信息化背景下高校档案管理建设工作研究

2022-12-14郭震

信息记录材料 2022年2期

郭震

（运城护理职业学院山西运城 044000）

0 引言

目前，随着高校规模的不断扩大，高校中无论学生人数还是教职工人数，都呈增长趋势，需要更新的资料大幅度增加。同时，随着社会的发展，高校教学所涉及的知识面越来越广，教学资料不断更新，数量越来越多，这些都提高了高校档案管理的复杂性。信息化背景下，高校必须认识到现代信息技术的重要性，借助现代信息技术手段，以现代化管理模式来提高高校档案信息的利用效率，为高校的进一步发展贡献力量[1-2]。

1 高校档案管理信息化的重要作用

1.1 有利于推动高校智慧校园建设

物联网、互联网技术的快速发展为智慧校园发展提供了技术基础，能够将高校教学、教研、管理、文化、生活等有机融合在一起，有效提高了高校的教学效率和质量，为社会培养出更多的优秀人才[3]。高校应严格遵守档案管理相关规定，加快档案管理信息化建设，对高校各种资料建立电子档案，为查阅、利用高校档案提供便利，以满足高校智慧校园建设需求，推动高校智慧校园建设。

1.2 有利于高校共享环境建设

高校传统档案管理过程中，经常会存在资料传递不及时、不完整等问题，从而形成“信息孤岛”现象，降低了高校档案资料的使用效率。而高校档案管理信息化建设，能够通过其共享功能，打破空间和时间限制，使各校园、各院系之间的联系更加紧密，不仅能够解决信息传递缓慢难题，还能够使信息的收集更加完整，实现了档案信息与教务等信息的高效融合。

1.3 有利于高校档案利用效率的提高

高校档案的传统管理方式，不仅储存空间大，其纸质载体还容易受到环境的影响，极易发生档案丢失、破损的现象。除此之外，纸质档案在查询、借阅等过程中所受到的限制较多，利用效率较低，无法发挥出其应有价值[4]。高校应做到纸质档案与电子档案同步共存，利用信息技术搜索引擎等功能，来实现高校档案的快速查询和借阅，一方面提高档案管理人员的工作效率，另一方面提升档案资料查找的精准度，提高档案资料的使用价值。

1.4 有利于复合型档案管理人员的培养

现代高校档案管理不仅要求高校档案管理人员具有较高的专业能力，还需要具备大数据、云计算等信息技术的应用能力，以便于对各项数据进行分析和处理。信息化时代下，高校档案管理信息化程度明显提高，高校档案管理人员只有不断提高其信息化技术能力，发挥创新潜能，将专业技能与信息化技术相融合，才能在其岗位上创造出更大的价值。由此来看，高校档案管理信息化建设在一定程度上提高了档案管理人员的信息化水平，使其向着复合型人才发展[5]。

2 高校档案管理信息化建设的现状

2.1 缺少对现代化信息技术的有效运用

高校档案信息化建设主要利用互联网、物联网、大数据、云计算等现代信息技术，将高校各项信息进行有效整合，通过高校档案资源、系统、网站等平台建设，实现高校档案的高效利用。目前，各高校都能够按照相关规定要求，对高校资料进行收集和整理，并能利用扫描等技术，对档案资料进行录入，也实现了高校档案的分类管理和搜索引擎查询等功能。然而，在高校档案查询和深度利用方面，还存在着一定的欠缺，即对大数据挖掘等技术的应用还不熟练，对档案数据的利用缺乏深度[6]。

2.2 高校档案管理信息化体系还不完善

高校档案管理信息化建设的开展过程中，无论是资料的收集、整理，还是信息的储存、查询，都需要合理、有序进行。而规范的管理体系是确保高校档案管理信息化有序运行的重要保障。然而，从目前高校档案管理信息化建设现状来看，部分高校在档案信息管理体系建设方面还不完善，教务系统、人事系统、档案系统等的建设缺乏统一的标准，无法通过统一的数据平台实现信息之间的共享[7]。

2.3 缺乏较为先进的高校档案信息化基础设施

高校档案信息化建设，离不开先进的基础设施作为支撑。而有些高校在基础设施建设上认知不足，只是对现有档案管理人员的信息化技能进行了培训，既没有引进先进系统和设备，也没有招聘专业系统维护人员。在安全防护方面，还存在着漏洞，致使高校档案管理系统安全系数低，存在着安全隐患，极易发生档案数据丢失、遗漏等现象，也直接影响着高校档案管理效率。

