新时代优化高校教学秘书工作策略探析

王 炫

济南职业学院，山东 济南 250000

教学秘书是高校教学管理的实际组织人与执行者，在维系教学体系运转、保障授课品质、贯彻教育方针等工作中，都起着举足轻重的作用。因此，高校及领导人员、教学秘书自身，都应对该项工作岗位有正确的认知。

一、高校教学秘书基本工作内容

教学秘书的工作主要有五项。一是教学运行管理，包括选课、院校排课、实践活动安排。同时，对教师方面，要准备好教师授课所需的教室、场地，管理教学任务与调停课，核算各位教师工作量。此外，还有课本征订与发放、学校自编课本的统计及印刷等工作。二是教学质量管理，对高校教学活动进行全面监督，掌握各门学科的教学效果与进度，汇总教学大纲与授课日历。定期听课，安排关于教学状况的座谈会，及时给部门领导、具体授课人员，反馈教学实际问题，落实整改举措。三是考务学籍管理，涉及考试与考查课程的准备与安排，成绩学生管理，整理各个学期中补考与退学、留级的人员名单，并提供成绩证明等工作。在校期间，英语四六级、计算机二级等类似的资格考试报名，毕业证书及学位证书审核与上报、发放，帮助教务处完成学籍变动的相关工作。四是科研管理，学校精品课程与试点专业、新专业申报、研究项目立项、中期与结项资料汇总，整理教师获奖记录，以及学校全部研究成果的整理和存档。五是教师管理，计算统计教师与辅助类技术员的数量比例，汇总记录不同职称等级教师的数量与变动。管理学校专职教师相关材料，并对兼职教师及教授进行资格评估、签署聘任合同等。辅助学校人力资源部门开展教师评选活动，并汇总与上报推荐资料。对新进教师进行资格评估，组织岗前培训活动，并参与负责职称评定［1］。

二、高校教学秘书工作的能力要求

对高校整体运转来说，教学秘书是极其关键的岗位，其牵涉到学校教学的各个方面，所以提升其工作效率，在优化学校教学流程方面，具有较为重要的价值。只有拥有与此岗位相匹配的工作能力与职业素养，才能有效落实教学秘书工作。结合该岗位的工作内容，具体的能力要求如下：

（一）有序安排工作的能力

教学秘书每日都有繁杂的工作任务，需要其有序安排各项工作，并保障基本的作业效率，特别是在每个学期开始与结束的阶段，调停课、考试成绩录入、补考名单及准备、教学资料撰写、学校政策调整等事务，均有概率在一个时段开展。在此情况下，需要教学秘书必须清楚地认识到各项工作，梳理轻重、主次，做好工作安排，只有这样才能保证工作效率，维护学校教学体系的正常运行。

（二）服务于师生的能力

教学秘书面对的是高校管理人员、学院领导与师生，由于工作对象多元化，使其要始终秉持服务意识。教学秘书本质上属于管理岗，但具体的作业内容更倾向于服务师生，要辅助教学院长，制定及推行教学文件，期间还需完成有关的撰写任务。并且还要把学校及学院制定的教学政策，及时、准确、全面传达给各位教师。同时，学生是院校开展教学工作的根本，令学生较为轻松地获取学习资料，有助于强化其对高校的归属感。所以说，教学秘书要具备深厚的服务精神，只有及时满足师生教学与学习的需要，才能让教学活动有效推进，培养出真正的专业人才。

（三）熟练操作办公软件

教学秘书需为师生及时提供正确的教学信息，因为处于该岗位的人员，必须能熟练操作相关的办公软件。教学秘书每日不仅要完成撰写及解读教学文件，还要负责教务处发出的关键信息、教师授课信息与获奖纪录、学生成绩和奖惩的管理归档等。而无纸化的办公环境中，要求教学秘书必须熟练使用相关的办公软件，而这是工作要求所决定的。只有灵活运用当代办公软件，才能更好地服务师生［2］。

（四）学习与写作的能力

教学秘书要适应时代的变化，承担日常起草与撰写部分文件的工作，所以其学习能力与写作水平都应达到一定水准。另外，教学秘书工作本身还存在时效性的特点，所以要求岗位人员能够在短时间内掌握高校教务系统的应用，以及学校设置各项课程之间的关联性，明确教学质量评估标准、师生资料归档等。面对如此繁杂的工作，教学秘书必须具有较佳的学习能力。另外，在授课安排调整与质量评价、师范认证等多个工作中，教学秘书都要负责文字整理及写作，所以写作也是其应当具备的能力。只有教学秘书拥有良好学习及写作水平，才能对学校教学工作的有序稳定开展予以保障。

