业单位人事档案规范化管理探究

□许凤英

众所周知，事业单位是由国家举办的带有一定公益性质，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织，在我国行政行业划分体系中占据着重要部分。事业单位人事档案动态记载着每个员工的个人信息，对单位开展考核培训、干部选拔、人才培养、人力资源规划等都有着重要意义。在事业单位的发展道路上，必须对人事档案管理建设进行规范化、标准化、科学化，明确人事档案规范化管理的重要性，多策并举提升人事档案管理的总体质量和水平。

一、事业单位人事档案规范化管理建设的必要性

（一）能提升档案管理工作质量，确保人事信息的准确、有效、及时性

对于事业单位来说，人事档案有效记录了个人的发展和工作表现，一定程度上还记录了个人轨迹，能够清晰且完整地反映单位内部员工的思想状况、知识程度、学习工作经历、社会关系等方面的记录。人事档案管理本质上是对人事信息进行统计、收集、保管以及鉴定等相关工作，而在日常的档案管理工作中资料繁多，过程繁琐，难免会存在疏漏，事业单位人事档案建立过程中有一套标准化和规范化的档案管理结构体系，可以让事业单位档案管理人员充分了解自身工作内容，提升工作效率，提高档案工作质量。准确、有效、及时的人事档案信息能让事业单位相关领导迅速掌握单位员工的相关资料，快速了解人员变动情况，有利于单位开展培训、考核、选拔等工作，为事业单位人事工作的有效开展提供了重要的信息支撑。

（二）能直观呈现单位人力资源状况，推动事业单位健康发展

事业单位在长期运行过程中，人员情况是不停动态变化的，而规范化的人事档案可以为摸清事业单位每个时期人才分布状况、人才变动特点等提供有效依据。随着事业单位的发展和人才队伍的不断壮大，人员规模会得到连续性扩张，岗位也在进行变动，这直观地反映了事业单位不同时期人员的配置情况，也从侧面反映了事业单位的发展状况，也可衡量出事业单位的整体水平。同时结合、利用相关数据资料信息，可以综合分析评价事业单位所具备的潜力以及人员的总体水平，使事业单位可以制订更加符合现代化社会发展的规划，完成相应的人才招聘和培养计划，促进事业单位健康地发展。

二、事业单位人事档案规范化管理面临的主要问题

（一）缺乏档案管理工作重要性的认识，规范化意识薄弱

在日常工作中，大部分人员包括一些领导干部对该项工作的重要性缺乏正确的认知，认为人事档案管理工作要求不高，只要能做到保存好、不泄密、不丢失就行，随便应付下查档就好，反正又不能给单位带来经济效益和政绩。因此，造成了档案管理工作变成边缘化的工作，想起来就做一做，有空的时候做一做，各项工作仅停留在表面而无法得到全面落实。另外，大部分单位都没有配备专职的档案管理员，有些单位员工人数众多，归档资料纷繁复杂，做好人事档案管理需要耗费大量的时间和精力，人员一旦不够便会造成材料归档不及时、归档材料不齐全，这不仅会对档案的完整与保管造成影响，也降低了工作效率。

（二）缺乏人事档案管理工作的相关专业知识，规范化能力不足

现在一些事业单位中专业的档案员少之又少，加上部分人员自始至终并没有经过专业的档案知识培训进行系统学习，一方面这会导致档案管理人员缺乏对档案的收集工作意识，对整理档案材料等一系列工作流程较为生疏，仅仅存放档案材料，却没有进行整理分类、系统归档，导致档案管理工作水平大大滞后。另一方面，由于专业知识的欠缺，档案管理人员往往遵循原始的管理方法，无法制定出从档案的安全保密、档案借阅、原始档案的备份等环节一系列统一有序的规章制度，导致档案管理规范化的制度基础缺失。

（三）缺乏人事档案管理工作的信息化建设，规范化手段缺失

目前，由于科学技术的不断发展和更新换代，越来越多事业单位采用系统化方式来进行管理人事档案，但在这过程中却遇到不少棘手的问题。一方面，部分单位缺乏独立单独的专门档案室，基础设施设备不完善，计算机硬件、档案存储设备和数据器没有及时更新，处于老旧且单一的状态，无法与新时期档案管理工作的信息体系充分匹配和适应；另一方面，虽然人事档案信息管理系统已被部分单位使用，但现实中有些单位仅仅是在电脑里简单录入个人信息等，对于资料检索及查阅却仍是采用手工来进行，无纸化查阅人事档案基本上得不到实施；再者，有的单位部分老员工对计算机等电子设备的操作不熟，更别谈使用系统进行管理人事档案，导致相关高科技设备利用率低，人事档案管理智能化、数据化无法得到广泛的应用。

三、事业单位人事档案规范化管理的举措

（一）加强教育宣传，强化对档案管理工作重要性的认识

为进一步实现对人事档案的规范化管理，首先要加强事业单位主要领导及分管领导对于此项工作的重视程度，定期组织相关工作人员参与《档案法》等国家法律法规及政策文件的学习，使他们对于人事档案有全面了解，进而意识到管理档案的重要性；其次，要完善科学、合理、系统的人事档案管理制度，充分发挥规章制度的指导性、规范性、约束力，要一视同仁，不搞特殊化待遇，要秉持制度的严肃性、权威性；再次，要激发相关管理人员的工作积极性，使他们都能做到由上往下梳理一遍工作流程，改进方式方法，改掉得过且过、糊弄应付的毛病，认真对待这份工作；最后，要拓宽档案管理人员的晋升渠道，改变其干部提拔和职称晋升中的边缘化处境，使得优秀的人才愿意到这个岗位工作。同时，要将人事档案管理工作列入单位的日常议事日程上，以一定的行政措施保障档案管理制度在事业单位内的落实贯彻，这是规范人事档案管理的基础。

（二）引人育人，强化人事档案管理人员专业水平

人事档案管理工作是一项系统且繁杂的工作，人事档案管理效果取决于科学、合理的档案管理模式，因此必须引进专业管理人才，为规范事业单位管理提供新思想新方法，有效摆脱以往传统管理思想的束缚，制定新的人事档案管理制度。事业单位还需不断强化对现有档案管理人员的技能培训和专业理论知识的提升，善于发现工作中一些新方法、新思路、新规律，提高自身的业务水平和创新思维。除此之外，相关事业单位还需要加强档案管理人员的责任意识，充分意识到档案的重要作用，以负责态度认真对待档案管理工作，以保证良好的档案管理结果。

（三）加大投入，提升档案信息化建设水平

一是要有单独的人事档案室，按照有关规定，配置温湿计、防火防盗防潮等必要设施，计算机硬件、档案存储设备、数据处理器要及时更新和补足，提高人事档案规范化管理水平。二是要充分利用计算机技术、相关应用软件等功能，在充分的硬件保障基础上，将纸质类的档案及时电子化，进一步完善人事档案数据库。在数据库的构建过程中，要严格遵循保密制度，通过进行系统设置检索和确定层级权限，缩短以往归置、检阅档案所需流程、时间，减少一些不必要的环节，以实现检阅相关档案信息能达到快速化、精准化、便捷化，从而保证档案管理工作的高效性、规范性、科学性，实现档案的共享和应用等。三是构建管理信息系统的同时，相关事业单位也要立足实际情况进行具体规章制度的建设，防止出现泄露信息安全等情况，而且要不断提高电子信息化使用频率，加速信息化管理的普及。