2.4 对高校档案管理人员选配不够重视

档案管理工作具有较高的专业性，其岗位需要专业人员来胜任。而一些高校对档案管理人员的选配还没有提起足够的重视，存在着兼职档案管理人员的现象，即由高校教师兼任档案管理人员。虽然高校教师在其本职工作上具有较高的专业素质，然而却缺乏档案管理所具备的条件，例如利用现代信息技术进行档案编目、档案统计等能力[8]。还有的高校虽然配有专职人员，但在专业技能上差异较大，阻碍了高校档案管理信息化的建设步伐。

2.5 高校档案管理信息化建设的安全性仍需提高

高校档案涉及教师、学生的个人信息以及高校教研等信息，其信息量较大，因此，在高校档案管理工作过程中，要重视档案信息的保密性。尤其是信息化背景下，高校档案资料的使用常常通过网络的形式传递，增大了高校档案管理的安全隐患。现阶段，部分高校档案信息化安全体系尚不完善，学生、教师档案信息泄露、数据篡改的现象时有发生，不仅对高校档案管理信息化建设带来了不利影响，较多的诈骗事件还影响着学生和教师的正常生活。

2.6 高校档案管理缺乏主动服务意识

目前，高校在档案管理信息化建设方面已提起了应有的重视，但在档案管理方面，还存在着一定的欠缺，大部分高校只是对档案资料进行基本的收集、整理和保管，却没有对档案资料的价值进行深入分析和编研，仍然处于被动服务阶段，使得高校档案资料的价值无法真正发挥出来。

3 高校档案管理信息化建设的有效策略

3.1 善于利用现代信息技术手段

随着时代的不断发展，高校档案资料数量越来越多，涉及教学、科研、学生管理等多个方面，其信息化建设较为复杂，需要做好长期奋斗的准备。高校要充分认识到这一点，在档案管理信息化建设过程中积极运用现代化信息技术，例如智能化档案数字加工系统，主动掌握档案资源，将分散的数据集中起来。对此，高校应做好以下几点准备，以保障高校档案管理信息化的有效开展：（1）针对高校档案管理系统与院校办公自动化系统相互独立现象，高校应积极采取有效措施，完成系统之间的高效融合，以高校档案资料以完整、真实、原始的状态呈现在人们面前，满足人们的不同利用需求。（2）高校著录管理较为复杂，高校应针对其数量多、资料杂等特点，充分利用智能著录等技术，利用AI对文本、图片、电子档案等进行智能化识别，自动抽取相关信息进行著录，不仅能提高工作效率，还能提升高校档案著录的准确性。（3）针对高校档案人工录入信息，为了确保其准确性和完整性，高校应积极利用人工智能技术，对录入信息进行智能检测，及时发现其中存在的问题[9]。

3.2 建立健全标准的高校档案管理信息化体系

高校档案管理体系建设是确保高校档案管理工作开展规范性、科学性和有序性的重要手段。因此，高校应不断完善档案管理信息化体系，充分发挥标准化在高校档案管理中的作用，提高高校档案管理的现代化水平。（1）高校应充分认识到档案管理信息化工作的动态性，以前瞻的眼光看待事物的发展，不断完善高校档案制度建设，优化管理流程，以制度的形式约束人们的行为，为高校档案管理信息化创造优良的建设条件。（2）高校档案管理对安全防护要求较高，不仅需要严格遵守保密制度，还需要采取最佳措施，对档案资料施行多重保护。因此，建立完善的高校档案管理信息化安全保障体系，是高校档案管理信息化体系建设的组成部分之一。

3.3 积极引进先进的档案管理信息化基础设施

高校档案管理信息化建设离不开软硬件设施的使用，也离不开软硬件的有机融合。高校应结合本院校档案管理具体情况，积极引入现代化设备，例如计算机、扫描仪、图像处理软件、数字化加工管理系统等，并定期对其软件系统进行升级，以确保高校档案管理系统的便捷性、智能性和先进性[10]。除此之外，高校还应采取多元化安全防护措施，来提高高校档案管理信息化的安全性，一方面可以通过引入安全防护系统的方式，例如人脸识别系统、指纹识别系统，来防止他人非法进入档案管理系统当中；另一方面可以通过杀毒软件、防火墙等方式，来预防黑客以及不良信息的侵入，避免档案信息的窃取和丢失。