三、高校教学秘书工作的功能作用

基于上文对教学秘书工作的内容叙述，可以清楚认识到该岗位具有不可或缺的重要作用。教学秘书需贯穿于相关管理工作全程，认真探析教育重点与管理关键，确保相应实践工作能有序落实，形成稳定、有组织的管理体系。

（一）服务作用

对高校教学秘书来说，服务作用应当是其中一项关键功能，因为其各项工作都是围绕教学管理展开的。以微观视角而言，教学管理包含诸多常规性工作，例如稳定日常授课秩序。对此，教学秘书应落实理论探析与实践研究，掌握各个学期的授课任务及核心标准，确保所有教学任务都可以顺利进行。同时，教学秘书应立足于服务师生，主动拉近和师生的关系，掌握在校生的学习与生活状态，以及教师授课期间存在困难与阻碍，主动汇总情况向主管部门反映，以此逐步提升服务效果与品质，给学生学习、教师授课打造适宜的环境空间，推动各类教学活动有序推进。

（二）协作作用

高校实施教学管理中，教学秘书的作用极大，其与常规企业秘书有些类似，需在进行某项任务前，完成所需的准备活动，掌握任务的核心要义，强化和相关部门领导的沟通，做好教学管理任务的配置部署。例如，在教学校长确认工作计划与管理工作方案后，作为教学秘书，就要迅速掌握方案执行的实质状况与落地进度，并及时开展后续检查与评估工作，针对工作中的缺陷，提出整改建议。由此来看，教学秘书在进行实践任务期间，要全面展现其自身的协作作用，掌握教学管理的整个流程，深刻探究其中面临的诸多阻碍，形成更加完善的研究计划，给领导决策予以参考依据，确保教学管理决策的贯彻执行［3］。

（三）协调作用

教学秘书工作繁杂，牵扯教学管理的各个环节，属于各工作间的协调“桥梁”，具有上传下达的“中介”功能。高校教学管理期间，教学秘书应当掌握所有工作事项的执行条件，肩负起组织与实践的任务，提炼出各项工作的重难点，推进二级部门和师生的联系与交流。从另一个角度来看，教学秘书不仅要向下精确传达上级部门的各个文件精神与指令，还应完成横向调节，保障有关信息能高效传达，维护教学管理和授课实践的协调性，使相关管理工作得以稳定推进。

（四）监督作用

教学与实践活动开展前，教学秘书要注重强化和师生间的关系，通过定期检查及随时抽查的方式，尽可能真实地掌握所有教学活动的执行状况，并研究教学管理期间遇到的各种问题与矛盾，结合已掌握的信息，辅助校领导进行决策。利用日常监督的方式，逐步提升管理工作的落实效果，使教学实践任务高质量执行。

四、高校教学秘书工作的优化建议

（一）保持定期工作节奏

首先，定期整理。在各个学期，教学秘书需整理大量的文件资料，这属于常态化的任务。因而，岗位人员应保持好定期整理收集材料的工作节奏，不可在出现某项信息需求后，临时收集统计，而应始终保障自身掌握资料的全面性。例如，教师姓名、民族、性别、职称等信息，不应当等到需要时多次重复收集，而是要定期整理有关的资料内容，做好统计保存，以便随时能调用相关信息。该种工作方式，不仅利于教学秘书工作高效进行，还为授课教师带来诸多便利。其次，定期交流。教学秘书可借助微信与其他线上社交途径，开展日常的交流式办公。另外，也能选择开设公众号，推送政策信息与活动进程，并提供线上问题解答等服务，扩大师生了解信息的路径。与此同时，面对面交流也很关键，有利于快速收获工作实效。因此，教学秘书需经常与师生接触，亲临教学一线观察教学状态、程序、师生需要，积极探索更适宜的工作模式，提高自身服务师生的能力。再次，定期更新。高校教学管理中，教学秘书日常收集汇总信息与材料均属于动态行为，无法做到固定不变，因而要进行定期维护、修改、核对，确保信息数据与当前实际情况相符，以备随时取用。最后，定期反馈。因为教学管理生成的资料文件，均需交到教务处与对应职能部门，文件内容也是动态变化的，所以要求教学秘书能定期反馈，以便部门领导核对资料文件，掌握当前教学管理的情况。同时，教学秘书还需定期汇报，确保领导及时知悉并掌握情况［4］。