3.4 提高高校档案管理人员的综合素质

高校在配置档案管理人员时，一定要考察其综合素质，不仅要具备高专业水平、高道德素养，还要具备一定的现代信息技术应用能力和法律法规知识。首先，要选用复合型档案管理人员，要求其能够运用人工智能等技术，对高校档案资料进行分类、编目、统计、鉴定等。其次，选用的档案管理人员应具有较高的学习能力，能够以动态的眼光看待事物，与时俱进，不断更新自身知识体系和运用现代信息技术的能力。除此之外，高校还应重视现有档案管理人员的培训工作，通过专家讲座、实际操作等方式，来改善高校档案管理团队能力参差不齐现状，使高校档案管理人才结构更加合理，服务水平更加高效。

3.5 建立完善的高校档案信息化安全体系

信息化背景下，加强高校档案资料管理的安全性不可忽视。首先，针对档案管理信息化建设，应制定严格的档案信息保密制度，并对高校档案管理人员进行培训，提升其保密和防范意识，要求其在工作过程中格遵守保密制度，一旦发现泄密者，将对其进行严惩。其次，积极引入现代化设备和管理系统，引入指纹识别、人脸识别等保护系统，用户在使用档案资料时只有通过识别系统才可进入，避免出现冒充行为。再次，安装最新版本的杀毒软件以及防火墙，一方面对不良信息进行拦截，另一方面防止黑客的入侵。最后，高校档案管理人员要定期对电子系统及硬盘设备进行维护，及时了解设备状态，解决其中所存在的问题，确保电子设备的安全性。

3.6 树立高校档案主动服务意识

高校档案主动服务即根据用户需求，利用现代信息技术，对高校档案进行分类并编研，主动为用户提供服务。高校档案管理人员只有树立主动服务意识，才能真正体现出高校档案资料的利用价值。首先，为用户提供全面的检索工具，例如案卷目录、分类目录、专题等，为用户查询提供便利，满足不同用户需求。其次，利用大数据等技术，对用户需求进行深度挖掘，利用分析结果对高校档案资料进行高效管理，进而为不同用户主动提供服务。

4 高校档案信息化管理建设的未来发展趋势

4.1 高校档案管理更具特色化

信息化时代下，个性化需求加大，对高校档案管理要求更具挑战性。在未来的发展中，高校档案管理将会更具时代特色，其信息化建设将会更加符合现代人们的需求。高校档案管理信息化建设应突出本校特色，能够针对不同用户群体，确定不同的信息服务方向，为用户提供更为准确、可靠的档案信息，实现高效率的个性化服务。

4.2 高校档案管理服务更具精细化

新时期下，高校档案信息的重要性逐渐凸显，对高校档案的需求也呈现出了多元化趋势。因此，在未来的发展中，高校档案信息化管理服务将会更具精细化。首先，服务方式的多样化。信息化时代下，服务渠道增多，服务方式更加多样，除了用户本人来档案室进行查询之外，还可以通过各种服务平台来进行档案的查询和使用，不仅能够方便用户，还能够提高高校档案的使用效率，有效提升了高校档案管理的服务水平。其次，服务水平的个性化。高校档案管理部门应充分利用大数据、云计算等信息化技术手段，对档案用户进行分类，并对其具体使用情况、所遇到问题进行科学分析，从而为其制定更加个性化的服务方案。

4.3 高校档案管理更具联合性

信息化时代下，高校档案管理共享程度增加，各高校之间的联系更加紧密，彼此之间的交流更加便利。因此，在未来的发展过程中，各高校档案部门之间的合作将会更加密切，联合性更强，不仅有利于高校之间的取长补短，弥补自身不足，还更有利于提高高校档案的利用率，使其发挥出最大效用。

4.4 高校档案管理更具市场化

高校档案信息化建设的主要目的是为用户提供需求，提升档案信息的利用价值。随着高校的快速发展，高校档案信息数据越来越丰富，内容也更加细致，对其的利用产生了较高的经济价值和社会价值。基于此，信息化背景下，高校档案管理将更具市场化，在企业中的应用也会越来越广泛，一方面帮助企业了解高校学生各方面能力，以期获得更多的优秀人才，另一方面便于高校学生了解各企业的经营情况，帮助学生就业。