（二）培养提升综合素质

新的历史阶段，高校教学秘书必须拥有较高的个人素养，这关系到教学管理的品质与效果。在教学秘书应对多种繁杂的事务中，需拥有高水平的政治思想觉悟与修养，拥有优秀的道德情操，不断在工作实践中增强个人使命感与责任感，形成该岗位人员应当具备的服务意识；另外，院校教学秘书为顺应现阶段高校管理诉求，需主动学习、探析政治理论与国家教育事业指导路线等，清楚高等教育理论内涵，了解当代管理思路与技能，补充教育知识与能力，优化教学管理的实践工作体系；同时，因为教学秘书的工作特殊性，其在相关管理工作中，有着较大的比重，功能作用复杂，工作多样、量大，这对该岗位人员的心理素质有一定的考验。在日常处理工作中，难免会遭遇不同的难题与挫折，要求教学秘书可以对自我有清楚的认识，形成客观的评价，并勇于面对不同的工作场景，增强其适应能力，而且教学秘书需懂得控制个人情绪，保持高修养。除此之外，学校应注重培养其风险认识，能在组织筹划各项管理活动中，始终处于热诚状态。

（三）重点缓解职业倦怠

由职业倦怠带来的心理及生理、言行等方面的负面影响，会明显降低个人的工作自主性，由此导致工作效率下降，所以若要保障教学秘书工作效果，应当考虑职业倦怠的问题。职业倦怠的形成，通常来自两个方面：一是外因，主要由社会与组织施加的压力。全社会需要加强对高校行政管理岗位的了解，认同管理者属于学校职工中的关键要素，发挥出服务品质与管理成效对高校育人的积极作用。而组织内部基于妥善的分配岗位资源，了解并重视教学秘书岗位考评机制的特殊性，打破原本单一形式的测评体系，利用服务对象动态化评价、关联部门民主评估、量化作业标准等，客观、公正、全面地反映出具体的工作情况与质量。教学秘书在教学改革、学科开发、教育成果评价等工作中的贡献，也要适当融入到考评机制中，把平日工作事务的负荷程度也应加入考评量化之中，在教学秘书岗位上建立起多劳多得的模式。二是内因，主要是自身的价值需要。教学秘书需全面展现出个人自主性，积极消除倦怠状态，明白外界对该岗位人员的期许，并清楚教学秘书是学校育人建设的关键环节，需通过平日实践行为，发挥出榜样作用，把承受的压力转化成工作动力。同时，坚持个人的价值追求，在创新建设与交流反馈中，得到价值认同，并始终展现出创新意识与热情，把自我成长追求与价值体现，转化成人格完善塑造与强化管理能力，积极提供决策建议，参与到教学创新及改革过程之中。此外，教学秘书还应谨记个人认知的核心应当是提高自我价值，并非提高地位。通过教学秘书自主弱化由于负面态度与氛围导致的倦怠情绪，关注自身技能优化，熟练运用各类办公技术，不断改进管理工作方法，学习并掌握网络教学的管理方法，例如直播课后台维护、课程安排、教学评估、直播旁听等，给高校教育与行政管理革新奠定基础［5］。

（四）完善学校顶层设计

高校需尝试开设以教学秘书晋升为中心的管理渠道，搭配规范化的管理指导计划与绩效保障机制，完善岗位晋升模式。基于稳定、适宜的晋升体系，高校需要继续探索新的运行模式，例如设置教学秘书或是管理方面的职称，可按照个人的工作效能，判断其是否有资格晋升，以此调动起教学秘书参与学校教育管理的热情；高校也可以借鉴公务员晋升模式，采用职级职务“双轨”形式，在领导岗位人员不多的状况下，可增加协调员与调研员等类似的职数，达到增加工资绩效的目的；而且学校要注重拓展教学秘书的岗位成长路径，打通晋升渠道，使其拥有展示自己个人能力的机会，而不会由于晋升名额过少，导致其感到职业发展无望；此外，还要对个人进行奖励，与一线教育工作者同样，设置评选评优的奖项，形成正面推动效应，并适当放松各类课题申报上的局限，支持教学秘书切实参与到课题研究之中。

总之，教学秘书关系到高校办学育人秩序及教学质量，是高校各部门之间联系的媒介。学校需充分重视教学秘书队伍建设，予以其多样化的成长机会，深度挖掘其价值体现，并积极从思想上加以引导，使教学秘书能认识到自身的价值及特殊性，积极解决各种工作难题。